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本《采購合同管理管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)采購合同的簽訂、執(zhí)行與管理，確保采購活動的合規(guī)性，降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并提高采購效率。主要內(nèi)容包括：
1. 合同的審批流程
2. 合同條款的制定與審核
3. 合同執(zhí)行與監(jiān)控
4. 合同變更與終止
5. 合同糾紛處理
6. 文件歸檔與保密
7. 員工培訓(xùn)與責(zé)任
包括哪些方面
1. 確立合同審批權(quán)限，明確各級管理人員的職責(zé)。
2. 設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)合同模板，規(guī)定關(guān)鍵條款的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。
3. 制定合同執(zhí)行計(jì)劃，包括供應(yīng)商管理、交貨驗(yàn)收、支付條款等。
4. 規(guī)范合同變更程序，確保所有變更均有書面記錄。
5. 設(shè)立糾紛解決機(jī)制，包括內(nèi)部協(xié)調(diào)、法律咨詢和訴訟準(zhǔn)備。
6. 建立嚴(yán)格的合同文件存檔制度，確保信息安全。
7. 定期進(jìn)行采購合同管理培訓(xùn)，提升員工的合同意識。
重要性
采購合同管理是企業(yè)運(yùn)營的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)乎成本控制、供應(yīng)鏈穩(wěn)定和法律風(fēng)險(xiǎn)防范。有效的合同管理能：
1. 保障企業(yè)利益，避免因合同漏洞導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失。
2. 提高采購效率，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少時(shí)間浪費(fèi)。
3. 維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)，確保供應(yīng)商關(guān)系的和諧穩(wěn)定。
4. 防范法律風(fēng)險(xiǎn)，降低因合同糾紛引發(fā)的法律訴訟。
方案
1. 建立合同審批流程：所有采購合同需經(jīng)過法務(wù)部門審查，確保符合法律法規(guī)要求。重大合同需由高級管理層審批。
2. 制定合同模板：設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)合同模板，包含價(jià)格、交付、質(zhì)量、付款條件等關(guān)鍵條款，以供參考。
3. 實(shí)施合同執(zhí)行監(jiān)控：設(shè)立專門的合同執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，跟蹤合同履行情況，及時(shí)處理異常。
4. 明確變更管理：合同變更需書面通知對方，經(jīng)雙方同意后方可執(zhí)行，變更過程需記錄備案。
5. 設(shè)立糾紛解決機(jī)制：建立內(nèi)部爭議解決小組，及時(shí)解決合同執(zhí)行中的問題，必要時(shí)尋求專業(yè)法律援助。
6. 強(qiáng)化文件管理：所有合同原件及變更文件均應(yīng)妥善保管，電子版?zhèn)浞菀苑纴G失。
7. 提升員工能力：定期組織合同管理培訓(xùn)，提升員工對合同條款的理解和執(zhí)行能力。
本制度的實(shí)施將有力推動企業(yè)采購活動的規(guī)范化，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，為公司的長期發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
采購合同管理管理制度范文
第1篇 商品采購合同管理規(guī)程
一、商場采購合同的內(nèi)容
商場采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國寶統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。
2.商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。
3.商品的價(jià)格和結(jié)算方式
合同中對商品和價(jià)格的規(guī)定要具體,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
4.交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運(yùn)、自提)。
5.商品驗(yàn)收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
6.違約責(zé)任
簽約一方不履行合同,違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:
(1)未近合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
(2)未按合同規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨,臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等,應(yīng)付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況,都應(yīng)在合同中予以規(guī)定。
除此之外,采購合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,更有效力。
二、采購合同的簽訂
1.簽訂采購合同的原則
(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機(jī)構(gòu)和獨(dú)立支配財(cái)產(chǎn),能夠獨(dú)立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟(jì)活動,享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。
(3)必須堅(jiān)持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。
(4)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(5)采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
2.簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個(gè)步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當(dāng)事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh,也稱要約。訂約提議應(yīng)提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復(fù)的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復(fù)期限內(nèi)不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意,經(jīng)過雙方簽署書面契約,合同即可成立,也稱承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應(yīng)認(rèn)為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當(dāng)事人,就合同的內(nèi)容反復(fù)協(xié)商的過程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
(3)填寫合同文本。
(4)履行簽約手續(xù)。
(5)報(bào)請簽約機(jī)關(guān)簽證,或報(bào)請公證機(jī)關(guān)公證。
有的經(jīng)濟(jì)合同,法律規(guī)定還應(yīng)獲得主管部門的批準(zhǔn)或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
三、商場采購合同的管理
采購合同的管理應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作:
1.加強(qiáng)商場采購合同簽訂的管理
