物業(yè)管理行政管理制度是一套旨在規(guī)范物業(yè)管理活動(dòng)，提升服務(wù)質(zhì)量和效率的規(guī)則體系。它涵蓋了組織架構(gòu)、職責(zé)劃分、工作流程、人員管理、財(cái)務(wù)控制、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急預(yù)案等多個(gè)方面。
包括哪些方面
1. 組織架構(gòu)：明確物業(yè)管理公司的部門設(shè)置，如客服部、工程部、安保部等，以及各部門的職能定位。
2. 職責(zé)劃分：詳細(xì)規(guī)定各級(jí)管理人員和員工的工作職責(zé)，確保責(zé)任清晰，避免工作重疊或空白。
3. 工作流程：制定物業(yè)日常運(yùn)營(yíng)、維修保養(yǎng)、投訴處理等各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程。
4. 人員管理：包括招聘、培訓(xùn)、績(jī)效評(píng)估、激勵(lì)機(jī)制等，以提升員工專業(yè)技能和服務(wù)態(tài)度。
5. 財(cái)務(wù)控制：規(guī)范財(cái)務(wù)管理，包括預(yù)算編制、成本控制、費(fèi)用收取與支出審核等。
6. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)時(shí)間等指標(biāo)，確保為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù)。
7. 應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)火災(zāi)、漏水、停電等突發(fā)事件，制定應(yīng)對(duì)措施和應(yīng)急演練計(jì)劃。
重要性
物業(yè)管理行政管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，提高物業(yè)管理的效率，減少資源浪費(fèi)。
2. 保證質(zhì)量：明確的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)劃分，有助于提升服務(wù)質(zhì)量，滿足業(yè)主需求。
3. 風(fēng)險(xiǎn)防控：完善的應(yīng)急預(yù)案能有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，降低損失，保障小區(qū)安全。
4. 法規(guī)遵守：制度化管理有助于企業(yè)遵守相關(guān)法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 員工成長(zhǎng)：良好的人員管理機(jī)制，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
方案
1. 制度建設(shè)：結(jié)合物業(yè)管理實(shí)際，制定全面、具體、可操作的行政管理制度，并定期更新和完善。
2. 培訓(xùn)實(shí)施：對(duì)全體員工進(jìn)行制度培訓(xùn)，確保每個(gè)人都了解并理解自己的職責(zé)和工作流程。
3. 監(jiān)督考核：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期檢查制度執(zhí)行情況，對(duì)違反制度的行為進(jìn)行糾正和處罰。
4. 反饋機(jī)制：建立業(yè)主反饋渠道，及時(shí)收集業(yè)主意見，根據(jù)反饋調(diào)整和改進(jìn)管理制度。
5. 案例學(xué)習(xí)：分享成功案例，引導(dǎo)員工理解和掌握制度精髓，提高實(shí)踐能力。
通過上述方案，物業(yè)管理行政管理制度將更加完善，從而推動(dòng)物業(yè)管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化，提升整個(gè)行業(yè)的服務(wù)水平。
物業(yè)管理行政管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度
物業(yè)管理公司行政辦公制度
總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會(huì)議制度,請(qǐng)示、報(bào)告制度四項(xiàng)主要內(nèi)容。
第三條公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調(diào)和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國(guó)家方針、政策,貫徹上級(jí)指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實(shí)施經(jīng)營(yíng)決策,下達(dá)工作任務(wù)等各項(xiàng)管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負(fù)責(zé)撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導(dǎo)監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排;
(二)指示--用于對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則;
(三)公告--用于向公司內(nèi)外宣布重大事項(xiàng);
(四)通告--用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要知道的事項(xiàng);
(五)會(huì)議紀(jì)要--用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng);
(六)通知--用于傳達(dá)上級(jí)批示、要求下級(jí)辦理或知道的事項(xiàng);批轉(zhuǎn)下級(jí)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)以及不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;任免和聘用管理人員。
(七)通報(bào)--用于對(duì)人和事的表?yè)P(yáng)或批評(píng);傳達(dá)重要精神或情況;
(八)請(qǐng)示--用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);
(九)報(bào)告--用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級(jí)詢問;
(十)批復(fù)--用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng);
(十一)總結(jié)--用于向上級(jí)做綜合性的全面工作匯報(bào);
(十二)計(jì)劃--用于對(duì)今后工作做出全面安排;
(十三)簽報(bào)--用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作;
(十四)函--用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題;
(十五)復(fù)函--用于回復(fù)來函。
第七條公文格式包括下述內(nèi)容:主辦單位、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、擬稿人、會(huì)簽、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對(duì)象、呈報(bào)、抄送(報(bào))對(duì)象、發(fā)送對(duì)象、附件、發(fā)文字號(hào)、打印份數(shù)、校對(duì)、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時(shí)間、密級(jí)、緊急程度等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明公文種類;
(二)發(fā)文字號(hào),一般包括單位代字、年號(hào)、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào);
(三)發(fā)文單位、主送單位應(yīng)落全稱;
(四)除會(huì)議紀(jì)要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明a級(jí)(絕密)、b級(jí)(機(jī)密)、c級(jí)(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特急、急、平急字樣;
(七)公文如有附件,應(yīng)在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明附件的順序和名稱;
(八)呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送:
呈報(bào),為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須呈達(dá)的上級(jí)主管單位;
主送,為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須送達(dá)的對(duì)象;
抄報(bào),為需要了解文件內(nèi)容的上級(jí)主管單位;
抄送,為需要了解文件內(nèi)容的本單位領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)單位;
發(fā)送,為需要了解文件內(nèi)容的下級(jí)單位。
向上級(jí)請(qǐng)示的公文,一般只寫一個(gè)呈報(bào)單位,如果需同時(shí)報(bào)知另一上級(jí)單位,可用抄報(bào)的形式;
(九)發(fā)文時(shí)間應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間為準(zhǔn)。
(十)公文應(yīng)標(biāo)明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側(cè)裝訂;
(十二)對(duì)外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號(hào)為四號(hào)宋體加粗;
2、標(biāo)題為小二號(hào)宋體加粗;
3、發(fā)文對(duì)象為四號(hào)宋體加粗;
4、正文為四號(hào)宋體;
5、呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送對(duì)象為四號(hào)宋體;
6、主題詞為四號(hào)黑體加粗。
第八條發(fā)文字號(hào)具體規(guī)定:
公司及各部門發(fā)文字號(hào)為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號(hào)]___號(hào);
