檔案管理制度范本匯編【16篇】

有哪些

檔案管理制度是企業(yè)運營中的重要組成部分，旨在確保信息的安全、完整與有效利用。主要包括以下幾個核心內(nèi)容：

1. 檔案分類與編碼：對各類文件進行科學分類，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件從生成到歸檔的流程，確保及時、完整收集，有序整理。

3. 檔案保管：明確檔案的存儲條件，包括物理存儲和電子存儲的安全措施。

4. 檔案利用：規(guī)定檔案的查閱、復制和借閱流程，保障信息的合理利用。

5. 檔案鑒定與銷毀：設立定期的檔案鑒定機制，對過期或無保存價值的檔案進行安全銷毀。

6. 檔案信息化：推動檔案的數(shù)字化進程，提高管理效率。

7. 檔案安全與保密：強化信息安全意識，制定保密措施，防止檔案失竊或泄露。

8. 培訓與監(jiān)督：對員工進行檔案管理培訓，實施定期檢查，確保制度執(zhí)行。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：各部門應按照業(yè)務性質(zhì)劃分檔案類別，如財務、人事、項目等，每類檔案賦予獨特編碼，如“f001”代表財務類第一份文件。

2. 收集與整理：文件產(chǎn)生后，責任人需在一周內(nèi)完成歸檔，填寫檔案清單，確保信息準確無誤。

3. 保管：檔案室應保持恒溫恒濕，定期進行清潔和維護。電子檔案應備份在兩個不同的安全存儲設備上。

4. 利用：員工需填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可查閱檔案，復制檔案需登記，借閱期限不超過兩周。

5. 鑒定與銷毀：每年進行一次檔案鑒定，無保存價值的檔案須經(jīng)相關部門確認，由專人監(jiān)督銷毀。

6. 信息化：逐步將紙質(zhì)檔案掃描成電子版，錄入檔案管理系統(tǒng)，方便在線查詢。

7. 安全與保密：設定訪問權限，敏感檔案加密存儲，嚴禁非法傳播。違反者將受到紀律處分。

8. 培訓與監(jiān)督：新員工入職時進行檔案管理培訓，每年至少進行一次復訓。管理部門每月檢查一次檔案管理執(zhí)行情況。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理制度概覽，簡明扼要地列出主要管理內(nèi)容。

2. 檔案分類及編碼示例，展示各類檔案的編碼規(guī)則。

3. 檔案查閱流程圖，清晰呈現(xiàn)申請、審批、查閱的步驟。

4. 檔案安全警示，強調(diào)保密規(guī)定和違規(guī)后果。

5. 員工職責和權限，明確檔案管理的責任人和權限分配。

以上檔案管理制度旨在建立一個高效、安全的信息管理體系，促進企業(yè)運營的規(guī)范化。各環(huán)節(jié)務必嚴格執(zhí)行，確保檔案管理的合規(guī)性和有效性。

檔案管理制度范本

第1篇 檔案管理制度范本

一,檔案人員崗位責任制

1.認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家檔案工作的方針,政策.

2.熱愛檔案事業(yè),努力提高政治思想,科學文化和檔案業(yè)務水平,不斷進行檔案理論和業(yè)務研究,以保證工作任務的順利完成,適應改革的需要.

3.熟悉本單位業(yè)務,了解工作活動和文件材料形成情況,積極協(xié)助搞好本單位的文書處理工作,使應歸檔文件齊全,完整,為檔案工作打好基礎.

4.負責管理本單位的全部檔案,材料,編制案卷目錄,專題目錄,人名卡片等必要的檢索工具和參考資料,積極為各方面提供服務,使檔案的利用快,準,全,充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益.

5.督促和協(xié)助搞好本單位文書部門和業(yè)務部門的立卷歸檔工作,案卷質(zhì)量達到規(guī)范化,標準化.

6.負責本單位和所轄單位檔案工作的指導,監(jiān)督與檢查,每年組織檔案人員業(yè)務學習一至二次,不斷提高檔案人員的業(yè)務素質(zhì).

7.認真做好檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作.

