- 目錄
項(xiàng)目會(huì)議管理制度方案旨在規(guī)范項(xiàng)目管理中的會(huì)議流程，提高會(huì)議效率，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，最終達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。該方案涵蓋了會(huì)議的籌備、執(zhí)行、記錄以及后續(xù)跟進(jìn)等多個(gè)環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 會(huì)議籌備：明確會(huì)議目的、確定參會(huì)人員、設(shè)定議程、準(zhǔn)備相關(guān)材料。
2. 會(huì)議執(zhí)行：準(zhǔn)時(shí)召開、遵守會(huì)議規(guī)則、有效溝通、控制會(huì)議時(shí)間。
3. 會(huì)議記錄：詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人分配。
4. 后續(xù)跟進(jìn)：跟蹤決議執(zhí)行情況、反饋結(jié)果、調(diào)整計(jì)劃。
重要性
項(xiàng)目會(huì)議不僅是信息交流的平臺(tái)，更是決策和問題解決的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有效的會(huì)議管理制度能夠： - 增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力，確保所有成員對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)和任務(wù)有清晰理解。 - 提升工作效率，避免無效討論和重復(fù)工作。 - 減少溝通障礙，確保信息準(zhǔn)確無誤地傳遞。 - 促進(jìn)決策透明化，提升項(xiàng)目管理的公正性和公平性。
方案
1. 會(huì)議籌備：項(xiàng)目經(jīng)理需提前至少兩天確定會(huì)議議題，編寫會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參與者和預(yù)期目標(biāo)。會(huì)議議程應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出，避免過多細(xì)節(jié)討論。
2. 會(huì)議執(zhí)行：會(huì)議開始前，主持人應(yīng)確認(rèn)設(shè)備正常，確保所有參與者能參與討論。會(huì)議期間，遵循“一人發(fā)言，其他人傾聽”的原則，避免多頭討論。會(huì)議時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格控制，避免拖延。
3. 會(huì)議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，包括決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任人。會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，記錄人應(yīng)將紀(jì)要發(fā)送給所有參會(huì)者，并存檔備查。
4. 后續(xù)跟進(jìn)：會(huì)議決議應(yīng)被分解為具體任務(wù)，分配給相應(yīng)責(zé)任人。項(xiàng)目經(jīng)理定期檢查任務(wù)完成情況，對(duì)于未按時(shí)完成的任務(wù)，需進(jìn)行原因分析并提出改進(jìn)措施。
5. 評(píng)估與優(yōu)化：每季度進(jìn)行一次會(huì)議效果評(píng)估，收集反饋意見，針對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議流程。
請(qǐng)注意，此制度需結(jié)合實(shí)際情況靈活應(yīng)用，適時(shí)調(diào)整以適應(yīng)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)變化。務(wù)必確保每個(gè)環(huán)節(jié)的執(zhí)行都有明確的責(zé)任人，保證制度的有效實(shí)施。通過執(zhí)行這套項(xiàng)目會(huì)議管理制度，我們期望實(shí)現(xiàn)更加高效、有序的項(xiàng)目管理，推動(dòng)項(xiàng)目成功完成。
項(xiàng)目會(huì)議管理制度方案范文
第1篇 某辦公樓項(xiàng)目會(huì)議服務(wù)管理方案
辦公樓項(xiàng)目會(huì)議服務(wù)管理方案
1.會(huì)議服務(wù)目標(biāo)
