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案管管理制度是企業(yè)運(yùn)營中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它涵蓋了案件管理的全過程，旨在確保企業(yè)面對(duì)各類法律糾紛、合同爭議、合規(guī)審查等事務(wù)時(shí)，能夠有序、高效地處理。該制度包括了案件的接收、評(píng)估、處理、跟蹤和歸檔等步驟，同時(shí)也涉及了團(tuán)隊(duì)協(xié)作、責(zé)任分配、決策流程和對(duì)外溝通等方面。
包括哪些方面
1. 案件接收與登記：規(guī)范案件的接收途徑，明確登記流程，確保所有案件信息準(zhǔn)確無誤地錄入系統(tǒng)。
2. 案件評(píng)估：設(shè)定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)案件性質(zhì)、影響程度、可能的解決方案進(jìn)行初步分析。
3. 案件處理：確定處理團(tuán)隊(duì)，分配任務(wù)，制定時(shí)間表，確保案件處理的及時(shí)性和有效性。
4. 案件跟蹤：定期更新案件進(jìn)展，確保管理層及時(shí)了解案件動(dòng)態(tài)，以便做出相應(yīng)決策。
5. 決策流程：定義重大案件的決策層級(jí)，明確審批權(quán)限，保證決策的合法性和效率。
6. 團(tuán)隊(duì)協(xié)作：建立跨部門協(xié)作機(jī)制，提升團(tuán)隊(duì)間的溝通與協(xié)調(diào)能力。
7. 責(zé)任分配：明確各角色職責(zé)，確保每個(gè)人都清楚自己的工作范圍和責(zé)任。
8. 外部溝通：設(shè)定對(duì)外溝通策略，維護(hù)企業(yè)形象，保障信息傳遞的準(zhǔn)確性和一致性。
9. 歸檔與總結(jié)：案件結(jié)束后，整理相關(guān)文件，進(jìn)行歸檔，并從中提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以供未來參考。
重要性
案管管理制度的重要性不容忽視。一方面，它能幫助企業(yè)有效應(yīng)對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)，防止?jié)撛趽p失，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。另一方面，通過規(guī)范化的流程，可以提高工作效率，減少錯(cuò)誤和延誤，降低運(yùn)營成本。良好的案管制度還有助于提升企業(yè)的合規(guī)意識(shí)，強(qiáng)化內(nèi)部治理，增強(qiáng)對(duì)外的信譽(yù)和競爭力。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫全面的案管操作手冊(cè)，涵蓋每個(gè)步驟的具體操作方法和注意事項(xiàng)，供員工參考。
2. 培訓(xùn)與考核：定期組織培訓(xùn)，確保員工熟悉案管流程，并通過考核確保其掌握相關(guān)知識(shí)和技能。
3. 系統(tǒng)支持：引入或升級(jí)案件管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理部分流程，提高效率，減少人為錯(cuò)誤。
4. 定期審計(jì)：設(shè)立審計(jì)機(jī)制，定期檢查案管制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行改進(jìn)。
5. 反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提供反饋，不斷優(yōu)化案管制度，使之更加適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。
案管管理制度的構(gòu)建與完善是一個(gè)持續(xù)的過程，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，靈活調(diào)整，以實(shí)現(xiàn)最佳的管理效果。只有這樣，企業(yè)才能在面對(duì)各種挑戰(zhàn)時(shí)，展現(xiàn)出穩(wěn)健而高效的一面。
案管管理制度范文
第1篇 z公司檔案管理制度范例
公司檔案管理制度范例
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié) 檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié) 第二條。
三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié) 機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié) 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié) 保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié) 保管部門
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié) 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié) 檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié) 檔案銷毀
一、超過保存期,且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié) 其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
第2篇 小學(xué)教育科研檔案管理制度
威海市碼頭小學(xué)教育科研檔案管理制度
為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷提高學(xué)校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務(wù)，為提高教育質(zhì)量服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和我校教育科研檔案工作實(shí)際，特制訂本制度。
一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國級(jí)教育科研立項(xiàng)課題均要立卷歸檔。各級(jí)的立項(xiàng)課題結(jié)題二個(gè)月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料（立項(xiàng)文件、課題申報(bào)表、實(shí)施方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告或結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊(cè)檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類并裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。
四、保管期限省、國家級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久，區(qū)、市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為長期，學(xué)校立項(xiàng)課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折，不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印，請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。
