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有哪些
物業(yè)公司檔案管理制度
一、檔案分類與歸檔 1. 物業(yè)合同類：包括物業(yè)委托管理合同、租賃合同、服務(wù)協(xié)議等。
2. 工程資料類：含設(shè)施設(shè)備手冊、維修記錄、改造方案等。
3. 財(cái)務(wù)文件類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票存根、預(yù)算計(jì)劃等。
4. 客戶服務(wù)類：業(yè)主信息、投訴記錄、滿意度調(diào)查等。
5. 法規(guī)文件類：相關(guān)法規(guī)、政策、許可證等。
6. 內(nèi)部管理類：員工檔案、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案收集：各部門應(yīng)定期整理文件，確保重要資料齊全，及時(shí)提交至檔案管理部門。
2. 檔案編碼：采用統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和管理。
3. 檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，電子檔案備份至安全服務(wù)器。
4. 檔案借閱：需填寫借閱申請，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后方可借出，限時(shí)歸還。
5. 檔案更新：及時(shí)更新過期或變動(dòng)的信息，確保檔案時(shí)效性。
6. 檔案銷毀：對不再需要的檔案，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保信息安全。
7. 檔案保密：涉及敏感信息的檔案，需嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行到位。
上墻內(nèi)容
1. 檔案管理制度概覽：簡述檔案管理的重要性及主要分類。
2. 歸檔流程圖：清晰展示文件從產(chǎn)生到歸檔的步驟。
3. 借閱與保密規(guī)定：明確借閱流程和保密要求。
4. 檔案管理人員職責(zé)：列出檔案管理員的日常工作內(nèi)容。
5. 檔案管理違規(guī)處罰：提醒員工違反制度的后果。
注意：以上內(nèi)容旨在規(guī)范物業(yè)公司檔案管理工作，提高效率，確保信息的安全與完整。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。
物業(yè)公司檔案管理制度范文
第1篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
三、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添
第2篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)____工業(yè)區(qū)、__地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營和職能活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會(huì)議文件、會(huì)議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會(huì)計(jì)檔案由各相關(guān)各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下,總部綜合管理部負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負(fù)責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實(shí)面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問題、時(shí)間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時(shí)歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨(dú)目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁次等標(biāo)志有錯(cuò)誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他保護(hù)措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進(jìn)行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進(jìn)行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價(jià)值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲(chǔ)存和檢索檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時(shí)機(jī)構(gòu)因各種原因被撤銷,應(yīng)在撤銷前指定專人,將該機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成與收集的具有保存利用價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第3篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊、圖表、書信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報(bào)告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷毀時(shí),由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第4篇 學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
學(xué)校物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
為加強(qiáng)對公司檔案工作的管理,使檔案工作各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化管理,有效地保護(hù)和利用檔案,充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用,為公司的發(fā)展提供服務(wù),特制定本制度。
一、組織管理
(一)機(jī)構(gòu)設(shè)置
1.公司行政辦公室下設(shè)檔案室,負(fù)責(zé)全公司檔案管理工作。由公司行政辦公室專人負(fù)責(zé)管理。
2.公司各部門辦公室人員,負(fù)責(zé)本部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,受公司檔案室指導(dǎo)。
(二)管理職能
1.執(zhí)行國家及學(xué)校有關(guān)檔案工作的方針政策。
2.統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織和管理全公司的檔案工作。
3.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。
4.做好檔案的收集、整理、分類、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀、保密、補(bǔ)充、修改及提供利用工作。
5.參與主要項(xiàng)目和技術(shù)引進(jìn)項(xiàng)目檔案材料的審查、驗(yàn)收、整理及設(shè)備開箱驗(yàn)收資料的歸檔工作。
二、檔案的收集、立卷、歸檔
1.凡以公司名義發(fā)出的公文一律由行政辦公室統(tǒng)一收集管理。
2.如有某項(xiàng)工作由幾個(gè)部門共同參與辦理,在工作中所形成的材料,應(yīng)由主辦部門收集歸卷。
3.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加上級機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