1)結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn),制訂并實(shí)施完整、持續(xù)、高標(biāo)準(zhǔn)的員工培訓(xùn)計(jì)劃,依托日常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩綄?dǎo)與管理,使服務(wù)水平達(dá)到酒店會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);
2)全面深入的了解客戶需求,滿足客戶期望。
2.會(huì)議服務(wù)內(nèi)容
1)會(huì)前服務(wù)準(zhǔn)備
(1)接到會(huì)議通知后,根據(jù)會(huì)議名稱、性質(zhì)、時(shí)間、與會(huì)人數(shù)、級(jí)別及布置要求確定臺(tái)形;
(2)根據(jù)會(huì)議需要擺放茶葉、開水、面巾紙、鮮花、會(huì)議桌簽等物品;
(3)協(xié)助與會(huì)負(fù)責(zé)人復(fù)印或發(fā)放會(huì)議資料;
(4)通知工程部相關(guān)專業(yè)人員對(duì)會(huì)議室的音響、麥克、投影儀、幻燈機(jī)、電視、錄像、照明等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試;
(5)會(huì)議開始前60分鐘,檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是否到位,物品擺放合乎標(biāo)準(zhǔn),各種物品擺放整齊;
(6)會(huì)議開始前30分鐘,會(huì)服人員要在會(huì)議室門口迎接等候與會(huì)人員。
2)會(huì)議期間服務(wù)
(1)與會(huì)人員入席后根據(jù)其個(gè)人需要提供茶水服務(wù)。
(2)會(huì)議期間要定時(shí)倒水,根據(jù)需要為與會(huì)人員提供小毛巾、果盤,食物、飲料(咖啡、礦泉水和其它飲料等)等其它服務(wù)。
(3)會(huì)議休息期間,要盡快整理會(huì)場,補(bǔ)充和更換各種物品。
(4)會(huì)議期間,設(shè)備出現(xiàn)問題要請(qǐng)工程專業(yè)人員及時(shí)處理。
(5)會(huì)議期間,會(huì)服人員站在會(huì)議室門外等候直至?xí)h結(jié)束。
3)會(huì)后服務(wù)
(1)會(huì)議結(jié)束時(shí),會(huì)服人員應(yīng)站在會(huì)議室門口微笑向與會(huì)人員道別。
(2)客人全部退場后,通知保潔人員協(xié)助整理會(huì)議物品(茶杯、毛巾、果盤、鮮花等),音響設(shè)備、空調(diào),桌椅的清潔、復(fù)位,剩余食物、水果的處理,地地毯的吸塵、清洗,物業(yè)品設(shè)備的檢查(照明、水壺、茶杯等有無破損)。
(3)仔細(xì)檢查會(huì)場,是否有客戶遺忘的物品等。
(4)檢查設(shè)施設(shè)備是否有損壞,并認(rèn)真做好記錄。
(5)清洗、消毒會(huì)議用品(茶杯、茶碟等)。
(6)會(huì)議結(jié)束后,做好清理會(huì)場工作。
4)重大會(huì)議接待
(1)接到客戶重大活動(dòng)的通知后,了解客戶活動(dòng)規(guī)模、時(shí)間及具體活動(dòng)要求。
(2)及時(shí)通知各部門做好協(xié)調(diào)配合工作。
a.工程部:各種設(shè)備的調(diào)試,水、電、照明等檢查,空調(diào)溫度,專梯服務(wù)(開專梯人員需佩戴白手套,注意儀容儀表、禮貌用語等)。
b.保安部:車位的安排、車輛疏導(dǎo),活動(dòng)重點(diǎn)區(qū)域的安防檢查,現(xiàn)場治安維護(hù),做好安全保衛(wèi)工作。
c.保潔部:重點(diǎn)部位的清潔(活動(dòng)會(huì)場、衛(wèi)生間、電梯、大堂的清潔、客人有可能活動(dòng)的區(qū)域)。
d.客戶服務(wù)中心:做好重要客戶接待引導(dǎo)工作,在明顯位置放置引導(dǎo)牌,相關(guān)事務(wù)的協(xié)調(diào)工作。
(3)制訂配合方案,批準(zhǔn)后實(shí)施。
(4)配合客戶對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場進(jìn)行協(xié)調(diào),留存相關(guān)資料(如照相、攝像等)。
(5)活動(dòng)完成后進(jìn)行總結(jié),并對(duì)實(shí)施效果進(jìn)行驗(yàn)證。
(6)相關(guān)資料整理歸檔。
3.會(huì)議服務(wù)程序
1)了解會(huì)議信息:
(1)根據(jù)會(huì)議通知,掌握使用部門名稱、使用時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議人數(shù)、參會(huì)對(duì)象、會(huì)場布置、座位格局、聯(lián)系電話、聲光電設(shè)備及其它特殊要求等相關(guān)會(huì)議信息;
(2)了解會(huì)議負(fù)責(zé)人;
(3)了解會(huì)議客人的其它活動(dòng)及安排,以便回答客人問詢。
