分公司費(fèi)用管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，旨在規(guī)范分公司的財務(wù)行為，確保資金的有效利用和成本控制。通過制定明確的費(fèi)用審批流程、預(yù)算管理規(guī)則以及責(zé)任追究機(jī)制，它可以防止浪費(fèi)，提高經(jīng)營效率，同時保障公司的經(jīng)濟(jì)效益和可持續(xù)發(fā)展。
包括哪些方面
一套完善的分公司費(fèi)用管理制度應(yīng)包括以下幾個核心方面：
1. 預(yù)算編制：設(shè)定年度和季度的費(fèi)用預(yù)算，涵蓋人力成本、運(yùn)營開支、市場推廣、固定資產(chǎn)投資等多個類別。
2. 費(fèi)用審批：設(shè)立多級審批制度，確保每一筆費(fèi)用支出都有明確的用途和責(zé)任人。
3. 報銷管理：規(guī)定報銷流程，包括憑證的收集、審核、報銷單的填寫和審批。
4. 成本控制：制定成本核算方法，監(jiān)控各項費(fèi)用的實際發(fā)生與預(yù)算的偏差。
5. 審計監(jiān)督：定期進(jìn)行內(nèi)部審計，檢查費(fèi)用管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在問題。
6. 績效考核：將費(fèi)用管理納入員工績效考核，激勵員工節(jié)約意識和合規(guī)行為。
重要性
有效的費(fèi)用管理制度對于公司運(yùn)營至關(guān)重要，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 風(fēng)險防范：通過嚴(yán)格的費(fèi)用審批和監(jiān)控，能有效防止財務(wù)舞弊和不當(dāng)開支，降低企業(yè)風(fēng)險。
2. 資源優(yōu)化：合理配置和使用資源，提高資金周轉(zhuǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)的盈利能力。
3. 合規(guī)經(jīng)營：遵守國家財經(jīng)法規(guī)，避免因財務(wù)管理不規(guī)范導(dǎo)致的法律風(fēng)險。
4. 決策支持：提供準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)，為管理層決策提供有力依據(jù)。
方案
1. 細(xì)化預(yù)算編制：根據(jù)分公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，細(xì)化預(yù)算項目，確保預(yù)算的可執(zhí)行性和實用性。
2. 推行電子化管理：利用財務(wù)軟件，實現(xiàn)費(fèi)用審批、報銷等流程的自動化，提高效率，減少人為錯誤。
3. 強(qiáng)化培訓(xùn)：定期對員工進(jìn)行費(fèi)用管理培訓(xùn)，提高其對制度的理解和執(zhí)行力。
4. 建立反饋機(jī)制：鼓勵員工提出改進(jìn)意見，根據(jù)實際情況調(diào)整和完善費(fèi)用管理制度。
5. 實施動態(tài)監(jiān)控：定期分析費(fèi)用支出情況，對超出預(yù)算的部分進(jìn)行原因分析，并采取相應(yīng)措施。
6. 獎懲分明：對于嚴(yán)格執(zhí)行費(fèi)用管理制度的員工給予獎勵，對違反規(guī)定的進(jìn)行適度處罰。
通過以上方案的實施，分公司費(fèi)用管理制度將更加完善，有助于提升公司的整體管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。
分公司費(fèi)用管理制度范文
第1篇 分公司費(fèi)用報銷付款申請借支管理
分公司費(fèi)用報銷、付款申請及借支管理
為了規(guī)范公司的費(fèi)用報銷、付款和借款管理,公司執(zhí)行先申請、再執(zhí)行、后報銷或請款的管理模式及公司各項費(fèi)用額度控制和例外支出申請審批制度。
一、費(fèi)用管理原則
1.費(fèi)用報銷必須嚴(yán)格按照財務(wù)制度辦理,任何人報銷費(fèi)用必須手續(xù)齊全,符合程序;
2.報銷費(fèi)用的票據(jù)必須有經(jīng)辦人簽字,注明時間和用途,并附有原始單據(jù)、入出庫等相關(guān)單據(jù);
