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有哪些
資源檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保公司資產(chǎn)的安全、有效利用和持續(xù)發(fā)展。主要包括以下幾個核心內(nèi)容：
1. 資源分類與編碼：根據(jù)資源性質，如人力資源、財務資源、實物資產(chǎn)、知識產(chǎn)權等進行分類，并為每一類資源設立獨特的編碼體系，以便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定各類資源檔案的收集標準、格式要求和整理流程，確保檔案的完整性和準確性。
3. 存儲與保護：明確檔案的存儲方式、期限、備份策略以及物理和數(shù)字安全措施，防止資源檔案的丟失或損壞。
4. 權限管理：設定不同層級的訪問權限，確保敏感信息的安全，同時便于授權人員獲取所需資源信息。
5. 利用與共享：規(guī)定檔案的使用規(guī)則，鼓勵內(nèi)部知識共享，促進資源的有效利用。
6. 更新與銷毀：設定檔案更新的周期和程序，以及不再需要的檔案的銷毀流程，保持檔案庫的活力。
7. 監(jiān)督與審計：建立定期的檔案管理審計機制，以評估制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時改進。
實施細則
1. 資源分類與編碼：由專門的資源管理部門負責制定分類標準和編碼規(guī)則，新入職員工需接受相關培訓，確保全員理解并遵守。
2. 檔案收集與整理：各部門指定專人負責本部門的檔案管理工作，定期提交更新至資源管理部門，確保信息及時入庫。
3. 存儲與保護：采用混合存儲模式，兼顧物理和云存儲，定期進行數(shù)據(jù)完整性檢查，實施災備方案，保證檔案安全。
4. 權限管理：使用權限管理系統(tǒng)，根據(jù)職務、職責分配權限，重要檔案需經(jīng)過審批才能訪問。
5. 利用與共享：鼓勵員工通過內(nèi)部平臺分享資源，設置權限控制，確保信息的合理傳播。
6. 更新與銷毀：每年進行一次全面的檔案審查，過期或無價值的檔案經(jīng)過審批后銷毀，更新過程記錄在案。
7. 監(jiān)督與審計：每季度進行一次內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)的問題記錄在審計報告中，對責任部門提出改進建議。
上墻內(nèi)容
1. 資源檔案管理制度概覽：簡要介紹制度的主要內(nèi)容，提醒員工遵守相關規(guī)定。
2. 檔案分類示意圖：清晰展示各類資源的分類和編碼，方便員工查找。
3. 權限管理圖示：用圖表形式表示不同層級的訪問權限，直觀易懂。
4. 檔案處理流程圖：展示檔案從收集到銷毀的整個流程，便于員工理解和執(zhí)行。
5. 安全提示：強調檔案安全的重要性，列出預防措施和應急處理辦法。
以上各項內(nèi)容應定期更新，確保員工了解最新的管理制度，共同維護資源檔案的有序管理。
資源檔案管理制度范文
第1篇 _市國土資源局檔案管理制度
制度是個社會的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關系而人為設定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動準則來提高辦事效率,才設定一些制度。下面是我們應屆畢業(yè)生制度職責大全為您提供的制度文章供您參考:
市國土資源局檔案管理制度
一、立卷歸檔制度
(一)、國土資源管理每一項工作完成后,有關部門應將一套
收集完整的成果材料向檔案部門移交歸檔。確保檔案的歸檔率、
完整率、案卷合格率。
(二)、歸檔的材料必須做到內(nèi)容齊全、完整、準確,圖件
清晰,字跡工整,發(fā)文規(guī)范,裝訂整齊,審查手續(xù)完備。
(三)、國土資源管理檔案所涉及的地籍管理類、土地利用規(guī)
劃類、耕地保護類、建設用地管理類、國土資源有償使用類、礦業(yè)權管理類、執(zhí)法監(jiān)察類等材料,應在辦理完畢后按歸檔目錄,由項目負責人審定后即向檔案部門移交。第一年度的文書檔案必須在第二年上半年向檔案部門移交。會議材料在會議結束后及時交辦公室歸檔。其它歸檔材料由各職能部門整理立卷后,在第二年一季度向檔案部門歸檔。會計檔案、人事檔案實行分類管理的原則。
(四)、雙方在辦理移交時,檔案部門發(fā)現(xiàn)案卷質量不合格,要求補充完整或改正后再移交,移交方不得以任何理由不交、緩交或任意添加與本案卷無關的材料。
(五)歸檔材料由兼職檔案員或指定的專人向檔案部門移交,交接后經(jīng)清點審查無誤,交接雙方在移交清單上簽字。移交清單一式兩份,交接雙方各持一份備查。
(六)、檔案部門對移交的成果材料應及時登記、造冊、編目、錄入計算機管理,檔案實體送專門庫房上架保管,并提供利用。
二、檔案查閱制度
