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有哪些
檔案借閱制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，它涵蓋了多種類(lèi)型的文檔，包括但不限于財(cái)務(wù)報(bào)表、合同文件、員工檔案、項(xiàng)目資料等。這些文檔在企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)中扮演著關(guān)鍵角色，確保信息的安全和有效利用。
內(nèi)容是什么
檔案借閱制度主要包括以下幾個(gè)核心要素：
1. 借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，明確借閱目的和所需文檔清單。
2. 審批流程：申請(qǐng)需經(jīng)過(guò)部門(mén)主管或指定人員審批，確保借閱的必要性和合規(guī)性。
3. 借閱期限：設(shè)定合理的借閱時(shí)間限制，如一周或一個(gè)月，逾期未歸還需提前申請(qǐng)延期。
4. 歸還與檢查：歸還時(shí)進(jìn)行文檔完整性檢查，防止信息丟失或損壞。
5. 保密協(xié)議：對(duì)于敏感信息，可能需要簽署保密協(xié)議，確保信息不被濫用。
6. 記錄管理：記錄每一次借閱、歸還詳情，便于追蹤和審計(jì)。
規(guī)范
實(shí)施檔案借閱制度，應(yīng)遵循以下規(guī)范： - 嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限管理，不同級(jí)別的員工對(duì)應(yīng)不同的借閱權(quán)限。 - 檔案安全存儲(chǔ)，防潮、防火、防盜，定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)。 - 培訓(xùn)員工了解并遵守借閱規(guī)定，提高信息安全意識(shí)。 - 對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行警告或處罰，確保制度的權(quán)威性。 - 定期審查并更新制度，適應(yīng)企業(yè)變化和法規(guī)要求。
重要性
檔案借閱制度的重要性不容忽視：
1. 保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)：文檔是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，規(guī)范借閱能防止信息泄露，保障企業(yè)利益。
2. 提高效率：清晰的流程可以減少尋找和借用文檔的時(shí)間，提高工作效率。
3. 法規(guī)遵從：符合數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私法規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 維護(hù)秩序：制度化的管理使檔案借閱有序進(jìn)行，避免混亂和糾紛。
5. 促進(jìn)協(xié)作：通過(guò)合理的借閱，各部門(mén)間能更好地共享信息，協(xié)同工作。
一個(gè)完善的檔案借閱制度是企業(yè)內(nèi)部管理的基石，它不僅確保信息的安全，還能優(yōu)化工作流程，提升整體運(yùn)營(yíng)效能。
檔案借閱制度范例范文
第1篇 檔案借閱制度范例
檔案借閱制度
一、查閱檔案時(shí),首先由借閱人認(rèn)真填寫(xiě)查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí),要辦理借閱手續(xù),用完后按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人使用。對(duì)所借的檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對(duì)外傳播。如需復(fù)制,要經(jīng)檔案室同意,重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題,一律由借閱人負(fù)責(zé)。
四、醫(yī)院檔案主要供本院利用,院外單位或個(gè)人需查閱時(shí),應(yīng)持介紹信,重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后,方可查閱。
第2篇 酒店工程部檔案借閱制度3
酒店工程部檔案借閱制度(三)
1、工程技術(shù)檔案是酒店的重要財(cái)富,人人都要愛(ài)惜。
2、無(wú)關(guān)人員不得借閱檔案資料。
3、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將酒店的有關(guān)檔案資料借出。
4、酒店重要的檔案資料應(yīng)保管原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
5、檔案資料借閱要履行借閱手續(xù)。
6、每次限借1本,經(jīng)工程總監(jiān)批準(zhǔn)后才可變通。
7、所借出檔案資料,借閱人不得畫(huà)畫(huà)涂涂,保持版面清潔。
第3篇 zz大廈工程部檔案借閱制度
大廈工程部檔案借閱制度
1、工程技術(shù)檔案是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛(ài)惜。
2、未經(jīng)批準(zhǔn),不得將大廈的有關(guān)檔案資料借出。
3、重要的檔案資料應(yīng)保管原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
4、檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
5、每次限借1本,特殊情況須得到工程部經(jīng)理批準(zhǔn)。
6、借期為1個(gè)月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
7、所借出檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫(huà)、涂改,保持版面清潔。
