有哪些
小區(qū)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：檔案管理責(zé)任體系、檔案收集與整理、檔案存儲(chǔ)與保護(hù)、檔案利用與借閱、檔案信息化管理和檔案安全制度。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案管理責(zé)任體系：設(shè)立專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。物業(yè)部門應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，確保每個(gè)層級(jí)的人員都了解自己的檔案管理任務(wù)。
2. 檔案收集與整理：所有小區(qū)活動(dòng)產(chǎn)生的文件資料，如業(yè)主信息、物業(yè)合同、維修記錄等，均需及時(shí)收集。文件分類清晰，按年度、類型進(jìn)行歸檔，確保查找便捷。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、防火、防潮的環(huán)境中，并定期進(jìn)行清理和檢查。重要文件應(yīng)備份，以防意外損失。
4. 檔案利用與借閱：業(yè)主和物業(yè)工作人員可按規(guī)定申請(qǐng)查閱檔案，需填寫借閱申請(qǐng)表，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。借閱過程中，檔案不得涂改、損毀。
5. 檔案信息化管理：建立電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于快速檢索和長期保存。定期更新系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全。
6. 檔案安全制度：實(shí)施嚴(yán)格的保密措施，未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查看、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。對(duì)涉及業(yè)主隱私的檔案，更要加強(qiáng)保護(hù)。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理，人人有責(zé)。”
2. “請(qǐng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞?！?
3. “借閱檔案，請(qǐng)?zhí)顚懮暾?qǐng)表，按時(shí)歸還?！?
4. “電子化檔案，便捷查詢，高效管理。”
5. “保障檔案安全，維護(hù)業(yè)主權(quán)益。”
6. “保密制度，嚴(yán)格執(zhí)行，違者必究?！?/p>
以上細(xì)則旨在規(guī)范小區(qū)檔案管理工作，提升服務(wù)質(zhì)量和效率，同時(shí)也為業(yè)主權(quán)益提供有力保障。各相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真遵守，共同維護(hù)小區(qū)檔案的完整性和安全性。
小區(qū)檔案管理制度范文
第1篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度（9）
小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)
管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運(yùn)營的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場地管理,也是面對(duì)業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。
1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):
管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。
2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:
及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。
協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;
做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);
接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;
接聽業(yè)主工程報(bào)修電話,及時(shí)聯(lián)系修復(fù);
3.業(yè)主檔案管理
業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般
業(yè)主檔案包括以下的資料:
收集業(yè)主單位資料
業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
業(yè)主裝修工程文件
業(yè)主遷入時(shí)填具之資料
業(yè)主資料補(bǔ)充
業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料
緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料
業(yè)主與管理處往來文件
業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
業(yè)主請(qǐng)修記錄
業(yè)主投訴記錄
10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
第2篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度(2)
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)
1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號(hào)標(biāo)志明顯。
2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。
4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。
5.封閉陽臺(tái)統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝
戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。
6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)
2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理
1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。
2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序
2)設(shè)備巡查記錄
3)設(shè)備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好
第四節(jié)安防、消防、車輛管理
1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理
1)小區(qū)實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。
1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令
2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)
3)各種工作記錄、資料照片
⑴護(hù)衛(wèi)值班記錄
⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄
⑶夜間巡查記錄
⑷來訪登記表
⑸護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料
⑹護(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評(píng)分統(tǒng)計(jì)資料
⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識(shí)考核答卷
⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識(shí)和具體的防范措施
1)警示牌標(biāo)識(shí)卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見治安刑事案件及處理措施
4)常見的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
3)消防通道暢通
4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料
5)護(hù)衛(wèi)隨時(shí)巡查營業(yè)房消防設(shè)施
6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練
5.機(jī)動(dòng)車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。
1)機(jī)動(dòng)車停車場管理規(guī)定
2)機(jī)動(dòng)車停車場登記
3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄
4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機(jī)動(dòng)車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機(jī)動(dòng)車管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。
1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺(tái)帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。
5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺(tái)、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。
8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。
2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。
4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設(shè)
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動(dòng),創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動(dòng)資料
d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識(shí),培訓(xùn)資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上
1)20__年3月至,收費(fèi)報(bào)表
2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。
1)20__年3月--20__年月的財(cái)務(wù)報(bào)告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報(bào)告
資料
a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件
2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書
5]消防安全責(zé)任書
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內(nèi)裝修申報(bào)表
8]裝修申報(bào)所提供的平面圖、管線圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
第3篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括業(yè)主臨時(shí)公約、業(yè)主委員會(huì)章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊(cè)、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時(shí)公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《__.鳳凰城業(yè)主臨時(shí)公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊(cè)及程序文件
包括質(zhì)量手冊(cè)、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評(píng)審程序文件、人力資源程序文件、合同評(píng)審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊(cè)
