有哪些
某人民醫(yī)院檔案管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 檔案分類與編碼：按照國家醫(yī)療行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，建立統(tǒng)一的編碼體系，確保檔案的有序管理。
2. 檔案收集與整理：所有醫(yī)療活動產(chǎn)生的記錄、報告、病歷等資料應(yīng)及時收集，經(jīng)過審核、整理后歸檔。
3. 檔案保管：設(shè)立專門的檔案室，配備必要的設(shè)施設(shè)備，保證檔案的安全存放和適宜的保存環(huán)境。
4. 檔案利用：建立完善的借閱制度，確保檔案的有效利用，同時保護(hù)患者隱私。
5. 檔案數(shù)字化：逐步推進(jìn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，提高檔案檢索和利用效率。
6. 檔案銷毀：對于過期或無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。
7. 檔案安全與保密：強(qiáng)化檔案安全意識，防止檔案遺失、泄露，確保醫(yī)療信息安全。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的分類編碼規(guī)則，并定期更新，確保與最新行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)同步。
2. 收集與整理：各科室指定專人負(fù)責(zé)日常檔案收集，每月向檔案管理部門提交一次，由檔案管理員進(jìn)行整理歸檔。
3. 保管：檔案室應(yīng)設(shè)有防火、防盜、防潮設(shè)施，定期進(jìn)行環(huán)境檢查。檔案應(yīng)按類別、時間順序排列，便于查找。
4. 利用：員工借閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。患者及其家屬查閱病歷需遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保個人隱私。
5. 數(shù)字化：每年設(shè)定一定數(shù)量的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，優(yōu)先選擇高利用率和重要性的檔案。
6. 銷毀：對擬銷毀的檔案進(jìn)行清單編制，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。
7. 安全與保密：對檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升安全保密意識。檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。
上墻內(nèi)容
1. 某人民醫(yī)院檔案管理規(guī)定
2. 檔案分類與編碼示例
3. 借閱檔案流程圖
4. 檔案安全與保密承諾書
5. 數(shù)字化檔案工作計劃
6. 檔案銷毀程序簡圖
通過以上管理制度的實施，某人民醫(yī)院將實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效保障醫(yī)療信息的安全，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。
某人民醫(yī)院檔案管理制度范文
【第1篇】某人民醫(yī)院檔案管理制度
某市人民醫(yī)院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī),健全檔案管理制度。統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按規(guī)定及時向檔案室移交檔案。
2、醫(yī)院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結(jié)合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時應(yīng)同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
3、院內(nèi)各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應(yīng)于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊,并按規(guī)定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內(nèi),負(fù)責(zé)基建人員應(yīng)及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負(fù)責(zé)人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設(shè)備檔案應(yīng)由綜合檔案室統(tǒng)一管理,確因工作需要的,設(shè)備科可采取借用形式保管使用,新設(shè)備開箱前,應(yīng)有檔案人員在場清點(diǎn)全部機(jī)器資料,辦好歸檔手續(xù)。
8、綜合檔案室要維護(hù)檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密制度,及時向查檔人中進(jìn)行保密宣傳。
2、嚴(yán)格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應(yīng)嚴(yán)格查閱手續(xù),必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責(zé)任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經(jīng)責(zé)任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復(fù)制時,須領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自轉(zhuǎn)借及復(fù)制。
5、經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關(guān)規(guī)定手續(xù)辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護(hù)、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現(xiàn)有的設(shè)備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護(hù)檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進(jìn)行修補(bǔ)搶救工作,維護(hù)檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內(nèi)部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應(yīng)在閱文室或指定地點(diǎn)。欲外借者,需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),借期不得超過一周(設(shè)備資料除外),特殊情況需辦理續(xù)借手續(xù)。對超期不還者,除及時催收外,對其進(jìn)行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉(zhuǎn)借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴(yán)格填寫登記簿。歸還的檔案,進(jìn)行復(fù)查其完整度,辦理注銷手續(xù)。
統(tǒng)計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準(zhǔn)確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統(tǒng)計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案的鑒定制度
1、成立醫(yī)院檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)對醫(yī)院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調(diào)整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經(jīng)批準(zhǔn)后,指派專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統(tǒng)計,包括保存、剔出、銷毀數(shù)。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責(zé)任心,熟悉業(yè)務(wù)、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規(guī)定辦理利用手續(xù)。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進(jìn)行認(rèn)真登記。