8.積極做好檔案,資料的征集工作,不斷豐富檔案內(nèi)容,為黨和國家積累檔案史料.

9.堅守崗位,忠于職守,認真執(zhí)行檔案工作的各項制度.

10.不斷向分管領導匯報工作情況,取得領導的重視和支持.

11.模范遵守黨和國家的保密規(guī)定,嚴格保守黨和國家的機密.

12.積極參加上級檔案局組織的各項業(yè)務活動.按時向上級檔案館移交檔案.

13.檔案人員調(diào)動時,嚴格辦理交接手續(xù),手續(xù)辦理之前不得離開工作崗位.

二,檔案保密制度

黨和國家工作人員,均應遵守以下保密制度:

1.個人所借閱的檔案,資料不得隨意攜帶外出.對機密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露.

2.查閱檔案時,只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱,不得翻閱無關部分.

3.私人通信,電話,個人筆記本,私人間的談話,不得涉及檔案的機密.

4.不準在庫房內(nèi)接待賓朋親友,談話聊天.

5.保密工作要列入有關人員崗位責任制或與經(jīng)濟責任制掛鉤,因失職或有意失密,泄密及違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處.

三,檔案借閱制度

1.外單位查,借閱檔案者,須持單位介紹信,寫明借閱者的姓名,政治面貌,查檔內(nèi)容和目的.本單位借閱者也應說明目的.

2.利用檔案,一般得經(jīng)檔案室負責同志批準.重要的須經(jīng)分管領導批準,并辦理登記手續(xù).

3.對已歸檔的文件,一般在檔案室查閱.須借出時經(jīng)批準方可.借閱檔案用完后,應及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù).

4.借閱檔案時,應注意愛護,嚴禁涂劃,拆損,更不得抽換,遺失.不經(jīng)檔案室同意,不準公布,翻印,拍照,轉(zhuǎn)借,私抄,如需摘抄,復制,須經(jīng)批準的負責人同意,作憑證材料時,加蓋圖章后方有效.

5.查,借閱檔案者,要嚴格執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定,如有損壞,丟失,按照《檔案法》和《保密條例》之有關規(guī)定處理.

6.凡經(jīng)查,借檔案解決了較大問題,取得了顯著效益者,利用者要及時將情況反饋給檔案管理人員.檔案人員要主動,及時地收集檔案利用情況.

四,檔案鑒定與銷毀制度

1.對各種檔案的保管期限,密級,必須進行隨時或定期的鑒定,對須鑒定的檔案,由檔案部門和業(yè)務部門提出意見,本單位檔案鑒定委員會組織有關人員共同審定,提出鑒定報告,經(jīng)領導批準后執(zhí)行.

2.對已失去利用價值的檔案,刪除銷毀時,必須填寫銷毀登記表,連同鑒定報告和領導批準手續(xù),一并存檔備查.執(zhí)行銷毀任務時,必須由單位領導指定的監(jiān)銷人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀登記表上簽字.

3.銷毀檔案時,可采取兩種法:一是就地焚燒,二是在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下送造紙廠銷毀.

五,立卷歸檔制度

1.根據(jù)歸檔范圍,按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系,以分門別類,便于保存和查找的原則,搞好立卷歸檔工作.

2.凡屬本單位在工作活動中形成和使用的具有查考利用價值的各種文件,圖表,聲像,實物等,均由文書部門或業(yè)務部門進行收集,積累,立卷歸檔.

3.依照《檔案保管期限表》對歸檔的文件材料劃分為永久,長期,短期三種期限,分別立卷,編目,存放.

4.歸檔的案卷符合規(guī)范化要求.案卷質(zhì)量達到:文件材料齊全完整,分類準確,組卷合理,卷內(nèi)文件排列科學系統(tǒng),保管期限劃分準確,標題簡明確切,卷內(nèi)目錄完整,書寫工整,裝訂結實,整齊美觀,案卷排列合理.

5.文書立卷歸檔每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作,四月份立卷歸檔完畢,編制移交目錄一式兩份,移交檔案室統(tǒng)一保管.各專業(yè)檔案的歸檔可按各專業(yè)有關規(guī)定執(zhí)行.

