公司檔案管理制度

有哪些

公司檔案管理制度是確保企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中各類文件、資料有序管理的重要規(guī)范，主要包括以下幾個(gè)核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分，并為每個(gè)類別設(shè)定唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保文件的完整性和時(shí)效性。規(guī)定文件的整理流程，包括分類、裝訂、編號(hào)等步驟。

3. 檔案保管與保護(hù)：規(guī)定檔案的存放環(huán)境，如溫度、濕度控制，以及防火、防盜、防潮等安全措施。

4. 檔案利用與借閱：制定借閱規(guī)則，包括審批流程、借閱期限、保密協(xié)議等，確保檔案的安全使用。

5. 檔案銷毀與遷移：明確檔案的保存期限，過期或無保留價(jià)值的檔案應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。隨著技術(shù)發(fā)展，電子檔案的遷移和備份也是重要環(huán)節(jié)。

6. 檔案信息化管理：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定并定期更新分類標(biāo)準(zhǔn)，所有員工在創(chuàng)建新文件時(shí)需遵循此標(biāo)準(zhǔn)，并在文件命名時(shí)附上對(duì)應(yīng)編碼。

2. 檔案收集與整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)文件歸檔，每月進(jìn)行一次集中整理，確保文件及時(shí)入庫。檔案管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

3. 檔案保管與保護(hù)：檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥的環(huán)境中，配備必要的防火、防盜設(shè)施。定期進(jìn)行環(huán)境檢查和維護(hù)。

4. 檔案利用與借閱：?jiǎn)T工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案管理部門審批。借閱期間，檔案不得轉(zhuǎn)借他人，到期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。

5. 檔案銷毀與遷移：每年進(jìn)行一次檔案清理，無保留價(jià)值的檔案經(jīng)審批后銷毀。電子檔案定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。

6. 檔案信息化管理：建立企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，所有員工均可通過系統(tǒng)查詢和申請(qǐng)借閱。檔案管理部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)。

上墻內(nèi)容

1. 檔案管理政策概要：簡(jiǎn)述檔案管理制度的主要目標(biāo)和原則，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。

2. 檔案分類圖示：清晰展示檔案分類結(jié)構(gòu)和編碼規(guī)則，便于員工理解和執(zhí)行。

3. 借閱流程圖：用圖表形式呈現(xiàn)借閱流程，包括申請(qǐng)、審批、借閱、歸還等步驟。

4. 安全提示：強(qiáng)調(diào)檔案安全的重要性，列出防火、防盜、保密等注意事項(xiàng)。

5. 責(zé)任人聯(lián)系方式：公示檔案管理部門和各科室檔案負(fù)責(zé)人的姓名及聯(lián)系方式，以便員工咨詢和反饋問題。

6. 檔案利用須知：簡(jiǎn)明扼要地列出借閱規(guī)定，包括借閱期限、保密要求等。

以上內(nèi)容旨在為公司的日常運(yùn)營(yíng)提供規(guī)范化的檔案管理，確保信息的準(zhǔn)確傳遞和有效利用。各相關(guān)部門和個(gè)人務(wù)必嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。

公司檔案管理制度范文

檔案管理制度

為了規(guī)范公司內(nèi)、外文件，資料、證件的管理，確保各類檔案保管的規(guī)范有序和完整準(zhǔn)確，提高檔案資料查閱、使用效率，特制訂本制度。本制度適用于公司各部門檔案的規(guī)范管理。

• 各級(jí)檔案管理員職責(zé)

1. 公司辦公室負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案資料的保管，各部門只負(fù)責(zé)涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案資料的保管；
2. 各級(jí)檔案管理部門必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，切實(shí)做好保密工作，嚴(yán)格按照本制度要求對(duì)各類檔案資料進(jìn)行分類、立目、歸檔等工作，確保各類檔案分類清晰、立目規(guī)范、歸檔及時(shí)準(zhǔn)確；
3. 檔案管理人員必須做好檔案的“防火、防潮、防塵、防盜”工作，定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保安全；
4. 各級(jí)各類檔案，一律采取紙質(zhì)檔案和電子檔案保管同步的方式，確保檔案查閱快捷、準(zhǔn)確。

• 檔案分類

1. 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需公司執(zhí)行的，或由公司發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
2. 公司的重大決議。包括由公司董事會(huì)、管委會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3. 計(jì)劃性文件。包括公司總體計(jì)劃或規(guī)劃、項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
4. 總結(jié)性文件。包括公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
5. 憑證性文書材料。包括公司各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
6. 證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、公司和作品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
7. 匯報(bào)性文書資料。包括公司上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
8. 勞資人事資料。包括公司下屬各部門的人事任命、調(diào)整，員工培訓(xùn)、工資審核記錄，員工檔案等相關(guān)資料。
9. 聲像制品資料。包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文體娛樂活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