第3篇 駕駛員安全檔案管理制度
一、目的
規(guī)范營運(yùn)駕駛員的招聘與聘用、崗前培訓(xùn)、安全教育培訓(xùn)與考核、從業(yè)行為考核、安全告誡及安全交代、職業(yè)健康及適應(yīng)性檢查、日常安全行為規(guī)范、信息檔案管理、調(diào)離和辭退、疲勞預(yù)防等安全管理工作程序，構(gòu)建高安全素養(yǎng)和技能的駕駛員隊(duì)伍，特制定本制度。
二、使用范圍
適用于公司全體駕駛員。
三、引用文件
（一）《道路運(yùn)輸從業(yè)人員管理規(guī)定》
（二）《安全生產(chǎn)事故隱患排查治理暫行規(guī)定》
四、管理職責(zé)
安全科為駕駛員招聘、職業(yè)健康及適應(yīng)性檢查、信息檔案管理、行為考核、安全告誡的管理科室，機(jī)務(wù)科、調(diào)度科協(xié)助。
五、內(nèi)容及要求
（一）聘用管理
1、駕駛員聘用條件：駕駛員須持有經(jīng)交警部門審核合格的有效合法機(jī)動(dòng)車駕駛證件；具有初中及以上文化水平；駕齡三年以上，持交警開具的三年無重大交通事故證明，具有相應(yīng)的旅客運(yùn)輸駕駛員從業(yè)資格證書；年齡45周歲以下。
2、駕駛員招聘程序包括應(yīng)聘報(bào)名、初審、筆試、面試等環(huán)節(jié)。
（二） 崗前培訓(xùn)管理
1、駕駛員聘任后，應(yīng)進(jìn)行崗前培訓(xùn)。
2、崗前培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、職業(yè)衛(wèi)生、應(yīng)急救援、典型事故案例分析、車輛技術(shù)、駕駛操作等國家規(guī)定的項(xiàng)目。
3、駕駛員培訓(xùn)完畢時(shí)應(yīng)進(jìn)行考核，考核不合格的，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考?？己瞬缓细竦鸟{駛員不得上崗。
4、駕駛員崗前培訓(xùn)項(xiàng)目、考核試卷應(yīng)存入駕駛員檔案。
（三）安全教育、培訓(xùn)及考核
1、在職駕駛員每年應(yīng)接受公司的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間不少于12學(xué)時(shí)；未完成再教育的駕駛員，下一年度不得上崗，直至補(bǔ)足再教育學(xué)時(shí)。
2、駕駛員參加每月一次的安全教育，受教育時(shí)間不得低于1小時(shí)；當(dāng)時(shí)不能參加的駕駛員，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，補(bǔ)足安全教育內(nèi)容和時(shí)間。駕駛員安全參加安全教育時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)的記錄中簽署姓名，嚴(yán)禁他人代簽字。
3、公司規(guī)定駕駛員每年進(jìn)行規(guī)定學(xué)時(shí)和內(nèi)容的安全培訓(xùn)。駕駛員應(yīng)認(rèn)真、及時(shí)接受培訓(xùn)，并在將培訓(xùn)內(nèi)容在工作中實(shí)踐。
4、駕駛員安全教育和培訓(xùn)應(yīng)進(jìn)行考核，考核不合格的駕駛員除應(yīng)補(bǔ)考外，還應(yīng)與薪酬、安全評(píng)比等掛鉤。
5、駕駛員可對(duì)安全教育和培訓(xùn)的內(nèi)容、形式等提出改進(jìn)意見，我公司對(duì)采用意見或建議的駕駛員按規(guī)定給予相應(yīng)的表彰。
（四）從業(yè)行為定期考核
對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)和乘客投訴等未告知行為，公司應(yīng)進(jìn)行及時(shí)糾正和處理，并將處理意見列為駕駛員考核。
（五）駕駛員安全檔案管理
1、駕駛員安全檔案實(shí)現(xiàn)一人一檔，由調(diào)度科管理。
2、駕駛員安全檔案內(nèi)容還包括安全教育考核、違章違紀(jì)、交通事故、安全獎(jiǎng)懲、證照審驗(yàn)等記錄。
（六）駕駛員調(diào)離和辭退管理
1、駕駛員身體條件不能滿足相關(guān)要求時(shí)，辦公室應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度的規(guī)定，優(yōu)先調(diào)離駕駛員崗位，其次辭退。
2、駕駛員有自行駕駛非本公司營運(yùn)車輛的、觸犯法律（如吸食毒品或依賴性藥品、構(gòu)成交通肇事罪的等）等行為之一的，辦公室予以辭退。
（七）安全告誡
安全員需對(duì)駕駛員進(jìn)行觀察、問詢，對(duì)駕駛員進(jìn)行安全提醒交代，防止駕駛員酒后、帶病或帶不良情緒出車，提醒告知駕駛員當(dāng)日安全行車注意事項(xiàng)。對(duì)駕駛員的不安全行為和意識(shí)，安全員等管理人員要進(jìn)行安全告誡，做好安全預(yù)防工作。
駕駛員安全告誡范圍包括禁止無證開車或?qū)④嚱唤o無駕駛證的人駕駛；禁止駕駛與準(zhǔn)駕車型不相符的車輛；禁止酒后開車；禁止載運(yùn)危禁物品；禁止將車交給實(shí)習(xí)駕駛員單獨(dú)駕駛；禁止使用失效駕駛證、行駛證；禁止發(fā)生重特大事故苗頭；禁止不按車輛保養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)行車輛保養(yǎng)作業(yè)的；禁止發(fā)生營運(yùn)糾紛故意堵車、造成交通堵塞的；禁止嚴(yán)重超載、超速的；禁止駕駛車輛時(shí)不帶駕駛證、行駛證、準(zhǔn)駕證的；禁止駕駛轉(zhuǎn)向燈、制動(dòng)燈、后視鏡、雨刮器不符合安全要求的車輛的；禁止不按規(guī)定臨時(shí)停車的；禁止駕車時(shí)吸煙、打電話、飲食或有其他妨礙安全行車行為的；嚴(yán)禁吸食或服用有依賴性的藥品或毒品；管好自己的休息時(shí)間；嚴(yán)格控制自己情緒波動(dòng)。
（八）駕駛員疲勞預(yù)防管理
1、公司盡可能為駕駛員創(chuàng)造必要的強(qiáng)身健體的活動(dòng)，促進(jìn)駕駛員群體的體質(zhì)提升。設(shè)計(jì)駕駛員工作時(shí)間時(shí)，要考慮職業(yè)特點(diǎn)和個(gè)體間差異，每日連續(xù)駕駛時(shí)間不得超過4小時(shí)，中間停車落地休息時(shí)間不低于10分鐘。
2、調(diào)度科要關(guān)注駕駛員工作之余的生活安排，督促駕駛員養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，加強(qiáng)駕駛員職業(yè)健康檢查。
3、駕駛員要規(guī)劃好作息時(shí)間，保持精力充沛。
（九）駕駛員日常安全行為規(guī)范
1、駕駛員必須遵章守紀(jì)，服從管理，按時(shí)接受安全教育培訓(xùn)，加強(qiáng)自律，自覺養(yǎng)成文明行車習(xí)慣，杜絕影響安全的不良駕駛行為。
2、駕駛員出車前應(yīng)保證充足睡眠休息，杜絕疲勞駕駛。
3、駕駛員應(yīng)掌握自己身體狀況的變化，杜絕帶病出車。
4、嚴(yán)禁駕駛員酒后駕駛車輛。
5、駕駛員要嚴(yán)格遵守安全駕駛操作規(guī)程，努力鉆研駕駛技術(shù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)安全行車知識(shí)，不斷提高駕駛操作水平。
6、駕駛員要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行車輛日常維護(hù)檢查和報(bào)修，認(rèn)真做好車輛清潔工作。
7、駕駛員要按規(guī)定定期進(jìn)行駕駛證、從業(yè)資格證的年度審驗(yàn)，未經(jīng)審驗(yàn)或?qū)忩?yàn)不合格的駕駛員，不得繼續(xù)駕駛車輛,審驗(yàn)合格后將復(fù)印件交到車隊(duì)。
第4篇 計(jì)量檔案管理制度