第2篇 檔案管理制度范例

一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。

4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4. 檔案借閱者必須做到:

① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。

② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

公司檔案管理制度

第3篇 檔案室安全管理制度

檔案室安全管理制度

1.檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案保存使用的場所

，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。

2.檔案室是機密部位，非工作人員未經(jīng)批準，不得隨便進入室內(nèi)。

3.各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事

檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。

4.檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

5.室內(nèi)消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。

6.嚴禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。

7.門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，

確保安全。

第4篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

第5篇 資產(chǎn)評估公司公文處理和檔案管理制度

*x資產(chǎn)評估有限公司公文處理和檔案管理制度

第一條

為切實做好公司公文處理和檔案管理，使之規(guī)范化、制度化，結合本公司實際，制定本制度。

第二條

公司的公文，各種業(yè)務資料，設專人具體負責保管。

第三條

公文處理要做到準確、及時、安全，由專管人員統(tǒng)一收發(fā)、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。

第四條

公文處理和檔案管理，必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，確保重要文件、業(yè)務資料和機密安全。

第五條

凡需辦理的公文，專管人員應根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按規(guī)定程序，及時送領導批示或交業(yè)務主管辦理。

第六條

草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅簡短。

第七條

公文辦完后，要根據(jù)文書立卷，檔案管理的有關規(guī)定，及時將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。

第八條

本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進行，如因工作需要，非帶出不可時，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復印有關業(yè)務檔案資料時，須持介紹信，并經(jīng)領導批準。

第九條

文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應視情節(jié)給予行政的、經(jīng)濟的處罰，直至解聘。

第十條

本制度自批準設立之日起實行

第6篇 公司企業(yè)人事檔案管理制度

企業(yè)(公司)人事檔案管理制度

一、總則

第一條為了規(guī)范人事檔案的管理和利用,為人力資源管理工作提供有效的信息依據(jù),特制訂本制度。

第二條集團公司員工檔案實行分級管理

由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理。

(一)原始檔案:員工入司時隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料,員工轉(zhuǎn)正后調(diào)入公司管理。

(二)新建檔案:員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。

(三)電子檔案:員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經(jīng)歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄。

經(jīng)集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分(子)公司人資科管理。

第三條 人事檔案由各公司、部門總經(jīng)理分管或指導,該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理,并對檔案的完整性、真實性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。

二、人事檔案的建立

第四條 新建人事檔案收集范圍

由人力資源部門直接形成的材料:

(一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括:報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單(要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢,且出具的體檢證明須真實有效)等材料。

(二)職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱(學位等)審批材料。

(三)工資調(diào)整審批表。

(四)鑒定書、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

(五)考核、考勤或其它類材料。

(六)有關培訓學習經(jīng)歷及成績、學歷情況等材料。

(七)各種處分、處罰材料和通報批評等材料。

(八)有關接收、調(diào)配、解聘等情況記錄材料。

(九)各種重要的個人申請、承諾、聘用合同(協(xié)議)、保險等材料。

(十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等。

通過其它渠道形成的材料:

(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料。

(二)參加各級人大或各類協(xié)會代表大會材料。

(三)業(yè)務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。

(四)出國審批表及在外期間鑒定材料。

(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料。

(六)在原工作單位形成的有關檔案材料。

(七)在部隊或?qū)W校等機關單位形成的有關檔案材料。

(八)重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。

(九)對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

第五條 人事檔案歸檔材料要求

歸檔材料應具備的條件:

(一)必須是已經(jīng)處理完畢,而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件。

(二)材料必須以個人為對象。對反映多人有關情況的材料,應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料,方可歸入個人檔案。

(三)凡歸檔材料必須具有憑證性標記,如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料,應先將手續(xù)補齊,并在辦理完備后再行歸檔。

(四)檔案內(nèi)容必須實事求是,不能帶有虛構、想象、夸張的成份;人物傳記、寫人物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔。

(五)檔案內(nèi)容應當完整,對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料,如需查清,應轉(zhuǎn)交相關部門處理后,方能歸檔。確定材料能否歸檔時,應針對具體問題具體分析,不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。

