物業(yè)合同管理制度是物業(yè)管理企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，旨在規(guī)范物業(yè)管理和維護(hù)服務(wù)，確保業(yè)主和物業(yè)公司的權(quán)益得到有效保障。主要內(nèi)容包括：
1. 合同簽訂流程與審批：規(guī)定合同的起草、審查、談判和簽署過(guò)程。
2. 合同內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：明確合同應(yīng)包含的基本條款，如服務(wù)范圍、費(fèi)用、期限、違約責(zé)任等。
3. 合同履行與監(jiān)督：規(guī)定合同執(zhí)行的監(jiān)控機(jī)制，包括服務(wù)質(zhì)量和費(fèi)用支付的管理。
4. 合同變更與解除：設(shè)定合同修改、終止的條件和程序。
5. 爭(zhēng)議解決機(jī)制：設(shè)立處理合同糾紛的方式和流程。
6. 法律法規(guī)遵守：強(qiáng)調(diào)遵守相關(guān)法律法規(guī)，保證合同的合法性。
7. 保密與檔案管理：對(duì)合同資料的保存和保密進(jìn)行規(guī)定。
包括哪些方面
物業(yè)合同管理制度涵蓋了以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：
1. 合同前期準(zhǔn)備：包括市場(chǎng)調(diào)研、合同模板制定、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。
2. 合同簽訂階段：涉及雙方協(xié)商、合同條款確認(rèn)、合同簽署和備案。
3. 合同執(zhí)行階段：包括服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控、費(fèi)用結(jié)算、問(wèn)題解決等。
4. 合同后期管理：涵蓋合同續(xù)簽、終止、變更等后續(xù)事宜。
5. 法律與合規(guī)：確保合同符合國(guó)家法律法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。
6. 員工培訓(xùn)：對(duì)員工進(jìn)行合同知識(shí)的培訓(xùn)和教育，提升合同管理水平。
重要性
物業(yè)合同管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 維護(hù)雙方權(quán)益：清晰的合同條款有助于保護(hù)物業(yè)公司和業(yè)主的合法權(quán)益。
2. 避免糾紛：通過(guò)規(guī)范流程，減少因合同不明導(dǎo)致的糾紛。
3. 提升服務(wù)質(zhì)量：通過(guò)監(jiān)督和評(píng)估，推動(dòng)物業(yè)公司不斷提升服務(wù)品質(zhì)。
4. 保障企業(yè)形象：良好的合同管理能體現(xiàn)企業(yè)的專(zhuān)業(yè)性和誠(chéng)信度。
5. 遵守法規(guī)：避免因合同違規(guī)帶來(lái)的法律責(zé)任，保障企業(yè)的合法經(jīng)營(yíng)。
方案
為建立健全物業(yè)合同管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：明確每個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)、流程和標(biāo)準(zhǔn)。
2. 強(qiáng)化合同審核：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的合同審核部門(mén)，確保合同內(nèi)容的完整性和合法性。
3. 定期評(píng)估與更新：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和法律法規(guī)更新，定期修訂和完善合同管理制度。
4. 加強(qiáng)培訓(xùn)：定期對(duì)員工進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，提高全員合同意識(shí)。
5. 實(shí)施信息化管理：利用信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理，提高效率。
6. 設(shè)立應(yīng)急機(jī)制：針對(duì)可能出現(xiàn)的合同問(wèn)題，預(yù)先制定應(yīng)對(duì)策略，降低風(fēng)險(xiǎn)。
通過(guò)上述方案，物業(yè)合同管理制度將更加完善，為物業(yè)管理的高效運(yùn)作提供有力保障。
物業(yè)合同管理制度范文
第1篇 物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風(fēng)險(xiǎn),規(guī)范公司及各部門(mén)的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門(mén)作為一方當(dāng)事人的所有合同和合同管理的各個(gè)階段。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門(mén)。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理。
3.3以部門(mén)名義簽訂的合同由本部門(mén)負(fù)責(zé)管理。
4.方法和過(guò)程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應(yīng)遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應(yīng)在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應(yīng)未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報(bào)批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報(bào)簽。采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本或者政府有關(guān)部門(mén)制定的合同文本,且合同當(dāng)事人對(duì)合同條款沒(méi)有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補(bǔ)充條款的,視為對(duì)合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內(nèi)容
4.1.2.1合同內(nèi)容一般應(yīng)包括但不限于以下條款:
a.當(dāng)事人的名稱(chēng)或者姓名、住所、電話(huà);
b.標(biāo)的;
c.數(shù)量;
d.質(zhì)量;
e.價(jià)款或者報(bào)酬;
f.履行期限、地點(diǎn)和方式:買(mǎi)賣(mài)合同以及其他涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應(yīng)以公司或項(xiàng)目所在地為合同履行地;在公司為付款方時(shí),應(yīng)將付款時(shí)間與對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)的時(shí)間相結(jié)合,若對(duì)方履行義務(wù)時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)盡量選擇分期付款的方式。采購(gòu)、工程、勞務(wù)類(lèi)合同合同期不得超過(guò)1年,以利于定期對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。
