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文件和管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，它涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的所有文檔管理、信息流通、決策流程和責(zé)任分配等方面。這一制度旨在確保信息的準(zhǔn)確無誤，提高工作效率，保障企業(yè)的合規(guī)運行。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：確立各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人力資源文件等，并為每類文件設(shè)定唯一的編碼，方便查找和歸檔。
2. 文件審批流程：明確文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布等環(huán)節(jié)的責(zé)任人及權(quán)限，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合法性。
3. 文件存儲與保密：規(guī)定文件的存儲方式，包括電子化和紙質(zhì)化，以及保密措施，防止信息泄露。
4. 文件更新與廢止：設(shè)立文件的修訂、更新和廢止機制，確保信息的時效性。
5. 文件使用與查閱：制定文件的使用規(guī)則，包括查閱權(quán)限、借閱流程等，保證文件的有效利用。
6. 溝通與報告：規(guī)定企業(yè)內(nèi)部溝通渠道，如會議、郵件、報告等，確保信息的及時傳遞。
7. 決策流程：明確重大事項的決策流程，包括提議、討論、投票和執(zhí)行等步驟。
重要性
文件和管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少因文件混亂導(dǎo)致的時間浪費，提升工作效率。
2. 保證質(zhì)量：規(guī)范化的審批流程能確保文件內(nèi)容的質(zhì)量，降低錯誤發(fā)生的可能性。
3. 保護信息安全：嚴(yán)格的文件管理有助于保護敏感信息，防止機密泄露。
4. 促進合規(guī)：符合法律法規(guī)要求的文件管理，有助于企業(yè)避免法律風(fēng)險。
5. 傳承知識：良好的文件存檔和更新機制，有利于企業(yè)知識的積累和傳承。
方案
1. 建立文件管理系統(tǒng)：引入數(shù)字化文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化存儲和快速檢索，提高文件管理的便捷性。
2. 培訓(xùn)與宣傳：定期組織文件管理制度的培訓(xùn)，強化員工的文件管理意識，確保制度的執(zhí)行。
3. 定期審計：設(shè)置文件管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
4. 制度修訂：根據(jù)企業(yè)發(fā)展和業(yè)務(wù)變化，定期評估和修訂文件管理制度，保持其適應(yīng)性。
5. 強化責(zé)任追究：對于違反文件管理制度的行為，應(yīng)有明確的處罰措施，以保證制度的權(quán)威性。
通過上述方案，我們旨在構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的文件和管理制度，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。
文件和管理制度范文
第1篇 特種設(shè)備文件和記錄管理制度
1為有效控制與公司特種設(shè)備有關(guān)的文件和記錄，確保文件和記錄規(guī)范管理，制定本制度。
2文件管理
2.1職責(zé)
2.1.1公司安全生產(chǎn)責(zé)任人負責(zé)審核特種設(shè)備管理自編文件。
2.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備的管理文件編制；審核操作規(guī)程；獲取、辨識、對特種設(shè)備的法律、法規(guī)、上級文件。
2.1.3特種設(shè)備管理部門負責(zé)特種設(shè)備文件登記工作。
2.1.4設(shè)備管理部門負責(zé)操作規(guī)程的編制。
2.2特種設(shè)備法律、法規(guī)和上級文件管理
2.2.1特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求的獲取，可通過網(wǎng)上下載；書店購買；政府部門或相關(guān)方等獲取。
2.2.2對于獲取回來的特種設(shè)備法律法規(guī)及其他要求，由特種設(shè)備安全管理部門識別其適用性，并由特種設(shè)備安全管理部門負責(zé)及時通知到相關(guān)部門。
2.2.3對于與相關(guān)方有關(guān)的法律法規(guī)和其他要求，由公司各相關(guān)方的歸口管理部門通過對其施加影響的方式進行傳達，如可以通過簽署安全協(xié)議、合同、傳真等，確保相關(guān)方向公司提供的設(shè)施、服務(wù)、貨物等符合這些有關(guān)的職業(yè)健康安全法律法規(guī)和其他要求的要求。
2.2.4當(dāng)公司特種設(shè)備型號、規(guī)格、使用條件、管理或法律法規(guī)及其他要求等發(fā)生變化時，由特種設(shè)備安管理部門及時識別獲取相關(guān)最新的適用的法律法規(guī)及其他要求，并負責(zé)通知到相關(guān)部門。
2.3公司制定的特種設(shè)備管理文件由特種設(shè)備管理部門負責(zé)組織編寫，安全生產(chǎn)責(zé)任人審核批準(zhǔn)。特種設(shè)備安全操作規(guī)程由設(shè)備部門或使用部門負責(zé)組織編寫，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)。