加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要的和貨源情況,掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)本商場的購銷任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù);二是對簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時(shí),要按照有關(guān)的合同法規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機(jī)制和管理制度,以保證合同的履行
商場應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報(bào)檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時(shí),可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實(shí)現(xiàn)。
3.處理好合同糾紛
當(dāng)經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí),雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到商場經(jīng)營活動的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系本商場的聲譽(yù)和形象。
第2篇 置業(yè)公司采購合同管理規(guī)定
置業(yè)集團(tuán)公司采購合同管理規(guī)定
第一章總則
第一條為確保合同談判、簽訂、評審、檔案管理、分析評估的嚴(yán)肅性、有效性及規(guī)范性,特制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于采購管理中心。
第二章各業(yè)務(wù)階段的合同管理
第三條合同談判:
(一)談判人員必須通過公司組織的正規(guī)商務(wù)談判和合同知識培訓(xùn);
(二)在和客戶談判之前,主談人員必須用規(guī)范的表格做好詳盡的談判計(jì)劃;
(三)所談物資為固定資產(chǎn)時(shí),必須按公司相關(guān)文件的要求向請購部門索要董事長的批文;
(四)所談物資含有較強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性時(shí),必須邀請相關(guān)技術(shù)人員參與談判,并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)簽字確認(rèn);
(五)大型安裝項(xiàng)目合同,除商務(wù)談判外,還必須連同總經(jīng)辦、工程項(xiàng)目人員一起到供應(yīng)商處實(shí)地考察,以全面了解其實(shí)力、資質(zhì)和以往的工程業(yè)績等。
(六)無論何種物資,原則上杜絕獨(dú)家供貨,必須找至少三家以上的客戶進(jìn)行投標(biāo)、洽談
(七)工程部等其他部門配合談判的合同,采購人員須嚴(yán)格遵守公司的前后臺管理,做好各方人員的協(xié)調(diào)工作。
(八)所談供應(yīng)商為新客戶時(shí),則其必須提供相關(guān)的證件(稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、法人代表簽字的委托書);
(九)物資漲價(jià)時(shí),必須有確鑿的信息來源,并經(jīng)部門經(jīng)理批示后方有權(quán)漲價(jià)。
第四條合同簽訂
(一)所有進(jìn)行洽談的合同必須有需求部門正規(guī)的物資申購單,并經(jīng)過本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可進(jìn)入采購程序;
(二)屬于招標(biāo)采購的,必須嚴(yán)格按照部門的《招標(biāo)手冊》開展工作,開標(biāo)、議標(biāo)、談判增值表等各項(xiàng)資料必須齊備。
(三)所用合同文本必須是我司法務(wù)人員頒布的標(biāo)準(zhǔn)版本,不得隨意更改。
(四)在簽訂合同前,須要求供應(yīng)商提供各項(xiàng)有效的證件,作為合同附件一起評審、存檔。
(五)買賣雙方單位名稱要做到四一致(抬頭、落尾、圖章與營業(yè)執(zhí)照),不可相差一厘一毫。
(六)若因技術(shù)、質(zhì)量約定條款較多無法在主合同上表述清楚時(shí),要單獨(dú)以合同附件的形式簽訂,附件號可按簽訂合同時(shí)的日期編號,如:2006年12月2日簽訂合同的附件可編號為2006-12-02號附件。
(七)合同上所有欄目都必須認(rèn)真填寫,若有些欄目不需填寫時(shí)可用/代替。
(八)標(biāo)的中單位欄的填寫應(yīng)符合現(xiàn)行國家計(jì)量標(biāo)準(zhǔn),不能以捆、扎、堆、斤等模糊或不規(guī)范詞語填寫;合計(jì)金額欄應(yīng)用規(guī)范的大寫文字填寫。
(九)我方簽約人員須向?qū)Ψ秸J(rèn)真講解我公司合同文本的相關(guān)條款,特別是保密、商品生產(chǎn)、變更、商業(yè)賄賂之禁止等。
(十)合同條款中原則上不允許出現(xiàn)筆誤或刪改,特殊情況出現(xiàn)筆誤或刪改,應(yīng)由雙方當(dāng)事人簽字認(rèn)可,并在筆誤或刪改處加蓋雙方的公章。(不準(zhǔn)在合同文本上涂改任何文字)
(十一)所談對方是個(gè)體戶時(shí),則必須填寫對方家庭住址,并附有身份證復(fù)印件。
(十二)除合同外,還須和供應(yīng)商簽訂單獨(dú)的《廉政協(xié)議》,作為合同附件一起評審、存檔。
第五條合同評審
(一)合同簽訂后,首先由供應(yīng)商簽字蓋章,之后由我司的合同簽訂人員認(rèn)真填寫合同評審表進(jìn)行合同評審,合同評審表上各項(xiàng)內(nèi)容必須完備、真實(shí)、準(zhǔn)確。
(二)合同評審表上除中標(biāo)單位外,還必須認(rèn)真填寫各競標(biāo)單位的信息。原則上只找一家供應(yīng)商洽談合作的合同,拒絕評審。若是特殊情況,須認(rèn)真在評審表上詳盡說明。
(三)合同原件要求一式五份,并要求供應(yīng)商在每份合同上蓋騎縫章。一份檔案室存檔,一份財(cái)務(wù)部保存,一份部門留存,一份供應(yīng)商,一份備用。
(四)合同簽訂人在填寫好的合同評審表上簽字確認(rèn)后,按照如下流程進(jìn)入評審程序:合同簽訂人
第3篇 a公司采購合同管理制度
某公司采購合同管理制度
第1章 總則
第1條 為加強(qiáng)公司對采購合同的管理,規(guī)范采購作業(yè),根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章 制度,特制定采購合同管理制度。
第2條 本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設(shè)備、辦公用品等的采購管理工作。
第3條 公司采購部在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)采購合同的擬定、簽訂與履行等工作,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購合同,并按合同進(jìn)行付款。
第4條 公司嚴(yán)格遵循平等自愿、互惠互利、誠實(shí)信用的原則訂立采購合同。
第5條 合同必須采取書面形式,經(jīng)協(xié)商有關(guān)修改合同的文書、傳真、電報(bào)圖表、電子郵件、報(bào)價(jià)書和會簽表等,均為合同的組成部分。
第6條 合同內(nèi)容必須完整,條 款應(yīng)當(dāng)明確、具體,文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn),書寫工整。
第2章 合同簽訂
第7條 公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人,采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權(quán)下代表公司簽訂采購合同。
第8條 未經(jīng)公司總經(jīng)理授權(quán),任何部門和個(gè)人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。
第9條 采購部根據(jù)經(jīng)審批通過的采購申請制定采購方案,經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后嚴(yán)格執(zhí)行。
第10條 采購合同的簽訂流程如下。
1.采購員采集供應(yīng)商信息
(1)采購員從使用部門的需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商,并根據(jù)考察結(jié)果編寫《供應(yīng)商情況分析表》,詳細(xì)登記供應(yīng)商各個(gè)方面的信息。
(2)采購員提出對供應(yīng)商的分析意見和采購建議,填寫《供應(yīng)商情況分析表》,將《供應(yīng)商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。