第4篇 資料檔案歸檔保管借閱保密登記銷(xiāo)毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則,按檔案法的有關(guān)規(guī)定,由各部門(mén)科室收集齊全,并進(jìn)行整理、立卷,定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān),分類(lèi)排列,編制檢索工具,妥善保管。任何部門(mén)、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷(xiāo)毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間:各科室要按時(shí)收集、整理各類(lèi)文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料,由兼職檔案員收集好,統(tǒng)一歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全,整理歸檔完畢?？蒲袡n案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料,由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求:檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、鑒定工作,做到文件材料齊全、完整,并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件,會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說(shuō)明,錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù):本單位發(fā)文一般歸檔兩份,其中一份歸入相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案,另一份編制“本單位發(fā)文匯編”。基建檔案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù):各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心,并履行交接手續(xù)、填寫(xiě)交接清單,交接雙方在清單上簽字,以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求,分類(lèi)編號(hào)保管;
2、資料檔案按檔號(hào)排放,檔案柜編順序號(hào),庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案,必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),由借閱人寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請(qǐng)單上必須寫(xiě)明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人,同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管,不得隨意借與他人,文檔在使用時(shí)需愛(ài)護(hù),不得有破損、缺頁(yè)。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還,統(tǒng)一交回檔案室,由檔案室核銷(xiāo)該員工借閱記錄,如未能完整回收者,將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對(duì)外泄露資料檔案中的機(jī)密,對(duì)造成泄密事故者,應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定,做好檔案保密工作。
五、登記
申請(qǐng)人借閱資料必須在資料本上登記,注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí),檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷(xiāo)毀
1、資料的鑒定銷(xiāo)毀工作,必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,對(duì)期滿(mǎn)資料檔案,認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷(xiāo)毀檔案,必須編制清冊(cè),并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須派專(zhuān)人(兩人以上)監(jiān)督,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作,貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策,制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案,定期或不定期檢查檔案保管情況,作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度,確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失,視其情節(jié)論處。
第5篇 檔案借閱利用制度
檔案借閱利用制度
1、利用范圍：凡在本館保存的所有檔案，我國(guó)公民和組織持有合法證明均可利用。
2、利用時(shí)間：檔案館為利用檔案者隨時(shí)提供，利用檔案原則上在閱覽室進(jìn)行，特殊情況需利用檔案時(shí)，需征得本館同意，方可外借，借閱者要負(fù)責(zé)檔案的保密、安全并及時(shí)返還。
3、利用程序：電函、信件利用檔案者由本館工作人員代查、代函并按規(guī)定收取費(fèi)用。本人來(lái)館利用檔案的需先出示個(gè)人所持證件，經(jīng)驗(yàn)證持有合理有效證件的，由本館工作人員代查，經(jīng)本館工作人員檢查復(fù)核簽證后，方可帶走所取材料。
4、檔案利用者應(yīng)遵循下列規(guī)定：
（1）查閱、摘錄、復(fù)制尚未開(kāi)放的檔案須經(jīng)館長(zhǎng)同意，必要時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。
