l公司檔案管理制度匯編【16篇】

公司檔案管理制度是企業(yè)運營的重要組成部分，它旨在規(guī)范文件的生成、管理、存儲和利用，確保信息的準確、完整和安全。此制度對于提升工作效率、保障業(yè)務(wù)連續(xù)性、防范法律風(fēng)險以及維護企業(yè)歷史記憶具有關(guān)鍵作用。它能夠幫助企業(yè)有效地查找和利用信息，避免因文件丟失或混亂導(dǎo)致的工作延誤和決策失誤。

包括哪些方面

公司檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 文件分類與編碼：建立一套清晰的文件分類體系，以便于文件的歸檔和檢索。

2. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、使用、存儲和銷毀等各個階段的管理規(guī)則。

3. 數(shù)字化與電子化：推動紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變，提升文件管理效率。

4. 權(quán)限與訪問控制：明確不同員工對文件的訪問權(quán)限，保護敏感信息。

5. 安全與備份：制定文件安全策略，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

6. 法規(guī)遵從：確保檔案管理符合相關(guān)法律法規(guī)要求，降低法律風(fēng)險。

7. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進行檔案管理培訓(xùn)，加強日常監(jiān)督，保證制度執(zhí)行。

重要性

良好的公司檔案管理制度對于企業(yè)的長期發(fā)展至關(guān)重要。它不僅有助于提高內(nèi)部工作效率，減少信息查找的時間成本，而且能為企業(yè)決策提供準確依據(jù)，避免因信息缺失或錯誤導(dǎo)致的決策失誤。此外，合規(guī)的檔案管理也是企業(yè)應(yīng)對法規(guī)審查、訴訟糾紛等外部挑戰(zhàn)的必要條件。企業(yè)歷史檔案的保存，可以傳承企業(yè)文化，為未來的戰(zhàn)略規(guī)劃提供參考。

方案

為了構(gòu)建有效的公司檔案管理制度，建議采取以下措施：

1. 制定詳細的操作指南：明確各環(huán)節(jié)的操作流程，確保每個員工都了解自己的職責(zé)。

2. 引入專業(yè)軟件：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的自動化管理。

3. 建立審核機制：定期對檔案管理工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

4. 持續(xù)改進：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和員工反饋，不斷優(yōu)化和完善檔案管理制度。

5. 加強培訓(xùn)：定期舉辦檔案管理培訓(xùn)，提升員工的檔案意識和技能。

6. 設(shè)立專門的檔案管理部門：由專人負責(zé)檔案的管理和維護，確保制度的執(zhí)行。

公司檔案管理制度是企業(yè)高效運作的基石，需要全員參與，持續(xù)改進，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。通過規(guī)范化的管理，我們可以確保信息資源的有效利用，為企業(yè)的發(fā)展注入更強的動力。

l公司檔案管理制度范文

【第1篇】l公司檔案管理制度

公司檔案管理制度

1.目的

規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

2.適用范圍

本制度適用于集團各公司各類檔案的管理。

3.職責(zé)

3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。

3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實施工作。

3.3人力資源及行政部行政助理負責(zé)對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。

4.檔案分類及編號

4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

4.1.1行政類

4.2.2財務(wù)類

4.3.3人事類

4.4.4業(yè)務(wù)類

4.5.5工程類

4.6.6資源類

4.7.7合同類

4.2機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

4.3檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進行編號。

4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》

5.機要檔案

5.1機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

5.2劃分標準

5.2.1絕密檔案包括

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。

5.2.2機密檔案包括

●財務(wù)資料;

●公司重要會議紀要;

●公司經(jīng)營情況;

●人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;

●技術(shù)資料。

5.2.1秘密檔案包括:

●重要項目資料;

●項目合同協(xié)議。

6.檔案的裝訂

6.1以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。

6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

7.保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

7.1永久保存

●公司章程

●股東名簿

●股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要

●公司證照

●各級批文

●印鑒

●公司年度經(jīng)營計劃

●公司年度經(jīng)營總結(jié)

●年度財務(wù)報表

●技術(shù)資料

●不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證

●人事資料

●大型活動圖片、音像資料

●其他核定須永久保存的文書

7.2十五年保存:會計憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定和公司財務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行)