3、不得報銷與工作無直接關(guān)系的個人用品及工作無直接關(guān)系的費(fèi)用支出,如特殊原因購買的辦公用品,個人離職時應(yīng)收回,無法收回的應(yīng)按新舊程度按購買價折價扣回;
4、當(dāng)期費(fèi)用須當(dāng)期報銷;
5.費(fèi)用在一定的合理額度范圍內(nèi)控制使用,額度的依據(jù)是工作量、銷售額、工作職務(wù)、員工人數(shù)等。
二、費(fèi)用報銷、資金支付審批權(quán)限
1、公司的支出審批根據(jù)適當(dāng)授權(quán)、分級分項控制的原則進(jìn)行管理;
2、公司的費(fèi)用報銷、借款、工資發(fā)放、付款等支出由被總公司授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,超過授權(quán)范圍的,由被總公司授權(quán)人審核后,報送總公司審批;
3、 各部門所發(fā)生的費(fèi)用等各項支出必須由部門主管進(jìn)行審核后,送到財務(wù)部審核后,方可送到被授權(quán)人及總公司進(jìn)行逐級審批;
4、公司被授權(quán)人的借款、報銷、請款的審批人為上一級有審批權(quán)限的主管或總公司總裁;
5、有審核、審批權(quán)限的被授權(quán)人、應(yīng)在財務(wù)部門簽留字樣備案。
三、費(fèi)用報銷、請款、借款流程
(一)費(fèi)用報銷流程及規(guī)定
1、公司員工因公借款或報銷,經(jīng)辦人統(tǒng)一填制、整理好借款單、費(fèi)用報銷單、車票、采購申請單、驗收單、發(fā)票等單據(jù)(要求單據(jù)按照類別及時間順序整理分類),并在全部原始憑證后簽名,先由各部門主管簽署審核意見后送到公司財務(wù)部審核,然后送往被授權(quán)人、總公司審批后,出納方可給予辦理借款或報銷;
2、員工出差應(yīng)填寫 出差申請單,并按規(guī)定程序報批后,可據(jù)此辦理借款申請及辦理機(jī)票、客房等事項預(yù)訂工作,借款申請經(jīng)審批后,方可到財務(wù)部門預(yù)借差旅費(fèi);
3、員工出差返回、采購、招待完畢后,須及時整理好有關(guān)費(fèi)用單據(jù),填寫費(fèi)用報銷單,并附上相關(guān)單據(jù),并于出差返回或事務(wù)辦理完畢后3日內(nèi)將報銷單據(jù)交部門主管審核,再送財務(wù)部,延期遞交的,財務(wù)有權(quán)拒絕受理,一切費(fèi)用由經(jīng)辦人自行承擔(dān)。
(二)員工差旅費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)
1、本地差旅
(1)報銷市內(nèi)交通車(船)費(fèi)時,應(yīng)在報銷報告附件上注明每次行程的事由、起迄點(diǎn)及費(fèi)用;
(2)嚴(yán)格控制市內(nèi)的的士費(fèi)報銷。市內(nèi)辦事搭乘的士,應(yīng)說明事由并事先取得分公司負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),方予報銷。如沒有分公司負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),凡搭乘的士的費(fèi)用一律不予報銷。對弄虛作假者,一經(jīng)查出,將從嚴(yán)處理;
(3)本地出差員工派用公司車輛的,不再報銷相關(guān)的交通費(fèi);
(4)現(xiàn)金報銷實行周報制度,即上周發(fā)生的各項現(xiàn)金報銷費(fèi)用,應(yīng)及時整理并于本周星期三前辦理報銷手續(xù)。一般不允許跨月報銷;
(5) 本地出差,無法在用餐時間(參照公司的作息時間表)前趕回的,每人每餐補(bǔ)助10元,不再報銷其他餐費(fèi)。如無經(jīng)審批的出差申請單,不發(fā)補(bǔ)助,也不報銷相關(guān)費(fèi)用。
2. 外地差旅
(1)出差審批
所有需要到外地出差的員工,必須填寫出差申請單經(jīng)部門主管審核后,由分公司經(jīng)理批準(zhǔn),方可出差;
出差申請單:在出差前必須把手續(xù)完備的申請表存根聯(lián)交給考勤部門考勤,而保留財務(wù)聯(lián)直到報銷為止;
(2)出差交通費(fèi)報銷標(biāo)準(zhǔn)
分公司要求各出差員工盡可能選擇最經(jīng)濟(jì)的交通工具,限制員工隨意乘坐飛機(jī)、火車軟臥。分公司負(fù)責(zé)人以下的出差員工需要乘坐飛機(jī)、火車軟臥,應(yīng)事先經(jīng)總公司總裁的批準(zhǔn)。