1、主題內(nèi)容和適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)是做好計(jì)量技術(shù)檔案和資料保管使用工作的依據(jù)。
2、工作內(nèi)容與要求
2.1計(jì)量技術(shù)檔案及計(jì)量原始記錄由生產(chǎn)部統(tǒng)一保管。
2.1.1計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器檔案資料,合格證書及強(qiáng)管器臭的檢定檔案。
2.1.2計(jì)量實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)管理制度。
2.1.3計(jì)量管理系統(tǒng)圖及計(jì)最人員清冊(cè)。
2.2計(jì)量原始記錄包括:
2.2.1全廠計(jì)量器具各種合帳。
2.2.2計(jì)量器具歷史卡、檢運(yùn)、修理、校對(duì)等記錄。
2.2.3計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)及配套設(shè)備,精密儀器等技術(shù)文件、說明書。
2.3技術(shù)資料包括:
2.3.1國家頒布的各種標(biāo)準(zhǔn)。
2.3.2專業(yè)手冊(cè)和參考書籍。
2.3.3各種計(jì)量器具的技術(shù)資料:說明書、樣木、檢定報(bào)告。
2.3.4計(jì)量人員外出學(xué)習(xí)帶回的技術(shù)資料等。
2.4各類技術(shù)資料都要編號(hào)、建卡、登帳、分類合理存放。
2.5各類技術(shù)資料都必須齊全、清晰、準(zhǔn)確、保管完善。
2.6技術(shù)資料借用時(shí)要辦借用手續(xù),并按期歸還,對(duì)于全公司僅有的一木儀器說明書,只能就地借閱,不得帶出。
2.7計(jì)量技術(shù)檔案要求永久存放,計(jì)量原始記錄存放期不少于一個(gè)檢定周期。
第5篇 應(yīng)急救援電子檔案管理制度
一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理,保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,更好地為公司發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特作如下規(guī)定:
二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)
1、電子文件是公司開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體,它和其他檔案一樣,應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中,由各科室專人負(fù)責(zé)。
2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求,妥善管理,確保其不散失、不損毀、不失真,從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。
3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守,熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地使用技能,組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具,積極主動(dòng)提供服務(wù),充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。
三、電子文件地歸檔與保管
1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。
2、各部門根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類組盤。
3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,以便于查找。
4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致,確保上機(jī)測(cè)試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。
5、電子檔案,每兩年要機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。
6、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對(duì)庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存一年。
7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。
四、電子文件的提供和利用
1、封存的電子檔案外借時(shí),要使用復(fù)制體,聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
2、銷毀電子檔案,需經(jīng)本單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方能銷毀。
第6篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理格式怎樣的
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業(yè)主臨時(shí)公約、業(yè)主委員會(huì)章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊(cè)、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時(shí)公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《____.鳳凰城業(yè)主臨時(shí)公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊(cè)及程序文件包括質(zhì)量手冊(cè)、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評(píng)審程序文件、人力資源程序文件、合同評(píng)審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊(cè)包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊(cè)、社區(qū)文化工作手冊(cè)、公共場地工作手冊(cè)、營業(yè)文娛場所工作手冊(cè)、房屋整改工作手冊(cè)、空房管理工作手冊(cè)、住戶入住工作手冊(cè)、裝修管理工作手冊(cè)、投訴的接待和處理工作手冊(cè)、住戶意見的征求、評(píng)議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊(cè)、住戶檔案管理工作手冊(cè)、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊(cè)、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊(cè)、環(huán)衛(wèi)工作手冊(cè)、綠化工作手冊(cè)、報(bào)修工作手冊(cè)、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、庫房工作手冊(cè)、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊(cè)、勤務(wù)工作手冊(cè)、安全工作手冊(cè)、門衛(wèi)工作手冊(cè)、巡邏工作手冊(cè)、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;
客戶家庭資料;