7.3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

7.4一年保存:部門工作計劃及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請求報告、完結(jié)后無長期保存必要文書。

7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

8.保管部門

8.1財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負責(zé)保管。

8.2人事專項機要檔案由人力資源部負責(zé)保管。

8.3股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書或法務(wù)部保管。

8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

9.檔案移交

9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

9.2公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

9.4財務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

9.5其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。

9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。

9.7《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

10.檔案調(diào)閱

10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》,并經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可調(diào)閱。

10.2行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。

10.3檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

10.4調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

10.5《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時,如借閱時間需要超過8小時,應(yīng)在說明理由,并經(jīng)部門負責(zé)人批準。

10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

11.檔案的銷毀

11.1超過保存期,且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。

11.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經(jīng)相應(yīng)核準人核準后方可銷毀。

11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。

11.5檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。

11.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。

12.其他

12.1檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。

12.2所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。

12.3所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場所。

12.4本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。

12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號。

12.6各部門必須嚴格按照

【第2篇】s公司派遣員工檔案管理制度

某公司派遣員工檔案管理制度

為進一步健全我單位規(guī)章制度,維護單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執(zhí)行。

一、基本原則

公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機構(gòu)對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。

二、根本要求

檔案經(jīng)手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。

1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。

2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、派遣員工個人檔案的形成

嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項目:

1.應(yīng)聘登記表;

2.筆試成績表及面試評價表;

3.體測表;

4.體檢表;

5.培訓(xùn)登記表;

6.考核登記表;

7.社會保險個人信息采集表;

8.派遣員工告知書;

9.無犯罪記錄證明(聲明);

10.個人承諾書;

11.勞動合同及補充協(xié)議原件;

12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));

13.個人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;

14.員工離職相關(guān)材料;

15.解除(終止)合同證明;

16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。

四、檔案管理

1.管理部門

派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。

2.歸口管理

2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。

2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。

2.3.及時將新材料歸入檔案中。

3.檔案的查(借)閱

3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進行借閱登記。

3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。

3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。

3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。

4.檔案的保存和銷毀

4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。

4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。

4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,并做好銷毀記錄。

五、制度生效

1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應(yīng)結(jié)合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。

2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。

【第3篇】z公司檔案管理制度

公司檔案管理制度:

一、 文書檔案歸檔制度

1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。

2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。

5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件必須歸檔。

7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、 專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1.認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責(zé),自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

2.負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

3.負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4.負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

1. 各部門配備一名兼職檔案員,負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的任務(wù)。

3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。

4. 嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。

5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2. 各部門兼職檔案員,負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。

2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。

3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。

4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。

6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。

2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。

4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。

5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責(zé)任。

七、檔案借閱制度

1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。

6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

八、 其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

【第4篇】中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責(zé)歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負責(zé)歸檔。

e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責(zé)。

2.鑒定的主要項目有:

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則:

a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進行。

5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負責(zé)修改、補充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。

【第5篇】公司音像檔案管理制度4

公司音像檔案管理制度4

第一章總則

第一條為加強公司的音像檔案管理,特制訂本制度。

第二條公司的音像檔案是指公司各部門或個人在社會實踐活動中直接對公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等。音像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片和文字說明兩部分組成。

第三條音像檔案是公司全部檔案的重要組成部分,必須由檔案室實行統(tǒng)一管理。

第二章音像檔案資料的收集

第四條反映公司主要職能活動、工作成果和存在問題的音像資料。

第五條各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動的音像資料。

第六條公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的音像資料。

第七條其他公司形成的與本公司有關(guān)的重要音像資料。

第八條其他具有保存價值的音像資料。

第九條音像檔案資料應(yīng)在形成后,一個月內(nèi)隨檔案室其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔,如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。

第十條檔案室應(yīng)隨時收集零散的具備保存價值的音像資料。

第十一條錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的,其形成費用不予報銷。

第十二條一般只接收原件,特殊情況下也可以接收復(fù)制件。

第三章音像檔案的整理

音像檔案的整理由攝錄人員負責(zé),檔案部門協(xié)助。

第十三條照片檔案按年代、主題分類,同屬一類的照片按時間順序同時填寫其底片號,底片在卷宗內(nèi)編流水號,其格式為卷宗號上流水號。

第十四條錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、主題分類,按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄盤的應(yīng)視為一個案卷,編一案卷號,然后每盤再依次編排序號。