4.本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門專人將會(huì)議材料和檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)。
5.歸檔工作應(yīng)做到主動(dòng)、及時(shí)、手續(xù)齊備。文件材料按年度、機(jī)構(gòu)問題和保管期限進(jìn)行分類,要求分類準(zhǔn)確,組卷合理,案卷裝訂及編目符合要求。
6.公司檔案室按年度搜集、催交各部門未按時(shí)歸檔或歸檔不全的文件材料。
三、檔案的借閱
1.建立借閱登記簿,按規(guī)定辦好借閱登記和借閱手續(xù)。涉及密級檔案或查閱非本部門檔案時(shí),須填寫《檔案查閱審批單》。
2.查閱檔案中有關(guān)本單位會(huì)議記錄簿及核心機(jī)密檔案,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱。外單位借閱檔案須持介紹信,注明查閱檔案的內(nèi)容和用途,總經(jīng)理或行政辦公室主任同意方可查閱,并要求在檔案室內(nèi)查閱,密集資料一律不外借。查閱本部門檔案需由部門負(fù)責(zé)人同意,借閱本部門業(yè)務(wù)以外的檔案時(shí),須由行政辦公室主任同意方可查閱。
3.從檔案室借出檔案材料,檔案員要講明注意事項(xiàng),借閱人不得自行轉(zhuǎn)接他人,不準(zhǔn)拆毀、涂改、標(biāo)記、抽頁、污損、拍照和復(fù)印等。
4.各部門人員只限查閱本部門檔案,摘錄檔案內(nèi)容,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可摘錄。
5.借閱檔案一般不超過三天,如有特殊情況不能歸還時(shí),要申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。對無故不按期歸還者,要視其情節(jié)給予一定處罰。
6.借閱人歸還檔案時(shí),檔案員應(yīng)逐卷逐頁清點(diǎn)檢查。如果發(fā)現(xiàn)缺頁或損壞,必須向當(dāng)事人當(dāng)面提出,經(jīng)雙方核準(zhǔn)后,方可履行手續(xù)。
7.證書和獎(jiǎng)狀等實(shí)物檔案一般不借閱原件,只借影印印件。凡正在研制的科研項(xiàng)目的技術(shù)文件材料,一律不準(zhǔn)對外借閱。
四、檔案的保管和鑒定
1.歸檔后的檔案應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn)和文件材料形成規(guī)律進(jìn)行分類、編號、組卷、登帳、入庫、上架管理。
2.檔案上架要按年度、保管期限分別排列,做到排列系統(tǒng),主次分明,便于查找。
3.底圖檔案一律裝袋平放,嚴(yán)禁折疊,藍(lán)圖檔案裝訂成冊。
4.檔案人員要熟悉和掌握各類檔案,每季檢查核對一次。發(fā)現(xiàn)丟失、泄密、霉?fàn)€、蟲蛀、鼠咬等要及時(shí)修復(fù),采取補(bǔ)救措施,底圖因年久破損而影響復(fù)制質(zhì)量,應(yīng)由歸檔部門重新描制。
5.檔案室內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度(14-18)、濕度(50%-60%),嚴(yán)禁煙火和存放食物,要經(jīng)常除塵、通風(fēng)。堅(jiān)持做到七防:防火、防光、防塵、防潮、防蟲、防污染、防盜。
6.對已到保管期限和失去保管價(jià)值的檔案,要按規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀,并填寫清冊,檔案室應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行鑒定。
7.檔案人員要愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)隨意折卷、撕頁、涂改勾畫,對違反檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的行為,有關(guān)部門要嚴(yán)肅處理。
五、檔案的保密和銷毀
1.檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國家安全保密守則,不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍,不得向外透漏檔案機(jī)密。
2.公司的歷史資料、圖紙和重要資料等,不準(zhǔn)到處亂放。檔案的銷毀由檔案室會(huì)同有關(guān)部門,對超過保管期限的檔案,依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的本身利用查考價(jià)值提出存毀意見。
3.檔案的銷毀須鑒定小組嚴(yán)格審查鑒定,編制銷毀清冊,由批準(zhǔn)人、鑒定人和銷毀人簽字后方可銷毀。
4.檔案銷毀的有關(guān)手續(xù)要注明立卷永久保管,銷毀的案卷必須在《案卷目錄》、《統(tǒng)計(jì)帳》上注銷。
六、檔案的交接
1.公司檔案管理主要范圍為文書管理、人事資料管理、公司執(zhí)照、工程資料等。文書管理包含黨群、行政轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)的各類文件、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、照片、音像等材料及公司制訂的工作條例、章程、制度等文字材料;人事資料管理包含人事部下發(fā)的各類文件、制定的各項(xiàng)管理規(guī)定、聘任決定、員工人事檔案等;公司執(zhí)照包含__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本);工程資料包含工程合同、工程驗(yàn)收報(bào)告等資料。
2.__省大學(xué)城物業(yè)經(jīng)營有限責(zé)任公司營業(yè)執(zhí)照(正、副本)、組織機(jī)構(gòu)代碼證(正、副本)、統(tǒng)計(jì)登記證(正、副本),由行政辦公室檔案室負(fù)責(zé)保管。各部門因辦理公務(wù)時(shí)需要提供以上證照的原件或復(fù)印件時(shí),須填寫《物業(yè)公司證照借用審批單》。使用過程中妥善保管,一般借用期限為三天以內(nèi),做好借用登記。
3.公司員工檔案實(shí)行人事代理制在市人才中心代理。
4.存檔流程:公司各部門指定專人負(fù)責(zé)各部門的日常檔案材料的積累和歸檔工作,由公司檔室指導(dǎo)。公司各部門的文件材料均由各部門自行收集、積累、整理、立卷,對本部門制定的規(guī)章制度或收到涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件,按文件要求進(jìn)行處理后,按年度在次年年初送交公司檔案室存檔,部門領(lǐng)導(dǎo)要對存檔文件進(jìn)行把關(guān)。歸檔應(yīng)是原件,份數(shù)為一份,要求材料完整準(zhǔn)確,有保存價(jià)值,有歷史記載性,不重復(fù)。認(rèn)真履行交接手續(xù),檔案員與各部門要在交接憑據(jù)上簽字,以便存查。
5.公司各部門在本年度年終時(shí),對本年度涉及公司或本部門相關(guān)的學(xué)校及校外文件尚未歸檔及仍在處理流程中的文件進(jìn)行等級,
第5篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
總 則 為了加強(qiáng)對檔案的管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司的合法權(quán)益,為公司的發(fā)展服務(wù),特制定本制度。本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個(gè)人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運(yùn)營等活動(dòng)中直接形成的對公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則,共同維護(hù)檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。本規(guī)定適用于__物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機(jī)構(gòu)與職責(zé)