客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-ml地址等;
客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。
在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。
管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔____.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
客戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第7篇 員工人事檔案管理制度
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià),對(duì)其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況,為制定公司人力資源 發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源 的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
第8篇 _房地產(chǎn)檔案管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度(五)
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,特制定本制度。
第二條 管理部門
行政管理部是公司文書檔案的管理部門,其主要職責(zé)如下。
1、制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。
2、對(duì)公司其他部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
3、做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作。
4、做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
5、提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
第二章 公司檔案管理體制
第三條 歸檔范圍
1、法規(guī)性文件。包括政府機(jī)構(gòu)部門頒發(fā)、需要公司執(zhí)行的,或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
2、公司股東會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)形成的文件材料。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、批示等。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司和產(chǎn)品獲得的各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
6、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。
7、勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料。
8、儀器、設(shè)備方面的文件材料。
9、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料。
10、科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料。
11、聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料。
12、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的批復(fù)。
第四條 管理部門
1、公司檔案工作要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政管理部負(fù)責(zé)主體檔案的管理,并對(duì)其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。
2、公司設(shè)立四個(gè)檔案管理點(diǎn),分管各類文件、資料檔案。工程技術(shù)部負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程所需各類文件、資料集制度的建檔與管理;人力資源部負(fù)責(zé)公司所有人員及制度的建檔與管理;財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)穩(wěn)健、資料及制度的建檔與管理;行政管理部負(fù)責(zé)其他文件、資料及制度的建檔與管理,同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。
3、各檔案點(diǎn)管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置,由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。
第三章 平時(shí)歸卷
第五條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第六條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《案卷類目》?！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切,并編上條款號(hào)。
第七條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料收集齊全,并加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第八條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照《案卷類目》條款,放入平時(shí)保存文件卷內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第四章 立卷
第九條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第十條 歸檔的文件材料總數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文件應(yīng)合一立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文件立卷。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年的請(qǐng)示與批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年度立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
第十四條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 第十五條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)將立卷人檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。
第十六條 案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整。清晰。
第五章 檔案借閱、利用工作
第十七條 公司內(nèi)檔案利用的方式
1、提供檔案原件。
2、提供檔案復(fù)印件。
3、提供文獻(xiàn)索引資料。
第十八條 借閱管理
1、凡需使用檔案者,均須填寫《文件調(diào)閱單》,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