(一)、查閱、利用、復制檔案,應有明確的目的、范圍、時間。單位利用檔案,須持有合法證明;個人利用檔案應出具身份證明,申報具體用途,可利用個人捐贈、寄存、移交的檔案和與個人有關聯(lián)的檔案;不得跨越利用范圍,查閱所在單位和他人的檔案。
(二)、隸屬下級單位利用上級單位檔案,需征得上級單位同意,持上級單位介紹信或法人委托書,方可利用檔案。
(三)、國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關和紀檢、監(jiān)察、督察等部門持介紹信或調查專用證明,有權利用與本公務有關的檔案資料。
(四)、律師利用檔案資料出示律師調查證明、委托書、律師證,利用委托單位或者個人的檔案資料。
(五)、中華人民共和國國公民和組織持有合法證明,可以利用已經(jīng)開放的檔案,并可在我局局域網(wǎng)上公開查詢。任何單位和個人不得擅自公布不屬于自己所有的檔案。
(六)、土地登記資料公開查詢依照(國土資源部第14號令《土地登記資料公開查詢辦法》)執(zhí)行。
(七)、保護期內(nèi)地質資料查閱利用依照(國土資源部第16號令《地質資料管理條例實施辦法》)第三章執(zhí)行。
(八)、咨詢。
(九)、內(nèi)部利用檔案按局規(guī)執(zhí)行。查閱檔案在查閱室,公務借出,需注明借出時間,經(jīng)局領導同意,限期歸還。
(十)、利用檔案的單位和個人應愛護檔案,不得任意添加材料、不得遺失、涂改、拆散、勾畫、剪裁、污損、批注、轉借和泄密。
三、圖紙管理制度
(一)凡歸檔的底圖或藍圖應移交檔案室統(tǒng)一保管。
(二)修改補充圖紙底圖應經(jīng)領導書面同意,修改內(nèi)容較少時,可在圖上“杠改”或“刮改”,并在修改處標注“修改標記”。修改內(nèi)容較多時,另繪新圖,與原圖一并保存,并作說明。
(三)圖紙管理一律以地域或地圖分幅分類。放入圖柜管理的圖紙按坐標分幅號和象限行列式平放或吊掛;案卷附圖采用折疊手風琴式;大圖幅采用卷放保管。
(四)歸檔圖紙必須齊全完整,分類編號正確。
(五)定期對存放的檔案、圖紙進行檢查、補充,發(fā)現(xiàn)破損、變質應立即修復或復制。
四、檔案保密制度
(一)公民有保守和履行國家秘密的義務。凡涉及國家秘密的工作部門和工作人員應加強保密教育。
(二)國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。屬于國家秘密文件、資料在收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀中,應嚴格執(zhí)行黨和國家的保密政策和保密制度。
(三)檔案資料的管理實行崗位分工負責制。提供利用檔案履行登記審批手續(xù)。
(四)經(jīng)審查,屬保密范圍的檔案、資料應在保密載體上加以標識,標注密級和保密期限。定期進行定密項目的檢查、修訂和升解密工作。
(五)開放檔案報請上級主管機關批準后公布。
(六)利用檔密的單位和個人未經(jīng)許可無權修改。
五、檔案銷毀制度
(一)建立由分管領導、保密領導組成員和專職檔案干部參加的檔案鑒定銷毀領導小組,負責全局檔案鑒定銷毀工作。
(二)經(jīng)過鑒定,對沒有保存價值或者已到保管期限的檔案進行銷毀。
(三)由檔案部門提出準備銷毀的檔案清單,經(jīng)檔案鑒定銷毀工作小組和主管檔案業(yè)務和審批部門批準。
(四)經(jīng)批準銷毀的檔案,應繼續(xù)保存一段時間后再銷毀,防止因疏忽或因某些檔案潛在作用未被發(fā)現(xiàn)而造成無可挽回的損失。
(五)銷毀檔案應在指定的地點,有兩人以上監(jiān)銷,并在銷毀檔案清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,銷毀人員和監(jiān)銷人員在清冊上簽字,以示負責。
六、檔案庫房技術管理規(guī)定
(一)加強檔案基礎設施建設,檔案庫技術管理由檔案人員負責。行政主管部門定期檢查指導。
(二)檔案庫房設置防盜、防火、防曬、防塵、防有害物和防污染等安全措施。
(三)檔案庫房溫度控制在14-24℃ ±2%,相對濕度控制在45-60% ±5%;復印室溫度控制在 18-28℃,相對濕度控制在50-65%;聲像庫溫度控制在 20-25℃,相對濕度控制在50-60%;磁帶庫溫度控制在14-24℃,相對濕度控制在40-60%;
有設備的庫房日變化幅度不超過±5 %;選用白熾燈作人工照明,照度不超過100勒克斯。
(四)定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳物相符,發(fā)現(xiàn)問題,及時報告,并采取措施予以處理。
(五)保持良好的工作環(huán)境和衛(wèi)生環(huán)境,非庫房工作人員未經(jīng)許可,不得進入檔案庫房。
七、獎懲規(guī)定
(一)大力宣傳和表彰熱愛檔案工作,熟悉檔案業(yè)務,工作認真負責,刻苦鉆研,埋頭苦干,廉潔奉公,作風正派的檔案干部。