2)填寫會(huì)議登記,并做好相關(guān)記錄;
3)傳達(dá)信息:
(1)向各崗位(工程、保安、保潔)傳達(dá)信息,并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作;
(2)及時(shí)通知管理人員,做好現(xiàn)場督導(dǎo)、檢查(重要會(huì)議通知項(xiàng)目經(jīng)理)。
4)會(huì)議室布置
(1)根據(jù)會(huì)議類型(如重要會(huì)議、簽約儀式、新聞發(fā)布會(huì)、展覽會(huì)、茶話會(huì)等),布置會(huì)場、準(zhǔn)備會(huì)議物品;
(2)將會(huì)議室衛(wèi)生打掃干凈,并檢查設(shè)備設(shè)施情況;
(3)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行布置,并隨時(shí)與會(huì)議負(fù)責(zé)人聯(lián)系,征求對(duì)方的意見及臨時(shí)要求;(桌椅擺放、鮮花/綠植、話筒/音響、條幅、投影等)
(4)會(huì)議桌上的物品(包括茶杯、桌簽、鮮花、面巾紙、筆、紙等)擺放。
5)檢查
(1)會(huì)議服務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行全面檢查;
(2)請(qǐng)會(huì)議負(fù)責(zé)人檢查,對(duì)不符合要求處及時(shí)整改;
(3)會(huì)服人員應(yīng)提前60分鐘到達(dá)會(huì)場,整理好自己的儀容儀表;
(4)做好各項(xiàng)檢查工作,包括會(huì)議室的衛(wèi)生、設(shè)施設(shè)備狀況、用具用品、鮮花/綠植、茶杯、茶葉、香巾、開水、礦泉水、
(5)會(huì)議服務(wù)部門管理人員在會(huì)議開始前30分鐘,再次對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查,確保萬無一失。
6)迎賓
(1)會(huì)服人員應(yīng)提前30分鐘在會(huì)議室門口迎賓,引領(lǐng)客人;
(2)了解與會(huì)人員抵達(dá)情況。
7)服務(wù)
(1)引客時(shí),為主要客人提供拉椅服務(wù);
(2)客人入座后,為客人上茶,按照先賓后主、先上級(jí)后下級(jí)的順序上茶,必須使用托盤,從客人的右側(cè)上茶,先放杯墊,再放茶杯,杯把朝向客人的右側(cè),司徵朝向客人,并說請(qǐng);
(3)待會(huì)議開始后,由主賓處順時(shí)針上香巾,要求冬熱夏涼,香巾籃放在客人的右手側(cè);
(4)會(huì)議要求每隔10-15分鐘上一次水,續(xù)水時(shí)應(yīng)左手拿開水瓶,微側(cè)身用右手小指和無名指夾起杯蓋,拇指、食指、中指握住杯把,在客人身后加水,再輕輕地將茶杯放在桌上,蓋上杯蓋,杯把朝向客人右側(cè)。注意續(xù)水時(shí)不要倒得太滿(八分為宜)。如是礦泉水要隨時(shí)注意客人飲用情況,及時(shí)更換;
(5)續(xù)水時(shí)應(yīng)慢,以免開水濺到客人身上,如會(huì)議時(shí)間較長,中途還應(yīng)為客人更換香巾;
(6)會(huì)議進(jìn)行過程中,細(xì)心觀察會(huì)議室內(nèi)動(dòng)靜,如發(fā)現(xiàn)客人有事招呼,要隨時(shí)應(yīng)承,如客人的要求暫時(shí)無法滿足,要及時(shí)通知上級(jí),確實(shí)無法滿足的應(yīng)向客人解釋清楚;
8)會(huì)議結(jié)束
(1)門口送客;
(2)對(duì)會(huì)場進(jìn)行檢查:有無遺留物品;設(shè)備設(shè)施有無損壞;
(3)收拾整理會(huì)場(通知保潔部協(xié)助)。
4.會(huì)議服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
1)會(huì)議桌、椅擺放要整齊,在一條直線上。蓋杯要放在杯墊上,擺在座位的右上方,杯把朝右側(cè),擺放位置
要求在一條直線上。煙缸三位共用一個(gè),擺放時(shí)與杯子成一條直線。
2)會(huì)議開始前30分鐘,備好充足開水、調(diào)試音響,開啟照明、調(diào)節(jié)空調(diào)溫度。
3)檢查臺(tái)形是否符合要求,臺(tái)面要整潔,各種用具干凈、齊全,擺放符合標(biāo)準(zhǔn)。
4)根據(jù)客人要求,將指示牌放在特定位置。
5)服務(wù)員于開會(huì)前30分鐘,精神飽滿地在門口等候。貴賓會(huì)議于會(huì)前60分鐘到崗,精神飽滿地在門口迎候。
6)水牌引導(dǎo),迎送服務(wù)(電梯間、會(huì)議室門口由會(huì)服人員引導(dǎo))。
7)當(dāng)客人來到會(huì)議室時(shí),會(huì)服人員應(yīng)禮貌熱情地向客人問好:您好,請(qǐng)進(jìn)!,并以手勢示意,請(qǐng)客人進(jìn)入會(huì)議室入座。