2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號(hào)]___號(hào);
3、公司財(cái)務(wù)部物業(yè)(寧)財(cái)字[年號(hào)]___號(hào);
4、公司品質(zhì)培訓(xùn)部物業(yè)(寧)品培字[年號(hào)]___號(hào);
5、公司市場(chǎng)發(fā)展部物業(yè)(寧)市場(chǎng)字[年號(hào)]___號(hào)。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號(hào)]___號(hào)
第九條行文關(guān)系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定,在權(quán)限范圍內(nèi)可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級(jí)行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。如確需請(qǐng)示公司總部或以上單位,應(yīng)由各管理中心(處)擬稿,經(jīng)公司行政與人力資源部審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋公司印章、呈報(bào);
(四)各管理中心(處)呈報(bào)公司的文件,統(tǒng)一報(bào)送至行政與人力資源部,報(bào)送一份即可,由公司行政與人力資源部根據(jù)需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門送閱;
(五)除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;各管理中心(處)不得以單位負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需公司審批的文件;
(六)報(bào)告、紀(jì)要類公文中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng);
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉(zhuǎn);緊急、特殊情況可直接由領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達(dá)、貫徹上級(jí)指示精神、決定;向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告;頒發(fā)公司規(guī)范性文件;發(fā)布具有全局性指導(dǎo)意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號(hào)、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序?yàn)槭瘴某绦蚝桶l(fā)文程序。收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來文閱辦表》,發(fā)文首頁(yè)統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報(bào)統(tǒng)一使
用《文件會(huì)簽單》;
(三)公司字發(fā)文應(yīng)由總經(jīng)理簽發(fā);部門發(fā)文,可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);一般性行政事務(wù)公文可由公司行政與人力資源部經(jīng)理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽。如果意見不一致時(shí),應(yīng)在公文會(huì)簽中如實(shí)反映;
(五)撰寫公文應(yīng)注意事項(xiàng):
1、符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令及上級(jí)單位的規(guī)定;
2、內(nèi)容詳實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、條理清晰、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確;
3、公文中的人名、地點(diǎn)、數(shù)字要準(zhǔn)確,引用公文要注明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文字號(hào)、
標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間;
4、公文中的數(shù)字,應(yīng)盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
5、發(fā)文時(shí)間使用中文數(shù)字標(biāo)識(shí);
6、請(qǐng)示問題應(yīng)一文一事。
(六)公文受理應(yīng)注意事項(xiàng):
1、凡需兩個(gè)以上部門會(huì)簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會(huì)簽辦理;
2、各部門報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的公文,除機(jī)密公文外須經(jīng)行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)各分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
3、各管理中心(處)報(bào)公司的公文,應(yīng)報(bào)公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據(jù)公文內(nèi)容簽轉(zhuǎn)涉及到的各部門,由各部門在職權(quán)范圍內(nèi)處理。若需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
4、機(jī)密公文由送文單位直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關(guān)工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了、完整;
3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經(jīng)過充分協(xié)商;
4、行文的格式、關(guān)系、內(nèi)容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料,依據(jù)公文的等級(jí)送交公司行政與人力資源部或本部門相關(guān)人員分類存檔。個(gè)人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的公文;
2、對(duì)于沒有存檔價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。機(jī)密公文的銷毀,應(yīng)有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進(jìn)行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對(duì)行政辦事的要求是優(yōu)質(zhì)、高效、有序、協(xié)調(diào)及過程受控,各級(jí)人員必須依照職責(zé)權(quán)限,各司其職、各負(fù)其責(zé)。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對(duì)于職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的事項(xiàng),必須認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)辦理,不得推諉、積壓;
(二)對(duì)于超越職責(zé)權(quán)限范圍的事項(xiàng),必須遵循工作程序逐級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告,一般不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告或擅自越權(quán)行事;
(三)對(duì)于跨部門事項(xiàng),主辦部門須主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商辦理,相關(guān)部門要積極配合。意見不一致時(shí),主辦部門須向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào),由上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。各部門均不得未經(jīng)協(xié)調(diào)一致而擅自行事,否則,上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令糾正或追究責(zé)任;
(四)對(duì)于不適合部門辦理的事項(xiàng),必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對(duì)于重大突發(fā)事件及處置意見,情況緊急時(shí),可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告,但事后要向被超越的主管上級(jí)報(bào)告;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或需要保密的事項(xiàng)以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽(yù)的行為,可直接向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)在涉及財(cái)務(wù)、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據(jù);
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關(guān)資料,在辦理完畢后存檔備考;若以公文形式辦理,則轉(zhuǎn)入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時(shí)限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進(jìn)行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復(fù);
2、有具體時(shí)限要求的事項(xiàng),按時(shí)限回復(fù);
