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項目資料管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，它涵蓋了項目從啟動到結束過程中產生的所有文檔、數據和信息的管理流程。這一制度旨在確保信息的準確、完整、安全和有效利用，以支持項目的順利進行和后期的復盤分析。
包括哪些方面
1. 資料分類與編碼：建立統(tǒng)一的資料分類標準，對各類文件進行編號，便于查找和管理。
2. 資料收集與整理：明確資料的來源，規(guī)定收集頻率和方式，保證資料的及時性。
3. 資料存儲與保護：規(guī)定存儲設備和方式，確保資料的安全性和完整性。
4. 資料審批與更新：設立審批流程，及時更新過期或錯誤信息。
5. 資料訪問與使用：設定權限，控制資料的訪問和使用，防止未經授權的泄露。
6. 資料歸檔與銷毀：明確歸檔標準和期限，規(guī)范銷毀程序，避免信息冗余或遺失。
7. 資料審計與監(jiān)控：定期進行資料管理的審查，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
項目資料是項目執(zhí)行的“記憶”，其管理的重要性體現在以下幾個方面：
1. 決策依據：準確、完整的資料為項目決策提供可靠信息。
2. 責任追溯：資料記錄有助于明確責任歸屬，減少糾紛。
3. 知識積累：資料積累成為企業(yè)知識庫，促進項目經驗的傳承。
4. 合規(guī)性：符合法律法規(guī)要求，防止因資料管理不當引發(fā)的法律風險。
5. 效率提升：良好的資料管理提高工作效率，減少重復勞動。
方案
1. 制定詳細流程：編寫詳細的資料管理流程手冊，明確各環(huán)節(jié)責任人。
2. 引入it系統(tǒng)：利用項目管理軟件，自動化處理資料的收集、存儲、審批等任務。
3. 培訓與教育：定期對員工進行資料管理培訓，提高全員意識。
4. 設立專職崗位：配置專門的資料管理員，負責日常管理和監(jiān)督。
5. 定期評估與改進：每季度進行一次資料管理評估，根據反饋持續(xù)優(yōu)化制度。
通過上述方案的實施，企業(yè)將建立起一套有效的項目資料管理制度，從而提升項目管理水平，確保項目的高效運行。
項目資料管理制度范文
第1篇 工程項目資料管理制度
1、 由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、 所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數,文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、 文件領用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、 在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、 當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、 文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù),在補領申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、 在用有效文件控制清單項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態(tài)。
8、 文件和資料的更改
a. 當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據和更改內容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
a. 文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
a. 經更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關部門。
d. 文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
a. 文件更改后,文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。
a. 文件更改應做好記錄和標識。
9、 作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、 文件和資料的保管
a. 文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
a. 文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
a. 文件管理人在調離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、 文件和資料的使用控制
a. 文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
a. 需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經主管領導批準。
第2篇 市檔案館工程項目資料管理制度
市檔案館工程項目資料管理制度
為加強本項目施工技術管理,完善工程質量技術資料的收集、存檔工作,保證工程竣工結算及工程交工驗收的順利進行,根據《××市建設工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》,及公司有關文件資料檔案工作的有關規(guī)定,特制定本辦法。望項目各有關人員密切配合,共同遵照執(zhí)行。
一、工程技術資料填寫的要求
1、相關文件
《建筑工程竣工驗收統(tǒng)一用表填表說明》(××市檔案館)
《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》(gb/t50328-2001)
2、資料填寫內容必須真實可靠、數據準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內容必須與實際圖物相符,并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序,負有責任的各方在資料指定位置上簽署意見,簽名或蓋章并注明時間。
3、作為工程檔案,必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色復寫紙書寫,要求字體端正、清晰易辨、嚴禁涂改。
二、主要工程技術資料填寫要求及責任人
1、工程基線復核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄,由測量人員按單位工程分層數填寫,交項目總工核定。要求所填數字準確無誤,所繪簡圖上各測點應編號,表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質量、安全整改通知單由質量安全組填寫,令工長限期整改,復檢無誤后,將結果記錄在上。由質量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄,由負責所辦隱蔽工程內容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目,重點寫出施工及修改依據、質量情況,必要時繪出簡圖。并須報質檢員驗收簽字、經項目自檢合格后,由各相關工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄,由各主管工長負責填寫,要求填寫規(guī)范,簽字蓋章齊全,由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質量技術交底卡,由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質量標準、技術安全措施、施工規(guī)范要求、對新結構、新規(guī)范、新技術以及圖紙會審提出的有關問題,解決方法等進行詳細且有針對性的技術交底,填寫要具體,交接手續(xù)應及時且要齊全,所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間,以明確責任,班組所有人員必須逐一簽字,不得找人代簽。本交底一式四份,交項目資料員二份。
6、工程質量自檢、互檢、交接檢記錄,由工長及班組長負責填寫,并有交接雙方及有關檢查人員簽字,質量檢查評語,并經質檢員及工程技術負責人簽字核實,由質檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄桿)、涂料等材料,由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應,由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件,若提供復印件或抄件,必須注明原件存放處并加蓋供應商公章,項目材料員必須在材質或檢查報告上加蓋材料方章,注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數量、使用部位、經辦人等內容,資料內容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告,砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告),砂漿、砼配合比設計報告,水泥、砂石檢驗報告及其它材料復檢報告均由試驗員提供,各施工工長負責提供使用部位,設計要求,構件名稱等有關數據,試件組數應符合施工驗收規(guī)范的有關規(guī)定(注:實行100%有見證送檢,其中另加5%的質監(jiān)站監(jiān)督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(注明焊接人員姓名及操作證號),由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應按直徑分批檢驗,檢驗內容包括查對標志.外觀并按現行國家有關標準規(guī)定抽取試件,作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣),合格后才可用于工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應注明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規(guī)范標準.進場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份,如果有)。