第十五條編注與其他載體檔案有聯(lián)系的用參照號。

第十六條保管期限。應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠度、有效性等因素,劃定保管期限。

第十七條文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

第十八條照片編制采用橫寫格式。其格式為照片底片號―文字說明―參照號―攝制時間―攝制者。

第十九條錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制要在盒套上標注頁碼,然后按要求逐項填寫。

第四章音像檔案的保管

第二十條音像檔案入庫前要進行檢查,對已被污損的要進行必要的技術(shù)處理。

第二十一條底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間,相對濕度應(yīng)在35%~45%之間;照片庫溫度應(yīng)保持在14~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在37.5%~67.5%之間;錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持在18~24℃之間,相對濕度應(yīng)保持在40%~60%之間。

第二十二條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放,磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場,磁帶盒之間的間距不小于3毫米,存放磁帶最好不用鐵皮柜。

第二十三條對庫存的照片檔案,每半年檢查一次。

第二十四條歸檔保存的音像檔案,任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改,銷毀音像檔案必須經(jīng)過鑒定,征得歸檔同意后,報主管審批并登記造冊。

第二十五條建立健全音像檔案統(tǒng)計制度,做好音像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項的統(tǒng)計工作。

第二十六條本辦法由行政部解釋、補充,由公司總經(jīng)理批準后施行。

【第6篇】工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。

第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

第三條 本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。

第二章 組織機構(gòu)及職責(zé)

第四條 公司財務(wù)資產(chǎn)部門負責(zé)會計檔案的日常管理及保管工作。

第五條 公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。

第三章 會計檔案管理范圍

第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。

(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

(二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

(三)會計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。

(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進行保管。

第四章 會計檔案的整理立卷

第七條 每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

第八條 會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。

(一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;

(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;

(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

第九條 會計憑證的立卷

(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至?xí)嫏n案保管清冊。

(二)憑證裝訂

1. 會計憑證裝訂前的準備工作:

(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;

(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;

(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;

(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;

(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。

2. 會計憑證裝訂時的要求:

(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;

(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;

(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。

3. 會計憑證裝訂后的注意事項:

(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;

(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

第十條 會計賬簿的立卷

各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:

(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;

(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);

(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;

(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;

(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;

(六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;

(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;

(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

第十一條 會計報表的裝訂

會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。

會計報表裝訂要求:

(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂;

(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。

第十二條 其他會計核算資料的立卷

會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:

(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;

(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

第五章 會計檔案的歸檔

第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移

交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負責(zé)人、綜合辦公室主任負責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

第十四條 會計檔案的保管

會計檔案必須進行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。

第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。

第六章 會計檔案的借閱使用

第十六條 財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。

第十七條 檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。

第十八條 會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。

第七章 會計檔案的保管期限

第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。

第二十條 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。

第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。

第八章 會計檔案的銷毀

第二十二條 保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。

(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。

第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第九章 附則

第二十四條 本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責(zé)解釋。

第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行

附件一:

工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一、會計憑證類

1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年

二、會計賬簿類

2日記賬15年

其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年

3明細賬15年

4總賬15年包括日記總賬

5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年

6輔助賬簿15年

三、財務(wù)報告類包括各級主管部門的匯總會計報表

7主要財務(wù)指標快報3年包括文字分析

8月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析

9年度財務(wù)報告永久包括文字分析

四、其他類

10會計移交清冊15年

11會計檔案保管清冊永久

12會計檔案銷毀清冊永久

13銀行余額調(diào)節(jié)表5年

14銀行對賬單5年

15月度現(xiàn)金盤點表5年

【第7篇】工程公司檔案管理制度

************工程有限公司檔案管理制度

匯編：

行政人事部

二零一四年十二月四日

檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：

檔案管理相關(guān)表格

公司檔案管理明細表

總則

(一)為了加強對工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

(二)本規(guī)定適用于公司總部及項目部。

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

(一)人事行政部負責(zé)制度的推進以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負責(zé)。

(二)總經(jīng)理負責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。

(三)部門經(jīng)理負責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》，和明確相關(guān)人員負責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負責(zé)。