a. 機(jī)場至市區(qū)往返應(yīng)乘坐大巴,并根據(jù)發(fā)票報銷;
b. 公司到外地及返回,應(yīng)乘坐大巴或火車,如需要乘坐飛機(jī),應(yīng)在出差申請單上注明從哪里到哪里需要乘坐飛機(jī),報送總公司總裁審批;
c. 外地出差的市內(nèi)交通費(fèi)報銷額度:
各出差人員,應(yīng)提供外地出差的市內(nèi)交通車票,車票總額在每日市內(nèi)交通限額與實際在外出差天數(shù)的乘積范圍之內(nèi),據(jù)實報銷,超過部分由個人承擔(dān)。
兩人或兩人以上一同出行的,乘坐公交車的,交通費(fèi)可以按同行人數(shù)計算;同坐出租車的,只能按照較高級別的一人額度計算,超過部分,由同行人員共同分擔(dān);同行人,分開乘坐的,按照各自的額度報銷。
d. 外地出差人員住宿費(fèi)用報銷額度:
一般員工住宿條件為公寓、招待所、普通飯店、賓館,部門主管級別住宿條件不超過三星級酒店,分公司負(fù)責(zé)人可以據(jù)實選擇。如果開會需要,由會議主辦方統(tǒng)一安排住宿,造成超出標(biāo)準(zhǔn)的,須說明原因,經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審批后方可報銷。
如果是兩人或兩人以上人員出差同一地區(qū),應(yīng)盡量安排至少兩人住同一房間。不同級別的員工合住房間,適用其中較高級別員工的住宿標(biāo)準(zhǔn)。不論是否合住房間,盡可能按人分別付款,分別開具住宿發(fā)票,以便準(zhǔn)確核算部門費(fèi)用。
公司將外地出差區(qū)域劃分以下三類地區(qū):
一類地區(qū):包括北京、上海、廣州、深圳、天津、重慶等。
二類地區(qū):上述一類地區(qū)之外的省會城市和經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)城市(包括國家規(guī)定的十四個經(jīng)濟(jì)開放城市)。
三類地區(qū):其他地區(qū)。
各地區(qū),各級別員工的住宿費(fèi)報銷限額如下:
出差員工盡可能入住公司指定的代理訂房或與公司有優(yōu)惠協(xié)議的酒店,住宿費(fèi)在限額內(nèi)據(jù)實報銷,到外地參加會議、培訓(xùn)等活動,統(tǒng)一安排住宿的,住宿費(fèi)可以據(jù)實報銷。
3.出差人員伙食補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)
補(bǔ)貼天數(shù)的計算辦法:出發(fā)當(dāng)天,以機(jī)票/車票時間為準(zhǔn),在12點(diǎn)前出發(fā)的算1天,12點(diǎn)半后出發(fā)的算半天,返程到達(dá)當(dāng)天不計算補(bǔ)貼天數(shù),即算頭不算尾。
出差人員趁出差之便,經(jīng)上級主管批準(zhǔn)并通知考勤部門就近回家探親、辦事,其間的交通費(fèi)自理,并且該期間視同請假,不享受出差補(bǔ)貼。
除以上規(guī)定外,出差人員不享受任何其他出差補(bǔ)貼。
4.出差分公司所在地區(qū)以外的員工移動話費(fèi),享有話費(fèi)報銷額度的
,按照額度范圍內(nèi)報銷,并提供正式發(fā)票,不享有話費(fèi)報銷額度的,按每人每天10元進(jìn)行補(bǔ)貼;
5.特殊情況
若有特殊情況而不能按照公司差旅報銷管理規(guī)定或者公司差旅報銷管理規(guī)定沒有涉及的事項進(jìn)行的費(fèi)用報銷的情形,應(yīng)以合理為原則,事先取得分公司負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn),方可辦理相關(guān)報銷手續(xù)。
(三)員工差旅費(fèi)報銷具體規(guī)定:
1. 住宿費(fèi)及交通費(fèi)按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,超標(biāo)自付(如有特殊情況需總裁批準(zhǔn)方可報銷);
2. 伙食補(bǔ)貼按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和出行時間計算領(lǐng)取,不得報銷與此相關(guān)的費(fèi)用。如果出差參會,由會議主辦方統(tǒng)一安排膳食并已包含在會務(wù)費(fèi)中報支的,不得享受伙食補(bǔ)貼;