3、凡屬公司級(jí)各類文件及上級(jí)來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負(fù)責(zé)人做處理意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,傳閱相關(guān)職能部門;
4、公司來文須當(dāng)日批轉(zhuǎn),行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時(shí)指定匯報(bào)時(shí)限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),并于當(dāng)日送達(dá)收文單位;
6、急事急辦,第一時(shí)間處理標(biāo)注特急、急的事項(xiàng);
7、平急事項(xiàng),從接受之日起三個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
8、涉及到技術(shù)性問題的事項(xiàng),從接受之日起十個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
9、如工作需要限定完成時(shí)間,在交辦工作時(shí)即應(yīng)做出明確規(guī)定;不能按時(shí)限完成或回復(fù)的事情,必須向相關(guān)方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項(xiàng)和閱知事項(xiàng)。
(一)辦理事項(xiàng)為上級(jí)指示、下級(jí)請(qǐng)示及與有關(guān)單位商洽的事項(xiàng);
(二)閱知事項(xiàng)為上級(jí)通報(bào)、下級(jí)報(bào)告及各類簡(jiǎn)報(bào)、信息等。
第十六條辦理事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司辦理事項(xiàng)進(jìn)行登記,并依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的分工和各部門的職責(zé)范圍,提出批辦意見后,簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門主辦或直接簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)批示;
(二)主辦部門:
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限范圍辦理;
2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示或會(huì)議決定辦理;
3、必要時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告。
(三)公司分管領(lǐng)導(dǎo)
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時(shí)向其他分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào);
3、必要時(shí)召開專題會(huì)議研究決定;
4、必要時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告;
5、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
(四)總經(jīng)理
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;
2、必要時(shí)提交經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)研究決定;
3、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
第十七條閱知事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司閱知事項(xiàng)進(jìn)行登記,并簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理認(rèn)為有必要時(shí),由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領(lǐng)導(dǎo)閱知事項(xiàng)的信息、簡(jiǎn)報(bào)
等可先報(bào)行政與人力資源部轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知;
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)閱知事項(xiàng)如有批示的,由行政與人力資源部及時(shí)反饋給相關(guān)部門及各管理中心(處)。
第三章會(huì)議制度
第十八條行政會(huì)議是實(shí)施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對(duì)會(huì)議要求精簡(jiǎn)、實(shí)效、控制數(shù)量、提高質(zhì)量。會(huì)議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會(huì)者須認(rèn)真準(zhǔn)備。會(huì)議決議以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)的會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理,專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸主持專題會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十九條公司會(huì)議有經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)議、專題會(huì)議。公司各部門可根據(jù)本部門實(shí)際工作需要自行決定召開部門會(huì)議。
(一)總經(jīng)理辦公會(huì)
1、總經(jīng)理辦公會(huì)是公司經(jīng)營(yíng)決策層貫徹上級(jí)指示,研究、分析、確定公司重大經(jīng)營(yíng)行為,決定公司重大事項(xiàng)等的高層領(lǐng)導(dǎo)行政會(huì)議;
2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,公司經(jīng)營(yíng)班子成員參加,可以根據(jù)會(huì)議內(nèi)容邀請(qǐng)上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)參加或安排有關(guān)人員列席會(huì)議;
3、總經(jīng)理辦公會(huì)原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時(shí)召開。會(huì)議議題由行政與人力資源部征求公司經(jīng)營(yíng)班子成員意見后確定,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
4、總經(jīng)理辦公會(huì)的主要內(nèi)容:貫徹落實(shí)經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)形成的關(guān)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的重大決策;聽取各部門在經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等工作的匯報(bào)并就遇到的重大問題提出處理意見;分析公司部門經(jīng)理以上人員和管理中心(處)領(lǐng)導(dǎo)成員的工作能力、水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)并做相應(yīng)調(diào)整等主要經(jīng)營(yíng)管理工作的行政例會(huì);
2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理因事可延期舉行或委托公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持召開;
3、總經(jīng)理辦公會(huì)
由經(jīng)營(yíng)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人參加,如會(huì)議內(nèi)容涉及相關(guān)單位,總經(jīng)理可臨時(shí)決定列席人員;
4、總經(jīng)理辦公會(huì)由行政與人力資源部征求與會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門意見后確定會(huì)議議題,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(二)項(xiàng)目辦公例會(huì)
1、項(xiàng)目辦公例會(huì)于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負(fù)責(zé)人參加。
2、項(xiàng)目辦公例會(huì)內(nèi)容同二十五條第二款月報(bào)內(nèi)容。
(三)年度工作會(huì)議
1、年度工作會(huì)議是公司總結(jié)上年度工作、制定下年度工作計(jì)劃、與各管理中心(處)簽訂經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)責(zé)任書、交流工作經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)的年度大會(huì),原則上于每年三月初召開(總部年度工作會(huì)議召開后進(jìn)行);
2、年度工作會(huì)議由公司經(jīng)營(yíng)班子成員、公司部門經(jīng)理、管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員參加;
3、年度工作會(huì)議由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)籌備,有關(guān)部門和管理中心(處)協(xié)助相關(guān)工作。會(huì)議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關(guān)方面意見后提出,并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審定;
4、公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(四)專題會(huì)
1、專題會(huì)議是公司研究決定經(jīng)營(yíng)管理中具體事項(xiàng)、解決具體問題的專門會(huì)議;
2、專題會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定召開并主持,參加會(huì)議的成員由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)自行確定;