(四)各部門資料員/資料管理員

1、制度在部門的執(zhí)行;

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作;

3、負責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

(一)文書檔案

1.1歸檔范圍：

1.1.1、集團資料

各類營業(yè)證照(營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認函、國土合同等

公司章程

集團公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文

1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報的各類正式行文

1.1.3、外來文件

各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件

1.1.4、會議資料

會議紀要利用明源流程存檔

專題會會議講義

1.1.5、法律文件

合同、協(xié)議審核;

訴訟材料

1.1.6、物資采購合同

1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料

1.2歸檔要求：

1.2.1、集團證照資料：由財務(wù)部關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，保證證照及時更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

(二)人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議;

2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動、任免、離職、降職文件;

2.1.3職稱評定材料;

2.1.4面試表;

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案

2.2、歸檔要求

2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

(三)建設(shè)類檔案

3.1、歸檔范圍(附件：詳細列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標文件、合同(協(xié)議)。

3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

3.1.3項目核準(立項)階段

3.1.4方案審查階段

3.1.5初設(shè)審查階段

3.1.6施工許可證階段

3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗收備案登記階段

3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成后及時將資料整理歸類造冊，合理保存。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認”章。

3.2.4招投標文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交負責(zé)人保管。

(四)會計檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

4.1.2、會計賬簿類：

(1)總賬;

(2)現(xiàn)金日記賬，

(3)銀行存款賬、銀行明細賬;

(4)輔助賬簿;

4.1.3財務(wù)報告類：

(1)年度決算報表(經(jīng)會計師事務(wù)所審計后);

(2)月度、季度財務(wù)報表;

(3)不定期重要一次性報表;

(4)審計報告;

(5)驗資報告;

(6)資產(chǎn)評估報告。

4.1.4其他類：

(1)會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊;

(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單;

4.2、歸檔要求

4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。;

4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

(五)實物檔案

5.1、歸檔范圍：

5.1.1、照片、音像類

(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。

(2)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。

(3)公司組織或參與的重大外事活動。

(4)記錄公司重大事件。

(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。

(6)其他具有保存價值。

5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等

5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀念品、其它有保存價值的實物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號

(一)移交

1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認簽字。

1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認可后財務(wù)部才給予核報。

(二)整理

鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜

(三)編號

(公司)簡稱+(業(yè)務(wù)部門)簡稱-檔案類別代碼(一級+二級)-年度+順序號;

四、檔案的利用

(一)查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

(1)總經(jīng)理、人事行政部負責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫借閱單。

(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

1.2、檔案查閱程序要求

(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進行紙質(zhì)查閱。

(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。

(二)借閱

2.1、借閱程序要求

(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

2.2、檔案的歸還

(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認。

(2)檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

2.3、其他規(guī)定

會計檔案原則上不借出。

(三)檔案復(fù)制

申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進行復(fù)制提供給查閱者。

五、檔案的保管

(一)檔案的保管期限

各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。

(二)專項檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案(含會計檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進行檢查。

2.2、電子版檔案的傳遞和保存

(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。

(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

(三)檔案的正式裝盒、造冊

3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標準進行。

3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時間進行上年檔案的正式裝盒造冊及調(diào)整工作。

(四)檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進行修補、復(fù)原，借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷毀

(一)目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。

(二)程序及要求

2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進行核對;銷毀時應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時在場;銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認。

2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時登記。

(三)會計檔案的銷毀

3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當由至少兩人共同銷毀并簽字確認。

3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴禁在公共場所談?wù)撁孛苁马?，嚴禁在私人通信、通話中泄露秘密?nèi)容;

2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

3、嚴禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

4、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

5、嚴禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

6、嚴禁與工作無關(guān)的人進入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵;對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰;對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

【第8篇】物業(yè)公司財務(wù)會計檔案管理制度

物業(yè)公司財務(wù)制度之會計檔案管理

第一條 會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合具體實際,建立會計檔案管理制度。

第二條 財務(wù)管理部負責(zé)會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關(guān)人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。