2、案卷一般僅供在檔案室閱看,立卷的文件、資料可外借。外借的需辦理登記手續(xù)。
3、借閱期限不得超過5天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
4、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),需當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
5、外單位借閱檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。
第六章 檔案銷毀管理
第十九條 對(duì)已失效的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷毀。
第二十條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。
第二十一條 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
第七章 附則
第二十二條 本制度由行政管理部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
第9篇 z公司檔案管理部門制度
1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負(fù)責(zé)。
2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。
4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應(yīng)力求切合適用。倘因案件較多,前款三級(jí)不敷利用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多,亦可僅應(yīng)用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。
同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不敷應(yīng)用時(shí),得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào),以便查考。
每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
檔號(hào)之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號(hào),bb為大類號(hào),cc為小類號(hào)。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。
檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡明簡要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。
各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)斷定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào),用必定次序依次排列,以便查閱。
檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。
檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)比表,以免混雜。
第10篇 c村務(wù)檔案管理制度
村務(wù)檔案管理制度
村務(wù)檔案是指本村在工作中形成的有保存價(jià)值的各種文書、資料、聲像、電子、實(shí)物等各種門類和各種載體的歷史記錄。
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)的有關(guān)要求,按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則,凡本村形成的有保存價(jià)值的資料,一律由本村綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,不得分散保存,更不得分散在個(gè)人手中。
二、凡歸檔的案卷均應(yīng)案卷標(biāo)題簡明標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容清楚、字跡工整、組卷合理、排列有序、存放整齊。
三、為確保檔案安全,檔案庫房必須做到防火、防盜、防蟲、防潮、防霉變、防鼠咬、要經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。
四、檔案室必須安排專人管理,檔案人員因離任和調(diào)離本崗位時(shí),應(yīng)替任和及時(shí)辦理交接手續(xù)。
五、檔案管理必須建立登記、統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。
六、查閱檔案時(shí),檔案人員要端正服務(wù)態(tài)度,熱情主動(dòng)地接待利用者,要履行借閱登記手續(xù),當(dāng)面清點(diǎn),用后及時(shí)歸還,同時(shí)要做好檔案安全保密工作。
檔案保密制度
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念,貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,共同保守檔案機(jī)密。
二、對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱,并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
三、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理,不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳,對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容,不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。
五、利用者對(duì)所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管,及時(shí)歸還,不得轉(zhuǎn)借他人,不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀,不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí),要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門,當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者,應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。
檔案人員崗位責(zé)任制
一、熱愛檔案事業(yè),認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí),不斷提高專業(yè)化水平。
二、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī),認(rèn)真履行自己的職責(zé)。
三、熟悉業(yè)務(wù),了解本單位歷史和現(xiàn)狀;認(rèn)真編制檢索工具,編寫參考資料,積極做好提供利用工作。
四、做好檔案庫房管理工作,定期對(duì)檔案庫房、設(shè)施進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告,妥善處理。
五、忠于職守;認(rèn)真履行檔案業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),推進(jìn)本單位檔案管理水、平的提高。