(二)對在國土資源管理檔案的收集、整理、分類、歸檔、提供利用和現(xiàn)代化管理等工作中成績顯著的專兼職檔案工作人員由檔案部門每年評選一次 ,予以表彰和獎勵;并報請上級行政主管部門備案,作為考核和評定技術職稱的依據(jù)。
(三)在國土資源管理檔案工作中,違反有關規(guī)定,造成檔案損失、丟失、泄密、涂改,擅自提供復制以及由于玩忽職守造成檔案損失的個人和負有直接責任的主要領導人,由其所在單位的上級機關,依據(jù)《檔案法》規(guī)定給予行政處分;構成犯罪的,提請司法機關追究刑事責任。
(四)對違反本規(guī)定,沒有及時將國土資源管理檔案進行收集歸檔的部門或單位,在年度檔案互查中,由檔案檢查小組提出申請報告,經(jīng)審議后,由其主管部門通報批評,造成嚴重后果的,其主要責任人應給予行政處分。
第2篇 a酒店人力資源部檔案管理制度
酒店人力資源部檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應該做到有關檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領導,分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準;查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時,人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料;教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理,人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調動時由所在部門將員工工作檔案轉入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
第3篇 酒店人力資源部檔案管理制度格式怎樣的
酒店人力資源部檔案管理制度根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應該做到有關檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領導,分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。
為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。
員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。
主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料;
黨團、獎勵處分材料;
任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。
整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。
并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準;
查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關領導批準。
查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞在員工錄用和離店時,人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案從員工進入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;
業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。
材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料;
教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;
工資福利資料;
勞動業(yè)績、服務工作評估資料;
出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理,人力資源部負責指導。
每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。
員工離店或部門之間調動時由所在部門將員工工作檔案轉入人力資源部。
2、部門工作檔案人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料),崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓檔案有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
