- 目錄
有哪些
合檔案管理制度
1. 檔案分類與編碼制度：建立科學的檔案分類體系，確保每個文件能被準確歸類，并通過編碼系統(tǒng)進行唯一標識。
2. 檔案收集與整理制度：規(guī)定檔案的來源、收集方式和時間，以及整理標準，保證檔案完整無損。
3. 檔案保管與安全制度：設(shè)定檔案存放環(huán)境和保管期限，制定防火、防盜、防潮等安全措施。
4. 檔案利用與借閱制度：明確檔案的使用權(quán)限，規(guī)定借閱流程和期限，防止檔案濫用或丟失。
5. 檔案數(shù)字化與備份制度：推進檔案電子化，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保信息的安全存儲。
6. 檔案鑒定與銷毀制度：設(shè)立檔案鑒定機制，對過期或無保存價值的檔案進行合規(guī)銷毀。
7. 檔案人員培訓與考核制度：對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，定期評估其工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定分類規(guī)則，編碼應(yīng)簡潔易記，便于檢索。
2. 檔案收集：各部門需定期提交相關(guān)文件，確保檔案及時更新；檔案管理員負責核實文件完整性。
3. 檔案保管：檔案庫房應(yīng)保持恒溫恒濕，定期檢查設(shè)備運行狀況；重要檔案應(yīng)存放在保險柜內(nèi)。
4. 檔案利用：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準后方可借閱；借閱期間檔案損壞或丟失，責任方應(yīng)賠償。
5. 檔案數(shù)字化：由專門的技術(shù)團隊進行掃描錄入，確保圖像清晰，數(shù)據(jù)無誤；備份應(yīng)在不同地點進行，以防單一災(zāi)難性事件影響。
6. 檔案鑒定：成立專門的鑒定小組，根據(jù)檔案價值和法律法規(guī)進行定期評估；銷毀需記錄在案，確保可追溯。
7. 培訓與考核：新入職檔案人員須完成崗前培訓，年度考核評估包括業(yè)務(wù)知識、操作技能和職業(yè)道德等方面。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理，人人有責。"
2. "檔案分類明確，編碼清晰，便于查找。"
3. "保護檔案安全，如同守護公司資產(chǎn)。"
4. "借閱檔案，手續(xù)齊全，按時歸還。"
5. "檔案數(shù)字化，便捷高效，安全備份。"
6. "定期鑒定，合理銷毀，確保檔案質(zhì)量。"
7. "專業(yè)培訓，提升素質(zhì)，做好檔案守護者。"
以上制度旨在規(guī)范公司檔案管理工作，提高檔案利用效率，確保信息的安全與完整。全體員工應(yīng)嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理秩序。
合檔案管理制度范文
第1篇 300mw火力發(fā)電廠信息管理/綜合檔案管理員崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了綜合檔案管理員崗位的崗位職責、上崗標準、任職資格。
本規(guī)范適用于綜合檔案管理員工作崗位。
2 崗位職責
2.1 職能范圍與工作內(nèi)容
2.1.1 在部主任的領(lǐng)導下,負責全公司綜合檔案、科技圖書的收集購置、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等管理工作。
2.1.2 負責編寫公司綜合檔案管理標準和編研有關(guān)資料。
2.1.3 按照《gb9705-88文書檔案的案卷格式》、《gb/t11821-89照片檔案管理規(guī)范》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《火電企業(yè)檔案分類表》等標準的要求,對分管檔案材料進行分類,立卷和歸檔,做到分類準確、組卷合理、密級和保管期限劃分正確,字跡要工整清晰,工藝整齊美觀。
2.1.4 按照《會計檔案管理辦法》的要求,負責會計檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定和利用等工作。
2.1.5 編制符合要求的檢索工具,熱情提供服務(wù),按期收回借出案卷和圖書,登記利用效果。
2.1.6 按照《中圖法》的要求,負責科技圖書的購置、分類、整理、保管、統(tǒng)計和借閱等工作。
2.1.7 經(jīng)常檢查庫房情況,隨時消除各種隱患,會正確使用配給的消防器材和空氣調(diào)節(jié)設(shè)備,保持庫房和工作場所的清潔與安全。
2.1.8 每年進行一次年終盤點,做到帳、卡、物相符,統(tǒng)計上報有關(guān)數(shù)據(jù)。
2.1.9綜合檔案、科技圖書管理人員應(yīng)不斷提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),熟悉利用微機管理檔案和科技圖書。
2.1.10 參加基建工程項目的初步設(shè)計審查、竣工驗收、主要設(shè)備儀器的開箱、科研成果鑒定等,并收集檔案材料。
2.1.11 完成主任交辦的其他工作。
2.2 工作關(guān)系
2.2.1 在部主任領(lǐng)導下開展工作,并對其負責。
2.2.2 業(yè)務(wù)上接受上級主管部門的指導。
2.2.3 搞好與相關(guān)崗位的協(xié)作與配合工作。
2.3 文明辦公要求
2.3.1 堅過崗位,遵守紀律。
2.3.2謙虛誠懇,團結(jié)同志。
2.3.3 禮貌待人,說話和氣,熱情耐心。
2.3.4 保持室內(nèi)清潔,各種物品定置定位、擺放有序。
2.3.5 衣冠整潔,按規(guī)定著裝和佩帶工作標志。
3 上崗標準
3.1 思想政治和職業(yè)道德
3.1.1 堅持黨的四項基本原則,擁護黨的方針政策,政治上與保持一致,實事求是,密切聯(lián)系群眾,廉潔奉公,遵紀守法。
3.1.2 愛崗敬業(yè),事業(yè)心和責任感強,忠于職守,開拓進取。
3.2 必備知識
3.2.1 熟悉本專業(yè)各項技術(shù)標準和技術(shù)發(fā)展的新動態(tài)。
3.2.2 熟悉本專業(yè)先進技術(shù)管理經(jīng)驗。
3.2.3 熟悉提高工作效率、提高經(jīng)濟效益的新理論。
3.2.4 熟悉檔案管理理論及科技圖書管理知識。
3.2.5 熟悉同行業(yè)檔案、科技圖書管理的新經(jīng)驗及技術(shù)發(fā)展趨勢。
3.2.6 熟悉計算機在應(yīng)用。
3.2.7 熟悉檔案管理學、發(fā)電廠生產(chǎn)過程、圖書管理有關(guān)知識。
3.3 政策法規(guī)知識
3.3.1 熟悉并執(zhí)行《電力工業(yè)技術(shù)管理法規(guī)》、《電業(yè)安全工作規(guī)程》、《電業(yè)生產(chǎn)事故調(diào)查規(guī)程》、電力行業(yè)綜合檔案管理和科技圖書管理標準等。
3.3.2 了解相關(guān)法律知識及相關(guān)專業(yè)國標、部標、企業(yè)標準。
3.4 技能要求
3.4.1 編制本崗位工作計劃并實施。
3.4.2 編制本崗位管理、技術(shù)標準。
3.4.3 組織對檔案和科技圖書管理問題的討論,并提出解決方法。
3.4.4 具體安排綜合檔案、科技圖書管理各項工作。
3.4.5 熟悉保密制度,做好保密工作。
3.5 任職資格
3.5.1 文化程度。大專及以上學歷或同等文化程度。