（2）利用者需要采用復(fù)印、照相方法復(fù)制檔案，均由檔案館負(fù)責(zé)辦理，并按規(guī)定收費(fèi)。
（3）利用者所復(fù)制的檔案（證明材料除外）除經(jīng)本館請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)特許者外，不得以任何形式全文公布、陳列、展示或再行復(fù)制，絕密檔案復(fù)制件應(yīng)于使用后交回。
（4）港、澳、臺(tái)同胞、海外華僑和外國(guó)人利用檔案，應(yīng)持市以上有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)介紹信，并按國(guó)內(nèi)利用者的利用程序有關(guān)規(guī)定辦理。
（5）檔案利用者，不得在檔案材料上勾畫(huà)、圈點(diǎn)、涂改，并有義務(wù)愛(ài)護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借和拆卷。凡對(duì)檔案造成損壞的要負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)賠償，嚴(yán)重的要依法追究責(zé)任。
5、檔案工作人員對(duì)檔案利用者應(yīng)主動(dòng)熱情服務(wù)，做到百問(wèn)不煩、百拿不厭、有問(wèn)必答、并盡可能以復(fù)制件代替原件使用，注意隨時(shí)收集利用效果的反饋，不斷改進(jìn)利用工作。
第6篇 附屬中學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)檔案利用（查閱、借閱）制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)的閱檔單。
二、本校學(xué)生利用檔案，必須持有學(xué)生證及學(xué)生科的介紹信，在檔案室查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案室閱覽，如因工作需要必須借出，需經(jīng)分管校長(zhǎng)同意，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況，經(jīng)檔案室主任同意，可辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責(zé)任，并向檔案室主任報(bào)告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細(xì)校對(duì)、審查、加蓋公章，確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第7篇 酒店檔案借閱制度5
酒店檔案借閱制度(五)
1.借閱檔案(包括文件和資料)必須履行檔案借閱登記手續(xù),填寫(xiě)《檔案借閱登記單》,注明借閱理由和借閱期限,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理和行政辦公室主任的批準(zhǔn),秘密級(jí)檔案的借閱還需要總經(jīng)理的批準(zhǔn)。
2.文件資料的借閱期限不得超過(guò)兩周,到期必須歸還,如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。員工離職,必須先與檔案室辦理借閱文件和資料的清繳手續(xù),否則不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù)。
3.檔案借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案,要保證檔案的安全和完整,對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù),不得涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、轉(zhuǎn)借或損壞檔案,檔案借閱人不得將檔案帶離酒店,否則按酒店處罰條例進(jìn)行處罰。
4.借閱的檔案歸還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,發(fā)現(xiàn)遺失和損壞,及時(shí)報(bào)告行政辦公室主任處理。
5.外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后方可借閱,不得帶離檔案室。
6.外單位摘抄或復(fù)印卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),對(duì)摘抄或復(fù)印的內(nèi)容經(jīng)審核后方可帶離。
第8篇 檔案資料借閱制度
(1) 借閱的檔案資料，無(wú)特殊情況，原則上不準(zhǔn)帶出，只準(zhǔn)在辦公室內(nèi)查閱。
(2) 借閱的檔案、資料需摘錄時(shí)，需經(jīng)管理人員允許，資料應(yīng)摘錄在工作手冊(cè)上。
(3) 嚴(yán)禁在檔案、資料上圖點(diǎn)、劃道，注字、涂改和折頁(yè)等，嚴(yán)禁把檔案、資料弄臟損壞。
(4) 借閱人員要愛(ài)護(hù)辦公室內(nèi)的物品，保持安靜，不隨地吐痰，嚴(yán)禁吸煙。
(5) 如因特殊情況，借閱的檔案需要帶到單位外，應(yīng)妥為保管，不得損壞丟失。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時(shí)歸還，如因故不按時(shí)歸還，應(yīng)電話(huà)聯(lián)系延長(zhǎng)時(shí)間，并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時(shí)間。
第9篇 省中醫(yī)院教育處文件檔案借閱制度
省中醫(yī)院教育處文件檔案借閱制度
為了進(jìn)一步加強(qiáng)教育處文件檔案管理，做好各類(lèi)文件檔案的保管、使用，促進(jìn)處室文件檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、可持續(xù)化，充分發(fā)揮文件檔案的作用，特制定以下制度：
1、借閱文件檔案者，要首先在教育處登記備案，且不得自己進(jìn)入檔案資料室。