第一條 公司檔案管理工作實(shí)行二級管理。一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進(jìn)行日常管理;二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財(cái)務(wù)部、人力行政部檔案由其本部門負(fù)責(zé)保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。財(cái)務(wù)部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應(yīng)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設(shè)專崗,但必須明確責(zé)任人即兼職檔案管理員。根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關(guān)流程及規(guī)定進(jìn)行申請、報(bào)批。公司各級檔案管理員,應(yīng)保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。檔案管理員如有變動(dòng)須按照公司人力行政部相關(guān)規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)嚴(yán)格履行工作交接手續(xù),嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。 檔案管理員應(yīng)忠于職守,嚴(yán)守公司秘密,不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。公司各部門、所有人員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第六條 人力行政部應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專人、專柜管理。 檔案管理員應(yīng)做好文件資料的準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔。 所有檔案資料劃分四個(gè)密級:普通級、秘密級、機(jī)密級和絕密級。檔案管理員在文件資料歸檔時(shí),對檔案資料進(jìn)行密級劃分。
1、普通資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。
2、秘密資料含:公司有效證件、各項(xiàng)手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、機(jī)密資料含:公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、總裁會(huì)會(huì)議紀(jì)要(決議)、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。
4、絕密資料含:公司相關(guān)政府批文、預(yù)決算書、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其它經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。 在公司發(fā)展過程中產(chǎn)生的一些極具保存價(jià)值的文件資料、實(shí)物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關(guān)),需嚴(yán)加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。 檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的管理工作,對于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個(gè)人不得占為己有。
公司檔案管理實(shí)行即時(shí)歸檔、月度歸檔及年度歸檔制度:
1. 即時(shí)歸檔指短周期的單項(xiàng)工作或大型工程項(xiàng)目,在項(xiàng)目完成后或施工項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,及時(shí)將屬于歸檔范圍內(nèi)的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。日常工作中產(chǎn)生的重要文件也要即時(shí)歸檔;
2. 月度歸檔指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. 年度歸檔指每年一月份把上一年度檔案管理工作進(jìn)全面匯總,并移交公司人力行政部。年度歸檔適用于跨地域子公司。 財(cái)務(wù)部、人力行政部應(yīng)在每年第一個(gè)月10日前將檔案總目錄、匯總性報(bào)告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批或其它原因不能歸檔的,保存復(fù)印件或電子版復(fù)制文件。 庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應(yīng)注意檔案資料的保護(hù)工作,檔案的存放地點(diǎn)要做到八防:防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負(fù)責(zé)解釋,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行,修改時(shí)亦同。 本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
附件1:公司檔案分類對照表:
類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品
01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等
02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等
03計(jì)劃性文件包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、預(yù)算計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等
04總結(jié)性文件包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、項(xiàng)目工程總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等
05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復(fù)等
06技術(shù)性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等
07憑證性文書材料包括公司各部門上報(bào)的、在日常活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本
08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、公司或公司領(lǐng)導(dǎo)人獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等
09匯報(bào)性文書資料包括公司上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料
10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調(diào)整、人力行政管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料
11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動(dòng)或政治、文件娛樂活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等