3、專題會(huì)議要研究的內(nèi)容由會(huì)議所討論專題的主要負(fù)責(zé)部門準(zhǔn)備,并報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議文件、所需資料、會(huì)議記錄、形成會(huì)議紀(jì)要等工作亦由主責(zé)部門負(fù)責(zé)。會(huì)議紀(jì)要形成后報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),報(bào)備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要,須在會(huì)議結(jié)束后四個(gè)小時(shí)內(nèi)做出。行政與人力資源部要做好會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請(qǐng)示、報(bào)告制度
第二十一條請(qǐng)示、報(bào)告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項(xiàng)工作中,必須嚴(yán)格遵守請(qǐng)示、報(bào)告制度。請(qǐng)示、報(bào)告的基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)潔。請(qǐng)示、報(bào)告一般采取簽報(bào)或編號(hào)文件的方式。
第二十二條請(qǐng)示是指下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是超越職權(quán)和職責(zé)范圍的事項(xiàng)都應(yīng)按規(guī)定請(qǐng)示;報(bào)告是指下級(jí)單位按照要求向上級(jí)單位報(bào)告工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)單位的詢問,不需要上級(jí)單位做出指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是重要工作和事項(xiàng),都應(yīng)按規(guī)定報(bào)告。
第二十三條下列事項(xiàng)必須請(qǐng)示、報(bào)告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對(duì)外新聞發(fā)布、公關(guān)外事活動(dòng)以及對(duì)相關(guān)人員的邀請(qǐng);
(五)公司重大活動(dòng)安排以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調(diào)動(dòng)、干部違紀(jì)的調(diào)查處理等;
(七)公司各部門經(jīng)理及管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員出差、公司出國(guó);
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請(qǐng)示、報(bào)告的工作程序
(一)對(duì)于第二十三條第一、第二款有關(guān)內(nèi)容,凡是需要向公司總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告的,由有關(guān)部門起草簽報(bào),經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經(jīng)理簽署,以公司名義上報(bào);公司需向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈總經(jīng)理簽發(fā),以公司名義上報(bào),重要的請(qǐng)示報(bào)告文件要經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。
(二)對(duì)于第二十三條第三款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草簽發(fā),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理中心(處)總經(jīng)理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)對(duì)于第二十三條第四、第五款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草,經(jīng)公司或管理中心(處)總經(jīng)理簽字后報(bào)上級(jí)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)對(duì)于第二十三條第六款有關(guān)內(nèi)容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對(duì)于第二十三條第七款有關(guān)內(nèi)容,必須提前逐級(jí)請(qǐng)示和經(jīng)過批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)干部出差、出國(guó)要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經(jīng)營(yíng)班子成員主持日常工作。凡是涉及公司重大事項(xiàng)的出差、出國(guó),人員返回后六個(gè)工作日內(nèi)要向批準(zhǔn)人提交書面報(bào)告。
(六)對(duì)于第二十三條第八款有關(guān)內(nèi)容,必須立即請(qǐng)示、報(bào)告。另在當(dāng)月或當(dāng)季的報(bào)告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報(bào)告制度
(一)公司向上級(jí)單位的日常工作報(bào)告,除必須報(bào)告第二十三條規(guī)定的事項(xiàng)外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級(jí)單位報(bào)告,并可根據(jù)上級(jí)單位要求隨時(shí)上報(bào)或調(diào)整上報(bào):
1、月報(bào),即經(jīng)營(yíng)情況月報(bào)表,報(bào)告公司各部門、管理中心(處)當(dāng)月主要經(jīng)營(yíng)管理情況及財(cái)務(wù)月報(bào)表,下月的工
作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)與支持的內(nèi)容。由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報(bào)表,報(bào)批公司總經(jīng)理后于下月五日前報(bào)上級(jí)單位(或按總部要求時(shí)間報(bào));
2、各部門、管理中心(處)半年述職報(bào)告,結(jié)合財(cái)務(wù)主要指標(biāo),對(duì)重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行分析、總結(jié),報(bào)告前兩個(gè)季度的主要工作情況和六月份財(cái)務(wù)月報(bào)表,以及下半年的工作計(jì)劃,需上級(jí)單位協(xié)調(diào)及支持的內(nèi)容等。由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報(bào)告,原則上于七月五日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間(或按總部要求時(shí)間報(bào));
3、公司總經(jīng)理年度工作報(bào)告,即全年工作報(bào)告,由公司總經(jīng)理報(bào)告本年度主要工作情況、全年經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及主要財(cái)務(wù)指標(biāo)的說明及分析、下年度工作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)支持的內(nèi)容等,于下年度一月十日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間。
第二十六條請(qǐng)示、報(bào)告規(guī)則及時(shí)限
(一)凡請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng),在時(shí)間允許的情況下,都應(yīng)有正式書面文件。特殊、緊急情況,可先電話請(qǐng)示,得到批準(zhǔn)后要填寫《電話請(qǐng)示單》,事后將《電話請(qǐng)示單》傳真給報(bào)批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),并補(bǔ)辦相應(yīng)的公文辦公程序;較急情況下可發(fā)傳真請(qǐng)示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)傳真批示認(rèn)可后再實(shí)施;
(二)日常事項(xiàng)的行文報(bào)批,一般在三個(gè)工作日之內(nèi)批復(fù);緊急事項(xiàng)的批復(fù)一般不多于二個(gè)工作日;特殊情況不能及時(shí)批復(fù)的,要向請(qǐng)示單位(部門)說明原因。
(二)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí),各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)提出意見或建議,必要時(shí)應(yīng)附相關(guān)資料,便于上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)做出決策。涉及到有關(guān)方面的,要有會(huì)簽意見;
(三)請(qǐng)示應(yīng)盡量提前,以便上級(jí)單位有較充裕的時(shí)間研究討論。在請(qǐng)示未正式批復(fù)之前,不得擅自執(zhí)行請(qǐng)示的有關(guān)內(nèi)容;
(四)報(bào)告要準(zhǔn)時(shí),公司及各管理中心(處)要按日常報(bào)告制度中規(guī)定的時(shí)限,如期報(bào)告。各部門及管理中心(處)的工作報(bào)告由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督和催辦。
第五章附則
第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第2篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo),導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。