2、借閱文件檔案原則上只針對(duì)本院科室，不對(duì)個(gè)人借閱，由教育處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。重要文件或外單位人員因工作需要查閱文件檔案，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)和分管院領(lǐng)導(dǎo)同意。
3、凡屬本科室工作需要而借閱文件檔案，可按照借閱制度進(jìn)行;原則上不予借閱非本科室范圍內(nèi)文件檔案。凡屬借閱機(jī)密、絕密文件檔案，須經(jīng)教育處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，分管院領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可借閱。
5、文件檔案不準(zhǔn)帶出檔案資料室，因工作需要帶出時(shí)，須經(jīng)教育處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件檔案由分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，并按期歸還。
6、復(fù)印文件檔案，須經(jīng)教育處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，重要文件由分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并及時(shí)做好登記。
7、借出和歸還檔案，處室文件檔案管理員要認(rèn)真檢查卷宗，有無(wú)遺失、破損，做好登記，出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向處長(zhǎng)匯報(bào)處理。
8、借閱檔案人員，要認(rèn)真愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)格遵守文件檔案借閱、保密制度。
江蘇省中醫(yī)院教育處
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第10篇 檔案借閱管理制度
為了加強(qiáng)本單位檔案管理，搞好各門(mén)類(lèi)檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門(mén)借閱檔案，必須按照單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
第11篇 資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷(xiāo)毀制度
本單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理的原則，按檔案法的有關(guān)規(guī)定，由各部門(mén)科室收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期移交檔案室。由檔案人員負(fù)責(zé)審查把關(guān)，分類(lèi)排列，編制檢索工具，妥善保管。任何部門(mén)、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。資料檔案歸檔、保管、借閱、保密、登記及銷(xiāo)毀必須遵循以下規(guī)定。
一、歸檔
凡屬本單位職能活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料、圖紙、表格、聲像、實(shí)物、電子等各種門(mén)類(lèi)、各種載體的文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。
1、歸檔時(shí)間：各科室要按時(shí)收集、整理各類(lèi)文件材料。各業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存、利用價(jià)值的文字材料和聲像資料，由兼職檔案員收集好，統(tǒng)一歸檔。文書(shū)檔案應(yīng)歸檔文件材料在每年底前收集齊全，整理歸檔完畢?？蒲袡n案實(shí)行由項(xiàng)目主持人負(fù)責(zé)立卷提供資料，由相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員歸檔的責(zé)任制。設(shè)備檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案隨時(shí)歸檔。
2、歸檔要求：檔案工作人員要認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、鑒定工作，做到文件材料齊全、完整，并注意字跡材料是否符合歸檔要求。卷內(nèi)文件排列遵循正本在前定稿在后、結(jié)論在前調(diào)查材料在后、文字在前圖紙?jiān)诤蟮脑瓌t有序排列。一般要求歸檔原件，會(huì)計(jì)憑證、賬本、報(bào)表必須是原件。同時(shí)做到字跡清晰、內(nèi)容項(xiàng)目齊全、簽章手續(xù)完備、保管期限準(zhǔn)確。歸檔的照片要附簡(jiǎn)要說(shuō)明，錄像帶要附內(nèi)容提要。
3、歸檔份數(shù)：本單位發(fā)文一般歸檔兩份，其中一份歸入相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案，另一份編制“本單位發(fā)文匯編”?；n案本單位必須保存一套原件。
4、歸檔手續(xù)：各科室整理歸檔后按規(guī)定移交檔案中心，并履行交接手續(xù)、填寫(xiě)交接清單，交接雙方在清單上簽字，以備查考。
二、保管
1、資料檔案質(zhì)量符合完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，分類(lèi)編號(hào)保管；
2、資料檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。
5、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。
6、做好檔案室溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每半年對(duì)檔案室進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
三、借閱
1、嚴(yán)格按玉華煤礦資料檔案借閱有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。