3. 差旅期間發(fā)生的日常交際應(yīng)酬費(fèi)用須事先告知分公司負(fù)責(zé)人,事后報銷交際應(yīng)酬費(fèi)用時,須注明應(yīng)酬原因與事由等相關(guān)內(nèi)容,并單獨(dú)填寫費(fèi)用報銷單,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可報銷。應(yīng)酬發(fā)生在用餐時間,也不得享受伙食補(bǔ)貼;
4.本地出差不享受住宿補(bǔ)助;
5.員工出差返回后應(yīng)于7個工作日內(nèi)報銷,未按規(guī)定時間報銷的,財務(wù)部門應(yīng)于當(dāng)月工資中直接扣回該員工預(yù)借的差旅費(fèi);逾期報銷的(在1個月內(nèi)),須書面注明原因,經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可報銷;
6. 超過1個月以上的出差單據(jù)、假票據(jù)或不符合規(guī)則的票據(jù),財務(wù)部門不予報銷。有關(guān)人員偏離正常出差行駛路線或擅自改變出差申請單上批準(zhǔn)的方式與路線造成的費(fèi)用,一律由本人自行承擔(dān);
7. 財務(wù)部有權(quán)對有疑問的出差費(fèi)用報銷單據(jù)向員工出差居住地酒店直接核實,如有虛假行為,公司將按情節(jié)輕重及公司規(guī)定對當(dāng)事人進(jìn)行處罰;
8. 報銷外地差旅費(fèi)者,必須在費(fèi)用報銷單附上相應(yīng)的出差申請表財務(wù)聯(lián)、出差工作總結(jié)、考勤部門出具的出勤情況表及按照時間順序分門別類整理好的相關(guān)原始單證,并用附表詳列每天行程及出差期間工作內(nèi)容,送部門主管審核后,轉(zhuǎn)送財務(wù)部審核,最后由財務(wù)統(tǒng)一呈報給分公司負(fù)責(zé)人審批。
(四)員工借款管理規(guī)定
公司員工因工作、生活原因需要借款,履行以下規(guī)定:
1. 員工生活費(fèi)借款
員工因家庭、生活原因需要借款的,應(yīng)填寫借款單,報部門主管審核后,送工資核算員審核后送被分公司負(fù)責(zé)人審批,出納方可辦理借款手續(xù)。出納將在借款當(dāng)月或次月發(fā)放該員工的工資時扣回。借款原則不超過未發(fā)工資60%,特殊原因借款數(shù)額超過員工未發(fā)放工資時,借款人應(yīng)找擔(dān)保人,并要求擔(dān)保人在借款單上簽字確認(rèn)。
2. 員工差旅借款
(1)員工差旅借款執(zhí)行前款不清,后款不借的原則;
(2)員工因公出差需要借款時,必須根據(jù)審批后的出差申請單,填寫借款單,報部門主管審核后送分公司負(fù)責(zé)人審批,財務(wù)方可給予辦理借款手續(xù);
(3)員工出差返回公司后,應(yīng)在7天內(nèi)根據(jù)公司費(fèi)用報銷管理規(guī)定及時辦理報銷手續(xù),沖銷差旅費(fèi)借款,否則,財務(wù)部門將先行從出行員工的工資中扣除借款。
3.其他事項借款
(1)允許分公司各專職司機(jī)借用備用金1000元,原則上要求各司機(jī)每周匯總報銷一次,若經(jīng)常跑長途,發(fā)生費(fèi)用超過備用金額,也可在累計發(fā)生費(fèi)用超過備用金時,及時辦理費(fèi)用報銷手續(xù),并年底或離職前結(jié)清備用金借款。若車輛需要進(jìn)行較全面的保養(yǎng)、維護(hù)所需金額超過備用金時,單獨(dú)辦理借款手續(xù),執(zhí)行專款專用原則,若車輛在屬于公司定點(diǎn)維護(hù),按月結(jié)算的維修單位維護(hù),不得另行辦理借款手續(xù);
(2)因工傷需要,由行政部門負(fù)責(zé)辦理借款及報銷結(jié)算手續(xù);
(3)因應(yīng)酬需要,根據(jù)審批后的費(fèi)用申請辦理借款手續(xù);
(4)各營業(yè)終端需要交納的各種稅費(fèi),由經(jīng)辦人員根據(jù)有關(guān)的合同協(xié)議的規(guī)定事先辦理借款,接著辦理各營業(yè)終端的支付事宜,然后按費(fèi)用報銷流程辦理報銷手續(xù);
(5)各營業(yè)終端,由各收銀員借款人民幣500元,作為各營業(yè)終端流通備用金;