8)先到達(dá)的客人入座以后,服務(wù)員從客人右側(cè)提供茶水服務(wù),會(huì)議期間提供茶水服務(wù)從主席臺(tái)或領(lǐng)導(dǎo)開始。
9)會(huì)議室更換煙灰杠的頻次為:每30分鐘為客人更換一次。
10)會(huì)議添加茶水頻次分別為:會(huì)議開始階段每15分鐘添加一次茶水,會(huì)議中期階段每20分鐘添加一次茶水,會(huì)議尾期階段每20分中添加一次茶水。
11)添加茶水、更換煙灰杠時(shí)應(yīng)注意:盡量不打擾客人開會(huì),物品須輕拿輕放;詢問客人時(shí),音量要控制在最小,以免打斷會(huì)議的正常進(jìn)行;特殊情況可按客人要求服務(wù)。
12)會(huì)議結(jié)束時(shí),服務(wù)員應(yīng)站在門口,微笑著向客人道別:您慢走(各位慢走),再見!,并請(qǐng)會(huì)務(wù)組人員簽單。
13)將會(huì)議用具、設(shè)備整理好,關(guān)閉空調(diào)、電燈、窗、鎖好會(huì)議室門。物品復(fù)位。
5.會(huì)議用品
準(zhǔn)備好茶葉,茶杯,托盤、茶杯墊、小毛巾、面巾紙、水壺、玻璃杯、紙杯、桌簽、煙缸、便箋紙、鉛筆等。
6.會(huì)議預(yù)定方式
1)方式一:信息/網(wǎng)絡(luò)預(yù)定
(1)與zz電視中心建立會(huì)議服務(wù)預(yù)定網(wǎng)絡(luò)平臺(tái);
(2)有固定的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)模板(如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題、人數(shù)、會(huì)議用品、特殊服務(wù)要求等);
(3)由會(huì)服人員打電話聯(lián)系申請(qǐng)人進(jìn)行確認(rèn);
(4)提供相關(guān)服務(wù)。
2)方式二:電話/會(huì)議單預(yù)定
(1)接聽會(huì)議預(yù)定電話或收到會(huì)議通知單后,了解會(huì)議要求;
(2)根據(jù)會(huì)議時(shí)間、規(guī)模及具體要求準(zhǔn)備會(huì)議物品;
(3)接聽會(huì)議預(yù)定電話的人員,要及時(shí)填寫會(huì)議預(yù)定單,待會(huì)議結(jié)束前/(后),請(qǐng)會(huì)議申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。
7.會(huì)議服務(wù)保障措施
建立健全完善的管理制度,對(duì)員工實(shí)施系統(tǒng)全面的培訓(xùn)是確保服務(wù)目標(biāo)和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得以實(shí)現(xiàn)的重要手段,制訂以下主要管理制度:
1)預(yù)訂管理制度
2)安全操作制度
3)員工儀容儀表及行為規(guī)范
4)貴賓接待程序
5)物品破損/丟失控制制度
6)鑰匙管理制度
7)視聽設(shè)備監(jiān)控室工作制度
8)洗消工作制度
9)食品質(zhì)量與安全控制制度
10)庫房管理制度
11)物料保管制度
12)部門獎(jiǎng)懲制度
第2篇 某物業(yè)公司項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
物業(yè)公司項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
1.0客服部負(fù)責(zé)項(xiàng)目會(huì)議室(多功能廳)的使用管理工作。
2.0客戶使用會(huì)議室時(shí),請(qǐng)?zhí)崆芭c客服聯(lián)系,填寫《客戶會(huì)議通知單》注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、要求等。
3.0如需懸掛橫幅、標(biāo)語時(shí),應(yīng)在客服部指定的位置用大頭針釘或用膠帶粘,不可在樓道、地毯、墻壁等處張貼。
4.0客戶如需要使用廳內(nèi)各項(xiàng)專用設(shè)備、物品時(shí),應(yīng)與客服部聯(lián)系,按項(xiàng)目規(guī)定付費(fèi),客服部安排工程技術(shù)人員協(xié)助操作使用,如未請(qǐng)示,擅自使用及造成損失的,除補(bǔ)交正常使用費(fèi)用外還需賠償全部損失。
5.0與會(huì)人員,不可在廳內(nèi)吸煙、使用明火,禁止堆放雜物、亂扔果皮、紙屑、隨地吐痰及吐口香糖等,不可大聲喧嘩、嬉笑,以免影響客人辦公,違者將視情節(jié)賠償一定的清洗及損失費(fèi)。
6.0入住公司需要會(huì)議室時(shí),應(yīng)填《客戶會(huì)議通知單》,由客服部將單據(jù)發(fā)送有關(guān)部門,按客戶要求做好準(zhǔn)備。如需音響設(shè)備時(shí),由客服部通知工程部專人負(fù)責(zé)。