2.確定備選供應(yīng)商。采購部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》,初步篩選符合條 件的供應(yīng)商,分析各供應(yīng)商優(yōu)劣,確定兩家以上備選合作供應(yīng)商,并分配采購份額給各供應(yīng)商。
3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應(yīng)商進(jìn)行談判,共同擬訂采購合同。需要時(shí),可要求使用部門人員參與談判,擬定合同草案。
4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《供應(yīng)商情況分析表》、備選合作供應(yīng)商的采購合同進(jìn)行評審,提出評審意見,并確定各供應(yīng)商的采購份額,報(bào)公司總經(jīng)理審批。
5.合同審批?？偨?jīng)理總和評審意見,若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi),總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限,總經(jīng)理將采購合同上報(bào)董事會審批,同時(shí)遞交評審意見。
6.合同簽訂。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。
第3章 合同履行
第11條 合同蓋章 生效后,合同雙方按照合同規(guī)定的內(nèi)容,全面地履行各自承擔(dān)的權(quán)利與義務(wù)。
第12條 公司采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)合同編號各立合同臺賬,每一合同設(shè)一臺賬,分別按采購情況和收付款情況一事一記。
第13條 在合同履行過程中,合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。
第4章 合同的變更和解除
第12條 合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財(cái)務(wù)部、法律顧問等相關(guān)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。
第13條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)采用書面形式符合公文收發(fā)的要求,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章 或合同專用章 。掛號寄發(fā)或由對方簽收,掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第14條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本制度規(guī)定的管理范圍。
第15條 合同變更后,合同編號不予改變。
第16條 在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一時(shí),采購部應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理,并按照國家法律法規(guī)和本公司相關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的。
2.由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同的。
3.由于情況變更,致使公司無法按約定履行合同,或雖能履行但會致公司重大損失的
4.其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。
第17條 合同發(fā)生糾紛時(shí),會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決,協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的,協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。
第五章 其他
第18條 采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料,如文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等,按合同編號整理,由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第19條 公司定期對采購合同管理進(jìn)行考核,合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績效考核結(jié)果。
第20條 凡因未按公司規(guī)定處理合用事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。
第21條 因故意或重大過失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)和司法機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。
第六章 附則
第22條 本制度未盡事宜,依照國家有關(guān)的法律、法規(guī)和政策執(zhí)行。
第23條 本制度由采購部制定,解釋權(quán)歸采購部所有。
第24條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。
第4篇 采購合同管理制度
為加強(qiáng)合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟(jì)效益,根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
一、采購合同的內(nèi)容
公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應(yīng)當(dāng)在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:
l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應(yīng)具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應(yīng)按國家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出。必要時(shí),可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。
2、商品的質(zhì)量和包裝
合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),注明是國家或部頒標(biāo)準(zhǔn);無國家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例,并注明其標(biāo)準(zhǔn);對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應(yīng)寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標(biāo)志及包裝物的處理等,均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。
3、商品的價(jià)格和結(jié)算方式
合同中對商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序,同時(shí)約定開票事宜。
4、交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí),應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn),還是自提。
5、商品驗(yàn)收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗(yàn)收和在質(zhì)量上驗(yàn)收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
6、違約責(zé)任
簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動的進(jìn)行,因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應(yīng)明確規(guī)定,供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金:
(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品;
(2)不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
合同中應(yīng)規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外,采購合同應(yīng)視實(shí)際情況,增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定,使簽訂的合同更切實(shí)際,行之有效。
二、合同的審查批準(zhǔn)
1、合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后,方能正式簽訂。
2、合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點(diǎn)是:
(1)合同的合法性。包括:當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
(2)合同的嚴(yán)密性。包括:合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
(3)合同的可行性。包括:當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。
(4)根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報(bào)法律顧問把關(guān),或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
1、簽訂采購合同的原則
(1)合同的當(dāng)事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應(yīng)符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。
(3)簽訂合同必須堅(jiān)持平等互利、充分協(xié)商的原則。
(4)簽訂合同必須堅(jiān)持等價(jià)、有償?shù)脑瓌t。
(5)當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)以自己的名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(6)采購合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式。
2、簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當(dāng)事人對合同的內(nèi)容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。
四、公司采購合同的管理
1、加強(qiáng)對公司采購合同簽訂的管理
加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理,在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務(wù)收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理,在簽訂合同時(shí),要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴(yán)格審查,使簽訂的合同合理合法。
2、建立合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報(bào)檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時(shí),可以加強(qiáng)與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實(shí)現(xiàn)。
3、處理好合同糾紛
當(dāng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)合同發(fā)生糾紛時(shí),雙方當(dāng)事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí),企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此,加強(qiáng)合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。
第5篇 采購合同管理制度(一)
為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程,加強(qiáng)與各部門間的配合,特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素:
⑴
⑵
⑶
⑷
⑸
⑹
⑺
⑻
⑼
⑽
⑾
⑿
⒀
⒁
⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項(xiàng)目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量; 請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時(shí)間; 請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核; 財(cái)務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報(bào)規(guī)定
⑴ 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門; ⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報(bào);
⑶ 其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報(bào); ⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報(bào);
⑸ 請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交,為提高效率該清單的單子文
檔也需一并提交;
⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,
征得同意后提報(bào)采購部門,簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。
4. 公司物資請購單的提報(bào)部門
⑴ 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門提報(bào);
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦公室提報(bào); ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點(diǎn)
⑴ 采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請
購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
⑵ 接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資
料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時(shí)通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理;
⑵ 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門;
⑷ 重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的
物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天;
⑵ 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價(jià)采購,采購周期不應(yīng)超過15天; ⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時(shí)間提前提報(bào)請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)
時(shí)應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價(jià)及其規(guī)定
1. 詢價(jià)前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時(shí)的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購;
3. 對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理;
4. 所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價(jià),原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價(jià);
5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價(jià)時(shí)對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價(jià);
7. 在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四. 比價(jià)、議價(jià)
1. 對廠商的供應(yīng)能力,交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn);
2. 對于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析,是否其他廠商的價(jià)格最低,所報(bào)價(jià)格的綜合
條件更加突出;
3. 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況,設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。
4. 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力,資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查,如通過進(jìn)行實(shí)
地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等;
5. 參考目標(biāo)價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總
1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;
2. 比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價(jià)/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付
款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核;
3. 如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
六. 合同的簽訂及其規(guī)定
1. 合同:是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,
受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。
⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn);
2) 采購物品/項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額,清單、技術(shù)文件與
確認(rèn)圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應(yīng)含稅,特殊情況應(yīng)注明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質(zhì)量保證期;
8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;
9) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司信息;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規(guī)定
1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的,注意保密責(zé)任;
2) 擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低;
3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時(shí)要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)清單;
4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價(jià)格較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清
點(diǎn);
5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;
6) 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時(shí),應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;
8) 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體;
9) 比價(jià)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查;
11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。
七. 付款及合同執(zhí)行
1. 付款規(guī)定
⑴ 按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;
⑵ 按照貴公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)填寫附表八(資金支
出審批單),該審批單巡簽我那比后提交財(cái)務(wù)部付款;
⑶ 財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款,以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期,
遇特殊情況狂延期付款的應(yīng)及時(shí)通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
2. 合同執(zhí)行
⑴ 已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn),由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督,如出現(xiàn)問
題,采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施,并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo);
⑵ 已簽訂的合同在執(zhí)行期間,應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況,
跟蹤并督促其保質(zhì)保量,按時(shí)履約;
⑶ 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同,遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)
充合同。
八. 報(bào)驗(yàn)與入庫
1. 報(bào)驗(yàn)
⑴ 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同,采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收; ⑵ 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行; ⑶ 達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時(shí)間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收; ⑷ 質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)報(bào)驗(yàn),并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明書,對于質(zhì)
檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任;
⑸ 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收; ⑵ 合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請購部門,由請購部門及時(shí)安排卸貨
與搬運(yùn);
⑶ 質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的合同標(biāo)的物,倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資
接受;
⑷ 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時(shí)的入庫,并及時(shí)出具入庫清單;
⑸ 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定入庫。
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