本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:沒有規(guī)矩,不成方圓,必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責(zé)任制,管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn),它們整合形成一套完整的操作體系,以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制,造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益,特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí),以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求,并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實(shí)際,操作性更強(qiáng)。
3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性,使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個(gè)環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運(yùn)作,協(xié)調(diào)一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的,對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理,為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類管理:
(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架,對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等,通過適應(yīng)性修改,形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。
3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。
第3篇 某物業(yè)管理公司行政例會(huì)制度
物業(yè)管理公司行政例會(huì)制度
為提高會(huì)議質(zhì)量,增強(qiáng)行政辦事效率,現(xiàn)對(duì)公司行政例會(huì)作出以下規(guī)定:
一、例會(huì)時(shí)間:每周一上午8:30,與會(huì)人員必須提前5分鐘到場(chǎng)(如有變動(dòng),另行通知)。
二、出席人員:酒店總經(jīng)理、各部門主管級(jí)以上人員,行政文員負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)后勤、簽到和會(huì)議記錄。行政擴(kuò)大會(huì)議如有參加人員變動(dòng),行政部另行通知。
三、會(huì)議內(nèi)容:會(huì)議由總經(jīng)理或總經(jīng)理安排專人主持,常規(guī)例會(huì)安排各部門匯報(bào)上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計(jì)劃及工作建議,需要協(xié)商事務(wù),總經(jīng)理下達(dá)工作指令和質(zhì)量要求;行政辦負(fù)責(zé)匯總行文并傳達(dá)落實(shí)。
四、例會(huì)紀(jì)律:
1、無特別緊急情況,應(yīng)與會(huì)人員不得請(qǐng)假,都應(yīng)按時(shí)參加。否則,遲到一次罰款20元,無故缺席一次罰款50元。
2、自覺維護(hù)例會(huì)秩序和辦公環(huán)境,關(guān)閉通訊工具,加快會(huì)議進(jìn)程,避免中途退場(chǎng)、接聽電話或其它干擾。
3、對(duì)于會(huì)議上達(dá)成決議的要求和總經(jīng)理下達(dá)的工作指令,各部門未能按時(shí)按要求貫徹、落實(shí)和傳達(dá),將追究部門負(fù)責(zé)人工作失職責(zé)任。
五、本制度自公布之日起執(zhí)行。
簽署人:zz物業(yè)管理有限公司
第4篇 物業(yè)管理公司行政辦公制度格式怎樣的
物業(yè)管理公司行政辦公制度總則
第一條為規(guī)范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協(xié)調(diào)地運(yùn)作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規(guī)定,行政辦事制度,會(huì)議制度,請(qǐng)示、報(bào)告制度四項(xiàng)主要內(nèi)容。
第三條公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協(xié)調(diào)和信息反饋。
第一章公文處理規(guī)定
第四條公文是貫徹黨和國(guó)家方針、政策,貫徹上級(jí)指示精神,發(fā)布規(guī)章制度,實(shí)施經(jīng)營(yíng)決策,下達(dá)工作任務(wù)等各項(xiàng)管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負(fù)責(zé)撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導(dǎo)監(jiān)督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排;
(二)指示--用于對(duì)下級(jí)單位布置工作,闡明指導(dǎo)原則;
(三)公告--用于向公司內(nèi)外宣布重大事項(xiàng);
(四)通告--用于在一定范圍內(nèi)公布各單位及員工應(yīng)當(dāng)遵守的或需要知道的事項(xiàng);
(五)會(huì)議紀(jì)要--用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng);
(六)通知--用于傳達(dá)上級(jí)批示、要求下級(jí)辦理或知道的事項(xiàng);
批轉(zhuǎn)下級(jí)公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)以及不相隸屬單位的公文;
發(fā)布規(guī)章;
任免和聘用管理人員。
(七)通報(bào)--用于對(duì)人和事的表?yè)P(yáng)或批評(píng);
傳達(dá)重要精神或情況;
(八)請(qǐng)示--用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);
(九)報(bào)告--用于向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見和建議,答復(fù)上級(jí)詢問;
(十)批復(fù)--用于答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng);
(十一)總結(jié)--用于向上級(jí)做綜合性的全面工作匯報(bào);
(十二)計(jì)劃--用于對(duì)今后工作做出全面安排;
(十三)簽報(bào)--用于各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作;
(十四)函--用于不相隸屬關(guān)系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題;
(十五)復(fù)函--用于回復(fù)來函。
第七條公文格式包括下述內(nèi)容:主辦單位、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、核稿、擬稿人、會(huì)簽、標(biāo)題、正文、發(fā)文單位及印章、主送對(duì)象、呈報(bào)、抄送(報(bào))對(duì)象、發(fā)送對(duì)象、 、發(fā)文字號(hào)、打印份數(shù)、校對(duì)、簽發(fā)、主題詞、發(fā)文時(shí)間、密級(jí)、緊急程度等。
(一)公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容,并標(biāo)明公文種類;
(二)發(fā)文字號(hào),一般包括單位代字、年號(hào)、序號(hào)。
聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào);
(三)發(fā)文單位、主送單位應(yīng)落全稱;
(四)除會(huì)議紀(jì)要外的公文,一律加蓋與發(fā)文單位相一致的印章;
(五)密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明a級(jí)(絕密)、b級(jí)(機(jī)密)、c級(jí)(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明特急、急、平急字樣;
(七)公文如有 ,應(yīng)在正文之后,發(fā)文單位名稱之前,注明 的順序和名稱;
(八)呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送:呈報(bào),為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須呈達(dá)的上級(jí)主管單位;
主送,為文件內(nèi)容的執(zhí)行對(duì)象或必須送達(dá)的對(duì)象;
抄報(bào),為需要了解文件內(nèi)容的上級(jí)主管單位;
抄送,為需要了解文件內(nèi)容的本單位領(lǐng)導(dǎo)、同級(jí)單位;
發(fā)送,為需要了解文件內(nèi)容的下級(jí)單位。
向上級(jí)請(qǐng)示的公文,一般只寫一個(gè)呈報(bào)單位,如果需同時(shí)報(bào)知另一上級(jí)單位,可用抄報(bào)的形式;
(九)發(fā)文時(shí)間應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn);
聯(lián)合發(fā)文,以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間為準(zhǔn)。
(十)公文應(yīng)標(biāo)明簽發(fā)人,簽發(fā)人為主簽發(fā)人;
(十一)公文用紙為a4型,左側(cè)裝訂;
(十二)對(duì)外行文的字體要求:
1、發(fā)文字號(hào)為四號(hào)宋體加粗;2、標(biāo)題為小二號(hào)宋體加粗;3、發(fā)文對(duì)象為四號(hào)宋體加粗;
4、正文為四號(hào)宋體;
5、呈報(bào)、主送、抄報(bào)、抄送、發(fā)送對(duì)象為四號(hào)宋體;
6、主題詞為四號(hào)黑體加粗。
第八條發(fā)文字號(hào)具體規(guī)定:公司及各部門發(fā)文字號(hào)為:
1、物業(yè)管理有限公司物業(yè)(寧)字[年號(hào)]號(hào);2、公司行政與人力資源部物業(yè)(寧)行人字[年號(hào)]號(hào);3、公司財(cái)務(wù)部物業(yè)(寧)財(cái)字[年號(hào)]號(hào);
4、公司品質(zhì)培訓(xùn)部物業(yè)(寧)品培字[年號(hào)]號(hào);
5、公司市場(chǎng)發(fā)展部物業(yè)(寧)市場(chǎng)字[年號(hào)]號(hào)。
6、公司工程管理部物業(yè)(寧)工程字[年號(hào)]號(hào)
第九條行文關(guān)系和規(guī)則:
(一)各管理中心(處)的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍確定,在權(quán)限范圍內(nèi)可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級(jí)行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。
如確需請(qǐng)示公司總部或以上單位,應(yīng)由各管理中心(處)擬稿,經(jīng)公司行政與人力資源部審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋公司印章、呈報(bào);
(四)各管理中心(處)呈報(bào)公司的文件,統(tǒng)一報(bào)送至行政與人力資源部,報(bào)送一份即可,由公司行政與人力資源部根據(jù)需要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門送閱;
(五)除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人;
各管理中心(處)不得以單位負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向公司或公司領(lǐng)導(dǎo)呈報(bào)需公司審批的文件;
(六)報(bào)告、紀(jì)要類公文中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng);
(七)所有公文原則上統(tǒng)一由公司行政與人力資源部收發(fā)、登記、簽轉(zhuǎn);
緊急、特殊情況可直接由領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達(dá)、貫徹上級(jí)指示精神、決定;
向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告;
頒發(fā)公司規(guī)范性文件;
發(fā)布具有全局性指導(dǎo)意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理簽發(fā),并由行政與人力資源部統(tǒng)一編字號(hào)、印發(fā)。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序?yàn)槭瘴某绦蚝桶l(fā)文程序。
收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;
發(fā)文程序包括擬稿、審稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)、打印、校對(duì)、登記、封發(fā)和存檔等;
(二)公司收文要統(tǒng)一制作《來文閱辦表》,發(fā)文首頁(yè)統(tǒng)一制作《發(fā)文稿紙》,傳真使用統(tǒng)一的《圖文傳真》,部門簽報(bào)統(tǒng)一使用《文件會(huì)簽單》;
(三)公司字發(fā)文應(yīng)由總經(jīng)理簽發(fā);
部門發(fā)文,可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā);
一般性行政事務(wù)公文可由公司行政與人力資源部經(jīng)理簽發(fā);
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽。
如果意見不一致時(shí),應(yīng)在公文會(huì)簽中如實(shí)反映;
(五)撰寫公文應(yīng)注意事項(xiàng):
1、符合黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令及上級(jí)單位的規(guī)定;2、內(nèi)容詳實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉、條理清晰、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確;3、公文中的人名、地點(diǎn)、數(shù)字要準(zhǔn)確,引用公文要注明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文字號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間;
4、公文中的數(shù)字,應(yīng)盡量使用阿拉伯?dāng)?shù)字;
5、發(fā)文時(shí)間使用中文數(shù)字標(biāo)識(shí);
6、請(qǐng)示問題應(yīng)一文一事。
(六)公文受理應(yīng)注意事項(xiàng):
1、凡需兩個(gè)以上部門會(huì)簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關(guān)部門會(huì)簽辦理;2、各部門報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的公文,除機(jī)密公文外須經(jīng)行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)各分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;3、各管理中心(處)報(bào)公司的公文,應(yīng)報(bào)公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據(jù)公文內(nèi)容簽轉(zhuǎn)涉及到的各部門,由各部門在職權(quán)范圍內(nèi)處理。
若需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示;
4、機(jī)密公文由送文單位直接送分管領(lǐng)導(dǎo)審閱、批示。
(七)公司字發(fā)文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關(guān)工作:
1、是否需要行文;2、行文是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、明了、完整;3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經(jīng)過充分協(xié)商;
4、行文的格式、關(guān)系、內(nèi)容、處理程序等是否符合本規(guī)定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應(yīng)根據(jù)文書立卷要求,整理公文原稿及有關(guān)資料,依據(jù)公文的等級(jí)送交公司行政與人力資源部或本部門相關(guān)人員分類存檔。
個(gè)人未經(jīng)許可,不得私自保存應(yīng)存檔的公文;2、對(duì)于沒有存檔價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀。
機(jī)密公文的銷毀,應(yīng)有行政與人力資源部專人監(jiān)督,并進(jìn)行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對(duì)行政辦事的要求是優(yōu)質(zhì)、高效、有序、協(xié)調(diào)及過程受控,各級(jí)人員必須依照職責(zé)權(quán)限,各司其職、各負(fù)其責(zé)。
第十二條公司行政辦事規(guī)則:
(一)對(duì)于職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)的事項(xiàng),必須認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)辦理,不得推諉、積壓;
(二)對(duì)于超越職責(zé)權(quán)限范圍的事項(xiàng),必須遵循工作程序逐級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告,一般不得越級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告或擅自越權(quán)行事;
(三)對(duì)于跨部門事項(xiàng),主辦部門須主動(dòng)與相關(guān)部門協(xié)商辦理,相關(guān)部門要積極配合。
意見不一致時(shí),主辦部門須向上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào),由上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。
各部門均不得未經(jīng)協(xié)調(diào)一致而擅自行事,否則,上級(jí)分管領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)責(zé)令糾正或追究責(zé)任;
(四)對(duì)于不適合部門辦理的事項(xiàng),必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對(duì)于重大突發(fā)事件及處置意見,情況緊急時(shí),可直接向公司領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告,但事后要向被超越的主管上級(jí)報(bào)告;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦或需要保密的事項(xiàng)以及發(fā)現(xiàn)損害公司利益、公司聲譽(yù)的行為,可直接向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)在涉及財(cái)務(wù)、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執(zhí)行依據(jù);
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。
若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關(guān)資料,在辦理完畢后存檔備考;
若以公文形式辦理,則轉(zhuǎn)入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時(shí)限要求:
1、以公司名義的收、發(fā)文,均由公司行政與人力資源部進(jìn)行登記,派專人監(jiān)督,須做到事事有回復(fù);2、有具體時(shí)限要求的事項(xiàng),按時(shí)限回復(fù);3、凡屬公司級(jí)各類文件及上級(jí)來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負(fù)責(zé)人做處理意見,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo),再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,傳閱相關(guān)職能部門;
4、公司來文須當(dāng)日批轉(zhuǎn),行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監(jiān)督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時(shí)指定匯報(bào)時(shí)限;
5、公司發(fā)文,行政與人力資源部秘書填寫《發(fā)文稿紙》后,交由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),并于當(dāng)日送達(dá)收文單位;
6、急事急辦,第一時(shí)間處理標(biāo)注特急、急的事項(xiàng);
7、平急事項(xiàng),從接受之日起三個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
8、涉及到技術(shù)性問題的事項(xiàng),從接受之日起十個(gè)工作日內(nèi)回復(fù);
9、如工作需要限定完成時(shí)間,在交辦工作時(shí)即應(yīng)做出明確規(guī)定;
不能按時(shí)限完成或回復(fù)的事情,必須向相關(guān)方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項(xiàng)和閱知事項(xiàng)。
(一)辦理事項(xiàng)為上級(jí)指示、下級(jí)請(qǐng)示及與有關(guān)單位商洽的事項(xiàng);
(二)閱知事項(xiàng)為上級(jí)通報(bào)、下級(jí)報(bào)告及各類簡(jiǎn)報(bào)、信息等。
第十六條辦理事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司辦理事項(xiàng)進(jìn)行登記,并依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的分工和各部門的職責(zé)范圍,提出批辦意見后,簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門主辦或直接簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)批示;
(二)主辦部門:
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限范圍辦理;2、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示或會(huì)議決定辦理;3、必要時(shí)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告。
(三)公司分管領(lǐng)導(dǎo)
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;2、必要時(shí)向其他分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào);3、必要時(shí)召開專題會(huì)議研究決定;
4、必要時(shí)向總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告;
5、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
(四)總經(jīng)理
1、依據(jù)職責(zé)權(quán)限批示;2、必要時(shí)提交經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)研究決定;3、必要時(shí)按行文程序向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告。
第十七條閱知事項(xiàng)的工作程序:
(一)行政與人力資源部對(duì)公司閱知事項(xiàng)進(jìn)行登記,并簽轉(zhuǎn)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經(jīng)理或分管總經(jīng)理助理認(rèn)為有必要時(shí),由行政與人力資源部簽轉(zhuǎn)相關(guān)部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領(lǐng)導(dǎo)閱知事項(xiàng)的信息、簡(jiǎn)報(bào)等可先報(bào)行政與人力資源部轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知;
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)閱知事項(xiàng)如有批示的,由行政與人力資源部及時(shí)反饋給相關(guān)部門及各管理中心(處)。
第三章會(huì)議制度
第十八條行政會(huì)議是實(shí)施企業(yè)管理的重要行政辦公手段之一,公司對(duì)會(huì)議要求精簡(jiǎn)、實(shí)效、控制數(shù)量、提高質(zhì)量。
會(huì)議議題要提前擬定并發(fā)出通知,與會(huì)者須認(rèn)真準(zhǔn)備。
會(huì)議決議以會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。
經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)的會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理,專題會(huì)會(huì)議紀(jì)要解釋權(quán)歸主持專題會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)。
第十九條公司會(huì)議有經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、年度工作會(huì)議、專題會(huì)議。
公司各部門可根據(jù)本部門實(shí)際工作需要自行決定召開部門會(huì)議。
(一)總經(jīng)理辦公會(huì)
1、總經(jīng)理辦公會(huì)是公司經(jīng)營(yíng)決策層貫徹上級(jí)指示,研究、分析、確定公司重大經(jīng)營(yíng)行為,決定公司重大事項(xiàng)等的高層領(lǐng)導(dǎo)行政會(huì)議;2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,公司經(jīng)營(yíng)班子成員參加,可以根據(jù)會(huì)議內(nèi)容邀請(qǐng)上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)參加或安排有關(guān)人員列席會(huì)議;3、總經(jīng)理辦公會(huì)原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時(shí)召開。
會(huì)議議題由行政與人力資源部征求公司經(jīng)營(yíng)班子成員意見后確定,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
4、總經(jīng)理辦公會(huì)的主要內(nèi)容:貫徹落實(shí)經(jīng)營(yíng)班子辦公會(huì)形成的關(guān)于公司整體發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的重大決策;
聽取各部門在經(jīng)營(yíng)、管理、發(fā)展等工作的匯報(bào)并就遇到的重大問題提出處理意見;
分析公司部門經(jīng)理以上人員和管理中心(處)領(lǐng)導(dǎo)成員的工作能力、水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)并做相應(yīng)調(diào)整等主要經(jīng)營(yíng)管理工作的行政例會(huì);2、總經(jīng)理辦公會(huì)由總經(jīng)理主持,總經(jīng)理因事可延期舉行或委托公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持召開;3、總經(jīng)理辦公會(huì)由經(jīng)營(yíng)班子成員、各部門負(fù)責(zé)人參加,如會(huì)議內(nèi)容涉及相關(guān)單位,總經(jīng)理可臨時(shí)決定列席人員;
4、總經(jīng)理辦公會(huì)由行政與人力資源部征求與會(huì)公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門意見后確定會(huì)議議題,負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(二)項(xiàng)目辦公例會(huì)
1、項(xiàng)目辦公例會(huì)于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負(fù)責(zé)人參加。
2、項(xiàng)目辦公例會(huì)內(nèi)容同二十五條第二款月報(bào)內(nèi)容。
(三)年度工作會(huì)議
1、年度工作會(huì)議是公司總結(jié)上年度工作、制定下年度工作計(jì)劃、與各管理中心(處)簽訂經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)責(zé)任書、交流工作經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)的年度大會(huì),原則上于每年三月初召開(總部年度工作會(huì)議召開后進(jìn)行);2、年度工作會(huì)議由公司經(jīng)營(yíng)班子成員、公司部門經(jīng)理、管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員參加;3、年度工作會(huì)議由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)籌備,有關(guān)部門和管理中心(處)協(xié)助相關(guān)工作。
會(huì)議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關(guān)方面意見后提出,并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理審定;
4、公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄,形成會(huì)議紀(jì)要。
(四)專題會(huì)