各部門在檔案管理工作中，凡是涉及以上資料的，應(yīng)在本部門內(nèi)進(jìn)行分類管理。各部門負(fù)責(zé)管理與本部門業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的各類檔案資料，辦公室還要負(fù)責(zé)對(duì)公司級(jí)各類檔案資料的管理。

• 檔案管理程序

1. 建檔。檔案管理人員收集到的檔案資料，應(yīng)按照檔案性質(zhì)進(jìn)行合理分類，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保電子文檔記錄與紙質(zhì)檔案統(tǒng)一、對(duì)應(yīng)。遵循“批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后”原則進(jìn)行建檔。對(duì)于沒有名稱的資料，檔案管理人員必須命名。
2. 編號(hào)。同類檔案資料，按收到資料的時(shí)間先后順序進(jìn)行排序。每份檔案資料可以用鉛筆或打印字條進(jìn)行編號(hào)，按編號(hào)順序在《檔案登記目錄表》（見附件一）中填寫名稱、日期等信息，以便查閱。
3. 保管。各部門應(yīng)具備檔案柜，對(duì)檔案柜及其鑰匙進(jìn)行編號(hào)。可以采用文件盒或檔案袋對(duì)各類檔案資料進(jìn)行裝存，文件盒或檔案袋上必須標(biāo)注清楚檔案分類名稱、年份等。
4. 存檔。檔案保存期限分為定期、永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
   1. 永久保存：

1. 公司章程、制度、合同
2. 組織規(guī)程及辦事細(xì)則
3. 董事會(huì)、管委會(huì)記錄
4. 財(cái)務(wù)報(bào)表
5. 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
6. 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
7. 工程設(shè)計(jì)圖
8. 其他經(jīng)核定須永久保存的文書
   2. 10年保存：

1. 預(yù)算、決算書類
2. 會(huì)計(jì)憑證
3. 事業(yè)計(jì)劃資料
4. 其他經(jīng)核定須保存10年的文書
   3. 1年至5年保存：

1. 期滿或解除之合約
2. 其他經(jīng)核定保存5年的文書
3. 會(huì)議紀(jì)錄
   4. 1年以下暫時(shí)保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。

四、檔案日常管理

1. 借閱
   1. 借閱手續(xù)：

1. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密和非密四給級(jí)別。因工作需要，公司的其他人員需借閱檔案時(shí)，由借閱人填寫《借閱檔案申請(qǐng)表》（見附件二），經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核并由辦公室主任簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。如果審核人或批準(zhǔn)人不在公司，可以由借閱人或經(jīng)辦人通過微信、手機(jī)短信等方式申請(qǐng)同意后辦理，待審核人或批準(zhǔn)人回公司后簽字確認(rèn)。
2. 絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。
3. 檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在《借閱登記表》（見附件三）上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
4. 檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
   2. 借閱人須愛護(hù)檔案，保持整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、遺失、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
   3. 借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
   4. 借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
   5. 會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

1. 銷毀

1. 公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由公司辦公室主任批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
3. 每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案資料銷毀清冊(cè)》（見附件四），報(bào)公司主任審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案資料銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
4. 銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章?！稒n案資料銷毀清冊(cè)》需永久保管。
5. 保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

1. 移交

1. 需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》（見附件五），報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2. 移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

1. 保密

1. 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2. 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3. 愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。

附件一：檔案登記目錄表
附件二：借閱檔案申請(qǐng)表
附件三：借閱登記表
附件四：檔案資料銷毀清冊(cè)
附件五：檔案移交登記表


附件一：檔案登記目錄表
檔案登記目錄表

目錄編號(hào)	檔案名稱內(nèi)容	種類	檔案編號(hào)	歸檔日期	交件人簽名	收件人簽名	備注

附件二：借閱檔案申請(qǐng)表
借閱檔案申請(qǐng)表

檔案名稱及文號(hào)		總頁（份）數(shù)
借閱用途
借閱時(shí)間		歸還時(shí)間
借閱人		審核
批準(zhǔn)
注：1、歸還時(shí)間原則上不超過15天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；秘密級(jí)檔案不得超過4小時(shí)。 2、人事檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，歸還時(shí)間欄填檔案不歸還和檔案轉(zhuǎn)移字樣。 3、外單位借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，副主任審核、主任批準(zhǔn)后借閱。

附件三：借閱登記表
借閱登記表

借閱日期	部門	檔案名稱及文號(hào)	方式		密級(jí)	頁數(shù)	借閱人	歸還日期	收檔人	備注
			借閱	查閱

附件四：檔案資料銷毀清冊(cè)
檔案資料銷毀清冊(cè)

序號(hào)	檔案名稱	銷毀人簽章	監(jiān)銷人簽章	公司負(fù)責(zé)人意見	銷毀原因	銷毀時(shí)間	頁數(shù)	備注

附件五：檔案移交登記表
檔案移交登記表

序號(hào)	檔案名稱	份數(shù)		移交方簽章	監(jiān)交人簽章	接交方簽章	移交時(shí)間	原因
		原件	復(fù)印件