包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊(cè)、社區(qū)文化工作手冊(cè)、公共場地工作手冊(cè)、營業(yè)文娛場所工作手冊(cè)、房屋整改工作手冊(cè)、空房管理工作手冊(cè)、住戶入住工作手冊(cè)、裝修管理工作手冊(cè)、投訴的接待和處理工作手冊(cè)、住戶意見的征求、評(píng)議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊(cè)、住戶檔案管理工作手冊(cè)、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊(cè)、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊(cè)、環(huán)衛(wèi)工作手冊(cè)、綠化工作手冊(cè)、報(bào)修工作手冊(cè)、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、庫房工作手冊(cè)、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊(cè)、勤務(wù)工作手冊(cè)、安全工作手冊(cè)、門衛(wèi)工作手冊(cè)、巡邏工作手冊(cè)、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件
因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容
檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理
從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
__.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。客戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第4篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理格式怎樣的
小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度包括業(yè)主臨時(shí)公約、業(yè)主委員會(huì)章程、客戶服務(wù)指南或住戶手冊(cè)、精神文明公約、住宅公共設(shè)施設(shè)備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進(jìn)出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。
根據(jù)招標(biāo)書要求提供的《業(yè)主臨時(shí)公約》附文如下,其他詳細(xì)內(nèi)容此處略。
注:《____.鳳凰城業(yè)主臨時(shí)公約》建議稿附后。
二、擬建立的內(nèi)部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎(jiǎng)懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
三、擬建立的質(zhì)量手冊(cè)及程序文件包括質(zhì)量手冊(cè)、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評(píng)審程序文件、人力資源程序文件、合同評(píng)審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計(jì)開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
四、擬建立的工作手冊(cè)包括各級(jí)崗位職責(zé)工作手冊(cè)、社區(qū)文化工作手冊(cè)、公共場地工作手冊(cè)、營業(yè)文娛場所工作手冊(cè)、房屋整改工作手冊(cè)、空房管理工作手冊(cè)、住戶入住工作手冊(cè)、裝修管理工作手冊(cè)、投訴的接待和處理工作手冊(cè)、住戶意見的征求、評(píng)議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊(cè)、住戶檔案管理工作手冊(cè)、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊(cè)、費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)、收取和追收欠款工作手冊(cè)、環(huán)衛(wèi)工作手冊(cè)、綠化工作手冊(cè)、報(bào)修工作手冊(cè)、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊(cè)、庫房工作手冊(cè)、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊(cè)、勤務(wù)工作手冊(cè)、安全工作手冊(cè)、門衛(wèi)工作手冊(cè)、巡邏工作手冊(cè)、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。
詳細(xì)內(nèi)容此處略。
五、擬建立的質(zhì)量記錄文件因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;
客戶家庭資料;
客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;
客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請(qǐng)表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等;
客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;
客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計(jì)記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。
資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。
在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。
2、客戶權(quán)籍資料管理從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。
管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。
3、客戶檔案的整理各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔____.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。
物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
5、檔案的利用為客戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。
客戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。
第5篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目(住宅小區(qū))檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的分類標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料
1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證
5)國有土地使用證
2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同
2)工程建設(shè)施工建檔移交清單
⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);
3)商品房質(zhì)量保證書
4)房屋移交驗(yàn)收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料
3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)
2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本)
3)物管企業(yè)資質(zhì)證書
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級(jí)批文(文件)
4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同
2)前期物業(yè)管理方案
3)物業(yè)移交及實(shí)施意見
5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善
1)房屋使用說明書
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門衛(wèi)管理制度
⑷機(jī)動(dòng)車停車場管理制度
⑸非機(jī)動(dòng)車管理制度
⑹裝修管理規(guī)定
3)政府有關(guān)文件
8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料
⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案
⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)
⑶業(yè)主委員會(huì)章程
9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃
2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書)
3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料
10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。
1)員工手冊(cè)
2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范
3)部門職責(zé)
⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)
⑵員工手冊(cè)
⑶管理中心職責(zé)
⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)
⑸護(hù)衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門工作程序、操作程序
⑴財(cái)務(wù)部管理制度
⑵客戶服務(wù)中心工作程序
⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應(yīng)急處理方案
a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
b、停電應(yīng)急方案
c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則
⑴管理人員考核細(xì)則
⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則
⑶維修人員考核細(xì)則
⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則
⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則
⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法
7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門崗值班記錄
⑵監(jiān)控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車場車輛進(jìn)出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請(qǐng)書、責(zé)任書
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件
2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證
3)護(hù)衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動(dòng)合同
12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)
2)小區(qū)物業(yè)基本資料
3)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾
⑴護(hù)衛(wèi)類
⑵財(cái)務(wù)類
⑶管理類
⑷保潔類
⑸經(jīng)營類
⑹人事類
⑺業(yè)主委員會(huì)
⑻運(yùn)行維修表
5)住戶費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。
1)年月--財(cái)務(wù)收支報(bào)告
2)向住戶公布費(fèi)用收支情況,資料
照片
3)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)
4)繳費(fèi)通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊(cè),管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)