(6)因其他事項需要借款的,以有審批權(quán)限公司領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)辦理借款事宜;
(7)、各項借款和備用金在春節(jié)放假前全部結(jié)清,未結(jié)清者不予發(fā)放工資,合理的備用金春節(jié)完上班后再辦理備用金借款手續(xù)予與付款;
(六)領(lǐng)用公司物資,各部門應(yīng)先向公司物資保管部門查詢相關(guān)辦公用品庫存情況,若有庫存,各部門需要填寫領(lǐng)料申請單,報部門主管審批后到物資保管部門領(lǐng)用。物資保管應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料申請單或生產(chǎn)指令單,填寫領(lǐng)料單(存根聯(lián)、倉庫聯(lián)、財務(wù)聯(lián)),并要求領(lǐng)料人簽字后發(fā)料;若無庫存,應(yīng)填寫物資采購申請表,送公司領(lǐng)導(dǎo)審批,轉(zhuǎn)交給采購部進(jìn)行采購。采購部參照公司采購管理規(guī)定執(zhí)行;
(七)關(guān)于通訊,分公司將根據(jù)各部門各人員崗位特點(diǎn)給每個員工制定通訊費(fèi)報銷額度。員工申請話費(fèi)報銷,應(yīng)填寫費(fèi)用報銷單,并附上話費(fèi)發(fā)票,送部門主管和財務(wù)審核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審批,在額度范圍內(nèi),分公司據(jù)實給予報銷;超出額度的,分公司原則上不給予報銷,情況特殊需要報銷的,員工還應(yīng)填寫費(fèi)用支出申請表,送給公司領(lǐng)導(dǎo)審批,審批后,分公司方可據(jù)實給予報銷,否則分公司將按額度給予報銷;
(八)關(guān)于公司車輛使用,對于日常的油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、洗車費(fèi)等費(fèi)用,要求公司司機(jī)一周填寫一次費(fèi)用報銷單,并附上派車單、發(fā)票等相關(guān)單據(jù),送分公司負(fù)責(zé)人審批,后給予報銷;對于需要支付車輛保險費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、維修費(fèi),公司司機(jī)應(yīng)事先填寫費(fèi)用支出申請單,送分公司負(fù)責(zé)人審批后辦理借款手續(xù),出納方可付款。借款之日起一周內(nèi),經(jīng)辦人員應(yīng)填寫費(fèi)用報銷單,并附上發(fā)票等相關(guān)單據(jù),送分公司負(fù)責(zé)人審批,出納方可給予報銷;
(九) 關(guān)于郵寄費(fèi),分公司原則上長期與一家快遞公司合作,按月結(jié)算,各部門收到上述快遞公司送來或要求快遞分公司送出的郵件時應(yīng)及時填寫郵件接收發(fā)送單,月末匯總后三日內(nèi)將匯總表、郵件接收發(fā)送單送到公司財務(wù)部,由財務(wù)部與快遞公司進(jìn)行結(jié)算;對于其他零星的郵寄,經(jīng)辦人員應(yīng)在郵寄后三天內(nèi),填寫費(fèi)用報銷單,并附上發(fā)票等相關(guān)單據(jù),送分公司負(fù)責(zé)人審批,后給予報銷。
(十)工資結(jié)算
1、對于新招聘人員,人事部門,應(yīng)將該員工的待遇情況,及時書面通知工資結(jié)算人員;
2、提成人員工資,各營業(yè)終端主管應(yīng)及時上報各員工的提成計算表上報給公司工資結(jié)算人員;
3、考勤部門和各營業(yè)終端主管應(yīng)及時將各員工的出勤情況及時報送給工資結(jié)算員;
4、根據(jù)公司規(guī)定對于員工進(jìn)行的獎懲,由各部門主管上報給行政主管審批后進(jìn)行公告,并報送給工資結(jié)算員;
5、工資結(jié)算員,應(yīng)按照規(guī)定的期限上報工資匯總表及明細(xì)表,并附上新增人員待遇通知書、獎懲單據(jù),交給財務(wù)審核,再上報給分公司負(fù)責(zé)人審批。出納再根據(jù)審批后的工資表,按規(guī)定時間發(fā)放工資。各部門要積極配合工資結(jié)算人員工作,及時做好各自的資料報送工
作,不要隨意找借口搪塞,影響公司員工工資的按時發(fā)放;