第三條 會計檔案由財務(wù)管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責(zé)任。

第四條 會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作,必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。

第五條 會計檔案應(yīng)做到科學(xué)管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。

第六條 非財務(wù)人員查閱檔案,須經(jīng)財務(wù)部及檔案管理人員同意;財務(wù)部人員查閱,須經(jīng)檔案管理人員同意;外單位查閱應(yīng)憑該單位介紹信,經(jīng)檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準方可查閱。查閱檔案應(yīng)辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借,特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復(fù)印件。

第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關(guān)憑證抽出組成永久案卷保管。

第八條 銷毀檔案時應(yīng)由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加,參加人員應(yīng)對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。

【第9篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度6

房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度6

1.0 主要內(nèi)容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。

2.0 檔案的管理機構(gòu)

2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后可留存影本。

2.3 檔案室主要職責(zé):

2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;

2.3.2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導(dǎo)和監(jiān)督;

2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;

2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構(gòu)的移交工作;

2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

3.0 檔案的種類

3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。

3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。

3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術(shù)指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。

3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

3.11 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

3.12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

4.0檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。

5.0 檔案的收集。

就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。

5.2 立卷歸檔的時間

5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。

5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

5.3 立卷歸檔的要求

5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。

5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。

5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起

5.3.4 立卷時應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。

5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準確。

5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

5.3.8 立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

5.3.10 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。

5.3.11 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。

5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.0 檔案的借閱

6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準,可查閱無密級檔案。

6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準,方可借閱。

6.3 檔案的借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。

6.4 對珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會有誤。

6.5 必要時,檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情

況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后,責(zé)令其賠償一切損失。

7.0檔案保密要求

7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。

7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。

7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。

7.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。

7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。

8.0 超期檔案的銷毀

8.1對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。

8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。

9.0 檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應(yīng)及時修補。

【第10篇】企業(yè)公司檔案管理制度

企業(yè)集團檔案管理制度

一、職責(zé)

各部門經(jīng)理負責(zé)本部門管理范圍內(nèi)的檔案管理工作。對本部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的外來文件進行管理和控制,所有檔案立卷、歸檔后由行政部實行管理。行政部應(yīng)設(shè)立檔案管理員。

二、管理內(nèi)容與方法

1、立卷歸檔

(1)公司應(yīng)立卷歸檔的文件資料包括:

①證照資料:包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料;

②規(guī)章制度:包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。

③收發(fā)文書:包括總公司內(nèi)部文件、總公司與各子公司(辦事處)往來文件、總公司與政府公文及批復(fù)、總公司與其它公司業(yè)務(wù)文件、總公司發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

④合同資料:包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

⑤工程技術(shù)資料:包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。

⑥照片、聲音資料:包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑦其他需歸檔的文件資料。

(2)立卷歸檔的要求:

①各類文件應(yīng)分別立卷。所有外來文件、內(nèi)部文件由行政部統(tǒng)一分類、登記、編制目錄、按年按類裝訂成冊,外來文件、內(nèi)部文件包含公文、傳真、會議記錄、通報、紀要等。

②文件的正文與附件、底稿等應(yīng)歸案在一起,保持文件、材料的完整性。

③立卷歸檔的文件要便于查找。

④文件有標題的,應(yīng)在目錄中列上標題。無標題的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬定標題,并標上方括號以示立卷人加的標題。

⑤案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚,對破損文件應(yīng)加以裱糊。

⑥照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內(nèi)容、時間、地點。

2、檔案的利用

(1)各部門因工作需要借閱檔案,應(yīng)在借閱登記簿上登記。

(2)借閱檔案,要填借閱簿,用后應(yīng)按時歸還。借閱人員對所借檔案應(yīng)妥善保管,嚴防遺失,泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借,不得擅自復(fù)制。

(3)借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)借閱和查詢?nèi)说姆止茴I(lǐng)導(dǎo)批準。

(4)外單位人員借閱和查詢公司檔案,應(yīng)經(jīng)董事長批準。

3、銷毀

(1)檔案保存期,由行政部提議,報董事長批準。專業(yè)性檔案(如工程技術(shù)、財務(wù)等)保存期限按照國家有關(guān)制度。

(2)對超過保存期限、失去保存價值的檔案,由檔案室提出銷毀申請,報董事長批準。

(3)銷毀檔案時,應(yīng)認真清點,由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由行政部經(jīng)理指定,銷毀后,由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字。