3)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè),查閱方便。
1)住戶檔案
2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)
16.建立24小時(shí)值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護(hù)衛(wèi)門崗值班記錄
7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議
17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對(duì)合理的建議及時(shí)整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則)
2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見工作守則)
第6篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)項(xiàng)目(住宅小區(qū))檔案管理制度1整體檔案管理檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的分類標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證 2)施工許可證 3.)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證
5)國有土地使用證2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同 2)工程建設(shè)施工建檔移交清單⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);3.)商品房質(zhì)量保證書
4)房屋移交驗(yàn)收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本) 2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本) 3.)物管企業(yè)資質(zhì)證書
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級(jí)批文(文件)4.建設(shè)單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同 2)前期物業(yè)管理方案 3.)物業(yè)移交及實(shí)施意見
5.購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。
(文件柜放置于)6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度a)代管維修資金的使用范圍b)代管維修資金的來源和籌集方法c)代管維修資金的管理與使用辦法d)代管維修資金的移交7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善
1)房屋使用說明書 2)公共管理制度⑴治安管理制度⑵消防管理制度⑶門衛(wèi)管理制度⑷機(jī)動(dòng)車停車場管理制度⑸非機(jī)動(dòng)車管理制度⑹裝修管理規(guī)定 3.)政府有關(guān)文件8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)⑶業(yè)主委員會(huì)章程9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃 2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書) 3.)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。
1)員工手冊(cè) 2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務(wù)語言流程規(guī)范 3.)部門職責(zé)⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)⑵員工手冊(cè)⑶管理中心職責(zé)⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)⑸護(hù)衛(wèi)部內(nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門工作程序、操作程序⑴財(cái)務(wù)部管理制度⑵客戶服務(wù)中心工作程序⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序⑷消防工作管理制度⑸各種應(yīng)急處理方案a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案b、停電應(yīng)急方案c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度⑴值班制度⑵回訪制度⑶檔案管理制度⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則⑴管理人員考核細(xì)則⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則⑶維修人員考核細(xì)則⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法
7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料
9)管理中心原始記錄資料⑴門崗值班記錄⑵監(jiān)控中心值班記錄⑶緊急情況記錄⑷停車場車輛進(jìn)出原始記錄⑸房屋裝修管理記錄⑹裝飾裝修申請(qǐng)書、責(zé)任書⑺值班記錄⑻回訪記錄⑼維修派工單⑽住戶檔案⑾維修員值班記錄⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱、上崗證復(fù)印件 2)管理中心專業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證 3.)護(hù)衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動(dòng)合同
12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類) 2)小區(qū)物業(yè)基本資料 3.)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾⑴護(hù)衛(wèi)類⑵財(cái)務(wù)類⑶管理類⑷保潔類⑸經(jīng)營類⑹人事類⑺業(yè)主委員會(huì)⑻運(yùn)行維修表
5)住戶費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。
1) --財(cái)務(wù)收支報(bào)告 2)向住戶公布費(fèi)用收支情況,資料照片 3.)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)
4)繳費(fèi)通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類成冊(cè),管理完善,查閱方便。
1)總平面圖 2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng) 3.)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè),查閱方便。
1)住戶檔案 2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)
16.建立24小時(shí)值班制度,設(shè)立服務(wù)電話,接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度 2)回訪制度 3.)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護(hù)衛(wèi)門崗值班記錄
7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見和建議
17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見,對(duì)合理的建議及時(shí)整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則) 2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見工作守則) 3.)
第7篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6
小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6
1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定
1.1業(yè)主檔案
1.1.1 業(yè)主個(gè)人資料
1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話
1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式
1.1.1.4 身份證件復(fù)印件
1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))
1.1.1.6業(yè)主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式
1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯(lián)系方式
1.1.3產(chǎn)籍資料
1.1.3.1購房合同復(fù)印件
1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認(rèn)書
1.1.3.6收樓驗(yàn)收表
1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責(zé)任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約
1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)
1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)
1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議
1.1.4物業(yè)使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請(qǐng)表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄
1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄
1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單
1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄
1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請(qǐng)書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件
1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)
2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定
2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,客戶主管負(fù)管理責(zé)任
2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容
2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新
2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施
2.6 對(duì)業(yè)主檔案的保管要按照棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)先后順序進(jìn)行編號(hào)、分類、集中存放
2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對(duì)保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊(cè)、編號(hào),每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)
2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí),應(yīng)將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中
2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱
2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時(shí)更新
2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個(gè)人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等
2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