6、對于開除的員工,由行政部門安排相關(guān)部門及時辦理好該人員的離廠手續(xù),并通知工資結(jié)算人員結(jié)算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給分公司負(fù)責(zé)人審批,出納再給予結(jié)算工資;
7、對于擅自離職的員工,相關(guān)部門應(yīng)及時向行政管理部門進(jìn)行匯報。行政部門應(yīng)進(jìn)行查證,屬實的,應(yīng)及時安排相關(guān)部門辦理該人員的離廠手續(xù),并通知工資結(jié)算員,結(jié)該員工未結(jié)算工資,后轉(zhuǎn)交財務(wù)進(jìn)行賬務(wù)處理;
8、員工因合同到期或者辭職獲批準(zhǔn)后,辦理了辭職和離廠手續(xù)。行政部門,應(yīng)通知工資結(jié)算人員結(jié)算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給財務(wù)審核和分公司負(fù)責(zé)人審批,出納再給予結(jié)算工資;
9、分公司核算員計算工資后,報給財務(wù)審核,然后報送分公司負(fù)責(zé)人審批;
10、公司部門主管及以上級別人員的待遇,應(yīng)上報總公司人力中心審核,并報總公司財務(wù)中心備案;
11、其他合同和公司制度未規(guī)定的員工過節(jié)費(fèi)、各種補(bǔ)貼、津貼、獎金等福利待遇,由分公司擬定申請,并上報總公司總裁審批后實施。
(十一)其他報銷事項
分公司臨時發(fā)生的需要支付的無法預(yù)測的財務(wù)制度沒有規(guī)定的其他事務(wù),公司要求各部門執(zhí)行先申請,后執(zhí)行的審批制度,由經(jīng)辦人員事先填寫費(fèi)用申請單,報送分公司負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。執(zhí)行之后,在財務(wù)規(guī)定的報銷時間內(nèi),經(jīng)辦人員應(yīng)填寫費(fèi)用報銷單、附上發(fā)票、送貨單、驗收單、收款收據(jù)、審批后的費(fèi)用申請單等有關(guān)單據(jù),報部門主管和財務(wù)審核后,送公司領(lǐng)導(dǎo)審批,出納方可給予辦理報銷手續(xù)。若經(jīng)辦人需要借款,按照財務(wù)規(guī)定借款流程實施。
四、付款申請
(一)現(xiàn)金采購
采購員根據(jù)審批后的采購申請單以采購備用金或借款進(jìn)行采購后,交給公司指定人員進(jìn)行驗收,填寫費(fèi)用報銷單,附上采購申請單、供應(yīng)商送貨單、發(fā)票、驗收單等,在采購?fù)瓿珊笠恢軆?nèi)送部門主管和財務(wù)審核及公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
(二)預(yù)付及月結(jié)采購
1、需要預(yù)付的采購,采購員根據(jù)審批后的采購申請和采購合同、協(xié)議等條款填寫付款申請單,并附上審批后的合同、協(xié)議、采購申請單復(fù)印件、收款賬戶、付款委托書(收款單位與合同簽署單位不一致時提供),送部門主管和財務(wù)審核后,送審批權(quán)限的分公司負(fù)責(zé)人審批后,轉(zhuǎn)給出納付款。采購物資驗收合格后,采購員根據(jù)合同協(xié)議的要求及與供應(yīng)商的對賬單,填寫付款申請單,參照預(yù)付款辦理流程執(zhí)行,并負(fù)責(zé)催討稅務(wù)發(fā)票;
2、月結(jié)或先發(fā)貨后付款的采購,采購員根據(jù)合同、協(xié)議的要求及與供應(yīng)商對賬情況,填寫付款申請單,參照預(yù)付款流程辦理付款手續(xù),并負(fù)責(zé)催討稅務(wù)發(fā)票。
五、報銷手續(xù)及要求
1、各分公司經(jīng)營發(fā)生的各項對外資金支付,包括原材料、存貨采購,支付的貨款及運(yùn)雜費(fèi),按合同規(guī)定支付的預(yù)付貨款款等支出,由資金使用部門提出申請并經(jīng)部門主管簽字后,送財務(wù)部門審核用款的,屬正常用款的由主辦會計簽字后,報分公司負(fù)責(zé)人審批使用。對有問題的開支,財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付;
特別提示:不能用收到的銷售款(包括承兌匯票等)直接支付費(fèi)用。收到的貨款應(yīng)先交存入貨款戶,支付的費(fèi)用款等按規(guī)定辦理。否則按違規(guī)處理!