檔案修改補(bǔ)充制度
1、歸檔案后的文件材料發(fā)現(xiàn)重要的原始材料遺漏歸檔,或發(fā)現(xiàn)歸檔文件有誤,表達(dá)不確切,應(yīng)予修改補(bǔ)充。
2、修改前應(yīng)填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關(guān)科室同意,分管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。
3、文件材料修改、補(bǔ)充后在卷內(nèi)備考表中注明更改情況。
科室預(yù)立卷制度
1、院的發(fā)文及上級來文由文書收發(fā)人員做好平時的分發(fā)工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預(yù)立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業(yè)務(wù)科室在開展疾病防治、教學(xué)、健康教育、科研培訓(xùn)及其它業(yè)務(wù)活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進(jìn)行預(yù)立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內(nèi)的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進(jìn)入庫房的檔案應(yīng)放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,在適當(dāng)時候進(jìn)行自然通風(fēng)。
3、檔案架內(nèi)放置樟腦丸,室內(nèi)存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內(nèi)做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,非檔案人員末經(jīng)允許,不得入內(nèi),與檔案無關(guān)的物品不得存放庫房內(nèi)。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設(shè)備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設(shè)備儀器開箱,經(jīng)辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設(shè)備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運(yùn)行后即歸檔。
4、科研課題、專題調(diào)查項目待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時做出總結(jié)和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應(yīng)及時交院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應(yīng)包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應(yīng)是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應(yīng)采取防止高溫、高濕和強(qiáng)化的措施,應(yīng)定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字手續(xù)。
財務(wù)檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù),必須專人負(fù)責(zé)保管。
3、每年形成的會計檔案由財務(wù)部門按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年,期滿后,由財務(wù)科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務(wù)部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務(wù)科要加強(qiáng)管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細(xì)記錄查閱會計檔案的時間、內(nèi)容、單位和人員姓名、通信號碼、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等內(nèi)容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關(guān)于制發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知執(zhí)行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細(xì)分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預(yù)算、決算工資冊保存期限為永久。
【第2篇】x醫(yī)院人事干部檔案管理制度
附屬醫(yī)院人事干部檔案管理制度
一、干部檔案保管制度
1、干部檔案要建立堅固、防火、防潮的庫房,做到庫房、辦公室、查閱室分開,庫房面積每1000卷需20-25平方米,要有數(shù)量充足的鐵質(zhì)檔案柜。
2、配備必要的安全設(shè)施,保持清潔衛(wèi)生,做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等。
3、對庫房設(shè)備和安全措施進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、對干部檔案收進(jìn)、移出、調(diào)閱、歸還都要嚴(yán)格登記,做到有章可循,有目可查。
5、每年要核對一次干部檔案順序號,并作好登記,發(fā)現(xiàn)錯號、錯位要及時糾正;發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
6、嚴(yán)禁任何人私自保存他人的檔案材料,對私自保存他人檔案材料拒不交出的,應(yīng)視情節(jié)輕重,予以嚴(yán)肅處理。
二、干部檔案管理部門的十項職責(zé)
1、保管干部檔案,為國家積累檔案史料。
2、收集、鑒別和整理干部檔案材料。
3、辦理干部檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞。
4、登記干部職務(wù)的變動情況。
5、為有關(guān)部門提供干部的情況。
6、做好干部檔案的安全、保密、保護(hù)工作。
7、調(diào)查研究干部檔案工作情況,制定規(guī)章制度,搞好干部檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
8、推廣、應(yīng)用干部檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。
9、定期向檔案館(室)移交死亡干部的檔案。
10、辦理其他有關(guān)事項。
三、檔案管理人員崗位職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守《干部檔案工作條例》和《檔案法》等的規(guī)定,認(rèn)真執(zhí)行干部檔案管理的各項制度。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦專研業(yè)務(wù),不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
3、經(jīng)常與有關(guān)部門聯(lián)系,及時收集干部檔案工作中形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實干部檔案內(nèi)容。
4、對收集的材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,準(zhǔn)確分類,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊;對要銷毀的材料進(jìn)行詳細(xì)登記,并報請主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,按規(guī)定處理。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查、借閱干部檔案規(guī)定,熱情接待查閱者,積極提供檔案為干部工作服務(wù)。
6、嚴(yán)格遵守《保密法》的規(guī)定,保守干部檔案秘密。
7、加強(qiáng)干部檔案的安全保護(hù)工作,保證檔案無丟失、損壞、盜竊、蟲蛀、霉?fàn)€等。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
四、干部檔案安全保衛(wèi)制度
1、檔案工作人員對干部檔案安全要有高度意識,增強(qiáng)崗位責(zé)任感,自覺的做好檔案安全工作。
2、檔案庫房非檔案管理人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