12題贈(zèng)性資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等
13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范
為使公司各部門檔案管理員工作不斷標(biāo)準(zhǔn)化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負(fù)責(zé)人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;
2、公司立檔單位為各部門; 3、各部門均設(shè)檔案管理員(兼職),負(fù)責(zé)管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責(zé):
1、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的
歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;
2、認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應(yīng)積極地提供,做好服務(wù)工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù),原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊、圖冊、會(huì)議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立檔;沒有復(fù)文的,放在請示年立檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立檔;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其它文件的立檔按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應(yīng)以a4紙為準(zhǔn)(210mm_297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側(cè)裝訂線;材料過寬應(yīng)按a4的幅面折疊整齊,折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù),同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外;字跡難辨認(rèn)的,應(yīng)附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機(jī)裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時(shí)去除,以避免銹蝕資料。
10、應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔,修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 各部管理員應(yīng)做到每日進(jìn)行文件歸檔,切忌拖拉積壓。逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分?jǐn)?shù)。
第6篇 南油物業(yè)公司檔案管理員工作職責(zé)
物業(yè)公司檔案管理員工作職責(zé)
一、負(fù)責(zé)公司文件資料的歸檔、保管、借閱等檔案管理工作。
二、負(fù)責(zé)對有保存價(jià)值的各種文件、音像制品、圖表等文件、資料,進(jìn)行編目、立卷等工作。
三、正確掌握檔案管理的方針、政策,熟悉公司檔案管理業(yè)務(wù),能擔(dān)任公司檔案管理專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo),解決業(yè)務(wù)工作中的一般問題。
四、對庫存檔案有系統(tǒng)的了解,能根據(jù)承辦人提供的線索,及時(shí)查找所需的檔案。定期清點(diǎn)檔案資料,對于借出檔案及時(shí)催還歸卷。
五、對于未按期上繳的檔案資料,及時(shí)與有關(guān)部門聯(lián)系催要。
六、妥善保管檔案,確保檔案安全,防止檔案失散受損。按檔案管理期限,對于過期檔案資料,按規(guī)定手續(xù)注消或封存。
第7篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項(xiàng)目部需進(jìn)行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結(jié)合公司實(shí)際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項(xiàng)目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項(xiàng)目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項(xiàng)目部
5l相關(guān)部門文件公司、項(xiàng)目部
6l政策法規(guī)文件公司、項(xiàng)目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項(xiàng)目部
8l業(yè)戶檔案、資料項(xiàng)目部
9l日常工作資料公司、項(xiàng)目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認(rèn)證要求記錄),按質(zhì)量認(rèn)證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財(cái)務(wù)日常工作資料項(xiàng)目部財(cái)務(wù)
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構(gòu)成:類別號-部門/項(xiàng)目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項(xiàng)目部識別號:gs-公司;gsc-公司財(cái)務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計(jì)劃;gy-國英項(xiàng)目部;ty-桃園項(xiàng)目部;qsy-清上園項(xiàng)目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項(xiàng)目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點(diǎn)或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項(xiàng)目部合同類檔案,合同檔案盒的排序?yàn)?3;9l1-ty-05,代表桃園項(xiàng)目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序?yàn)?5;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內(nèi)文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細(xì)單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《__物業(yè)部門/項(xiàng)目部檔案盒/文件夾明細(xì)單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個(gè)檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《__物業(yè)部門/項(xiàng)目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時(shí)在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設(shè)專人保管,每類檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項(xiàng)目部經(jīng)理確認(rèn)并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時(shí)必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防蟲、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第8篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門的工作記錄由各部門主管負(fù)責(zé)整理,通用文書和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦,與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