11、砼質量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫,并應填寫如下內容:天氣情況,工程進展情況及施工部位,因設計與現場不符,由設計單位或建設單位在現場解決的設計問題和對施工圖修改記錄,勞動力調配.材料設備供應情況,質量安全技術管理情況及各種事故情況及原因分析,處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施,與本工程有關的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據檢驗批如實填寫,向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放,并作好記錄,所有圖紙、設計變更、來函必須發(fā)放項目副經理以便指導施工,項目相關管理人員領取圖紙、設計變更后要對圖紙及時進行標注并妥善保管,不得遺失,要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù),以備查驗。
; 三、外部文件的處理
1、原則上,外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡,并報項目領導審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時,需嚴格保證及時,避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作,由項目實驗員依據監(jiān)理公司要求進行報驗工作。項目質檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現問題,需及時上報項目領導進行處理。
4、對于進場設備、機械的報驗,由項目機電工長根據監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后,交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時,對各分包分別進行交底,明確資料填寫要求及資料填寫執(zhí)行標準及統(tǒng)一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經理及項目副經理)應協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理,做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責,完工時交總包單位匯總后上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料,由分包單位進行填寫,并加蓋紅章后報總包單位,總包單位負責向監(jiān)理公司上報。
5、分包單位完工時,應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術資料填寫統(tǒng)一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設計單位:×××××××建筑設計研究院
3、建設單位:×××××房地產有限公司
4、監(jiān)理單位:×××××建設監(jiān)理有限公司
5、施工單位:×××××建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組) :填寫一線作業(yè)班組.如:___班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫采用國際單位,書寫采用英文縮寫,如: m2,m3,t,kg等。
9、資料原則上均采用手寫,所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致,填寫時需按軸線+層數+標高。結構施工中填寫的層數是指本自然層底板結構,其余與自然層一致。
11、當同一層結構需分幾個檢驗批驗收時,幾個驗收部位務必閉合。
六、對內資料發(fā)放部門
(一)、項目生產會議紀要:
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(二)、分包協(xié)調會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(三)、技術交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閱
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質檢組、內業(yè)組、經理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業(yè)組、各相關部門、經理室、總工室
(七)、發(fā)分包商函件
相關分包商、抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、經理室、總工室
(八)、發(fā)甲方文件
業(yè)主、華西監(jiān)理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人,必須按施工工序及時向項目質檢員或資料員提供工程上的一切資料,質檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權拒絕接收,并限期整改。
3、對項目發(fā)放的圖紙.設計變更.圖紙會審等有關工程技術資料,以及項目內部形成的會議紀要.生產計劃等資料,各有關人員必須嚴格按照iso9001要求,裝訂成冊,妥善保管,直至工程完工。
4、施工人員因工作調離本項目,須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作,并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失,由各相關責任人負責補齊資料并追究相關責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
第3篇 g工程項目資料管理制度
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數,文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù),在補領申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據和更改內容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
c.經更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經主管領導批準。
第4篇 工程項目資料管理制度圖書
文件和資料的管理
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。
由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā),負責編制目錄,分發(fā)清單,所有施工圖的持有人應對圖紙的修改,變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數,文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》,按發(fā)放范圍和數量發(fā)放文件,并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時,應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中,文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重,影響使用時,應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù),交回破損文件,補發(fā)新文件、編號不變,文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后,應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù),在補領申請時必須作出書面說明,文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號,并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單
項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》,項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》,以識別和管理在用有效文件及現行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時,應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》,說明更改的理由依據和更改內容,如更改涉及其它部門時,應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批,當原審批人不在或需指定其它人員審批時,則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
c.經更改審批的文件,由審批人填寫《文件和資料更改通知單》,并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據《文件和資料更改通知單》的指令,直接在文件的相應處進行更改,但應確保內容的正確、清晰,并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件,并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后,文件更改部門應將更改內容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章,已作廢、失效的文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料,防止丟失、損壞,若損壞丟失應向主管領導報告,批準后按二.5和二.6辦理。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調離崗位或存檔時,必須移交全部文件,并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時,由需要人填寫《文件和資料復印審批表》,應經主管部門或部門負責人批準,規(guī)定復印的份數、編號,發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》,經文件管理部門負責人批準后方可借閱,借閱后必須及時歸還,文件一般情況下不外借,如確需外借,需經主管領導批準。
12、記錄
文件和資料發(fā)放登記表
文件和資料收到登記表
文件和資料更改申請表
文件和資料更改通知單
文件和資料復印審批表
文件和資料存檔(移交)記錄
文件和資料補領審批表
有效文件控制清單
文件和資料借閱申請單
(摘錄)