3、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房安全管理規(guī)定,經(jīng)常檢查庫房安全,離開庫房時,必須關(guān)好門窗切斷電源。
4、檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防有害氣體、防光、防濕、防蟲、防塵、防高溫八防設(shè)施;嚴(yán)禁吸煙,室內(nèi)外嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。
5、檔案工作人員應(yīng)定期或不定期檢查檔案安全情況,及時將情況報告分管領(lǐng)導(dǎo)。
6、檔案的摘抄、復(fù)印過程,必須隨時有檔案工作人員監(jiān)護(hù)。
五、干部檔案庫房管理制度
1、干部檔案庫房是干部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施,檔案人員應(yīng)高度重視,搞好庫房管理。
2、庫房內(nèi)檔案柜架要排列整齊,柜內(nèi)案卷排列寬松適度,柜架編號利于取放。
3、定期觀察庫房溫、濕度表,做好記錄,并根據(jù)情況采取調(diào)節(jié)措施,使溫度控制在14-24°c,相對濕度控制在45-60%。
4、加強(qiáng)干部檔案保護(hù),搞好清潔衛(wèi)生,做到檔案無霉變、蟲蛀、鼠咬、塵污、褪變、破損等。
5、切實搞好干部檔案庫房的保密、保衛(wèi)和防火工作,落實安全措施,下班前要關(guān)好電源、門窗。
6、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得擅自進(jìn)入庫房。
六、查閱干部檔案規(guī)定
1、因工作需要查干部檔案,須填寫《查閱干部檔案審批表》,按規(guī)定辦理審批手續(xù)后,方可查閱。不得憑借調(diào)查證明或介紹信查閱干部檔案。
2、查閱人必須是查閱單位的兩名*黨員干部。
3、任何個人不得查閱本人及其直系親屬的檔案。
4、查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得向無關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。
6、查閱檔案在查閱室內(nèi)進(jìn)行;查閱時不得喝水、吸煙,防止檔案材料被毀壞。
7、查閱完畢,要進(jìn)行登記。
七、借閱干部檔案規(guī)定
1、干部檔案一般不外借,如遇特殊情況要借閱時,借閱單位必須填寫《借閱干部檔案審批表》,由單位領(lǐng)導(dǎo)簽字,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可外借。
2、借閱人不得借閱本人及其直系親屬的檔案。
3、借出的干部檔案必須指定專人保管,不得轉(zhuǎn)借,更不得把檔案給無關(guān)人員或干部本人翻閱。
4、借出的檔案嚴(yán)禁涂改、圈劃、折疊、抽取、拆散檔案材料,也不得擅自將材料裝入檔案;未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自復(fù)制、拍攝、公布檔案內(nèi)容。
5、借閱干部檔案的時間,最長不超過15天,若需延長使用時間,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
八、轉(zhuǎn)遞干部檔案規(guī)定
1、干部檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
2、縣及相當(dāng)縣以上黨委組織,人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整,并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、轉(zhuǎn)出檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
5、收到檔案的單位,經(jīng)核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章后立即退回,逾期一個月未退回者,應(yīng)進(jìn)行催問,防止丟失。
6、為使干部檔案能夠隨著干部調(diào)動或職務(wù)的變動而及時轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門應(yīng)將干部調(diào)入單位和任免通知及時告訴干部檔案管理部門,并建立必要聯(lián)系制度。
【第3篇】醫(yī)院檔案管理制度2
醫(yī)院檔案管理制度
檔案保密:
l、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹執(zhí)行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關(guān)制度和規(guī)定處理。
2、嚴(yán)格執(zhí)行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續(xù),并只限于在閱文室內(nèi)閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應(yīng)交保密員存放在專柜內(nèi),妥善保管,以防丟失、泄密事件的發(fā)生。
4、要對全體干部職工進(jìn)行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點(diǎn)保護(hù)。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應(yīng)追究其責(zé)任,并視其情節(jié)輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機(jī)關(guān)全部檔案必須由中心檔案室集中統(tǒng)一保管,任何人不得據(jù)為己有。
2、加強(qiáng)庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內(nèi)溫、濕度測記,保持室內(nèi)合理溫度。
3、嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。
4、室藏檔案應(yīng)排列整齊有序,并定期進(jìn)行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定履行檔案移交、接收等手續(xù)。
6、認(rèn)真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準(zhǔn)鑒定,在有人監(jiān)銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關(guān)人員法律責(zé)任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關(guān)證件,經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù),外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護(hù)檔案,嚴(yán)禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準(zhǔn)確迅速地調(diào)出利用者所需檔案,同時,要認(rèn)真做好查閱檔案的登記與統(tǒng)計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴(yán)掌握,必須借閱時,要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續(xù),退還文件要辦理注銷手續(xù)。
2、對檔案或文件進(jìn)行翻拍或復(fù)制要經(jīng)院辦同意,任何科室或個人不得自行復(fù)印或傳閱,復(fù)印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應(yīng)加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據(jù)。
3、利用者應(yīng)精心愛護(hù)和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標(biāo)記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內(nèi)歸還,幾個科室合辦的文件兩周內(nèi)歸還,特殊情況要辦理續(xù)借手續(xù)。
5、個人不得查閱涉及本人有關(guān)問題的檔案,如需查證可通過有關(guān)職能部門審檔。
6、上級機(jī)關(guān)和院外有關(guān)單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經(jīng)審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經(jīng)院辦公室負(fù)責(zé)人或院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、檔案歸還時,工作人員應(yīng)對案卷的數(shù)量和卷內(nèi)的文件清點(diǎn)檢查無誤后方可注銷。