2.4特種設(shè)備管理負責(zé)特種設(shè)備文件歸檔，檔案室負責(zé)發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
2.5特種設(shè)備文件由設(shè)備管理部門負責(zé)保存于通風(fēng)防潮、防蛀的適宜地方。
2.6文件更改由文件更改申請部門提出申請，特種設(shè)備管理部門審核，安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改
2.7文件一般情況下，不允許外借，若因工作需要，如提供給顧問公司，政府機關(guān)或客戶等，由特種設(shè)備安全管理部門請示安全生產(chǎn)責(zé)任人批準(zhǔn)后方可外借。
3記錄管理
3.1管理職責(zé)
3.1.1特種設(shè)備管理部門負責(zé)監(jiān)督有關(guān)部門實施政府部門制定的記錄；負責(zé)檢驗、檢測單位出具的檢驗、檢測報告的整理、保存。監(jiān)督有關(guān)部門使用、整理、保存公司自行制定的記錄。
3.1.2特種設(shè)備管理部門負責(zé)記錄的格式設(shè)計；使用部門本部門負責(zé)記錄的整理、保存等。各部門自行編制的記錄應(yīng)交一份給特種設(shè)備管理部門備案。
3.2政府部門制定的記錄或特種設(shè)備安全管理部門制定的記錄，由特種設(shè)備安全管理部門發(fā)放，各相關(guān)部門簽收領(lǐng)用。
3.3記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不可隨意涂改，若因某種原因不需要或沒必要填寫的項目，用斜杠“/”劃去，各相關(guān)欄目負責(zé)人簽名必須完整不允許空白。若因筆誤或計算錯誤要修改原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，應(yīng)采用斜杠“/”劃去原始數(shù)據(jù)或內(nèi)容，在其旁邊寫上更改后的數(shù)據(jù)或內(nèi)容，同時加蓋或簽署更改人的印章或姓名及日期。
第2篇 安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度
為進一步加強本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。
一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負責(zé)，保證資料收集的及時、準(zhǔn)確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應(yīng)的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類：
1、責(zé)任書：承包合同、安全管理機構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負責(zé)人、副職負責(zé)人、安全負責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報：有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。
4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。
5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動情況資料。
7、機械、電氣等設(shè)備管理資料（含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險化學(xué)品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復(fù)印件）。
四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。
六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設(shè)有限公司
年 月 日
第3篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責(zé)管理，實習(xí)專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
第4篇 文件和檔案管理制度
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負責(zé)制定本制度,并負責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責(zé)本部門文件檔案的管理,并負責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應(yīng)層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架,科學(xué)排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責(zé)解釋,自發(fā)布之日起實施。
第5篇 總承包施工對工程的文件和資料管理規(guī)范
施工總承包對工程的文件和資料管理
總承包文件資料管理包括技術(shù)資料、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量檢測資料及項目管理資料的管理。其中技術(shù)資料、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量檢測資料由項目總工負責(zé),是保證整個工程保質(zhì)、按期順利完成的依據(jù),也是工程竣工驗收的必備資料。其中管理資料由項目經(jīng)理負責(zé),它是整個施工過程中施工管理的依據(jù),施工成果的證據(jù)。其所涉及的各種制度、影響施工的各種因素,與業(yè)主、監(jiān)理各分包之間聯(lián)系函都是關(guān)系整個工程極其重要的文件。