2、查閱資料檔案，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，由借閱人寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可準(zhǔn)予借閱。
3、申請(qǐng)單上必須寫(xiě)明借閱目的、借閱時(shí)間及借閱人，同時(shí)有分管領(lǐng)導(dǎo)的同意簽字。
4、所借閱資料檔案必須由借閱簽字人負(fù)責(zé)保管，不得隨意借與他人，文檔在使用時(shí)需愛(ài)護(hù)，不得有破損、缺頁(yè)。
5、資料檔案使用完畢應(yīng)及時(shí)歸還，統(tǒng)一交回檔案室，由檔案室核銷(xiāo)該員工借閱記錄，如未能完整回收者，將按礦有關(guān)制度予以處罰。
四、保密
1、資料管理工作人員和借閱人不得以任何理由和方式對(duì)外泄露資料檔案中的機(jī)密，對(duì)造成泄密事故者，應(yīng)追究其責(zé)任。
2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印檔案。
3、認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守《保密守則》的規(guī)定，做好檔案保密工作。
五、登記
申請(qǐng)人借閱資料必須在資料本上登記，注明借閱、歸還時(shí)間及借閱人。同時(shí)，檔案管理員必須借閱情況做好記錄。
六、銷(xiāo)毀
1、資料的鑒定銷(xiāo)毀工作，必須由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)。檔案鑒定小組要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)期滿(mǎn)資料檔案，認(rèn)真進(jìn)行鑒定。
2、銷(xiāo)毀檔案，必須編制清冊(cè)，并經(jīng)檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
3、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須派專(zhuān)人（兩人以上）監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
七、資料管理員崗位責(zé)任制
1、監(jiān)督指導(dǎo)本機(jī)關(guān)各科室有關(guān)資料檔案業(yè)務(wù)工作，貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定本機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度。
2、管理好檔案，定期或不定期檢查檔案保管情況，作好記錄。
3、熟悉檔案業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極熱情地為本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各科室服務(wù)。
4、嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密。
5、認(rèn)真履行工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案管理工作制度，確保資料檔案安全。如因工作失誤造成損失，視其情節(jié)論處。
第12篇 檔案資料借閱制度范例
(1)借閱的檔案資料,無(wú)特殊情況,原則上不準(zhǔn)帶出,只準(zhǔn)在辦公室內(nèi)查閱。
(2)借閱的檔案、資料需摘錄時(shí),需經(jīng)管理人員允許,資料應(yīng)摘錄在工作手冊(cè)上。
(3)嚴(yán)禁在檔案、資料上圖點(diǎn)、劃道,注字、涂改和折頁(yè)等,嚴(yán)禁把檔案、資料弄臟損壞。
(4)借閱人員要愛(ài)護(hù)辦公室內(nèi)的物品,保持安靜,不隨地吐痰,嚴(yán)禁吸煙。
(5)如因特殊情況,借閱的檔案需要帶到單位外,應(yīng)妥為保管,不得損壞丟失。不準(zhǔn)私自轉(zhuǎn)借他人。借出檔案、資料要按時(shí)歸還,如因故不按時(shí)歸還,應(yīng)電話(huà)聯(lián)系延長(zhǎng)時(shí)間,并在借出檔案、資料手續(xù)單上注明延期歸還時(shí)間。
第13篇 學(xué)院檔案館借閱制度
學(xué)院檔案館借閱制度
一.屬開(kāi)放范圍的檔案或本人經(jīng)辦的檔案，本校師生員工持本人證件，說(shuō)明利用檔案的范圍和目的，即可查閱。
二.凡需利用本館尚未開(kāi)放的檔案，按下列規(guī)定辦理：
1.本校人員利用黨群類(lèi)、行政類(lèi)檔案，須經(jīng)有關(guān)管理利用部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱黨政重要會(huì)議記錄等重要檔案或密級(jí)檔案，必須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，指定專(zhuān)人借閱。
2.本校人員查閱非本人經(jīng)辦的或限制他人利用的一般科研檔案、教學(xué)檔案，須經(jīng)課題組負(fù)責(zé)人同意。查閱秘密、機(jī)密級(jí)科研檔案，本課題組人員須持有負(fù)責(zé)人簽字的系介紹信，其他人員須經(jīng)科研處批準(zhǔn)，查閱絕密檔案均須經(jīng)校保密委員會(huì)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，指定專(zhuān)人查閱。
3.本校人員查閱會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)同意。
4.校外人員利用檔案，除持有正式介紹信外，還須按以上規(guī)定辦理審批手續(xù)。
三.利用檔案原則上只限在本館閱覽室查閱，不得借出。情況特殊，確須借出時(shí)，只限開(kāi)放檔案或本人經(jīng)辦的非密級(jí)的一般檔案，時(shí)間不超過(guò)一周。其他檔案一律不借出。
四.利用檔案須認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記表，歸還時(shí)須經(jīng)檔案館工作人員當(dāng)面驗(yàn)收、注銷(xiāo)。必要時(shí)還需填寫(xiě)利用效果登記表。