【第4篇】附五醫(yī)院檢驗檔案管理制度
醫(yī)院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務(wù)技術(shù)情況、業(yè)務(wù)資料(含有檢驗操作規(guī)程、質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記等)、儀器及試劑資料、財產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應(yīng)注意完整、規(guī)范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關(guān)人員泄露。
三.所有檔案資料應(yīng)登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記及操作規(guī)程應(yīng)至少保存五年。銷毀前必須經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應(yīng)經(jīng)科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機(jī),并按上述管理辦法進(jìn)行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開?？捎眉用艽胧┍Ｗo(hù)檔案的安全。
【第5篇】州醫(yī)院護(hù)理部檔案管理制度
自治州醫(yī)院護(hù)理部檔案管理制度
一、目的
護(hù)理部有關(guān)信息的儲存為護(hù)理臨床、教育、法律提供依據(jù),以便有計劃地、系統(tǒng)地進(jìn)行護(hù)理管理,達(dá)到優(yōu)化管理的效果,逐步達(dá)到計算機(jī)管理。
二、要求
檔案分類
(一)按年度分類:即按文件的形成時間及處理日期所屬的年度分類。
(二)按文件內(nèi)容分類:護(hù)理檔案根據(jù)工作的范圍和性質(zhì)分為三部分:護(hù)理行政工作檔案,護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案,護(hù)理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
(三)護(hù)理行政工作檔案
1、護(hù)理管理制度、護(hù)理人員職責(zé)。
2、各類文件:上級下達(dá)文件及護(hù)理部的有關(guān)文件。
3、各種會議記錄及查房記錄:護(hù)理部會議及護(hù)士長例會記錄,護(hù)理行政查房記錄,夜查房記錄。
4、向上級的請示、報告的存根、批復(fù)等。
5、護(hù)理部年度計劃、總結(jié),季度工作重點(diǎn)、小結(jié)評價。
(四)護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案
1、各級護(hù)理人員培訓(xùn)檔案:護(hù)士外出學(xué)習(xí)、進(jìn)修時間、內(nèi)容、收獲、評語等。
2、護(hù)理質(zhì)量控制資料:質(zhì)量管理委員會會議記錄,全院護(hù)理查房、隨機(jī)檢查資料及匯總統(tǒng)計表和每月檢查記錄。
3、護(hù)理缺陷報告及鑒定處理檔案:護(hù)理過失登記。
4、教學(xué)檔案:在職教育規(guī)劃,各級護(hù)理人員培養(yǎng)計劃。
5、護(hù)理科研情況:論文撰寫、立項課題、科研成果等。
6、護(hù)理活動記錄:包括技術(shù)競賽、知識競賽、紀(jì)念“512”國際護(hù)士節(jié)情況、全院各級護(hù)理人員理論考試、技術(shù)操作考試情況。
7、護(hù)士長工作月報情況:包括護(hù)士長手冊、每月工作量、科室查房、講座等。
8、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況:包括教學(xué)的主講人、時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人數(shù)、效果評價。
(五)護(hù)理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案即分級管理檔案
一般指個人基本情況、職稱晉升、進(jìn)修、學(xué)歷、獎勵、考核成績等。
【第6篇】a醫(yī)院會計檔案管理制度
醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料,必須嚴(yán)格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進(jìn)行科學(xué)管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案,由財務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé)裝訂、整理及造冊,財務(wù)處長(或指定人員)負(fù)責(zé)保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
【第7篇】醫(yī)院檢驗科檔案管理制度2
醫(yī)院檢驗科檔案管理制度(二)
1.檔案管理范圍:包括科室人員業(yè)務(wù)技術(shù)情況、業(yè)務(wù)資料(含有檢驗操作規(guī)程、質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記等)、儀器及試劑資料、財產(chǎn)情況、教育及科研資料、醫(yī)療糾紛資料、管理制度等。
2.檔案資料應(yīng)注意完整、規(guī)范、保密,不得用熱敏打印紙、不得任意抽樣或遺失,不得向無關(guān)人員泄露。
3.所有檔案資料應(yīng)登記、分類、編號,并由專人保管,檔案資料多時,為便于查閱可建立索引。
4.歸檔資料中的質(zhì)控資料、檢驗結(jié)果登記及操作規(guī)程至少應(yīng)保存五年。銷毀前必須經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.外來人員須查閱檔案資料均應(yīng)經(jīng)科主任同意。
6.上述檔案亦可存入計算機(jī),并按上述管理辦法進(jìn)行管理。未經(jīng)允許,不得任意打開?；蛴眉用艽胧┍Ｗo(hù)檔案的安全。
【第8篇】醫(yī)院檔案管理制度5
醫(yī)院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理工作實施意見》,進(jìn)一步加強(qiáng)本院檔案管理,充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的作用,根據(jù)本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫(yī)療衛(wèi)生檔案是指各科在從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、培訓(xùn)、衛(wèi)生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設(shè)立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機(jī)構(gòu),由一名院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo),醫(yī)院辦公室主任或副主任分管,并設(shè)立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導(dǎo)本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負(fù)責(zé)對本院各科檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促工作,并接受上級衛(wèi)生管理部門及本區(qū)檔案局的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。
第四條醫(yī)療衛(wèi)生檔案是提高醫(yī)療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,加強(qiáng)管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和利用檔案的權(quán)利,每個職工對應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,應(yīng)按照本辦法規(guī)定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統(tǒng)一管理,任何人不得以任何理由將應(yīng)歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術(shù)職務(wù)所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據(jù)。已發(fā)表論文必須經(jīng)檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術(shù)人員等同。