應妥善處理不應歸檔的材料:

(一)經(jīng)過鑒別,凡應轉(zhuǎn)往有關單位保存或處理的材料,應填制《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》(此指干部或重要人員檔案)。

(二)接收單位清點核對后,應按程序辦理接收手續(xù)。

(三)凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單,證明材料(物品)名稱及份(件)數(shù),經(jīng)批準后退還本人,并由本人在接收人處簽字或加蓋個人印章。

(四)對不直接退還本人的材料,可經(jīng)批準后給予銷毀,并應對其本人說明。

(五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù),任何個人都不得擅自銷毀。

第六條 人事檔案的整理要求:

(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則。

(二)應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

(三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。

(四)材料增減時應進行重新整理。

(五)人事檔案原件作為正本,對于機密性較高的人事檔案,可根據(jù)工作需要和人員管理情況建立副本。

第七條 人事檔案的建立

(一)集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時予以補充完善。

(二)集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求,經(jīng)該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

(三)員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案,并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

第八條 人事檔案的編號

(一)人事檔案編號構成:檔案代碼+四位數(shù)字,按順序編號。

(二)各分(子)公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫),如采購管理中心,其人事檔案編號為cgg。

(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留,不重復使用。

(四)同一部門員工的檔案要求放在一起,每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內(nèi),調(diào)動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完,此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。

第九條 人事檔案建立的

具體程序

(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求。

(二)按照材料的屬性、內(nèi)容確定其歸檔的具體順序。

(三))在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內(nèi)容。

(四)將新的材料存入檔案。

第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲(考核)、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

(一)大學生、聘用人員、科級(含)以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次,后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次,統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔。

(二)其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理,并要求歸檔。

三、 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第十一條 人事檔案轉(zhuǎn)遞的具體程序

(一)人事負責人依據(jù)人力資源調(diào)配通知單或調(diào)令取出應轉(zhuǎn)走的員工檔案材料。

(二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調(diào)動、辭職辭退和開除、自離、晉升等)及轉(zhuǎn)入地點。

(三)填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。

(四)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》放入員工檔案一起,并將檔案袋密封后轉(zhuǎn)往相應公司、部門。

(五)收檔公司、部門在收到檔案,核對無誤后,必須在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉(zhuǎn)出公司、部門。

第十二條 人事檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接,并在封口處加蓋公章,且不能由員工本人帶走,攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。

第十三條 員工晉升科級(含)以上級別,轉(zhuǎn)正后一月內(nèi)由所在公司、部門按轉(zhuǎn)檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后,其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉(zhuǎn)檔程序和要求轉(zhuǎn)往相應公司、部門。

第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內(nèi)將其檔案抽出,裝訂成冊存檔,并妥善保管二年。銷毀時須填寫《檔案銷毀申請單》,經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。

四、人事檔案的查詢、借閱

第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理

(一)檔案的查詢應先申請,說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

(二)外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門總經(jīng)理批準,并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長,需辦理續(xù)借手續(xù)。

(三)各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料,由所在公司、部門開具介紹信,說明理由,再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。

(四)人力資源中心或各公司、部門內(nèi)部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。

五、人事檔案的保管

第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

第十七條 人事檔案管理必須由專人負責,定期檢查核對,確保檔案完整、準確。

第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起。

第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

六、考核辦法

第二十一條 凡出現(xiàn)以下情況,將根據(jù)情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:

(一)人事檔案不全的。

(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

(三)不遵守人事檔案保密制度的。

(四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。

第7篇 水泥廠職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理制度

水泥公司職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理制度

一、對接觸職業(yè)危害的員工,總務部應當按照國家有關規(guī)定組織上崗前、在崗期間和離崗時的職業(yè)健康檢查,并將檢查結果如實告知員工。職業(yè)健康檢查費用由公司承擔。

