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有哪些
合同檔案管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一部分，它涵蓋了合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等全過程的文檔管理。主要包括以下幾大核心內(nèi)容：
1. 合同檔案的收集與整理：確保所有合同文件的完整性和準確性，及時歸檔。
2. 合同檔案的分類與編碼：建立統(tǒng)一的分類標準和編碼體系，便于檢索。
3. 合同檔案的安全保管：制定安全措施，防止文件丟失或損壞。
4. 合同檔案的借閱與復制：設(shè)定嚴格的審批流程，確保信息安全。
5. 合同檔案的更新與銷毀：定期審核，及時更新過期信息，按規(guī)定銷毀不再需要的文件。
實施細則
1. 收集與整理 - 所有合同簽訂后，原件應(yīng)在一周內(nèi)交至檔案管理部門，由專人負責錄入電子版和紙質(zhì)版的存檔。 - 每份合同應(yīng)包含合同正文、附件、相關(guān)審批文件、變更記錄等全套資料。
2. 分類與編碼 - 根據(jù)合同性質(zhì)（如采購、銷售、租賃等）進行分類，每類再按時間順序編號。 - 設(shè)立合同編碼系統(tǒng)，例如“yyyy-mm-dd-類型-編號”，其中yyyy為年份，mm為月份，dd為日期，類型為合同類別，編號為該類合同的流水號。
3. 安全保管 - 合同檔案應(yīng)存放于防火、防潮、防盜設(shè)施完善的專用檔案室。 - 對電子檔案進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 借閱與復制 - 員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管和檔案管理人員審批后方可借閱。 - 復制合同需報備，不得擅自復制或泄露合同內(nèi)容。
5. 更新與銷毀 - 每半年進行一次合同檔案的全面審核，更新合同狀態(tài)。 - 對已履行完畢、無效或過期的合同，按照規(guī)定程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。
上墻內(nèi)容
1. 合同檔案管理規(guī)定 - “所有合同文件必須及時歸檔，不得遺漏。” - “未經(jīng)審批，任何人不得私自查看或復制合同檔案?！? - “合同檔案的借閱與復制需遵守審批流程。” - “定期進行合同檔案的更新和清理，確保信息準確?！?/p>
2. 安全提示 - “保護合同檔案安全，人人有責?！? - “檔案室嚴禁煙火，注意防火?！? - “密碼保護，定期更換，確保電子檔案安全?！?/p>
3. 操作指南 - “合同分類編碼規(guī)則見墻邊公告?！? - “合同借閱流程圖，請參照墻面指示?！?/p>
通過以上制度的實施，我們將有效管理合同檔案，保障企業(yè)的合法權(quán)益，提高工作效率，同時也為未來的業(yè)務(wù)決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。
合同檔案管理制度樣本范文
第1篇 工程分公司合同檔案管理員崗位責任
建筑分公司合同檔案管理員崗位責任
一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導搞好貫標工作。
二、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領(lǐng)導及相關(guān)部門提供及時、準確、真實的數(shù)據(jù)信息。
三、按照建設(shè)工程投標評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。
四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。
五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。
六、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
第2篇 用戶合同檔案信息管理制度
第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理,維護公司及用戶合法權(quán)益,保障用戶資料及檔案信息的安全,制定本制度。
第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。
第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同,可根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整情況增減合同類別。
第四條 符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶簽訂即可,對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應(yīng)由市場部經(jīng)理審核簽字,分批付款的安裝合同由經(jīng)營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理,未結(jié)清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營副總草擬,總經(jīng)理審核簽訂。
第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫,主要條款必須清晰完整,權(quán)責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話,有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃建設(shè)部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟,大型用戶涉及產(chǎn)權(quán)歸屬爭議的由經(jīng)營副總審核確定。
第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費,業(yè)務(wù)人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費標準,不得多收或少收任何款項,嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。
第七條 業(yè)務(wù)人員要嚴格按照規(guī)劃建設(shè)管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù),簽訂供氣合同。
第八條 用戶開戶后,要及時完善表務(wù)信息、地址信息、燃氣具信息等,并打印用戶信息。
第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應(yīng)商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等,照付不議合同由市場部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù),由經(jīng)營副總經(jīng)理草擬,總經(jīng)理審核、簽訂。
第十條 業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料(包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理,交檔案管理人員存檔,用戶檔案的建立要全面、及時、準確,不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。
第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù),嚴禁泄漏公司和用戶信息,具體規(guī)定由部門制定。
第十二條 計算機上的用戶信息由業(yè)務(wù)人員填寫備份,后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò)管理員負責,要嚴格設(shè)置分級管理和查詢使用權(quán)限,保障信息安全,保全公司利益。
第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。
第3篇 z大學物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學物業(yè)公司合同檔案管理辦法
為進一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應(yīng)指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門,為合同承辦部門,承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份進行分類編號。
2、合同編號規(guī)則:承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(三位)。示例:jykfb-202206-001(經(jīng)營開發(fā)部2022年6月份第1號合同)
3、合同管理實行承辦部門負責制度,承辦部門對合同訂立、履行全過程負全部責任。承辦部門負責人為第一責任人,承辦人為直接責任人。
4、公司分管領(lǐng)導對合同訂立、履行、變更、解除全過程進行監(jiān)督。
5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。
6、合同承辦部門和財務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺賬,實行履行跟蹤報告責任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門只留存復印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時處理,并追究相關(guān)人員責任;對超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財務(wù)部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計清單,以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。
9、各部門員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進行登記,由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。
12、合同文檔的密級為機密,任何人不得擅自將合同對外公開,違者視情節(jié)予以處罰。
13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時間,并交予財務(wù)部及時催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號不予改變。
3、合同文檔移交時,必須編制合同移交清單并當面清點。以雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。
五、合同臺賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門建立合同臺賬,并同時向辦公室備案,涉及到款項收付的還應(yīng)同時向財務(wù)部備案。
備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺賬、經(jīng)辦人簽字確認無誤的合同提交相關(guān)部門。
2、合同經(jīng)辦人員及部門應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、合同臺賬采用表格式,一份合同填寫一張表格,建立一份檔案。
4合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1)、合同名稱;
2)、合同主體;
3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價款、付款方式、付款時間、違約責任、糾紛解決方式、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項);
4)、合同履行情況(合同履行的進度、合同履行完畢的時間);
5)、備注(有無違約、爭議、訴訟、合同變更、無效、所附資料等情況)
6)、其他應(yīng)當記載的重要內(nèi)容。
5、合同臺賬應(yīng)附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對方加蓋公章的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照等對方應(yīng)提供的資料的復印件;自然人身份證復印件;
3)、對方委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明;
4)、補充合同、會議紀要、往來函電;
5)、其他與合同有關(guān)的重要資料。
6、合同履行過程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時在合同臺賬表備注欄中予以注明,并報辦公室備案。如涉及到合同價款收付條款變更(包括付款金額、付款時間、付款條件等情形)的,同時報財務(wù)部備案。
7、合同臺賬管理人員、辦公室合同管理人員、財務(wù)人員,有權(quán)對備案合同及所附資料進行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問題時,應(yīng)及時要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負責解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