第八條對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應(yīng)給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規(guī)的,要根據(jù)不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業(yè)技術(shù)人員和管理人員的職責(zé)范圍和考核項目,確保歸檔材料的準(zhǔn)確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應(yīng)歸檔材料,應(yīng)由材料的直接形成者或兼職檔案員負(fù)責(zé)收集、整理,按本制度規(guī)定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區(qū)中醫(yī)院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執(zhí)行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進(jìn)行)。
2.各科室的業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應(yīng)歸檔材料組成保管單位后,經(jīng)科負(fù)責(zé)人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設(shè)備安裝驗收合格,正常運(yùn)行后其材料即歸檔。
3.專題調(diào)查、科研課題待調(diào)查、研究結(jié)束或告一段落時,做出總結(jié)和經(jīng)成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發(fā)表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔(dān),院綜合檔案室協(xié)助、負(fù)責(zé)。
2.歸檔材料必須是原件(外來復(fù)印件除外),做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質(zhì)量和規(guī)格符合要求,書寫必須使用藍(lán)黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料。
一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標(biāo)有“da”的圓珠筆芯及檔案用復(fù)寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內(nèi)目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內(nèi)目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經(jīng)形成部門負(fù)責(zé)人審定,并在卷內(nèi)備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點(diǎn)清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案實體分類、立卷、編號、排列規(guī)則》執(zhí)行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區(qū)中醫(yī)院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設(shè)施
第十四條醫(yī)院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應(yīng)的儀器設(shè)備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設(shè)施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內(nèi)整潔、衛(wèi)生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質(zhì)的檔案及時修復(fù)和補(bǔ)救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴(yán)格按照要求加強(qiáng)檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統(tǒng)計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學(xué)化管理,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案現(xiàn)代化管理水平,科學(xué)地編制檢索工具和編研材料,準(zhǔn)確及時地為利用者提供資料,并加強(qiáng)利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據(jù)檔案的機(jī)密程序確定不同的利用范圍,規(guī)定不同審批手續(xù)。
第十八條建立檔案統(tǒng)計制度,對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進(jìn)行統(tǒng)計分析,按檔案業(yè)務(wù)部門的要求,按時填報各種統(tǒng)計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組,負(fù)責(zé)本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經(jīng)分管院長批準(zhǔn)后,二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負(fù)責(zé)解釋。
【第9篇】z醫(yī)院檔案庫房管理制度
人民醫(yī)院檔案庫房管理制度
1.檔案室未經(jīng)檔案人員許可不得入內(nèi)。
2、檔案庫房應(yīng)配置防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染等“七防”設(shè)施,并檢查登記使用情況。
3.堅持定期檢查庫房,保持室內(nèi)整潔、空氣流通。
4.庫房內(nèi)禁止吸煙、使用明火,嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和食品。
5.檔案庫房鑰匙應(yīng)有專人保管,不得隨身攜帶,未經(jīng)批準(zhǔn)不得交給他人。
6.每天下班前應(yīng)關(guān)閉門、窗、切斷電源,確保檔案安全。
【第10篇】第1人民醫(yī)院會計檔案管理制度
第一人民醫(yī)院會計檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
(1)會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證。
(2)會計記帳簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿。
(3)財務(wù)報告類:月度、季度、年度報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
(4)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
2、會計檔案每年形成,由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管兩年(會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管,出納人員不得兼管會計檔案)。期滿后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。
3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限按照國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
4、會計檔案不得借出,如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
5、保管期限滿的會計檔案,可以按以下程序銷毀:
(1)由會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(2)單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(3)銷毀會計檔案時,由會計機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷。
保管期滿但未結(jié)清的債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
【第11篇】醫(yī)院檔案管理制度范例
醫(yī)院檔案管理制度
為全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容,妥善完整地保存各類重要文件、資料,加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化,制定本制度。
1、適用范圍
本制度適用于醫(yī)院各類檔案的管理。
3、職責(zé)部門