二、任何部門不得安排未經(jīng)上崗前職業(yè)健康檢查的員工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排有職業(yè)禁忌的員工從事其所禁忌的作業(yè);對在職業(yè)健康檢查中發(fā)現(xiàn)有與所從事職業(yè)相關的健康損害的員工,應當調(diào)離原工作崗位,并妥善安置;對未進行離崗前職業(yè)健康檢查的員工,不得解除或者終止與其訂立的勞動合同。

三、總務部辦公室應當為員工建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案,并按照規(guī)定的期限妥善保存。員工離開公司時,有權索取本人職業(yè)健康監(jiān)護檔案復印件,辦公室應當如實、無償提供,并在所提供的復印件上簽章。

四、各部門不得安排未成年工從事接觸職業(yè)危害的作業(yè);不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒、嬰兒有危害的作業(yè)。

水泥有限責任公司

第8篇 天然氣用戶合同檔案及信息管理制度

第一條 為了規(guī)范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶合法權益，保障用戶資料及檔案信息的安全，制定本制度。

第二條 本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶的照付不議合同。

第三條 用戶合同具體包括:天然氣用戶工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶供氣合同及大用戶照付不議合同，可根據(jù)業(yè)務調(diào)整情況增減合同類別。

第四條 符合正常業(yè)務流程的零散居民用戶安裝合同由業(yè)務人員與用戶簽訂即可，對于商業(yè)用戶安裝合同、集體用戶安裝合同應由市場部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營副總簽字審批;供氣合同由業(yè)務人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字;照付不議合同由經(jīng)營副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。

第五條 合同內(nèi)容要按規(guī)定填寫，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶必須有聯(lián)系人姓名和電話，有工期要求的要經(jīng)過規(guī)劃建設部測算后予以明確;分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內(nèi)容步驟，大型用戶涉及產(chǎn)權歸屬爭議的由經(jīng)營副總審核確定。

第六條 天然氣安裝合同要嚴格按照物價部門確定的標準及預算部門測定的金額進行收費，業(yè)務人員不得違反公司規(guī)定擅自調(diào)整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽的行為。

第七條 業(yè)務人員要嚴格按照規(guī)劃建設管理部提供的《天然氣用戶送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開戶手續(xù)，簽訂供氣合同。

第八條 用戶開戶后，要及時完善表務信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶信息。

第九條 照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規(guī)模在300萬立方米或日用氣規(guī)模在1萬立方米以上(含)的工業(yè)用戶、大型商業(yè)用戶(集中采暖鍋爐、大型中央空調(diào))等，照付不議合同由市場部、財務部提供相關信息和數(shù)據(jù)，由經(jīng)營副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。

第十條 業(yè)務人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關資料(包括有關的信函、圖表、批件、預算及通知單等)按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶檔案的建立要全面、及時、準確，不得將用戶檔案和信息隨意處置、銷毀、遺失。

第十一條 各類用戶資料的查詢要履行必要的手續(xù)，嚴禁泄漏公司和用戶信息，具體規(guī)定由部門制定。

第十二條 計算機上的用戶信息由業(yè)務人員填寫備份，后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢使用權限，保障信息安全，保全公司利益。

第十三條 本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。

第9篇 公司人事檔案管理制度

公司人事檔案管理制度（一）

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關檔案館移交。

第四條人事檔案管理員的職責

（一）、保管員工檔案；

（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；

（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；

（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

（八）、辦理其它有關事項。

第五條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔

（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；

（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；

（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；

（五）、員工參入黨、團材料；

（六）、獎勵（包括科技和業(yè)務）及各種先進事跡材料；

（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

（八）、處分、取消處分的材料；

（九）、任免、工資、職稱等材料；

（十）、學歷和評定的技能等材料；

（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。

第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第七條人事檔案的收集、保管和銷毀

一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應造冊登記。

二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。

三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。

六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。

八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

第八條人事檔案的利用和傳遞

一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領導批準后，方可查閱。

二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續(xù)。

六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內(nèi)移交其檔案。

九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。

十、轉(zhuǎn)遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。

十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。

第十條本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。

第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

公司人事檔案管理制度（二）

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內(nèi)容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規(guī)定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調(diào)入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4.3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

人力資源部

第10篇 某某公司綜合檔案管理制度

某有限公司綜合檔案管理制度

一、總 則

第一條為了加強公司的檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用,按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實力。