(4)對已銷毀文件,應(yīng)制定目錄清冊存檔。

4、檔案室管理

(1)檔案室應(yīng)建立登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記,對保管、利用情況定期進行統(tǒng)計。

(2)檔案管理人員離職或調(diào)職,必須與接任人員辦理移交手續(xù)。

(3)檔案管理人員對保存的檔案應(yīng)根據(jù)需要進行全面或重點檢查,平時注意檔案的保存情況,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告解決。

(4)檔案室須特別注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作;電子存檔應(yīng)注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓,并注意溫度適宜。

(5)立卷的檔案應(yīng)分類放入檔案盒存放;

(6)檔案移交

①由部門自定責(zé)任人保管的檔案不移交,但每年要接受檔案室一年一至兩次的檔案檢查;

②按年度歸檔的檔案,在每個自然年結(jié)束后1個月內(nèi),由各部門立卷歸檔,移交檔案室;

③負責(zé)保管檔案的職員離職或調(diào)離工作崗位時,應(yīng)將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后,與檔案室負責(zé)人、部門經(jīng)理一同進行檔案移交,移交給本部門經(jīng)理或接崗人;

④檔案移交時,移交人填制移交清單一式三份,交接雙方按清單核對交接,并在移交清單上簽字;移交清單由移交人、接交人、檔案室各執(zhí)一份。

三、責(zé)任

1、損壞、丟失公司檔案的;

2、擅自提供、銷毀公司檔案的;

3、涂改、偽造檔案的;

4、違反第三條制度,不按制度歸檔或不按期移交檔案的;

5、檔案管理人員玩忽職守,造成公司檔案損失的。

違反檔案管理制度的,公司將據(jù)《人事管理制度》,視情節(jié)輕重,給予處罰。

【第11篇】某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度

1、目的:

規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

2、適用范圍:

適用于各部門各種檔案的管理工作。

3、職責(zé):

3.1各部門負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督檔案管理的實施工作。

3.2各部門檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。

4、管理制度:

4.1檔案管理的內(nèi)容:

4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:

a)公司各種行政文件;

b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;

c)部門收發(fā)文記錄;

d)本部門形成的質(zhì)量記錄;

e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。

4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:

a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。

b)各部門保管各部門的資料。

c)辦公室保管人事檔案和各種合同。

4.2檔案的保管目的

a)便于查閱;

b)保證檔案的安全;

c)防止檔案的損壞;

d)延長檔案壽命;

4.3檔案的密級

檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:

a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;

b)機密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;

c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.4 檔案的保管方式

4.4.1檔案的裝盒與標識

各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。

4.4.2編制目錄:

4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;

4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。

4.5檔案的查閱權(quán)限

4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

4.5.3部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

4.6.2部門檔案管理員審核其資格:

a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;

b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機密檔案,由總經(jīng)理審批。

4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。

4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責(zé)人審批。

4.9檔案的銷毀

4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。

4.9.2該清單報部門負責(zé)人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。

4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。

5相關(guān)文件

6記錄

6.1《文件歸檔目錄》

6.2《文件和資料銷毀清單》

6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》

【第12篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度

一、基本要求

1、檔案管理由辦公室負責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責(zé)。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計部負責(zé)。

2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。

3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。

4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全

二、歸檔時間和份數(shù)

對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。

三、查(借)閱

1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);

2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);

3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準。

【第13篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負責(zé)做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。

3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。

4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。

6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。

【第14篇】電池公司環(huán)境保護檔案管理制度

電池有限公司環(huán)境保護檔案管理制度

一、為加強環(huán)境保護檔案管理,充分發(fā)揮環(huán)保檔案在環(huán)境保護工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《環(huán)境保護檔案管理暫行規(guī)定》,特制定本制度。

二、環(huán)保檔案主要指公司在環(huán)境管理監(jiān)測、科研、宣傳、教育等環(huán)境保護活動中直接形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