3.1院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)院級文件檔案的管理工作。
3.2部門(科室)指派專人兼任檔案管理員,負(fù)責(zé)部門(科室)檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人。
3.3院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)指導(dǎo)與監(jiān)督各部門檔案管理的實施情況。
3.4部門(科室)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本部門(科室)普通文檔的借閱申請,其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理(院長)或指定負(fù)責(zé)人審批。
3.5機(jī)密文件借閱、所有文件的復(fù)制及銷毀申請由總經(jīng)理(院長)或指定負(fù)責(zé)人審批。
4、檔案收集、歸檔
4.1凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文(含定稿和打印的原件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件等),原件一律由院辦(人事行政部)統(tǒng)一歸檔管理,發(fā)文復(fù)印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。
4.2各部門處理完畢或批存的文件材料,由部門文秘集中統(tǒng)一整理、歸檔。
4.3一項工作分別由幾個部門(科室)參與辦理形成的文件、決議,由主辦部門(科室)負(fù)責(zé)收集整理,交院辦(人事行政部)歸檔。
4.4部門(科室)組織召開的工作會議紀(jì)要與有關(guān)材料由本部門(科室)收集、歸檔。
4.5醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦(人事行政部)收集、歸檔,并由會議組織部門(科室)指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦(人事行政部)辦理歸檔手續(xù)。
4.6醫(yī)院員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研、參加上級單位召開的會議等公務(wù)活動需將文件歸檔的,應(yīng)及時交院辦(人事行政部)歸檔。
5、檔案立卷
5.1檔案管理員應(yīng)使用檔案盒(或文件夾)根據(jù)文件類型將檔案分別立卷,統(tǒng)一存放至檔案柜中。
5.2檔案立卷應(yīng)使用歸卷用的“案卷類目”,“案卷類目”條文必須簡明確切。
5.3案卷類目編制原則:含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱,按上(醫(yī)院全稱)、下(經(jīng)辦部門全稱)排版;根據(jù)文字量,也可以按左(醫(yī)院全稱)、右(經(jīng)辦部門全稱)排版。
5.4案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標(biāo)準(zhǔn),采用標(biāo)黑一號字體打印,粘貼于檔案盒(或文件夾)左側(cè)距頂部3厘米處。
5.5歸檔的文件資料須按年度分別立卷,立卷必須核對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確度,對存在缺陷的文件資料要責(zé)成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
5.6歸檔文件應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的要求,目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰,不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水筆和復(fù)寫紙復(fù)寫。
5.7部門(科室)經(jīng)辦的文件原則上應(yīng)于收、發(fā)文后一個月內(nèi)完成歸檔;醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
6、檔案目錄編制
6.1檔案文件編號原則:a1a2a3a4―b1b2c1c2―d1d2其中a1a2為醫(yī)院代字(遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照表》),a3a4為兩位數(shù)年份號,b1b2為部門(科室)代字(大類)號,c1c2為文件類型(小類)號,d1d2為兩位數(shù)檔案序號。以上代字為漢字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西現(xiàn)代女子醫(yī)院的行政部為經(jīng)辦部門,歸檔文件類型為2006年的通知,是此卷中的第7份文件,則檔號為:j*06―*ztz―07。
6.2檔案管理員應(yīng)在檔案盒(或文件夾)首頁位置設(shè)立《檔案目錄》(附件10.1)。
6.3所有歸檔文件必須在首頁面右側(cè)用口取紙標(biāo)記文件編號,并按順序?qū)n案信息登記在《檔案目錄》中,以便查閱。
6.4《檔案目錄》內(nèi)容應(yīng)包括目錄序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
7、檔案保管權(quán)限、期限與類型
7.1檔案保管權(quán)限
7.1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存;
7.1.2人事部檔案由人事部保存;
7.1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理(院長)指定負(fù)責(zé)人保存;
7.1.4其它各類檔案由院辦(人事行政部)保存。
7.2檔案保管期限
7.2.1財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格遵照國家有關(guān)規(guī)定的保管期限執(zhí)行。
7.2.2醫(yī)院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
7.2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎?wù)隆ⅹ劚?、錦旗等原件屬永久保存檔案。
7.2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
7.2.5普通文檔保管期限為3年至5年。
7.2.6保密文檔須于失效當(dāng)日即刻銷毀。
7.3文檔的保存形式:
7.3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
7.3.2計算機(jī)存儲的涉密文件應(yīng)采取加密保護(hù)措施,文件密碼由指定的文件保管人設(shè)定,并須將該文件路徑及密碼報院辦(人事行政部)備存,并保證其真實性。
7.3.3機(jī)密文檔以書面或?qū)嵨镄问奖４妗?/p>
7.4檔案類型
7.4.1行政檔案,包括:
營業(yè)執(zhí)照正、副本,復(fù)印件;
法定代表人身份證(護(hù)照)(復(fù)印件);
對內(nèi)、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結(jié)》、《報告》等各類正式公文;
各項重要活動的組織流程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、聲像圖片等相關(guān)資料;
各部門(含財務(wù)、醫(yī)務(wù)科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;
院級會議的會議紀(jì)要、決議;
醫(yī)院年度(季、月、周)工作計劃匯總表;
《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權(quán)證等固定資產(chǎn)檔案;
購置車輛所有權(quán)證、購置稅證、保險、行駛證(復(fù)印件)等車輛管理檔案;
對外簽訂的各類購買(租賃、服務(wù))性質(zhì)的合同文件;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.2人事檔案,包括:
全院員工個人信息資料(花名冊);
勞動合同及保密協(xié)議;
考勤打卡數(shù)據(jù);
工資、社保等薪酬相關(guān)資料;
招聘表格、人才庫等相關(guān)資料;
員工績效考核相關(guān)資料;
其它應(yīng)歸檔保管的文件、資料。
7.4.3財務(wù)會計檔案,包括:
各類審計帳冊及報表;
各類會計帳冊及報表;
固定資產(chǎn)資料;
其它須保存文檔。
7.4.4藥械設(shè)備檔案,包括:
設(shè)備臺帳;
設(shè)備出廠合格證、使用說明書;
設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收報告;
設(shè)備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式;
設(shè)備運(yùn)行維修、保養(yǎng)記錄;