六、認(rèn)真做好檔案管理日常工作;嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度,切實(shí)做好檔案保密,防止泄密事件發(fā)生,確保檔案資料的完整、安全。
檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫查借閱登記表和利用效果登記表,并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋,任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信,檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢,并保持安靜、衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙、喝水,以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天,延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù),最多不得超過7天,借用份數(shù)每人每次不得超過3份。
6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全,不得在檔案上亂寫亂畫,不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究。
7、借閱檔案歸還時(shí),檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn),仔細(xì)檢查,并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前,將所借檔案全部歸還,以利保管和利用。
8、凡遇節(jié)假日特殊情況,檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料,以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中,造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。
10、復(fù)制、抄錄檔案資料,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無誤,加蓋公章,方可有效。
11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu),編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料,以提高檔案的查全率。為了做好檔案統(tǒng)計(jì),隨時(shí)掌握檔案工作情況,保證檔案工作質(zhì)量,提高檔案規(guī)范化管理水平,特制定檔案統(tǒng)計(jì)制度。
檔案統(tǒng)計(jì)制度
檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),同時(shí)也是保證檔案工作質(zhì)量,提高檔案業(yè)務(wù)工作水平的一項(xiàng)有效方法,為了及時(shí)了解和掌握檔案工作的全過程,便于更好地開展檔案工作,特制定檔案統(tǒng)計(jì)制度。
一、對(duì)檔案的收進(jìn)、移出和案卷利用數(shù)量等情況,及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
二、按照上級(jí)檔案部門的要求,及時(shí)報(bào)送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表。
三、檔案室應(yīng)建立檔案收進(jìn)、移出登記表,查(借)閱檔案資料登記薄,利用效果登記薄、檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表等。
四、對(duì)于各種登記、統(tǒng)計(jì)表冊(cè),要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,認(rèn)真進(jìn)行填寫。達(dá)到統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確,上報(bào)及時(shí)。
五、要定期進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)分析,通過定量分析,反映工作發(fā)展的速度和狀況,以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷提高檔案工作水平。
第11篇 建筑總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
建筑工程總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)應(yīng)該以會(huì)計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì)計(jì)中期。
第二條 會(huì)計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會(huì)計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會(huì)計(jì)憑證按月、按照編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè),表明月份、季度、起止年、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專人管理,并分類填制目錄。
第六條 對(duì)上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會(huì)計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開除。
第12篇 特種設(shè)備設(shè)備技術(shù)檔案管理制度
為了建立健全我公司特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)本單位特種設(shè)備安全技術(shù)檔案的科學(xué)管理,有效地保護(hù)和利用檔案,結(jié)合本單位實(shí)際情況,特制定本辦法。
一、本單位檔案管理體制
1、本單位檔案管理機(jī)構(gòu):安監(jiān)部統(tǒng)一管理本單位的特種設(shè)備技術(shù)檔案。
2、本單位指定專人管理特種設(shè)備技術(shù)檔案工作,保管人必須維護(hù)檔案的完整與安全,并接受必要的培訓(xùn)。
二、立卷歸檔制度
1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。特種設(shè)備管理部門將辦理完畢的文件材料,經(jīng)過挑選,立卷,定期移交檔案室集中保存。
2、歸檔范圍:凡是本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括特種設(shè)備注冊(cè)登記表、使用證復(fù)印件、設(shè)計(jì)文件、制造單位的產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;特種設(shè)備定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄;特種設(shè)備的日常使用狀況記錄;特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;特種設(shè)備運(yùn)行故意和事故及處理記錄;特種設(shè)備重大修理改造竣工檔案;停用、緩檢的相關(guān)申請(qǐng)資料等。以及特種設(shè)備有關(guān)往來函件(含傳真、電子郵件等)、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時(shí)間:辦理完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔:
