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辦公器材管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部對辦公設備的管理和使用，確保資源的有效利用，提高工作效率，降低運營成本。本制度涵蓋了設備的采購、分配、使用、維護、報廢等多個環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
1. 設備采購：明確設備采購流程，包括需求提出、預算審批、供應商選擇、合同簽訂等步驟。
2. 設備分配：規(guī)定設備的分配原則，如根據(jù)員工職務、工作性質(zhì)進行合理分配。
3. 設備使用：設定設備使用規(guī)定，包括使用權(quán)限、日常維護、故障報告等。
4. 設備維護：制定定期保養(yǎng)計劃，確保設備正常運行，延長使用壽命。
5. 設備報廢：設立設備報廢標準，明確報廢流程，防止資源浪費。
重要性
辦公器材管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：規(guī)范的管理能確保設備高效運轉(zhuǎn)，減少因設備問題導致的工作延誤。
2. 節(jié)約成本：通過合理采購和有效維護，降低設備更換頻率，節(jié)約公司開支。
3. 保障安全：規(guī)范使用和維護能降低設備故障風險，保護員工安全。
4. 提升形象：統(tǒng)一的設備管理體現(xiàn)出公司的專業(yè)性和組織能力。
方案
1. 設備采購方案：由各部門提出設備需求，由采購部門進行市場調(diào)研，選擇性價比高的供應商，簽訂采購合同。采購過程中需確保符合公司預算及質(zhì)量要求。
2. 設備分配方案：根據(jù)員工職責和工作需要，由人事部門協(xié)同it部門進行設備分配，確保公平公正。
3. 設備使用方案：每位員工應嚴格按照設備使用手冊操作，不得私自拆卸或改動設備。遇到故障，應及時報修，避免擅自處理。
4. 設備維護方案：it部門應制定季度或半年度的設備保養(yǎng)計劃，包括清潔、檢查、更新軟件等，確保設備良好運行狀態(tài)。
5. 設備報廢方案：當設備達到使用年限或無法修復時，由it部門評估后提交報廢申請，經(jīng)財務部門審核后，按照規(guī)定流程進行報廢處理。
通過上述方案的實施，我們將構(gòu)建一個有序、高效的辦公器材管理體系，為公司的日常運營提供堅實的硬件支持。在此過程中，每位員工都需積極參與，共同維護好我們的辦公環(huán)境。
辦公器材管理制度范文
第1篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
(八)為了更好的管理本公司的電腦、復印機、電話和傳真機,特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。
未經(jīng)批準,不得挪作他用或借給他人使用。
嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設備安全。
使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。
2、定期維護:應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護,定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。
樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。
工作人員在下班或確認不再用機時,必須 電腦后方可離開。
多人共用一機的,除專人負責外,其他人亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。
4、電腦報修:發(fā)現(xiàn)異常情況時,應正確采取應急措施,并報告主管和公司行政人事部。
遇有電腦或網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障,應及時申報維修。
嚴禁擅自拆機、檢修。
外來技術(shù)人員進行維護工作時,須有電腦管理人員陪同或認可。
二、復印機使用管理
1、復印機一般應由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機復印。
世紀華府復印機使用管理由項目助理指定專人負責,復印使用時設置開機密碼。
2. 復印機僅供辦公使用,復印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3. 使用復印機前應先到負責人處填寫《復印機使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4. 所有需復印資料的人員使用復印機時應嚴格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。
當復印機出現(xiàn)異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復印本著勤儉節(jié)約的原則。
可以傳閱的文件以及用電腦傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復印張數(shù)為原則,盡量減少打印復印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費開支。
6. 復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質(zhì)量,印件清晰。
7. 若復印資料數(shù)量較多時,應先選擇復印1件,確認質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費紙張。
8. 合理利用使用完復印機復印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費和線路的占用時間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費用一律自理。
(4)傳真機收發(fā)傳真文件實行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機和關(guān)機以延長傳真機使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機,除關(guān)掉電源外,應將電話線插頭拔掉。
2、個人電話
(1) 凡享受手機補貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機要24小時開機。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進行刷新。
四、要求各部門必須認真落實通知精神,切實做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴肅處理相關(guān)人員及部門負責人,如因未及部門負責人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費。
人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設備的電源 ,并及時關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
第2篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(8)
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(八)
為了更好的管理本公司的電腦、復印機、電話和傳真機,特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準,不得挪作他用或借給他人使用。嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設備安全。使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。
2、定期維護:應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護,定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。工作人員在下班或確認不再用機時,必須關(guān)閉電腦后方可離開。多人共用一機的,除專人負責外,其他人亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。