五.復(fù)制、摘抄檔案，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意。復(fù)制由檔案館統(tǒng)一辦理，摘抄由檔案館工作人員負(fù)責(zé)核對(duì)、蓋章。
第14篇 附中人事檔案借閱轉(zhuǎn)遞制度
南湖師大附中人事檔案借閱轉(zhuǎn)遞制度
一．查閱人事檔案應(yīng)有兩名黨員干部。
二．查檔人員須持有組織、人事、政工部門(mén)開(kāi)具的《查閱干部檔案審批表》和持勞資部門(mén)開(kāi)具的《查閱工人檔案審批表》或注明有“查閱檔案”字樣的介紹信，履行登記、審批手續(xù)后才能查閱。
三．查閱人事檔案時(shí)，只能按照審批表或介紹信上面填寫(xiě)的、經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批的內(nèi)容進(jìn)行查閱，不能隨意翻閱其他檔案內(nèi)容。檔案室出據(jù)證明材料時(shí)要嚴(yán)格審查，根據(jù)查檔案用途和有關(guān)規(guī)定，確定是否提供有關(guān)證明材料。
四．查檔人員不得借、閱本人及其親屬的檔案。本單位人員一般不得查閱本單位領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案，確實(shí)需要了解情況的，由檔案工作人員按規(guī)定提供。
五．查閱檔案只限在閱檔室進(jìn)行，檔案出庫(kù)時(shí)，工作人員要先清點(diǎn)材料，再交查閱者查閱；收回檔案時(shí)，先核對(duì)材料，再入庫(kù)歸位。
六．人事檔案一般不外借，特殊需要借用的，由借用單位寫(xiě)出借檔報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。借出時(shí)間一般不超過(guò)兩周，如需延期應(yīng)補(bǔ)辦續(xù)借手續(xù)。借用單位要妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制材料。
七．管檔單位應(yīng)根據(jù)任免文件、調(diào)動(dòng)通知及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。轉(zhuǎn)出單位要將檔案整理完備，注銷(xiāo)名冊(cè)，填寫(xiě)好“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，“工人檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞。人事檔案不準(zhǔn)本人攜帶。接收檔案的單位，要檢查轉(zhuǎn)來(lái)的檔案與檔案轉(zhuǎn)遞通知單填寫(xiě)的項(xiàng)目是否相符，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案入庫(kù)，并及時(shí)退回回執(zhí)。轉(zhuǎn)出單位一個(gè)月未得回執(zhí)的要進(jìn)行查問(wèn)，以防檔案丟失。成批移交人事檔案，應(yīng)選派兩名黨員干部接送。
第15篇 學(xué)校檔案資料借閱制度
學(xué)校檔案資料(借)閱制度
一、凡調(diào)(借)閱檔案資料,需持有關(guān)單位介紹信,本單位人員須有部門(mén)的證明,并注明利用者身份和利用檔案的內(nèi)容、目的。大量利用檔案應(yīng)事先與本室聯(lián)系,借閱機(jī)密或重要檔案需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
二、絕密、珍貴檔案資料,皆不借出。調(diào)閱其它檔案資料,原則上限在本室翻看,必須借出時(shí),須經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同意,借出的時(shí)間以三天為限,如要延長(zhǎng)需辦理續(xù)借手續(xù)。
三、抄錄、復(fù)制、攝影尚未開(kāi)放的檔案資料,需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再行復(fù)制。
四、使用者必須十分愛(ài)護(hù)檔案資料,不得拆卷、撕頁(yè)、污損或在文件上勾劃、涂改;查閱時(shí),不許吸煙;借閱的檔案資料,應(yīng)切實(shí)保管好,不許轉(zhuǎn)借,更不得遺失,違者追究當(dāng)事者的責(zé)任。
五、閱檔人員摘抄、復(fù)制檔案資料,應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤,簽署意見(jiàn)并加蓋公私章后,方可生效。
六、借閱的檔案資料要經(jīng)本室檔案人員履行登記手續(xù),當(dāng)面點(diǎn)交清楚,歸還時(shí)要詳細(xì)檢查,及時(shí)注銷(xiāo)。
七、檔案管理人員要經(jīng)常了解資料的利用情況、利用效果、社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等問(wèn)題,并及時(shí)登記,按時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第16篇 大學(xué)檔案利用查閱、借閱制度
大學(xué)檔案利用（查閱、借閱）制度
一、本校教師、職工利用檔案，必須持有所在部門(mén)處級(jí)以上黨政組織介紹信或黨政負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)的閱檔單；利用重要檔案（“兩會(huì)”記錄）必須由黨委書(shū)記、主管校長(zhǎng)審批，利用科技檔案須經(jīng)作者本人同意。
二、本校學(xué)生（專(zhuān)科生、本科生、研究生、博士生）利用檔案，必須持有學(xué)生證及學(xué)院介紹信，在檔案館查閱，不能借出。
三、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，并經(jīng)檔案館館長(zhǎng)，方可利用。
四、利用檔案人員一律在檔案館閱覽，如因工作需要必須借出，需經(jīng)檔案館館長(zhǎng)同意，并嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)且限期歸還。
