物業(yè)公司文件管理制度是規(guī)范企業(yè)內部運作、保障業(yè)務流程有序進行的重要工具，它涵蓋了文件的產生、收集、整理、歸檔、利用和銷毀等全過程。具體來說，包括以下幾個核心部分：
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的定義、類型和編碼規(guī)則。
2. 文件的生成與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準和發(fā)布流程。
3. 文件存儲與管理：設定文件的存儲方式、期限和安全措施。
4. 文件檢索與利用：規(guī)定文件的查詢、借閱和復制手續(xù)。
5. 文件變更與更新：明確文件修訂、替換和廢止的程序。
6. 文件的保密與銷毀：規(guī)定敏感文件的保密級別和銷毀程序。
包括哪些方面
1. 管理體系：建立文件管理組織架構，明確各部門職責。
2. 制度建設：制定詳細的文件管理規(guī)章制度。
3. 技術支持：采用適當的it系統(tǒng)支持文件電子化管理。
4. 培訓與教育：定期對員工進行文件管理知識的培訓。
5. 監(jiān)督與審計：實施文件管理的內部審計，確保制度執(zhí)行的有效性。
6. 持續(xù)改進：根據業(yè)務變化和管理需求，不斷優(yōu)化文件管理制度。
重要性
物業(yè)公司文件管理制度的重要性不言而喻：
1. 提高效率：通過規(guī)范化的流程，減少文件處理的時間和精力浪費。
2. 保證質量：確保文件信息的準確性，防止因文件錯誤導致的決策失誤。
3. 法規(guī)遵從：符合相關法律法規(guī)要求，降低企業(yè)法律風險。
4. 保護信息：防止敏感信息泄露，保障公司利益。
5. 組織記憶：文件是公司歷史和知識的載體，有利于企業(yè)知識傳承。
方案
為建立有效的物業(yè)公司文件管理制度，以下是一些建議：
1. 制定詳細文件管理政策：明確文件分類標準，設定文件生命周期，建立審批流程。
2. 引入電子化管理系統(tǒng)：利用信息技術，實現文件的電子化存儲、檢索和共享。
3. 建立文件安全機制：設定訪問權限，加密存儲，定期備份，確保文件安全。
4. 培訓與考核：對員工進行文件管理培訓，納入績效考核，提升員工意識。
5. 定期審查：每年至少一次全面審查文件管理制度，根據實際情況進行調整。
6. 設立監(jiān)督機制：設立內部審計，對文件管理執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保制度落地。
通過上述方案的實施，物業(yè)公司文件管理制度將更加完善，助力企業(yè)高效、合規(guī)地運營。
物業(yè)公司文件管理制度范文
第1篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯網主頁介紹等。
第2篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1
b)未被質量體系引用的外來文件: 2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議: 3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標準性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第3篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯網主頁介紹等。
第4篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導書
物業(yè)公司作業(yè)指導書--文件、資料管理制度
1目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文
件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人:審核人:審批人:
第5篇 物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1b)未被質量體系引用的外來文件: 2c)與服務過程無關的合同協(xié)議: 3d)未被質量體系引用的法律法規(guī): 4e)行業(yè)標準性文件: 5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
-.-
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4 機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按
5.5.1 、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復制、破損和丟失
5.7.1 未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。
補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1 內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3.[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5[文件復印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
日期: 日期: 日期:
第6篇 物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內和對外文件,包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標志
公司標志在文件上端的最左邊,具體如下:
6.3文件編號的規(guī)則:
1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號
文件種類
發(fā)文部門
項目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內部工作聯系單w
項目物管處時代rma備忘錄m
嶺南rms會議紀要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財務部cw物管公司0
工程部gc項目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號 `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式___年_月_日,例如:二零零五年一月三十一日(以下簡稱為中文
文字日期)、或2005年1月31日(簡稱為中文式數字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對外的公文、信函、內部的備忘錄等正式文件,其最后落款的文件日期,統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內容提及到的日期,則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件),其正文內容提及的日期和文件的日期,則可選擇上述格式中的一種。
第7篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負責人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對,校對無誤方能復印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應該注明秘密字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負責發(fā)送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并向文件簽發(fā)人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后即時報送。
七、傳閱文件由辦公專人負責收回,對領導指示的文件,辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務中心的文件,有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復印、傳真,須經所在部門負責人簽字同意后才予辦理;部門負責人不在時,可經行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復印或用公司傳真機遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作,按時完成任務,保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料,應及時給有關部門、人員送發(fā),或及時通知有關人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念,不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復印、傳真的文件資料,應做好登記,并在月終作統(tǒng)計核算。屬業(yè)務部門的,由各部門承擔費用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護好打印設施設備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準,用請示。
(二)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,用報告。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節(jié)內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機關布置工作,闡明工作活動的指導原則,用指示。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應當遵守或周知的事項,用布告;向國內外宣布重大事件,用公告;在一定范圍內公布應當遵守或周知的事件,用通告。
(五)批復:答復請示事項,用批復。
(六)通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉下級的公文或轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用通知。
(七)通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用通報。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用決定;經過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用決議。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關主管部門請示批準等詢問和答復問題,用函。
(十)會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執(zhí)行的,用會議紀要。
(十一)合同:適用于各種合作關系,合作事項的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據司法部門規(guī)定程序實施。
2、宣傳海報、溫馨提示、簡報:主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號,副標題加粗,一般每面排38每行32個字。
(五)裝訂要求:左側裝訂,不掉頁。
(六)主要標題順序號:依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數序號:在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應注明份數和總頁數和順序編號。
(八)附件 :有附件的應標注清楚
(九)落款成文時間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標全;零寫為o,相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時間,如果落款頁沒有正文,應采取調整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
(十一)財務文書書寫按照財務管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項管理制度。
(二)內部行文要求規(guī)范嚴謹,宣傳語言應當生動活潑。
(三)內容應當符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實,準確反映信息。
第8篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導書
物業(yè)公司作業(yè)指導書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3 《質量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4 5工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:a)內行文、外行文:1b)未被質量體系引用的外來文件:2c)與服務過程無關的合同協(xié)議:3d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標準性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號-.-文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4 機密性文件的調用與借閱規(guī)定a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按
5.5.1、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1 未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。
補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1 內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日
第9篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯網主頁介紹等。