1、專題會(huì)議是公司研究決定經(jīng)營(yíng)管理中具體事項(xiàng)、解決具體問題的專門會(huì)議;2、專題會(huì)議由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定召開并主持,參加會(huì)議的成員由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)自行確定;3、專題會(huì)議要研究的內(nèi)容由會(huì)議所討論專題的主要負(fù)責(zé)部門準(zhǔn)備,并報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)審定。
會(huì)議文件、所需資料、會(huì)議記錄、形成會(huì)議紀(jì)要等工作亦由主責(zé)部門負(fù)責(zé)。
會(huì)議紀(jì)要形成后報(bào)主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),報(bào)備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要,須在會(huì)議結(jié)束后四個(gè)小時(shí)內(nèi)做出。
行政與人力資源部要做好會(huì)議紀(jì)要中各項(xiàng)工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請(qǐng)示、報(bào)告制度第二十一條請(qǐng)示、報(bào)告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項(xiàng)工作中,必須嚴(yán)格遵守請(qǐng)示、報(bào)告制度。
請(qǐng)示、報(bào)告的基本要求是及時(shí)、準(zhǔn)確、觀點(diǎn)明確、文字簡(jiǎn)潔。
請(qǐng)示、報(bào)告一般采取簽報(bào)或編號(hào)文件的方式。
第二十二條請(qǐng)示是指下級(jí)單位向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是超越職權(quán)和職責(zé)范圍的事項(xiàng)都應(yīng)按規(guī)定請(qǐng)示;
報(bào)告是指下級(jí)單位按照要求向上級(jí)單位報(bào)告工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)單位的詢問,不需要上級(jí)單位做出指示、批準(zhǔn)的辦事程序,凡是重要工作和事項(xiàng),都應(yīng)按規(guī)定報(bào)告。
第二十三條下列事項(xiàng)必須請(qǐng)示、報(bào)告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開展、合同協(xié)議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對(duì)外新聞發(fā)布、公關(guān)外事活動(dòng)以及對(duì)相關(guān)人員的邀請(qǐng);
(五)公司重大活動(dòng)安排以及需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調(diào)動(dòng)、干部違紀(jì)的調(diào)查處理等;
(七)公司各部門經(jīng)理及管理中心(處)負(fù)責(zé)人以上人員出差、公司出國(guó);
(八)重大突發(fā)事件及事故。
第二十四條請(qǐng)示、報(bào)告的工作程序
(一)對(duì)于第二十三條第一、第二款有關(guān)內(nèi)容,凡是需要向公司總經(jīng)理請(qǐng)示、報(bào)告的,由有關(guān)部門起草簽報(bào),經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經(jīng)理簽署,以公司名義上報(bào);
公司需向上級(jí)單位請(qǐng)示、報(bào)告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經(jīng)公司行政與人力資源部核稿后,呈總經(jīng)理簽發(fā),以公司名義上報(bào),重要的請(qǐng)示報(bào)告文件要經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。
(二)對(duì)于第二十三條第三款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草簽發(fā),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理中心(處)總經(jīng)理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)對(duì)于第二十三條第四、第五款有關(guān)內(nèi)容,由主辦部門起草,經(jīng)公司或管理中心(處)總經(jīng)理簽字后報(bào)上級(jí)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
(四)對(duì)于第二十三條第六款有關(guān)內(nèi)容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對(duì)于第二十三條第七款有關(guān)內(nèi)容,必須提前逐級(jí)請(qǐng)示和經(jīng)過批準(zhǔn)。
領(lǐng)導(dǎo)干部出差、出國(guó)要統(tǒng)籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經(jīng)營(yíng)班子成員主持日常工作。
凡是涉及公司重大事項(xiàng)的出差、出國(guó),人員返回后六個(gè)工作日內(nèi)要向批準(zhǔn)人提交書面報(bào)告。
(六)對(duì)于第二十三條第八款有關(guān)內(nèi)容,必須立即請(qǐng)示、報(bào)告。
另在當(dāng)月或當(dāng)季的報(bào)告中要有所體現(xiàn)。
第二十五條公司日常工作報(bào)告制度
(一)公司向上級(jí)單位的日常工作報(bào)告,除必須報(bào)告第二十三條規(guī)定的事項(xiàng)外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級(jí)單位報(bào)告,并可根據(jù)上級(jí)單位要求隨時(shí)上報(bào)或調(diào)整上報(bào):
1、月報(bào),即經(jīng)營(yíng)情況月報(bào)表,報(bào)告公司各部門、管理中心(處)當(dāng)月主要經(jīng)營(yíng)管理情況及財(cái)務(wù)月報(bào)表,下月的工作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)與支持的內(nèi)容。
由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報(bào)表,報(bào)批公司總經(jīng)理后于下月五日前報(bào)上級(jí)單位(或按總部要求時(shí)間報(bào));2、各部門、管理中心(處)半年述職報(bào)告,結(jié)合財(cái)務(wù)主要指標(biāo),對(duì)重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行分析、總結(jié),報(bào)告前兩個(gè)季度的主要工作情況和六月份財(cái)務(wù)月報(bào)表,以及下半年的工作計(jì)劃,需上級(jí)單位協(xié)調(diào)及支持的內(nèi)容等。
由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報(bào)告,原則上于七月五日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間(或按總部要求時(shí)間報(bào));3、公司總經(jīng)理年度工作報(bào)告,即全年工作報(bào)告,由公司總經(jīng)理報(bào)告本年度主要工作情況、全年經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及主要財(cái)務(wù)指標(biāo)的說明及分析、下年度工作計(jì)劃及需上級(jí)單位協(xié)調(diào)支持的內(nèi)容等,于下年度一月十日前上報(bào),或根據(jù)上級(jí)單位要求調(diào)整上報(bào)時(shí)間。
第二十六條請(qǐng)示、報(bào)告規(guī)則及時(shí)限
(一)凡請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng),在時(shí)間允許的情況下,都應(yīng)有正式書面文件。
特殊、緊急情況,可先電話請(qǐng)示,得到批準(zhǔn)后要填寫《電話請(qǐng)示單》,事后將《電話請(qǐng)示單》傳真給報(bào)批領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn),并補(bǔ)辦相應(yīng)的公文辦公程序;
較急情況下可發(fā)傳真請(qǐng)示,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)傳真批示認(rèn)可后再實(shí)施;
(二)日常事項(xiàng)的行文報(bào)批,一般在三個(gè)工作日之內(nèi)批復(fù);
緊急事項(xiàng)的批復(fù)一般不多于二個(gè)工作日;
特殊情況不能及時(shí)批復(fù)的,要向請(qǐng)示單位(部門)說明原因。
(二)請(qǐng)示、報(bào)告時(shí),各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對(duì)請(qǐng)示、報(bào)告事項(xiàng)提出意見或建議,必要時(shí)應(yīng)附相關(guān)資料,便于上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)做出決策。
涉及到有關(guān)方面的,要有會(huì)簽意見;
(三)請(qǐng)示應(yīng)盡量提前,以便上級(jí)單位有較充裕的時(shí)間研究討論。
在請(qǐng)示未正式批復(fù)之前,不得擅自執(zhí)行請(qǐng)示的有關(guān)內(nèi)容;
(四)報(bào)告要準(zhǔn)時(shí),公司及各管理中心(處)要按日常報(bào)告制度中規(guī)定的時(shí)限,如期報(bào)告。
各部門及管理中心(處)的工作報(bào)告由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督和催辦。
第五章附則第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第二十九條本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
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