三、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類編號
一、檔案分類
(一)檔案范圍
1、各部門制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動(dòng)。
5、主任級以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級、變動(dòng)。
6、重大事故報(bào)告。
7、重大采購合同。
(二)各部門檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。
(3)公司部門主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。
(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。
(5)通報(bào)表揚(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱、印章合并和啟用,擴(kuò)大營業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說明書。
2、行政人事部人事
(1)中級職稱、員工技工職稱資料。
(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級機(jī)關(guān)對勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級、考核等文件。
(7)員工花名冊。
(8)采購合同。
3、安護(hù)部
(1)上級公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。
4、財(cái)務(wù)部
(1)上級、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請示、通知。
(3)上級及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。
(3)工程重大事故報(bào)告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫字樓、商場等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見。
(4)用戶資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶手冊。
二、檔案編號:
(一)按照分類大小級別按次序編號。
(二)按照年度時(shí)間按順序編號。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫和數(shù)字想結(jié)合的方式編號。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書類;2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(六)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級
分為三級:絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的,檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷毀
(一)超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
(四)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
第七條 庫房管理:
一、庫房內(nèi)的檔案柜要同樣編號,入庫的檔案要按大類有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫內(nèi)的溫度,保持庫內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫要實(shí)行專人管理,無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。
五、庫房工作人員要熟悉與檔案庫有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開庫房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖,關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每兩年全面檢查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
第9篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書);
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書;建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會(huì)影響將來管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說明書(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對外經(jīng)營記錄;
f、各部門運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險(xiǎn)類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊,審計(jì)報(bào)表及賬冊等記錄。
4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準(zhǔn)備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標(biāo)題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效
考評檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:
5.4《外來文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
第10篇 某物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)公司檔案管理作業(yè)指導(dǎo)書
1.0適用范圍:
公司各類文書文檔。
2.0檔案管理規(guī)程:
2.1檔案的歸檔和分類:
綜合事務(wù)部根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容,整理立卷歸檔,并對檔案進(jìn)行分類編號。
2.2檔案的存檔:
2.2.1存檔時(shí),應(yīng)按檔案的分類編號,將檔案放置在相應(yīng)的位置。做好檔案索引,以便于查找,保證隨查隨得。
2.2.2案卷存檔前做好文件材料的檢查,對破損或裉色的材料要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過窄或有字跡的材料要加紙襯邊;紙面過大的書寫材料要按卷宗大小折疊整齊;字跡難以認(rèn)清的材料要附上抄件;卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者、問題或名稱,文字要簡練、確切,字跡要端正。
2.3檔案的整理和保管:
2.3.1及時(shí)對檔案進(jìn)行清理和整理,防止檔案遺失、檔案立卷不全和無效檔案大量積壓。