設(shè)備更新改造記錄;
設(shè)備管理制度;
其它應(yīng)保存的設(shè)備資料。
7.4.5醫(yī)療檔案,包括:
檔案內(nèi)容由醫(yī)療管理部門提供。
8、檔案查閱與復(fù)制
8.1總經(jīng)理有權(quán)查閱醫(yī)院所有檔案。
8.2部門(科室)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門(科室)所有檔案。
8.3其他員工因工作需要應(yīng)經(jīng)過審批方可借閱有關(guān)檔案。
8.4文檔查(借)閱應(yīng)在檔案保管部門(科室)進(jìn)行登記,機(jī)密文檔及權(quán)限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。
8.5查(借)閱或復(fù)制除財務(wù)類、人事類以外的檔案須由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審批,并進(jìn)行相關(guān)登記。
8.6查(借)閱或復(fù)制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
9、檔案的銷毀
9.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀計劃及清單,由院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人審核無誤后報總經(jīng)理審批。
9.2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后,必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)督檔案銷毀過程,并進(jìn)行簽字確認(rèn)。
【第12篇】施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
施美醫(yī)院檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。
2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動用火種，嚴(yán)禁攜帶危險品進(jìn)入。
3、庫房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。
4、庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。
5、檔案裝具要堅實、耐用、整潔大方。
【第13篇】醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
人民醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度
醫(yī)療儀器設(shè)備檔案是醫(yī)院整個檔案的組成部分,也是醫(yī)療儀器設(shè)備動態(tài)管理工作中不可能缺少的部分。它對醫(yī)療儀器設(shè)備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護(hù)、計量、質(zhì)量管理、調(diào)劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現(xiàn)真實、完整、動態(tài)。
(二)確定兼職檔案員一名,負(fù)責(zé)醫(yī)療儀器設(shè)備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產(chǎn)管理的醫(yī)療設(shè)備,均應(yīng)建立醫(yī)療設(shè)備檔案;5萬元及以上的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)建立完整的檔案,5萬元以下的醫(yī)療設(shè)備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據(jù)儀器設(shè)備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫(yī)療儀器設(shè)備完整檔案的內(nèi)容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調(diào)試、驗收記錄及有關(guān)醫(yī)療器械的合法證件等。
2.儀器設(shè)備隨機(jī)資料:產(chǎn)品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關(guān)資料。
3.管理資料:操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度、應(yīng)用質(zhì)量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調(diào)劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設(shè)備的開箱驗收,并詳細(xì)記錄隨機(jī)所附的有關(guān)技術(shù)資料。
2.收集建檔范圍內(nèi)的有關(guān)資料。
3.整理、分類、登記,建立設(shè)備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫(yī)療設(shè)備檔案交醫(yī)院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫(yī)療設(shè)備科負(fù)責(zé)保管。
2.上一年度的醫(yī)療儀器設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設(shè)備檔案移交給醫(yī)院總檔案室保管。
3.及時做好動態(tài)檔案信息的補(bǔ)充更新工作。
4.醫(yī)療設(shè)備檔案的借用手續(xù),遵守醫(yī)院總檔案室的規(guī)定。
5.技術(shù)檔案要按規(guī)定保存時間進(jìn)行保管;銷毀檔案資料要經(jīng)過批準(zhǔn)。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
【第14篇】某腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫(yī)院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借調(diào)查證明材料介紹信和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)根據(jù)規(guī)定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護(hù)干部人事檔案,嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)主管部門同意,不得復(fù)制干部人事檔案材料;不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上,摘錄的材料要細(xì)致核對,經(jīng)主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關(guān)人員翻閱,不得轉(zhuǎn)借,不得復(fù)制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機(jī)管理制度
1、愛護(hù)機(jī)器設(shè)備,熟悉機(jī)器性能,按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能,建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫,利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和四統(tǒng)一管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護(hù),確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護(hù)的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進(jìn)行病毒檢查,防止機(jī)器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息,無關(guān)人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進(jìn)行綜合分析,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
(三)干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認(rèn)可的材料,未經(jīng)組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部,都應(yīng)填寫干部履歷表,審核后,補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內(nèi),將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內(nèi)容。