2、一般財務(wù)事項報銷,要有經(jīng)手人(申請人)、部門主管簽字;采購物品,除經(jīng)手人(申請人)、部門主管簽字外,還要有驗收人或證明人簽字;日常辦公物品、低值易耗品、各類業(yè)務(wù)推廣、業(yè)務(wù)宣傳、企業(yè)宣傳項目等的采購或者維修申請固定資產(chǎn)的物品,金額較大的(超過2000元或it電子設(shè)備超過1000元),必須附上經(jīng)總公司董事長或總裁審批的請購單或經(jīng)批準(zhǔn)的報價單、合同(批準(zhǔn)文件必須作為報銷附件,為必要條件),辦理完入庫手續(xù)后有經(jīng)手人(申請人)、驗收人、部門主管及分公司領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可報銷;
3、 分公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門主管的簽字批準(zhǔn)權(quán)限,根據(jù)公司統(tǒng)一的授權(quán)政策執(zhí)行;
4、新開店必須嚴(yán)格按先申請后開支原則。裝修、房租、購買固定資產(chǎn)必須事先申請,經(jīng)總公司董事長或總裁書面批準(zhǔn)的裝修預(yù)算、合同、固定資產(chǎn)購買預(yù)算作為支出申請必備附件,特殊情況電話等口頭申請的,應(yīng)及時補(bǔ)辦書面手續(xù),沒有書面批準(zhǔn)文件的不得開支,已開支的責(zé)任人負(fù)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任;
5、分公司單次費(fèi)用超過2000元的應(yīng)事先申請,經(jīng)總公司董事長或總裁書面批準(zhǔn)后方可列支,批準(zhǔn)文件作為開支必備附件之一;
6、報銷購物發(fā)票,如果未能在發(fā)票上列明物品明細(xì),則無論金額大小,都要有購物清單。如對方單位確實不能提供清單的,需由經(jīng)手人(申請人)根據(jù)購物單價、購物數(shù)量等補(bǔ)列購物清單,經(jīng)驗收人、部門主管核對無誤并簽字后憑正式發(fā)票、送貨單和自制購物清單報銷;
7、各部門報銷招待餐費(fèi),須列明用餐的人員、時間和事由,嚴(yán)格執(zhí)行先申請后招待的流程,報銷單據(jù)應(yīng)為正式發(fā)票并附詳細(xì)菜單;
8 、因公出差的,必須附上經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的出差申請單,本地出差,由部門主管批準(zhǔn),嚴(yán)格執(zhí)行先申請后出差的流程。交通費(fèi)用憑乘車人、部門主管簽字報銷,每次報銷的車票要求在背后寫清楚起止地點(diǎn)和時間,經(jīng)手人(申請人)須將車票按金額整理、粘貼匯總,填寫總金額。報銷住宿費(fèi)用,應(yīng)提供正式的酒店住宿發(fā)票和清單。市內(nèi)交通費(fèi)不得超過報銷限額。未經(jīng)批準(zhǔn)改變行程產(chǎn)生的費(fèi)用不予報銷。差旅費(fèi)報支應(yīng)嚴(yán)格按公司標(biāo)準(zhǔn)列支;
9、嚴(yán)禁報支非公務(wù)活動產(chǎn)生的費(fèi)用,分公司為個人充值的電話費(fèi)、交通卡等限公務(wù)活動中使用,發(fā)現(xiàn)非公務(wù)活動中使用的,一律按違規(guī)金額5倍扣回;
10、公務(wù)活動中個人違法、違章、違規(guī)等罰款不得報銷;
11、合理的費(fèi)用支出應(yīng)取得對方的手續(xù)完整(包括對方公章、經(jīng)辦人、收款人、收款人聯(lián)系方式、聯(lián)系電話等)正式發(fā)票,不得用自己填寫的收據(jù)或白條代替,特殊原因不能取得票據(jù)的僅限于低于100元并寫明原因, 分公司負(fù)責(zé)人審批后報銷;高于100元的未取得對方的手續(xù)完整的發(fā)票無論何種原因都不能報銷列支;
12、分公司對外簽訂的合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)活動文書應(yīng)全部報一份分公司主辦會計,作為費(fèi)用支出審核依據(jù),未將手續(xù)完備的合同、協(xié)議未報主辦會計備案的主辦會計有權(quán)拒絕退回處理;分公司主辦會計應(yīng)妥善保管相關(guān)文書,定期交總公司財務(wù)留檔,作為總公司審計公公司費(fèi)用合理性的依據(jù),不得擅自丟棄、銷毀等;
13、分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核財務(wù)開支的必要性、真實性、合理性、合法性;
14、分公司財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核支出手續(xù)的完整性(包括支出憑證、經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算、申請單、合同、協(xié)議書面依據(jù)等);
19、情況特殊需要特別處理的費(fèi)用報銷單或付款申請,必須經(jīng)常董事長或總裁書面簽字認(rèn)可。任何口頭通知都不得作為財務(wù)部執(zhí)行的依據(jù)。
六、費(fèi)用報銷單填列規(guī)
范。
1、費(fèi)用報銷單必須用藍(lán)、黑水筆或藍(lán)、黑書鋼筆書寫,不得使用圓珠筆等,用膠水粘貼附件,不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的,財務(wù)部門作退回處理;