第二條檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結晶,是公司歷史的鑒證。

第三條檔案工作是辦好公司重要基礎工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標志,是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關人員職責范圍,加強對檔案工作的領導。

第四條公司檔案實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開發(fā)利用。

二、公司檔案管理工作的基本原則

以集中管理與分散管理相結合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關部門管理,以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料,由主辦人負責將其相關的文件資料及時整理并歸檔。

三、公司檔案管理基本制度

第一條 管理部門

1.文件歸檔結案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實際需要留存復印件;如因工作、業(yè)務處理需要原稿須由制訂部門保管,應經(jīng)公司領導同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復印件歸檔。

2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經(jīng)辦檔案管理處。

第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時根據(jù)如下原則點收:

1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應立即追查歸檔。

2.文件如經(jīng)過抽查應有公司領導的簽認。

3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應立即退回經(jīng)辦部門補辦。

4.與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件應立即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

第11篇 安全生產(chǎn)文件及檔案管理制度

為規(guī)范和加強站內(nèi)的安全檔案的管理，實行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：

（1）安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。

（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運行、培訓教育、獎懲等信息）。

（3）特種作業(yè)人員資格證名單。

（4）特種設備清單及有關檔案。

（5）危險源管理清單。

（6）監(jiān)測資料（設備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。

（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

（8）安全生產(chǎn)整改情況記錄。

（9）安全例會及安全日、月活動記錄。

（10）安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況；

（11）事故記錄和統(tǒng)計資料。

（12）傷亡登記表存檔情況。

（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。

（14）安全措施經(jīng)費及使用情況。

（15）事故應急救援預案、演練、實施記錄。

２、要編寫詳細的目錄并分檔存放，以形成標準化、規(guī)范化。

３、按期上報給各有關部門，定期向職工公布檔案管理情況。

４、主要領導要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學化。

第12篇 集團公司檔案管理制度3

集團公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

第二條本工作細則適用于江蘇xx實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務工作細則

第三條檔案人員崗位職責

(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。

(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。

(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到八防(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標準

(1)應歸檔文件齊全完整;

(2)應歸檔文件為原件;

(3)及時登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標準

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;

(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;

(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;

(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。

(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第13篇 辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度

辦公室管理制度

為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。

文件收發(fā)規(guī)定

一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務文件由有關部門擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。

二、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。

三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

四、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。

五、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。

檔案管理制度

一、所有檔案文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。

二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。

三、文印人員必須按時、按質(zhì)、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。

四、文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。

五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。

六、公司文件原件，照冊登記存檔。

七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準，文件原稿不能向他人復印外借。

八、如公司辦理其它事宜領用文件時，經(jīng)辦公室批準，承辦人辦理借還手續(xù)方可。

辦公用品購置領用規(guī)定

一、公司領導及未實行經(jīng)濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后購置。實行經(jīng)濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經(jīng)理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報董事長批準后辦理。

二、辦公用品購置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務部不予報銷。

三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。

四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

公章管理規(guī)定

一、公司文件、申請、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時，要對文字、用語進行校對無誤方可加蓋公章。

二、外單位或個人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時，要經(jīng)總經(jīng)理批準方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會或董事長批準方可加蓋印章。

三、如因某種業(yè)務須要帶公章前往辦理，辦公室須派專人前往，或經(jīng)總經(jīng)理批準辦理帶章外出手續(xù)方可。

四、未經(jīng)批準私自帶章外出給公司帶來重大損失和極壞影響時，公司將對相關人員進行依法追究。

第14篇 辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。

第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內(nèi)，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規(guī)定處理。

第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規(guī)定，結合實際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。

三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統(tǒng)科學、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應當做好以下工作：

1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復制、收集等補救措施。

2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報,確保檔案安全與完整。

3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時，應履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續(xù)。

1、機關各處室、二級機構因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領導批準;

2、外單位查閱檔案的，應持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報分管領導批準后，方可查詢。

十、查閱檔案應在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領導批準，方可復印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應當追究查閱者的責任。