1主要內(nèi)容:
1) 圖紙(接收/下發(fā));
2) 業(yè)主指令、施工方的復(fù)函、圖紙會審記錄(土建、機電、裝飾接收/下發(fā));
3) 工程變更;
4) 重大技術(shù)方案的確認(rèn);
5) 工程洽談紀(jì)要;
6) 會議紀(jì)要;
7) 監(jiān)理批準(zhǔn)的方案審批表。
2施工技術(shù)資料的歸類
1) 材質(zhì)證明;
2) 材料試驗報告;
3) 施工記錄;
4) 預(yù)檢、隱蔽檢查記錄;
5) 基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收;
6) 施工組織設(shè)計;
7) 技術(shù)交底;
8) 質(zhì)量評定;
9) 竣工驗收資料。
3總承包和專業(yè)分包按照分級管理的原則進行文件和資料的管理?？偝邪略O(shè)資料室,專職負責(zé)文件、資料的收發(fā)、整理、管理及歸檔工作。
4各分包單位必須設(shè)專職資料員,專門負責(zé)資料的搜集、整理、報送、存檔工作。按照合肥市對文件技術(shù)資料存檔的要求及時整理歸檔。
5各分包單位必須按總承包規(guī)定的程序接收和報送文件、資料,否則,由此造成的一切后果,總承包均不負責(zé)。接收和報送程序規(guī)定如下:
1) 業(yè)主及監(jiān)理下發(fā)的各類文件由總承包資料員進行登記留底后須經(jīng)項目經(jīng)理或執(zhí)行經(jīng)理審閱后下發(fā)各有關(guān)單位。
2) 業(yè)主及監(jiān)理直接交給各專業(yè)分包的各類文件、資料,各專業(yè)分包在收到文件、資料之后的4小時內(nèi)必須到總承包資料室登記。
3) 各專業(yè)分包單位報送業(yè)主或監(jiān)理的各類文件如變更、報告、洽商、申請、簽證單等均需要由總承包專業(yè)工程師簽字并經(jīng)項目經(jīng)理審閱后,由總承包資料員登記存檔方可報送,否則總承包對此類文件不予承認(rèn)。
6業(yè)主、監(jiān)理、設(shè)計院下發(fā)的函件,經(jīng)總承包審閱后以工程通知單或總承包指令的形式轉(zhuǎn)發(fā)給各分包單位;分包單位必須根據(jù)通知及函件具體要求處理各項事務(wù)。
7總承包對分包單位的管理要求。對上報資料的意見、會議通知、會議記要等,將以工程通知單形式下達給各分包,分包必須根據(jù)其要求及時處理,將處理結(jié)果及時向總承包匯報。
8分包上報文件資料,必須一式四份,總承包將依據(jù)實際需要轉(zhuǎn)報業(yè)主、監(jiān)理審閱及存檔。
9分包對工程情況、圖紙問題、進度、安全、質(zhì)量等相關(guān)事宜,可以以工作報告形式上報總承包,總承包對該報告的意見將通知單或總承包指令的形式下發(fā)分包。
10分包單位需上報的資料包括:承包合同、重要設(shè)備的訂貨合同、材料、構(gòu)配件、設(shè)備報驗單,分部、分項工程報驗單,施工組織設(shè)計、施工方案、施工總進度計劃、季度進度計劃、月進度計劃、周進度計劃及依據(jù)合肥市有關(guān)規(guī)定和監(jiān)理工程師要求上報的有關(guān)資料。
11分包單位上報的有關(guān)資料應(yīng)按照合肥市現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)及文件整理規(guī)定執(zhí)行。
12分包單位自己收集整理有關(guān)工程竣工資料,總承包將不定期對資料進行抽查和考證、考評,不合格的資料分包商應(yīng)及時整改。在工程竣工前根據(jù)總承包要求上報,由總承包上交地方監(jiān)督站及有關(guān)部門。
技術(shù)資料管理流程見圖3.7.11-1。管理資料的管理流程見圖3.7.11-2。
第6篇 文件和記錄安全管理制度
由于工程建設(shè)文件和記錄等資料多,且都為易燃品,為了確保工程建設(shè)資料及管理人員人身安全,做好資料室的防火防盜工作,制定本制度。
1、資料室要確定專人負責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作,并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可,其它人員不得進入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意,必須辦理借閱登記手續(xù),按期歸還。
3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火,嚴(yán)禁吸煙。
4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線路,定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。
5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施,定期檢查并及時更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開資料室時,要鎖好門窗,切斷室內(nèi)一切電源。
7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊,室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖,以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。
第7篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