五、借出期限一般不超過(guò)兩周，特殊情況，經(jīng)檔案管理人員同意，可辦理續(xù)借手續(xù)，并按期歸還。
六、利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
七、檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查歸還的檔案，如有破損、丟失、涂改等情況，立即追究責(zé)任，并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
八、檔案管理人員提供證明材料，應(yīng)以引述或節(jié)錄檔案原文為主要方法，并仔細(xì)校對(duì)、審查、加蓋公章，確保證明材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
九、查（借）閱檔案及歸還檔案，均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記；對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。
第17篇 z學(xué)院干部人事檔案查借閱制度
學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案,須填寫(xiě)《干部人事檔案查(借)閱審批表》,并經(jīng)人事科長(zhǎng)初審、副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案,要愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制,不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違者給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案,須持查閱部門(mén)介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借,如有特殊情況必須借閱,須履行借閱審批手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)5天。如需續(xù)借,應(yīng)及時(shí)履行審批手續(xù),續(xù)期不超過(guò)3天。外借檔案必須妥善保管,不得攜帶回家,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。
六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙,謹(jǐn)防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案,須持《查閱干部人事檔案介紹信》,經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。
八、借出檔案,應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案,應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后放歸原位。
第18篇 檔案借閱管理制度范例
為了加強(qiáng)本單位檔案管理,搞好各門(mén)類(lèi)檔案的提供利用工作,特制定以下制度:
1、本單位各部門(mén)借閱檔案,必須按照單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案,需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn),方可查閱,不得抄錄或借出。
3、機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。
4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)行,不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的,需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),但借出時(shí)間不得超過(guò)一周,不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù),確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格按照國(guó)家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。
第19篇 k小學(xué)檔案借閱制度
第一小學(xué)檔案借閱制度
1、建立檔案的借閱和利用效果登記簿,凡借閱檔案者必須進(jìn)行登記。
2、查閱檔案必須在閱覽室進(jìn)行。特殊情況需借出者,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案者,必須保護(hù)好檔案。
4、借閱密集、絕密檔案,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、外單位因工作需要借閱檔案,須持單位介紹信并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、歸還的檔案,必須逐件逐頁(yè)檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),以便調(diào)查處理。
第20篇 附屬中學(xué)涉密檔案利用查閱、借閱制度
附屬中學(xué)涉密檔案利用（查閱、借閱）制度
一、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及上級(jí)有關(guān)涉密檔案查、借閱規(guī)定，并認(rèn)真實(shí)施。
二、原則上凡屬機(jī)密和秘密文件不允許借出檔案室，如特殊情況須嚴(yán)格履行有關(guān)手續(xù)。
三、凡是借閱秘密和機(jī)密文件時(shí)，必須經(jīng)分管校長(zhǎng)審批簽字，填寫(xiě)借閱登記表，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，手續(xù)齊全后方可借閱。
四、凡借出的涉密檔案要限三日內(nèi)必須返還。否則將追究其責(zé)任。
五、涉密文件嚴(yán)禁復(fù)印。