2.3.2檔案柜要堅(jiān)固,防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、防強(qiáng)光和防高溫。
2.3.3每年對檔案材料的數(shù)量和保管情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救,確保檔案的安全。
2.4檔案的借閱須經(jīng)綜合事務(wù)部部長批準(zhǔn),借閱時(shí)間以三天為限。
2.5檔案的處理:
檔案達(dá)到規(guī)定的保存期限后,對失效的,沒有保存價(jià)值的檔案要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
3.0支持性工具:
《資料借閱登記表》
《文件目錄單》
編制:審核:批準(zhǔn): 日期:
第11篇 物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)（13）
物業(yè)公司檔案管理員崗位職責(zé)(十三)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹《檔案法》和上級有關(guān)檔案工作的方針政策和規(guī)定,鉆研檔案業(yè)務(wù),提高檔案科學(xué)管理水平。
2、熟悉本公司的工作性質(zhì)與任務(wù),認(rèn)真收集、整理各種門類的檔案,確保檔案資料的完整性。
3、負(fù)責(zé)檔案的分類,編目、編制必要的檢索工具,做好檔案及資料的接收、登記、保管、借閱等服務(wù)工作。
4、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技術(shù),熟悉檔案的內(nèi)容和庫藏情況,做好編篡工作,主動(dòng)提供檔案信息。
5、對所保管的檔案、資料經(jīng)常進(jìn)行檢查和清理,做到庫房柜架整潔,做好防盜、防火、防潮、防鼠、防蟲工作,確保檔案安全。
6、負(fù)責(zé)辦理檔案的鑒定和銷毀工作,對超出保管期限的檔案,提出存、毀意見。
7、嚴(yán)格執(zhí)行國家的《保密法》及公司保密制度,確保公司檔案的機(jī)密、安全,杜絕丟失和泄密事故的發(fā)生。
8、監(jiān)督、協(xié)助、指導(dǎo)各部門的檔案工作。
9、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,為實(shí)現(xiàn)我公司檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化而盡職盡責(zé)。
10、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
第12篇 物業(yè)公司檔案管理制度－9
物業(yè)公司檔案管理制度(9)
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:
( ) [ ] ()
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企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時(shí)間 編號
密級:
a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;b級檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。對摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第13篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（12）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活動(dòng),業(yè)務(wù)往來,重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。包括計(jì)算機(jī)文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個(gè)年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報(bào)告,會(huì)議紀(jì)要。
2、意向書、協(xié)議書、項(xiàng)目申請書,
3、重要的治談和會(huì)議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項(xiàng)目機(jī)會(huì)性分析可行性研究報(bào)告
5、公司資信變動(dòng)情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報(bào)的報(bào)告書及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報(bào)告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。
經(jīng)過鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎(jiǎng)懲
對于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國國檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第14篇 物業(yè)公司檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)
物業(yè)公司檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)
程序 標(biāo)準(zhǔn)
1、收集
1)接收本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔的案卷;
2)了解本單位工作活動(dòng),產(chǎn)生哪些檔案,是否形成和歸檔;
3)歸檔文件齊全、完整;
4)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。
2、整理
1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;
2)要充分利用原有基礎(chǔ);
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定
1)以國家檔案局制定的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;
2)以案卷為單位進(jìn)行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;
3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時(shí)進(jìn)行。
4、保管
1)防治檔案的損壞;
2)延長檔案的壽命;
3)維護(hù)檔案的安全。
5、統(tǒng)計(jì)
1)對檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì);
2)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì);
3)基本情況統(tǒng)計(jì)。
6、利用
1)做到熟悉庫存家底,了解各種情況,主動(dòng)開展利用工作;
2)編制有適用價(jià)值的參考工具。
第15篇 s物業(yè)公司檔案管理方案
物業(yè)公司檔案管理方案
1、管理內(nèi)容:
(1)工程檔案;
(2)租戶檔案;
(3)工作檔案;
(4)財(cái)務(wù)檔案;
(5)文件檔案。
2、管理措施:
(1)制定檔案管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;
(2)按照檔案管理要求,分門別類,編目造冊,方便查閱,利于管理;
(3)專人管理,責(zé)任到人,存放有序,管理規(guī)范;
(4)配置專門的檔案管理用房和必要的設(shè)施設(shè)備,以滿足檔案管理要求;
(5)根據(jù)檔案資料的形式、性質(zhì),采用不同的管理手段,科學(xué)管理,確保檔案資料完整、安全;
(6)實(shí)現(xiàn)電腦化管理,提高管理水平。
