記錄文件管理制度5篇

記錄文件管理制度，是企業(yè)管理中不可或缺的一部分，它涉及到企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的各類文檔、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等信息的收集、整理、存儲(chǔ)和使用。這一制度旨在確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和有效性，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，同時(shí)也是法規(guī)遵從和風(fēng)險(xiǎn)管理的重要手段。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的類別，如財(cái)務(wù)文件、人力資源文件、項(xiàng)目文件等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 文件創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的制作流程，包括草擬、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布等環(huán)節(jié)，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確無誤。

3. 文件存儲(chǔ)與保管：確定文件的存儲(chǔ)介質(zhì)，如紙質(zhì)、電子等形式，以及相應(yīng)的保存期限和存檔方式。

4. 文件使用與借閱：建立文件使用權(quán)限制度，規(guī)范文件的查閱、復(fù)制和傳遞行為，防止信息泄露。

5. 文件變更與廢棄：規(guī)定文件更新、修訂的程序，以及過期或無效文件的處理方法。

6. 文件安全與保密：實(shí)施信息安全措施，包括訪問控制、備份恢復(fù)、防病毒等，保障文件的安全性。

7. 文件審計(jì)與監(jiān)控：定期進(jìn)行文件管理審計(jì)，監(jiān)控文件管理制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。

重要性

記錄文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 提升效率：規(guī)范化的文件管理能提高工作效率，減少因找不到文件或文件版本混亂帶來的困擾。

2. 保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3. 促進(jìn)溝通：統(tǒng)一的文件格式和流程，有利于各部門間的溝通協(xié)調(diào)，降低誤解。

4. 保護(hù)知識(shí)資產(chǎn)：有效管理和利用企業(yè)的知識(shí)資源，防止重要信息的流失。

5. 支持決策：提供準(zhǔn)確、全面的信息，為管理層的決策提供有力支持。

方案

1. 制定詳細(xì)的文件管理政策：結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定詳盡的文件管理政策，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和操作流程。

2. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期組織員工培訓(xùn)，使全員了解并遵守文件管理制度，提高員工的文件管理意識(shí)。

3. 引入技術(shù)工具：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)和檢索，減輕人工負(fù)擔(dān)。

4. 定期審查與改進(jìn)：定期評(píng)估文件管理制度的執(zhí)行效果，根據(jù)反饋和變化及時(shí)調(diào)整優(yōu)化。

5. 建立獎(jiǎng)懲機(jī)制：對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行文件管理制度的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)定的進(jìn)行必要的處罰，以強(qiáng)化制度的權(quán)威性。

通過上述方案的實(shí)施，企業(yè)可以構(gòu)建起一套高效、安全、合規(guī)的記錄文件管理制度，從而提升整體運(yùn)營(yíng)效能，保障企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

記錄文件管理制度范文

第1篇 文件記錄和檔案管理制度

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、 公司的經(jīng)營(yíng)管理檔案管理由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到：

① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

第2篇 文件和記錄安全管理制度

由于工程建設(shè)文件和記錄等資料多,且都為易燃品,為了確保工程建設(shè)資料及管理人員人身安全,做好資料室的防火防盜工作,制定本制度。

1、資料室要確定專人負(fù)責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作,并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可,其它人員不得進(jìn)入。

2、借閱資料必須取得資料管理員的同意,必須辦理借閱登記手續(xù),按期歸還。

3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火,嚴(yán)禁吸煙。

4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線路,定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。

5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施,定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。

6、工作人員離開資料室時(shí),要鎖好門窗,切斷室內(nèi)一切電源。

7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊,室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖,以及緊急出口示意圖。

9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。

第3篇 特種設(shè)備文件和記錄管理制度

1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。

2文件管理

2.1職責(zé)

2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。

2.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識(shí)、對(duì)特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級(jí)文件。

2.1.3特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。

2.1.4設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)操作規(guī)程的編制。

2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級(jí)文件管理

2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載；書店購買；政府部門或相關(guān)方等獲取。

2.2.2對(duì)于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識(shí)別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)通知到相關(guān)部門。

2.2.3對(duì)于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對(duì)其施加影響的方式進(jìn)行傳達(dá)，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。