2、報銷的原始發(fā)票原則要求是正規(guī)發(fā)票,除定額票據(jù)外,其余票據(jù)都必須是經(jīng)復(fù)寫紙一次性套寫清楚的票據(jù),收據(jù)(財政票據(jù)除外)及白條不予報銷;特殊原因無法取得,需寫明原因,領(lǐng)導(dǎo)審批;發(fā)票級次:增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據(jù);
特別提示:能索取正式發(fā)票(增值稅發(fā)票、普通正式發(fā)票)不索取用小票、收據(jù)等不規(guī)范發(fā)票報銷的,財務(wù)部門有權(quán)退回;
3、原始單據(jù)不得涂改,挖補(bǔ)。發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章;
4、票據(jù)背后寫明經(jīng)辦事由、經(jīng)手人、證明人、經(jīng)辦日期;
5、費(fèi)用報銷申請單只能用公司統(tǒng)一印制的規(guī)范的單據(jù)填寫,不得用復(fù)印件填寫;
6、借款原則:前款不清,后款不借;
7、報銷單據(jù)使用說明
單據(jù)名稱
使用說明
出差申請單
外地出差申請
差旅費(fèi)報銷單
差旅費(fèi)報銷(車、船、飛機(jī)票、住宿費(fèi)等)。
費(fèi)用報銷單
非差旅費(fèi)的日常費(fèi)用的報銷。
原始憑證粘貼單
對小票較多,按類別分層次粘貼。
付款申請單
原輔材料付款申請;外協(xié)加工付款申請;服裝、配件加工付款申請等;
借款單
第2篇 某分公司費(fèi)用報銷管理制度
分公司費(fèi)用報銷管理制度
第二條 為規(guī)范公司費(fèi)用報銷行為,準(zhǔn)確核算公司當(dāng)期費(fèi)用發(fā)生額,對費(fèi)用報銷時間、審批權(quán)限作明確規(guī)定。
第三條 費(fèi)用報銷的有效時間
當(dāng)月發(fā)生的費(fèi)用在次月10日前報銷完畢。超過一個月以內(nèi)者,書面說明事由,一事一報一批。超過一個月以上者,視為本人自愿放棄報銷。
第四條 費(fèi)用報銷審批程序
(一)公司總部:經(jīng)辦人→部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)資金部負(fù)責(zé)人→總會計師→總經(jīng)理
(二)二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理:經(jīng)辦人→財務(wù)負(fù)責(zé)人→二級機(jī)構(gòu)書記/項目書記→公司總會計師→公司總經(jīng)理
(三)二級機(jī)構(gòu)/項目部:經(jīng)辦人→部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理
第五條 費(fèi)用報銷原則
誰經(jīng)辦、誰報銷,嚴(yán)禁以他人名義或代替他人報銷。
第六條 審批有效時間
(一)公司總經(jīng)理調(diào)離工作崗位自公布之時,審批權(quán)力即行終止,三天內(nèi)完成工作交接。對本單位已發(fā)生尚未報銷的費(fèi)用,三天內(nèi)當(dāng)事人按程序提交報銷憑據(jù),原總經(jīng)理鑒證,由新任總經(jīng)理審批后方能報銷入賬。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
(二)各二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理調(diào)離工作崗位自公布之時,審批權(quán)力即行終止,兩天內(nèi)完成工作交接。對本單位已發(fā)生尚未報銷的費(fèi)用,兩天內(nèi)當(dāng)事人按程序提交報銷憑據(jù),原二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理鑒證,由新任二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理審批后方能報銷入賬。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
(三)各二級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人/項目經(jīng)理本人的費(fèi)用,離職兩天之內(nèi)整理完畢,按費(fèi)用報銷審批程序辦理。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
第七條 業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷要求
在消費(fèi)地開票時必須注明日期、自行添加日期無效;無票費(fèi)用必須在當(dāng)月內(nèi)報銷完畢;發(fā)票必須有證明人簽字確認(rèn)。
第八條 費(fèi)用核算
(一)按會計制度和公司全面預(yù)算管理辦法的要求準(zhǔn)確將費(fèi)用歸集到各部門及個人。對費(fèi)用歸集必須正確把握,對于文件中沒有明確歸集方向的費(fèi)用必須以書面文件報公司財務(wù)資金部。
(二)對因當(dāng)期資金原因不能及時支付者,先履行報銷手續(xù),必須將費(fèi)用掛賬,待資金到位后及時支付。
(三)各單位財務(wù)負(fù)責(zé)人必須按會計制度和公司有關(guān)費(fèi)用開支的規(guī)定,從嚴(yán)審核原始單據(jù)的合法性,對超標(biāo)費(fèi)用開支拒絕執(zhí)行,但必須立即向各單位負(fù)責(zé)人匯報。
第九條 違規(guī)責(zé)任
違反以上規(guī)定報銷者,對違規(guī)報銷且自違規(guī)事實被發(fā)現(xiàn)之日起10天內(nèi)無法追回的金額,相應(yīng)單位行政一把手賠償60%,財務(wù)負(fù)責(zé)人賠償40%。
