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有哪些
立卷整理歸檔制度是企業(yè)管理中不可或缺的一部分，它涵蓋了企業(yè)的各類文件資料，包括但不限于合同文檔、財務(wù)報表、項目報告、員工檔案等。這些文件不僅記錄了企業(yè)運營的點滴，也是法律糾紛和審計審查的重要依據(jù)。
內(nèi)容是什么
立卷整理歸檔制度主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：
1. 文件分類：依據(jù)文件性質(zhì)和使用頻率，將其分為永久保存、長期保存和短期保存三類。
2. 文件編碼：為每個文件賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
3. 文件收集：及時收集各部門產(chǎn)生的文件，確保完整無遺漏。
4. 文件整理：按照時間、項目或部門等標準進行有序排列。
5. 文件存儲：選擇合適的物理或電子存儲方式，確保文件安全。
6. 文件檢索：建立高效檢索系統(tǒng)，方便快速查找所需文件。
7. 文件銷毀：對過期或不再需要的文件，按規(guī)定程序進行安全銷毀。
規(guī)范
實施立卷整理歸檔制度需遵循以下規(guī)范：
1. 制定詳細的文件管理政策，明確責任部門和人員。
2. 定期培訓員工，提高其文件管理意識和技能。
3. 設(shè)立文件安全保密制度，防止信息泄露。
4. 建立文件審計機制，定期檢查文件管理情況。
5. 遵守相關(guān)法律法規(guī)，如《檔案法》等，確保文件管理合規(guī)。
重要性
立卷整理歸檔制度對于企業(yè)管理至關(guān)重要：
1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時間，提高工作效率。
2. 保障權(quán)益：完善的歸檔制度能保護企業(yè)權(quán)益，防止因文件丟失或損壞導致的損失。
3. 防范風險：及時有效的文件處理有助于規(guī)避法律風險，應(yīng)對審計或訴訟。
4. 傳承知識：保存的歷史文件為企業(yè)提供了寶貴的知識庫，有利于經(jīng)驗傳承和決策參考。
立卷整理歸檔制度是企業(yè)管理的基石，它不僅維護了企業(yè)日常運營的順暢，也為企業(yè)的長遠發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。
立卷整理歸檔制度范例范文
第1篇 立卷整理歸檔制度范例
一、文書立卷整理是機關(guān)文書工作的一項基本制度。本所文書立卷工作由內(nèi)勤人員進行負責。
二、本所檔案應(yīng)編制整理類目,認真執(zhí)行檔案管理辦法規(guī)定。
三、檔案質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,一事(問題)一件,便于保管和利用。
1、歸檔文件、材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復制;
2、歸檔文件以件為單位,一般以每份文件為一件,文件正本定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件;
3、盒內(nèi)文件材料應(yīng)按先批復后請示,先正件后附件,先印件后定稿的次序排列;
4、盒卷內(nèi)文件應(yīng)除去金屬物,已破損的應(yīng)予以修整,托裱整齊,逐件用縫紉機裝訂并依次編頁號或件號;
5、填寫盒內(nèi)目錄和備考表應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定,用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰;
6、聲像檔案應(yīng)用文字標出攝像或錄音對象、時間、地點中心內(nèi)容和責任者。
7、實物檔案應(yīng)用文字標出授獎單位、獲獎名稱、日期、單位和載體種類;
8、會計檔案由財務(wù)部門收集齊全,按照會計憑證、會計帳簿、會計報表分類整理立卷,裝訂成冊,并在每冊封皮上注明保管期限,在財務(wù)部門管理一年后移交檔案室,并編寫會計檔案案卷目錄和移交清單一式兩份;
9、基建檔案由基建部門收集整理,按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份,工程完工驗收后移交檔案室;
四、文書書寫要求
1、書寫材料應(yīng)用碳素墨水、藍黑墨水,除特殊行業(yè)規(guī)定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、復寫紙等。
2、文字書寫一律從左至右橫寫。
第2篇 立卷歸檔制度范例
立卷歸檔工作是文書處理過程的最后環(huán)節(jié),是檔案工作的基礎(chǔ),為了使案卷更好的利用,發(fā)揮其作用,便于管理和查找,特作如下規(guī)定:
一、歸檔時間:
各部門要在每年12月份把文字材料,移交本機關(guān)檔案人員。
二、歸檔要求:
1、凡是本機關(guān)在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和年度工作活動中形成的各類文件材料都應(yīng)歸檔立卷。
2、歸檔的文件材料,應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系,并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價值,分類整理,確定保管期限立卷。案卷標題簡明確切,以便保管和利用。
3、具有永久和長期保管價值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫。
4、對需要歸檔的案卷,在裝訂必須認真檢查。園珠筆、鉛筆、復寫紙的材料一律不得歸卷,有者必須用鋼筆重新抄寫或復印。裝訂做到結(jié)實、整齊、美觀,便于長久保管。
5、每年的文件材料,要在第二年的四月末前裝訂成冊。
第3篇 公文立卷歸檔制度
1、根據(jù)《檔案法》和有關(guān)規(guī)定,公文辦完后。各科室兼職檔案員應(yīng)當在檔案室指導下,按要求將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。聯(lián)合行文,由主辦部門負責立卷歸檔,其他部門保存復制件。
2、歸檔范圍:凡是本機關(guān)辦理完畢的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料、統(tǒng)計報表、錄音、錄像、照片(包括底片)等均應(yīng)歸檔。個人不得保存應(yīng)當歸檔的各種材料。
3、歸檔時間:辦理完畢的文件,應(yīng)當?shù)诙?月底以前經(jīng)過整理立卷送交檔案室歸檔。逾期不交者,責任自負。
4、歸檔的各種材料應(yīng)收集齊全、完整。各科室與檔案室在交接案卷時,雙方要認真清點核對,并嚴格履行交接簽字手續(xù)。