3、1、按年形成的文件,第二年上半年歸檔。
3、2、凡是有法律效用的文件材料,一生效就歸檔。
3、3、凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。
3、4、特種設(shè)備電梯重大維修驗(yàn)收及年檢驗(yàn)收合格后,三個(gè)月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
4、1、材料完整齊全。
4、2、系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
4、3、立卷時(shí),要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。
4、4、在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),要合理安排文件的先后秩序,按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行,比如:正件與附件,應(yīng)正件在前,附件在后等。
4、5、由檔案部門對(duì)特種設(shè)備管理部門加以指導(dǎo),協(xié)助特種設(shè)備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續(xù),雙方在移交清冊(cè)簽字。
5、歸檔要求
5、1、編制立卷項(xiàng)目,將辦理完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。
5、2、文件按時(shí)間順序排列,最近的在最上面。
5、3、一臺(tái)特種設(shè)備一個(gè)立卷,一個(gè)檔案盒。
5、4、定時(shí)交檔案室:文件量少的,一年交一次,次年上半年收集。文件量大的,一年交兩次,次年上半年和下半年各一次。
6、 記錄檔案文件材料須用碳素筆寫。在無特殊情況下,須用a4紙。
三、檔案管理工作
1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管:本單位設(shè)立專用文件庫保存檔案。
3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦理銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字。
四、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3、依據(jù)國家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好本公司檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第13篇 幼兒園業(yè)務(wù)檔案管理制度（3）
幼兒園業(yè)務(wù)檔案管理制度(三)
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)與檔案工作有關(guān)的文件和基本知識(shí),努力提高自身政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì),認(rèn)真接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查,不斷改進(jìn)工作。
二、做好收文、發(fā)文登記工作,健全業(yè)務(wù)檔案,做好各類檔案的收集和歸類整理工作。
三、管理好檔案,切實(shí)做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。
四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱和檔案保密制度,檔案嚴(yán)禁外單位復(fù)印與借出,防止人為散失、泄密和缺損,確保檔案完整、安全。
第14篇 縣某項(xiàng)目辦檔案管理制度
縣項(xiàng)目辦檔案管理制度
1、凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)基本歷史面貌的(包括本機(jī)關(guān)、上級(jí)、同級(jí)機(jī)關(guān)產(chǎn)生的),并具有在今后工作中有查考價(jià)值的文件、材料、會(huì)議記錄、調(diào)查材料、群眾來信、人事組織介紹信、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖紙、圖像、圖表、憑證、賬冊(cè)、反映本單位情況的重要剪報(bào)、照片、光盤以及大事記、年鑒、歷史沿革等均屬于歸檔范圍之列。
2、應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)收集齊全、完整,按照有關(guān)規(guī)定按件進(jìn)行整理、裝盒,使之能正確反映本辦各項(xiàng)工作活動(dòng)的基本歷史面貌,便于保管和利用。歸檔文件材料要系統(tǒng)。凡歸檔文件均要區(qū)分它們不同的保存價(jià)值,按長期、短期、永久進(jìn)行分類?？缒甓鹊奈募?要選擇有針對(duì)性的一年來進(jìn)行歸檔。
3、文書檔案由辦公室將上一年度的文件材料在次年一季度前歸檔完畢,放入檔案室集中管理。會(huì)計(jì)檔案由辦公室在次年一季度前完成立卷歸檔,按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管。業(yè)務(wù)檔案由各職能科室按照上級(jí)規(guī)定的時(shí)間要求進(jìn)行建檔。
4、檔案庫房要落實(shí)防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防有害氣體等措施,保持整齊、清潔、通風(fēng)。應(yīng)定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,確保檔案的齊全完整。檔案室鑰匙由檔案員專人保管,其他人員不得無故入內(nèi)。
5、屬于保管范圍的檔案資料,一般不予查閱,如確需查閱,應(yīng)按規(guī)定報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。本辦工作人員,因工作原因需要查閱與業(yè)務(wù)工作有關(guān)的檔案,準(zhǔn)予查閱,由檔案管理員記錄查閱情況,查閱人在記錄本上簽字。借閱本科室業(yè)務(wù)以外的檔案,需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。外單位查閱本局檔案,必須持有該單位介紹信,經(jīng)主任同意方可查閱。
6、檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行,同時(shí)要有兩人以上在場,并在銷毀清冊(cè)上簽字,銷毀清冊(cè)列入檔案保存。
7、檔案人員應(yīng)定期向縣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案,在移交進(jìn)館檔案時(shí),應(yīng)按相應(yīng)規(guī)定和要求執(zhí)行。
8、檔案人員調(diào)動(dòng)工作,應(yīng)認(rèn)真辦好交接手續(xù)。
第15篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度（8）
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別為公司、部門管理,專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí),檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求,及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