7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監(jiān)墨水書寫的材料,必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉(zhuǎn)遞干部檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不準(zhǔn)郵寄或交干部自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單,辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后,應(yīng)認(rèn)真核對,并在干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單的回執(zhí)上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉(zhuǎn)出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞,避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)差錯,及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時,應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配置鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
6、嚴(yán)禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門,應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi),主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
【第15篇】醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
某醫(yī)院護(hù)理技術(shù)檔案管理制度
(1)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)資料檔案內(nèi)容
1)護(hù)理技術(shù)資料:包括本院制訂的各種疾病護(hù)理常規(guī),各項技術(shù)操作規(guī)程,每年制訂的科研計劃,發(fā)表的護(hù)理學(xué)術(shù)論文,國內(nèi)外護(hù)理科技動態(tài),編目存檔。全國、省、市有關(guān)護(hù)理學(xué)術(shù)論文資料,各種學(xué)習(xí)班及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)情況,專題講座等。
2)護(hù)理業(yè)務(wù)工作檔案:包括年度護(hù)理工作計劃、工作總結(jié),以及上級有關(guān)護(hù)理文件,申報上級有關(guān)呈批件存底;年度、季度護(hù)理工作檢查評比總結(jié);院內(nèi)外有關(guān)護(hù)理工作制度;各種會議紀(jì)要、記錄;護(hù)理人員的執(zhí)業(yè)注冊、進(jìn)修、培訓(xùn)、出勤情況,以及獎、懲、缺陷事故等資料,均應(yīng)登記存檔。
3)各級護(hù)理人員業(yè)務(wù)技術(shù)檔案:主要包括個人學(xué)歷、經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技術(shù)考核情況,科研成果,學(xué)術(shù)論文,獎、懲及晉升材料等。
(2)護(hù)理業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理
1)護(hù)理部指定專人負(fù)責(zé)材料收集、登記和保管工作。應(yīng)保證材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平時分卷、分檔存放,年終進(jìn)行分類、分冊裝訂,長期保管。
3)每位科護(hù)長配備電腦一臺,建立檔案與護(hù)理部聯(lián)網(wǎng)。
【第16篇】x醫(yī)院檔案管理制度
****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫(yī)院與上級單位的交流文件，包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復(fù)文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關(guān)的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會議的報告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。
8、醫(yī)院各項論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。
9、醫(yī)院的各項材料，包括但不限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進(jìn)行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間，各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機(jī)器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(銷售)業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長簽字確認(rèn)方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負(fù)責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時明確規(guī)定份數(shù)(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進(jìn)度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲。
2、非醫(yī)療類(采購、營銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)士資質(zhì)證書由護(hù)理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負(fù)責(zé)人員處進(jìn)行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負(fù)責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負(fù)責(zé)人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時，必須出示由各部門負(fù)責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時，檔案管理人員必須要核實驗收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責(zé)任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進(jìn)檔案的義務(wù)。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進(jìn)行留用、復(fù)制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
2023年6月2日
附件1：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人：
部門負(fù)責(zé)人：
附件2：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負(fù)責(zé)
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負(fù)責(zé)
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務(wù)資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負(fù)責(zé)
14藥劑科
病案室負(fù)責(zé)
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫(yī)學(xué)科
19社會服務(wù)部
20科教部
21醫(yī)務(wù)部
醫(yī)務(wù)部
22護(hù)理部
護(hù)理部
23
24
25
附件4：檔案編號：ldp17-***-**001
河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細(xì)版)：
共計**(份)×(頁)
檔案經(jīng)辦人：
部門負(fù)責(zé)人：
檔案管理員：
備注：