4、電腦報修:發(fā)現(xiàn)異常情況時,應正確采取應急措施,并報告主管和公司行政人事部。遇有電腦或網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障,應及時申報維修。嚴禁擅自拆機、檢修。外來技術(shù)人員進行維護工作時,須有電腦管理人員陪同或認可。
二、復印機使用管理
1、復印機一般應由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機復印。世紀華府復印機使用管理由項目助理指定專人負責,復印使用時設置開機密碼。
2.復印機僅供辦公使用,復印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3.使用復印機前應先到負責人處填寫《復印機使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4.所有需復印資料的人員使用復印機時應嚴格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。當復印機出現(xiàn)異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復印本著勤儉節(jié)約的原則?？梢詡鏖喌奈募约坝秒娔X傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復印張數(shù)為原則,盡量減少打印復印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費開支。
6.復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質(zhì)量,印件清晰。
7.若復印資料數(shù)量較多時,應先選擇復印1件,確認質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費紙張。
8.合理利用使用完復印機復印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費和線路的占用時間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費用一律自理。
(4)傳真機收發(fā)傳真文件實行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機和關(guān)機以延長傳真機使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機,除關(guān)掉電源外,應將電話線插頭拔掉。
2、個人電話
(1) 凡享受手機補貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機要24小時開機。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進行刷新。
四、要求
各部門必須認真落實通知精神,切實做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴肅處理相關(guān)人員及部門負責人,如因未及
部門負責人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費。人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設備的電源關(guān)閉,并及時關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
第3篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
(八)為了更好的管理本公司的電腦、復印機、電話和傳真機,特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設備實行定位安裝、定位使用、定人管理。
未經(jīng)批準,不得挪作他用或借給他人使用。
嚴格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設備安全。
使用者對電腦及外設負有保管和日常維護的責任。
2、定期維護:應定期進行系統(tǒng)軟件與硬件的維護,定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。
樹立保密意識,定期檢查各項安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時報告、及時采取措施,防止公司機密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。
工作人員在下班或確認不再用機時,必須 電腦后方可離開。
多人共用一機的,除專人負責外,其他人亦負有日常維護、保養(yǎng)責任。
4、電腦報修:發(fā)現(xiàn)異常情況時,應正確采取應急措施,并報告主管和公司行政人事部。
遇有電腦或網(wǎng)絡設備出現(xiàn)故障,應及時申報維修。
嚴禁擅自拆機、檢修。
外來技術(shù)人員進行維護工作時,須有電腦管理人員陪同或認可。
二、復印機使用管理
1、復印機一般應由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機復印。
世紀華府復印機使用管理由項目助理指定專人負責,復印使用時設置開機密碼。
2. 復印機僅供辦公使用,復印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3. 使用復印機前應先到負責人處填寫《復印機使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時間、復印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4. 所有需復印資料的人員使用復印機時應嚴格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。
當復印機出現(xiàn)異常時,非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復印本著勤儉節(jié)約的原則。
可以傳閱的文件以及用電腦傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時要以盡量緊湊、減少復印張數(shù)為原則,盡量減少打印復印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費開支。
6. 復印時原件、紙張必須放置妥當,保證復印質(zhì)量,印件清晰。
7. 若復印資料數(shù)量較多時,應先選擇復印1件,確認質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費紙張。
8. 合理利用使用完復印機復印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,減少通話時間,避免不必要的浪費和線路的占用時間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費用一律自理。
(4)傳真機收發(fā)傳真文件實行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時登記并及時送達收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機和關(guān)機以延長傳真機使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機,除關(guān)掉電源外,應將電話線插頭拔掉。
2、個人電話
(1) 凡享受手機補貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機要24小時開機。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應及時將新號碼報到行政人事部,由行政人事部對號碼進行刷新。
四、要求各部門必須認真落實通知精神,切實做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴肅處理相關(guān)人員及部門負責人,如因未及部門負責人要及時做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費。
人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設備的電源 ,并及時關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