檔案保密

十三、認真貫徹實施《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時，應報分管領導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位主要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關檔案。

十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準,文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計

十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。

二十、按照有關規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。

二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件和保存期滿的檔案才能進行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應編制銷毀清冊,由辦領導批準后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項目檔案管理

二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設單位負責。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設檔案包括：

1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算;申請立項報告及項目建設方案。

2、項目論證材料：項目建設方案。

3、項目立項材料：項目建設內(nèi)容及預算簡表;項目正式批復。

4、項目實施材料：項目建設合同;《合肥市信息化建設項目執(zhí)行情況表》

5、項目驗收材料：技術報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設合同要求提供的有關資料;項目驗收意見書。

6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告

三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質(zhì)材料時，應一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項目建設單位應按照以下統(tǒng)一標準，整理標準文檔。

1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設、完善、驗收、運行的全過程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外)，紙張規(guī)

格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負責解釋

三十三、本制度自公布之日起施行

第15篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責

1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結,特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復。

第16篇 造價咨詢公司技術檔案管理制度

造價咨詢公司技術檔案管理制度

1、總則：

1.1為建立、健全事務所技術檔案工作，完整地保存和科學地管理事務所的技術檔案，充分發(fā)揮技術檔案在事務所發(fā)展中的作用，更好地為事務所各技術部門服務。特制訂本管理制度。

1.2本事務所技術檔案是指各技術部門在工程審核、招投標代理、預(決)算等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術資料以及外來、外購資料、圖書等。

1.3事務所相關部門要把技術檔案工作放在重要位置，保證其技術文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時歸檔。以保證事務所技術檔案公所的順利開展。

1.4按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則，事務所設立檔案室，并配備專職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領導下，集中統(tǒng)一管理事務所的技術檔案。建立、健全技術檔案工作，達到事務所技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2、技術文件資料的歸檔：

2.1每個執(zhí)業(yè)項目完成或告一段落后，都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料，并按事務所形成的、技術文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊、盒)，有總工程師審查后及時向事務所綜合檔案室移交歸檔。

2.2 各部門或技術人員在移交技術檔案或技術文件資料時，交接雙方應按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術文件資料不全的，管理人員有權拒絕接收。

2.3 凡需歸檔的技術文件資料，應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整。

2.4 凡各部門形成的成果類文件，應復制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來、外購回事務所的資料、標準圖集、計價規(guī)則等在開封前，有關單位必須通知資料管理人員參加清點，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。

3、綜合檔案室的任務和管理人員的職責：

3.1 綜合檔案室的任務：

3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學地管理好技術檔案的完整、系統(tǒng)、準確和安全，并及時、準確地提供利用。因工作嚴重失職，造成技術檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無法使用、借出無法收回等，管理人員應負主要責任，嚴重者調(diào)離崗位。

3.1.2 協(xié)助各部門和有關技術人員做好技術資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3 承擔技術文件資料的接收、復制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術資料為事務所有關單位和技術人員服務。

3.2 技術檔案管理人員的職責：

3.2.1 認真貫徹事務所技術檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務，提高管理水平，保證技術檔案工作任務的完成。積極主動的為執(zhí)業(yè)項目提供技術資料。

3.2.2 科學地管理事務所技術檔案，承辦技術資料和技術檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計等工作。

3.2.3 遵守事務所保密制度。

3.2.4 嚴格執(zhí)行技術檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和提出復制。

4、技術檔案的鑒定和銷毀：

4.1 認真做好技術檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報廢，保管期限為三年。

4.2 凡要銷毀的技術檔案，必須造冊登記，經(jīng)事務所領導審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀，防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。

5、技術檔案的保管和借閱：

5.1 對接收來的技術檔案進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5.2 認真執(zhí)行技術檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報告的結果，對出現(xiàn)的問題勒令檔案管理員進行整改，并對檢查報告的真實性進行復查。

5.3 做好技術檔案的安全、保密工作，并履行批準和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉爛等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補和提出復制。