三、環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護工作的重要組成部分,要將其納入本單位的環(huán)保發(fā)展規(guī)劃與年度計劃中。

四、為保證環(huán)保檔案完整、準確、安全、有效地利用,要采用先進技術(shù),逐步實現(xiàn)環(huán)保檔案管理的現(xiàn)代化。

五、檔案工作人員要忠于職守,認真執(zhí)行檔案管理制度,鉆研業(yè)務(wù),嚴格遵守黨和國家的保密規(guī)定,確保環(huán)保檔案的完整與安全。

六、借用環(huán)保檔案者應(yīng)負安全和保密責(zé)任,不得擅自轉(zhuǎn)借,不得折疊、剪貼、抽取和拆散檔案,嚴禁在環(huán)保檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。

七、歸檔的環(huán)境保護文件、材料要做到字跡工整、圖像清晰、簽字手續(xù)完備。

八、科研課題、環(huán)保工程和其它任務(wù)等,承辦單位應(yīng)將所形成的環(huán)境保護文件、材料按本制度的要求整理歸檔。

九、環(huán)保檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期和短期的環(huán)保檔案歸環(huán)保組管理,永久性的歸公司檔案室保管,環(huán)保組保存永久檔案的復(fù)印件。

十、本制度由公司環(huán)保組負責(zé)執(zhí)行。

【第15篇】物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8

物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)

第一章總 則

第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。

第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

1、保管員工人事檔案;

2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;

5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責(zé)。

第二章 人事檔案的收集和歸檔

第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù),必須按照有關(guān)規(guī)定,互相配合,認真做好。

第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

1、員工登記表(含照片)。

2、個人簡歷。

3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

5、獎懲材料。

6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。

8、各類審批材料(復(fù)印件,包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。

第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關(guān),及時入卷歸檔。

第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務(wù)部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。

第三章 人事檔案的保管

第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管,不得泄密。

第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。

第十四條 檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應(yīng)及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。

第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。

第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。

第十七條 檔案管理人員調(diào)動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。

第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

第十九條 檔案庫房是機要重地,無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

第四章 人事檔案的查閱和借用

第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準同意方可。

第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。

第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動,檔案轉(zhuǎn)遞要做到檔隨人走,公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。

第二十八條 對轉(zhuǎn)進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

第二十九條 對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

第六章

附 則

第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責(zé)解釋。

【第16篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度七

物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)

一、檔案管理總則

1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領(lǐng)導(dǎo),部門負責(zé)人為本部門檔案第一負責(zé)人。

3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。

二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門,根據(jù)工作需要,應(yīng)組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):

①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

②對各部門的檔案管理工作進行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流,加強檔案管理意識;

③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;

④負責(zé)公司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點,其基本職責(zé):

①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

②負責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

③在項目結(jié)束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

三、公司檔案歸檔范圍和要求

1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結(jié)束或特定時期向總辦移交;

3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據(jù)國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

四、檔案的管理

1、檔案管理員對接受的檔案應(yīng)及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內(nèi)保持適當?shù)臏?、濕?并應(yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。

3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)外,應(yīng)采取補救措施,以減少檔案的損失;

4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;

5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者,必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;

8、部門撤消或變動,以及項目結(jié)束時,應(yīng)將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序?qū)μ柸胱帕姓b方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

五、檔案的利用

1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;

2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應(yīng)及時追查責(zé)任。

六、檔案的銷毀

1、任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準。

3、經(jīng)批準銷毀的檔案,檔案管理人員應(yīng)認真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

七、附則

1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實施細則,報總辦備案;

3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應(yīng)采取一切補救措施。

八、項目圖紙移交規(guī)定

1、針對地產(chǎn)公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責(zé)保管。

2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認。

3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進行管理。

九、檔案管理流程圖:

1、項目資料:

相關(guān)部門分類整理

列出清單

部門經(jīng)理審查簽字

項目結(jié)束后移交公司檔案員

檔案管理員歸類、編目組卷

建立電子檔案

2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

相關(guān)部門辦理

證件、證書領(lǐng)取

及時存入公司檔案室

檔案管理員分類登記

建立電子檔案

3、檔案借閱

填借閱申請單

總辦審批

登記借閱

按時歸檔: