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憑證管理制度是企業(yè)財務管理體系的核心組成部分，旨在確保財務數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為企業(yè)的決策提供可靠依據(jù)。它涵蓋了憑證的制作、審核、歸檔、查詢等多個環(huán)節(jié)，是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要一環(huán)。
包括哪些方面
1. 憑證編制規(guī)則：明確會計憑證的格式、內(nèi)容要求，規(guī)定何種經(jīng)濟業(yè)務需要開具憑證，以及如何編制。
2. 憑證審核流程：設定嚴格的審核標準，包括憑證的真實性、合規(guī)性、完整性等，明確各級審核人的責任。
3. 憑證保管：規(guī)定憑證的存儲方式、期限，以及如何進行安全防護。
4. 憑證查詢機制：設定查詢權限，規(guī)定查詢流程，保證信息的透明度和保密性。
5. 錯誤處理與更正：明確憑證錯誤的發(fā)現(xiàn)、報告和更正程序，防止錯誤影響財務報表的準確性。
重要性
憑證管理制度的重要性不言而喻。一方面，它能有效防止財務舞弊，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全；另一方面，它是企業(yè)對外報告財務狀況的基礎，有助于提升投資者和債權人對企業(yè)的信任。此外，良好的憑證管理還有助于提高工作效率，降低審計成本。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：明確每一步驟的具體操作，確保員工理解和遵循。
2. 培訓與教育：定期進行財務知識和憑證管理規(guī)定的培訓，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)。
3. 引入信息技術：利用erp系統(tǒng)自動化處理憑證，減少人為錯誤，提高效率。
4. 定期審計：內(nèi)部審計部門應定期檢查憑證管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工對制度提出改進建議，不斷完善和優(yōu)化憑證管理制度。
憑證管理制度的實施需要全體員工的配合和執(zhí)行，只有這樣，才能真正發(fā)揮其在財務管理中的作用，為企業(yè)的發(fā)展保駕護航。
憑證管理制度范文
第1篇 原始憑證管理制度(范例)
原始憑證管理制度
原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時所取得的最初書面證明,是會計事項發(fā)生的唯一合法證明,是會計核算的依據(jù)和基礎。為了保證原始憑證能夠正確地、及時地、清楚地反映各項經(jīng)濟業(yè)務的真實情況,,保證會計核算的質(zhì)量,特制定本制度。
一、原始憑證的填制必須符合下列要求:
1、原始憑證的各項內(nèi)容,必須根據(jù)實際情況詳盡地填寫齊全,不得遺漏,以確保原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務真實可靠,符合實際。原始憑證的其本內(nèi)容包括:原始憑證的名稱、填制憑證的日期、接受憑證單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務的主要內(nèi)容、經(jīng)濟業(yè)務事項的計量單位、規(guī)格、數(shù)量、單價和金額、填制憑證單位和接受憑證單位的有關人員的簽章、發(fā)票上應印有稅務專用章、行政事業(yè)單位按規(guī)定收取費用時,就使用財政部門統(tǒng)一印刷的收據(jù)。
2、從外單位取得的原始憑必須蓋有填制單位的公章。從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位負責人或其指定人員的簽名或蓋章。對外開出的原始憑證,必須加蓋本單位公章。
3、凡填有大寫和小寫金額的原始憑證,大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證必須有驗收證明。支付款項的原始憑證必須有收款單位和收款人的收款證明。
4、一式幾聯(lián)的原始憑證,應當注明各聯(lián)的用途,只能以一聯(lián)作為報銷憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編寫。作廢時應當加蓋“作廢“戳記”,連同存根一起保存,不得撕毀。
5、二級企業(yè)核算單位中,發(fā)生銷貨退回時,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款的,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。
6、職工公出借款憑據(jù),必須附在記帳憑證之后,收回借款時,應當另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
7、經(jīng)上級有關部門批準的經(jīng)濟業(yè)務,應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的,應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。
8、原始憑證要用藍色或黑色筆填寫,文字、數(shù)字書寫要規(guī)范。
9、原始憑證須根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務執(zhí)行情況或完成情況,按照規(guī)定時間及時填制,避免事后回憶填制造成差錯,貽誤工作。
10、原始憑證不得隨意涂改、刮擦、挖補。若填寫錯誤需要更正時,須劃線更正,即將寫錯的文字或數(shù)字,用紅線劃掉,再將正確的數(shù)字或文字寫在劃線部分的上方,并加蓋經(jīng)手人印章。
二、原始憑證的審核要求
1、進行原始憑證的政策性審核。審查原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務是否合理合法,有無違反規(guī)章制度和不按規(guī)定辦事的行為。
2、進行原始憑證的技術性審核。審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求。
三、原始記錄的管理
1、應進一步建立健全包括教學、科研、勞資、采購、運輸、財務成本、內(nèi)部結算等方面的原始記錄制度,統(tǒng)一各項記錄格式。傳遞路線,匯總方法和保管方法。填制方法要符合會計制度及內(nèi)部牽制制度的要求。原始憑證要能完整、準確反映經(jīng)濟活動。
2、健全財務核算資料體系,包括發(fā)票、收據(jù)、記帳憑證、工資表格、費用報銷、借款單據(jù)以及各種財務報表。
3、計算機原始資料錄入制度,包括人員管理,資料輸入與復核,資料備份等,確保計算機資料真實、準確、安全。
4、各原始記錄的填制人、審核人應當對填制、審核的原始記錄負責。
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第2篇 a醫(yī)院原始憑證管理制度
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1、所取得的原始憑證必須具備:憑證的名稱、填制日期和編號;接受憑證單位的名稱:業(yè)務內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額;填制單位的名稱和財務(會計)專用章;經(jīng)辦人員簽章。內(nèi)容必須真實、完整。
2、經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時,要及時取得或編制原始憑證。經(jīng)領導人、驗收人、經(jīng)辦人簽字后,及時送交財務部門。
3、從外單位取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人的簽名或蓋章。
4、凡填有大小寫金額的原始憑證,大小寫必須要一致。
5、購買實物的原始憑證,必須附有入庫驗收證明。
6、一式幾聯(lián)的原始憑證,必須注明各聯(lián)的用途,并且只能以一聯(lián)作為報銷憑證。
7、財務部門對原始憑證要認真進行審核。審核憑證對應的經(jīng)濟業(yè)務和內(nèi)容是否填寫齊全,數(shù)字計算是否正確。手續(xù)是否完備,書寫是否清晰。對違反財經(jīng)紀律和制度、內(nèi)容填寫不全、計算有誤、手續(xù)不完備、書寫不清楚的原始憑證,會計人員應拒絕付款、報銷或執(zhí)行。對于弄虛作假、營私舞弊,偽造涂改憑證等違法亂紀行為,要拒絕執(zhí)行并及時向有關單位報告。
8、原始憑證不得外借,其他單位確需借用時,經(jīng)單位領導和財務負責人批準,可以復制;向外單位提供的原始憑證復印件,應在專設的帳簿上進行登記,并由提供人員和接收人員共同簽名和蓋章。
9、對從外單位取得的原始憑證,遺失后,應當取得原開出單位蓋有公章的證明,注明原來憑證的號碼、金額等內(nèi)容,并由經(jīng)辦人簽名、單位領導和會計負責人批準后才能代作原始憑證。
10、原始憑證所記載的各項內(nèi)容不得涂改,隨意涂改的視為無效單據(jù),不予報銷。
11、會計人員要根據(jù)審核無誤的原始憑證填制記賬憑單,嚴肅認真、實事求是地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的真實情況,并做到計算正確、真實可靠。
第3篇 附三醫(yī)院有關記錄票據(jù)憑證管理制度
第三醫(yī)院有關記錄、票據(jù)和憑證管理制度
1.為加強醫(yī)院藥品購進記錄、票據(jù)和憑證管理,根據(jù)《藥品管理法》、《藥品管理法實施條例》、《山東省藥品使用質(zhì)量管理規(guī)范》、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》等法律法規(guī)和規(guī)章,制定本制度。
2.記錄是指與藥品有關的各種記錄,如購進藥品驗收記錄;藥品拆零記錄;麻醉、精神藥品相關記錄;處方等。票據(jù)和憑證指證明所使用藥品購進、銷售合法性的原始證明材料,包括發(fā)票、隨貨同行單據(jù)等。
3.各種記錄的內(nèi)容應真實、完整。
4.票據(jù)和憑證的索取:在購進藥品時,應當及時索取相應的藥品發(fā)票和隨貨同行單。發(fā)票應為統(tǒng)一增值稅發(fā)票(微機打印)且與隨貨同行聯(lián)及結算聯(lián)相一致。
5.票據(jù)和憑證的內(nèi)容:應標明供貨單位名稱、藥品名稱、規(guī)格、劑型、包裝數(shù)、包裝單位、數(shù)量、單價、金額、藥品批號、有效期、批準文號、生產(chǎn)廠家等。
6.票據(jù)和憑證的核對:藥庫保管人員每筆藥品入庫后要及時與發(fā)票認真核對,核對無誤后方可上報。
7.記錄、票據(jù)和憑證的儲存:藥品驗收記錄保存至超過藥品有效期1年,不得少于3年;麻醉、第一類精神藥品處方保存3年;毒藥、第二類精神藥品處方保存2年;普通藥品處方保存1年;麻醉、精神藥品消耗登記本保存3年;藥品拆零記錄保存1年。票據(jù)應當保存至超過藥品有效期1年,但不得少于3年。
第4篇 藥業(yè)公司有關記錄憑證管理制度
藥業(yè)公司有關記錄和憑證的管理制度
為保證質(zhì)量管理工作的規(guī)范性、可追溯性及完整性,根據(jù)gsp的相關規(guī)定,特制定本制度。
一、各種記錄和憑證的編制與設計
1、為保證規(guī)范性,經(jīng)營全過程的質(zhì)量活動記錄和與質(zhì)量活動有關的憑證,由公司質(zhì)量管理部統(tǒng)一編制與設計。
2、與質(zhì)量活動無關的記錄或憑證,由使用部門提出,經(jīng)公司分管領導審核后執(zhí)行。
二、記錄和憑證的印制
1、藥品經(jīng)營和質(zhì)量管理的有關記錄、憑證由行政人事部負責聯(lián)系印制。
2、財務管理相關的憑證由財務部或行政人事部負責聯(lián)系印制。
3、公司所有記錄、憑證,除行政人事部、財會部外,其他部門不得聯(lián)系印制。
4、記錄和憑證的印制應按經(jīng)審核的樣表式樣印制,不得任意改變。
三、領取及發(fā)放
1、公司下發(fā)的質(zhì)量管理工作文件,由各部門負責人領取,由行政人事部發(fā)放。
2、經(jīng)營過程的質(zhì)量活動記錄,由各部門指定人員統(tǒng)一領取,由行政人事部發(fā)放。
3、與財務管理相關的記錄、憑證,由各部門指定人員領取,由財務部負責發(fā)放。
4、與行政人事管理相關的一些記錄,由部門指定人員領取,由行政人事部發(fā)放
5、領取及發(fā)放應完善領用簽字手續(xù),并做好記錄。
四、記錄、憑證的書寫及使用
1、書寫
(1)各種記錄、憑證不得用鉛筆書寫,字跡應清楚,內(nèi)容真實完整。
(2)不得任意涂改,確實需要更改時,應在更改處蓋章或簽名。
(3)簽名必須填寫全名,不得只寫姓氏,蓋章應清晰易于辨認。
(4)按表格內(nèi)容填寫齊全,不得空格、漏頁,如無內(nèi)容填寫一律用“─”表示。
(5)財務管理所需的記錄、憑證按財務管理要求書寫。
2、使用
(1)各種記錄、表格、憑證應嚴格按要求使用,不亂用、不錯用。
(2)記錄、憑證可以為手寫,也可以為電腦打印。
(3)電腦系統(tǒng)中的與質(zhì)量活動有關的記錄、憑證,其格式應與公司設計的樣表相一致。
五、記錄、憑證的保管
1、各種記錄、表格不得任意撕毀,丟失或作它用。
2、各部門根據(jù)各記錄、表格、憑證的使用情況,可分月、分季或按年度成冊保管。成冊的記錄或憑證,應在封面注明部門、日期等。
3、由公司行政人事部或質(zhì)量管理部統(tǒng)一管理的記錄或表格、憑證,應全部交該兩部門存檔。
4、電子記錄必須完整,實行授權打開、操作、查閱、備份。
六、監(jiān)督檢查
行政人事部和質(zhì)量管理部應負責對各部門質(zhì)量活動記錄、憑證的使用情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)有問題或缺陷應及時糾正整改。
第5篇 _門店記錄和憑證管理制度
1、目的:為保證記錄數(shù)據(jù)的規(guī)范性、可追溯性及有效性
2、依據(jù):《藥品管理法》及《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》等法律、法規(guī),
3、適用范圍:門店經(jīng)營管理的過程。
4、責任:門店企業(yè)負責人負責實施本制度。
5、內(nèi)容:
5.1、門店分別對職責范圍內(nèi)的記錄、憑證的使用、保存及管理負責。
5.2、記錄、憑證由各崗位人員按工作職責及內(nèi)容規(guī)范填寫、整理,由企業(yè)負責人每年定期收集、整理,并按規(guī)定歸檔、保管。質(zhì)量記錄應字跡清晰,正確完整。不得用鉛筆、圓珠筆填寫,不得撕毀或任意涂改,需更改時應在旁邊填寫并簽章,具有真實性、規(guī)范性和可追溯性。
5.3、做好各種憑證、記錄、票據(jù)、證件等的收集整理保管保密工作。按其性質(zhì)分別(分永久、長期、短期)保存,但保存期不得少于5年。其復印、復制、出借、處理、銷毀,均應經(jīng)過負責人批準。
第6篇 門店記錄和憑證的管理制度
1、目的：為保證記錄數(shù)據(jù)的規(guī)范性、可追溯性及有效性
2、依據(jù)：《藥品管理法》及《藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范》等法律、法規(guī)，
3、適用范圍：門店經(jīng)營管理的過程。
4、責任：門店企業(yè)負責人負責實施本制度。
5、內(nèi)容：
5.1、門店分別對職責范圍內(nèi)的記錄、憑證的使用、保存及管理負責。
5.2、記錄、憑證由各崗位人員按工作職責及內(nèi)容規(guī)范填寫、整理，由企業(yè)負責人每年定期收集、整理，并按規(guī)定歸檔、保管。質(zhì)量記錄應字跡清晰，正確完整。不得用鉛筆、圓珠筆填寫，不得撕毀或任意涂改，需更改時應在旁邊填寫并簽章，具有真實性、規(guī)范性和可追溯性。
5.3、做好各種憑證、記錄、票據(jù)、證件等的收集整理保管保密工作。按其性質(zhì)分別（分永久、長期、短期）保存，但保存期不得少于5年。其復印、復制、出借、處理、銷毀，均應經(jīng)過負責人批準。