7.0客戶如有其它儀器、設(shè)備安裝用電等要求時(shí),由客服部征求工程部、保安部意見后,嚴(yán)格按消防安全規(guī)定實(shí)施,客戶自請(qǐng)工程人員操作時(shí),應(yīng)主動(dòng)服從項(xiàng)目工程技術(shù)人員、保安人員的監(jiān)督指導(dǎo),違章操作并造成損失時(shí),項(xiàng)目有權(quán)處以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)賠償。
8.0對(duì)非入住公司租用會(huì)議室由客服部上報(bào)經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)審定。
第3篇 物業(yè)某項(xiàng)目會(huì)議室管理規(guī)定
物業(yè)項(xiàng)目會(huì)議室管理規(guī)定
一、會(huì)議室由客服中心指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理,內(nèi)容包括開門、保管室內(nèi)配備的各種設(shè)施用具,操作有關(guān)設(shè)備(如空調(diào)、電燈)等。
二、會(huì)議室桌椅必須擺放整齊,設(shè)備及各種用具放置有序。
三、愛護(hù)會(huì)議室公共財(cái)物,會(huì)議室物品未經(jīng)綜合部同意不得外借。
四、會(huì)議室用于開會(huì)、會(huì)客、培訓(xùn)、閱覽,為保持室內(nèi)干凈、衛(wèi)生、安靜,未經(jīng)客服中心安排不得用作其它用途或長時(shí)間占用。
五、對(duì)外來人員參加會(huì)議的由客服中心負(fù)責(zé)接待,服務(wù)應(yīng)做到熱情、周到、態(tài)度和藹、有禮貌,會(huì)議期間負(fù)責(zé)茶水的準(zhǔn)備及服務(wù)。
六、其它單位需要使用會(huì)議室的,應(yīng)提前到客服中心登記,接受客服中心安排,以免造成使用沖突。會(huì)議結(jié)束后請(qǐng)關(guān)閉所有電器(包括空調(diào)、投影儀、燈);桌椅擺放整齊,恢復(fù)原位;衛(wèi)生清理干凈。
七、會(huì)議使用的橫幅,會(huì)后應(yīng)及時(shí)拆除。
八、會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)安排清理、打掃、發(fā)現(xiàn)遺忘的茶杯、筆記、書本等物,須及時(shí)交還失主或送交客服中心。
第4篇 物業(yè)某項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
物業(yè)項(xiàng)目會(huì)議室管理制度
一、目的:
保證集團(tuán)公司各類會(huì)議的順利召開和規(guī)范有序使用,加強(qiáng)會(huì)議室管理,提高會(huì)議室使用效率。
二、范圍:
適用于__嘉園辦公區(qū)內(nèi)各類會(huì)議室的使用管理。
三、職責(zé):
各會(huì)議室統(tǒng)一歸口管理處客服中心負(fù)責(zé)管理,協(xié)調(diào)安排會(huì)議室使用。
四、工作流程:
1、會(huì)議室由客服中心負(fù)責(zé)管理。
2、會(huì)議室只限本管理處相關(guān)職能部門使用,外單位借用會(huì)議室須經(jīng)客服中心主管批準(zhǔn),并到辦公室辦理借用手續(xù)。各部門無權(quán)將會(huì)議室借給外單位使用。
3、管理處各部門使用會(huì)議室須經(jīng)辦公室同意后,辦理相關(guān)手續(xù),領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。
4、使用會(huì)議室的部門,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施,保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)清洗水杯和煙灰缸,打掃衛(wèi)生,檢查安全,鎖好門、關(guān)好窗,將鑰匙交還辦公室。
5、任何部門和個(gè)人未經(jīng)辦公室同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。
6、會(huì)議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次,遇有會(huì)議時(shí),要一次一清潔。
7、每次會(huì)議之前,管理人員應(yīng)進(jìn)行電源檢查、配備飲用水、水果(必要時(shí))等工作。
8、會(huì)議室管理人員要嚴(yán)格室內(nèi)物品的管理和維護(hù)(含花木等)做到會(huì)散、人走、電源關(guān)、門上鎖。
9、與會(huì)人員要愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施,損壞賠償,不許將室內(nèi)物品移做他用。