5.4 技術檔案的保密制度

5.4.1 事務所職工必須嚴守機密，維護技術檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。

5.4.2 技術檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應立即上報并采取措施做妥善處理。

5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術資料。

5.5 技術檔案的借閱：

5.5.1 凡本事務所技術人員、工作人員，因需要都可借閱技術檔案。有管理人員填寫《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

5.5.2 技術檔案和各種圖書等，均在事務所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時，需經(jīng)技術主管批準方能借出。

5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長時間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負責催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實際價值(各類書籍按標價、資料按制作價格)報技術主管審查，所長批準后，送公司財務部綜合部，對檔案借閱人進行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時間的長短，可按處罰金額的1/2至全額退回。

5.5.4 借閱者應保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認真負責。如發(fā)現(xiàn)問題或有損壞者，及時向主管領導匯報。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進行處罰，由檔案管理員報技術主管審查，所長批準后，送事務所財務部，對檔案借閱人進行處罰。

6、技術檔案的復制和技術資料的發(fā)放：

6.1 凡歸檔的技術文件資料，一般應存檔一份。重要的和使用頻繁的應復制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應及時復制補充完整。

6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場所的技術資料，應在技術檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個人，應提出申請，填寫《文件領用申請單》，經(jīng)主管領導審查、文件編制部門主管批準后，可簽名領取。

6.3 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報廢處理。凡使用者無法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時，文件使用者應承擔重新發(fā)放文件的資料費用，其金額按復制資料的實際價格核算，由檔案管理員報總工審查，所長審批后，送交公司財務部綜合部。

7、技術檔案和受控技術文件的更改：

7.1 當文件編制部門需對技術檔案實施更改或補充時，應由更改通知單。對用戶提供的文件資料進行更改時，還應有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術檔案實施更改。修改時統(tǒng)一做好修改標記，堅持技術責任簽字，標明日期。同時修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

7.2技術檔案更改后，資料管理人員應及時將更改通知單發(fā)放各相應的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

7.3 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過期自動作廢。需重復使用時，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認”印章，審查人員簽字認可后方可再次使用。

附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標代理項目歸檔內(nèi)容要求

附件一：工程審核項目歸檔內(nèi)容要求

工程審核執(zhí)業(yè)項目結束后，項目負責人應及時對工作進行總結，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：

1、工程審核業(yè)務約定書(咨詢合同、委托書等)2、基本建設工程審核報告(包括附件中的結算書、定案表原件、審核明細表等)3、項目審核計劃書

4、基本建設工程審核原始資料，依次為：

工程施工合同、協(xié)議

工程前期招投標資料(包括技術經(jīng)濟資料)施工單位報審施工結算書 工程變更資料 工程簽證資料

工程施工期間材料認價資料

5、工程審核過程中的會議紀要、詢證工作底稿

6、工程審核工程量計算原始底稿 7、客戶回訪意見書 8、工程師承諾函 9、其他相關資料

附件二：工程招標代理項目歸檔內(nèi)容要求

工程招標代理執(zhí)業(yè)項目結束后，項目負責人應當及時對工作進行總結，并組織執(zhí)業(yè)人員對審核資料檢查歸檔，要求如下：

1、發(fā)布的招標公告

2、投標報名及資格預審文件領取表

3、資格預審文件

4、資格預審文件送簽表

5、資格預審報告

6、建設工程項目報建表

7、銀行資金證明

8、計劃批準文件

9、資格預審合格通知書領取表

10、施工招標申請書

11、建設工程投標申請書

12、發(fā)標會簽到表

13、發(fā)標會招標文件、圖紙領取簽收表

14、答疑會簽到表

15、答疑文件簽收表

16、圖紙答疑紀要

17、開標程序

18、開標會簽到表

19、投標文件送交及簽收確認表

20、開標會議投標文件密封確認表

21、專家通知結果記錄表

22、開標記錄表

23、投標報價評分表

24、措施費評分表

25、評標結果匯總表

26、擬評分清單項表

27、主要清單項目綜合單價評分表

28、技術標評分表

29、技術標評分匯總表

30、評標委員會評標報告書

31、攔標價

32、中標通知書

33、招標人對代理機構的意見

34、施工招標工作總結