2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號(hào)、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時(shí)，由特種設(shè)備安管理部門及時(shí)識(shí)別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負(fù)責(zé)通知到相關(guān)部門。

2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負(fù)責(zé)組織編寫，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。

2.4特種設(shè)備管理負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件歸檔，檔案室負(fù)責(zé)發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

2.6文件更改由文件更改申請(qǐng)部門提出申請(qǐng)，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改

2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機(jī)關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請(qǐng)示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。

3記錄管理

3.1管理職責(zé)

3.1.1特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實(shí)施政府部門制定的記錄；負(fù)責(zé)檢驗(yàn)、檢測(cè)單位出具的檢驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

3.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)記錄的格式設(shè)計(jì)；使用部門本部門負(fù)責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。

3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

3.3記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項(xiàng)目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

第4篇 特種設(shè)備文件記錄管理制度

1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄,確保文件和記錄規(guī)范管理,制定本制度。

2文件管理

2.1職責(zé)

2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負(fù)責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。

2.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制;審核操作規(guī)程;獲取、辨識(shí)、對(duì)特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級(jí)文件。

2.1.3特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。

2.1.4設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)操作規(guī)程的編制。

2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級(jí)文件管理

2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取,可通過網(wǎng)上下載;書店購買;政府部門或相關(guān)方等獲取。

2.2.2對(duì)于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求,由特種設(shè)備安全管理部門識(shí)別其適用性,并由特種設(shè)備安全管理部門負(fù)責(zé)及時(shí)通知到相關(guān)部門。

2.2.3對(duì)于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求,由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對(duì)其施加影響的方式進(jìn)行傳達(dá),如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等,確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。

2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號(hào)、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時(shí),由特種設(shè)備安管理部門及時(shí)識(shí)別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求,并負(fù)責(zé)通知到相關(guān)部門。

2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)組織編寫,安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負(fù)責(zé)組織編寫,特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。

2.4特種設(shè)備管理負(fù)責(zé)特種設(shè)備文件歸檔,檔案室負(fù)責(zé)發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。

2.6文件更改由文件更改申請(qǐng)部門提出申請(qǐng),特種設(shè)備管理部門審核,安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改

2.7文件一般情況下,不允許外借,若因工作需要,如提供給顧問公司,政府機(jī)關(guān)或客戶等,由特種設(shè)備安全管理部門請(qǐng)示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。

3記錄管理

3.1管理職責(zé)

3.1.1特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實(shí)施政府部門制定的記錄;負(fù)責(zé)檢驗(yàn)、檢測(cè)單位出具的檢驗(yàn)、檢測(cè)報(bào)告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。

3.1.2特種設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)記錄的格式設(shè)計(jì);使用部門本部門負(fù)責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。

3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄,由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放,各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。

3.3記錄填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰,不可隨意涂改,若因某種原因不需要或沒必要填寫的項(xiàng)目,用斜杠“/”劃去,各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容,在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容,同時(shí)加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。

第5篇 特種設(shè)備相關(guān)文件記錄檔案管理制度

特種設(shè)備相關(guān)文件、記錄和檔案管理制度

特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作為設(shè)備管理提供資料,技術(shù)信息和考核的依據(jù),是管好設(shè)備的基礎(chǔ)工作,必須認(rèn)真做好。

1、有專人負(fù)責(zé)特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作。

2、特種設(shè)備要有安全技術(shù)檔案,并應(yīng)逐臺(tái)分別建檔(一機(jī)一檔),安全技術(shù)檔案應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

(1)特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;

(2)特種設(shè)備使用證、注冊(cè)登記表

(3)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)報(bào)告和定期自行檢查的記錄;

(4)特種設(shè)備的日常使用狀況記錄;

(5)特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;

(6)設(shè)備重大維修修、改造的有關(guān)技術(shù)文件;

(7)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

3、安全技術(shù)檔案必須齊、整潔、規(guī)格化,及時(shí)整理填寫。

4、公司檔案保管員負(fù)責(zé)保管和供應(yīng)公司圖紙、技術(shù)資料。

5、設(shè)備遷移或報(bào)廢,其檔案均隨設(shè)備調(diào)撥,設(shè)備報(bào)廢后,首先向質(zhì)監(jiān)部門辦理注銷手續(xù),然后檔案由公司檔案保管員封存。