3.5.2 工作經(jīng)歷。具有大專5年(本科3年、研究生2年)及以上本專業(yè)實際工作經(jīng)歷。
3.5.3 專業(yè)技術(shù)資格。具有工程或管理系列中級專業(yè)技術(shù)職稱。
3.5.4 身體條件。身體健康,沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第2篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學、基建、設(shè)備、財務(wù)、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(zhì)(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫(yī)療、教學、科研、基建、設(shè)備、財務(wù)、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導全院各科室的檔案業(yè)務(wù)工作,并實行四同步管理(即布置、檢查、總結(jié)、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好七防(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點銷毀。
第3篇 某某公司綜合檔案管理制度
某有限公司綜合檔案管理制度
一、總 則
第一條為了加強公司的檔案管理工作,有效的保護和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項工作中的作用,按照檔案完整、真實、精煉、實用的要求,實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實力。
第二條檔案是科研、管理和其他各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶,是公司歷史的鑒證。
第三條檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標志,是維護公司歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關(guān)人員職責范圍,加強對檔案工作的領(lǐng)導。
第四條公司檔案實行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開發(fā)利用。
二、公司檔案管理工作的基本原則
以集中管理與分散管理相結(jié)合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門管理,以便及時利用和維護檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件材料,由主辦人負責將其相關(guān)的文件資料及時整理并歸檔。
三、公司檔案管理基本制度
第一條 管理部門
1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實際需要留存復印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門保管,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復印件歸檔。
2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報送總經(jīng)辦檔案管理處。
第二條 文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時根據(jù)如下原則點收:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸檔。
2.文件如經(jīng)過抽查應(yīng)有公司領(lǐng)導的簽認。
3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補辦。
4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。
第三條 文件整理
第4篇 綜合檔案室管理制度(范本)
綜合檔案室管理制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案櫥柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即上架放歸原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。
五、做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉等工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
綜合樓保密工作制度
一、簽訂保密協(xié)議,做好保密工作。
二、經(jīng)常對工作人員進行保密教育。增強保密意識,提高保密觀念,嚴防丟失泄密事件發(fā)生。
三、在保證利用的前提下,強化保密意識,嚴格控制閱檔范圍,嚴禁擅自翻閱、抄錄、涂改及復印秘密文件資料。
四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后,立即向有關(guān)領(lǐng)導報告,并積極配合有關(guān)部門查處。
綜合樓檔案利用制度
一、凡查閱本校涉密檔案,須經(jīng)校主要領(lǐng)導或辦公室主任簽字批準。
二、嚴格履行借閱手續(xù),并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋。
三、查閱利用檔案,必須在閱檔室內(nèi),不得帶出室外,不得轉(zhuǎn)借他人傳閱,隨意摘錄和復制。
四、摘錄或復制檔案材料需經(jīng)檔案室工作人員同意,摘抄時必須保持檔案內(nèi)容的準確性,不準任意篡改。
五、要愛護檔案,確保檔案的完整與安全,不準折疊、勾劃、涂改、抽、撕、拆卷,不準在閱卷時吸煙、喝水。
六、利用完畢,將檔案及復制件交工作人員檢查、審閱。
綜合樓檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術(shù),嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓和指導工作。
綜合樓檔案鑒定制度
一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,及時對保管期滿的檔案進行鑒定、銷毀。
二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法,嚴禁只看案卷標題的間接鑒定方法。
三、經(jīng)鑒定,對已經(jīng)失去保存價值,需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批,方可銷毀。
四、銷毀檔案時,必須有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字,注明銷毀的方式和日期。
五、嚴格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案,要送造紙廠當場化為紙漿,嚴防泄密。
綜合樓安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報告,并全力撲救。