g.違約責(zé)任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等;
h.解決爭(zhēng)議的方法。
4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗(yàn)收、風(fēng)險(xiǎn)、權(quán)利歸屬等條款:
a.工程合同、買(mǎi)賣(mài)合同等,在公司為付款方時(shí),應(yīng)有保修條款;
b.涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應(yīng)有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;
c.涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應(yīng)有驗(yàn)收條款和風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)或轉(zhuǎn)移條款。
4.1.2.3合同內(nèi)容應(yīng)具體、確定,能明確界定各方當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù);客觀情況在簽約時(shí)確實(shí)無(wú)法明確規(guī)定的,應(yīng)規(guī)定能明確權(quán)利、義務(wù)的依據(jù)。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬,公司已制訂并實(shí)施合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)文本。
4.1.3.2采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行修改,也可增加補(bǔ)充條款,但必須履行合同報(bào)批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關(guān)部門(mén)有強(qiáng)制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的合同或最相類(lèi)似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報(bào)批
4.1.4.1合同報(bào)批前,經(jīng)辦部門(mén)須對(duì)對(duì)方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽(yù)狀況及背景等進(jìn)行審查,并保存加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和相關(guān)資格證明。
4.1.4.2經(jīng)辦人員應(yīng)將草擬好的合同分別報(bào)部門(mén)經(jīng)理及公司相關(guān)部門(mén)審批,各審批部門(mén)應(yīng)在各自職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)合同提出書(shū)面修改意見(jiàn),經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見(jiàn)整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質(zhì)、類(lèi)別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒(méi)有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經(jīng)過(guò)法律人員審核。并且將法律人員審核過(guò)的合同作為同類(lèi)合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入合同范本庫(kù)。所有涉及款項(xiàng)收付的合同均須有財(cái)務(wù)人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實(shí)際需要,對(duì)b類(lèi)合同的范本動(dòng)議更改,填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)表》由部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后報(bào)品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請(qǐng)部門(mén)在本部門(mén)范圍內(nèi)使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險(xiǎn)及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類(lèi)物資及其它采購(gòu)合同、電梯維護(hù)保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務(wù)合同及其它由公司職能部門(mén)經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務(wù)部門(mén)名義簽訂,加蓋業(yè)務(wù)部門(mén)公章。
4.1.5.2對(duì)于以公司名義簽定,對(duì)方須由法人代表或經(jīng)法人書(shū)面授權(quán)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人親自簽約,法人授權(quán)書(shū)須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門(mén)在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應(yīng)先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報(bào)公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應(yīng)盡量蓋合同專(zhuān)用章。
4.1.5.4公司合同專(zhuān)用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁(yè)以上的,應(yīng)在每頁(yè)加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應(yīng)保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門(mén)對(duì)外簽訂合同必須由部門(mén)經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應(yīng)委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長(zhǎng)期授權(quán)形式(書(shū)面授權(quán)書(shū))指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽約。
4.1.5.7合同一般應(yīng)由雙方同時(shí)簽字蓋章;不能同時(shí)簽字蓋章的,應(yīng)避免我方先行簽字蓋章;對(duì)方簽字蓋章應(yīng)在我方報(bào)批審核程序結(jié)束之后進(jìn)行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門(mén)與經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門(mén)應(yīng)對(duì)合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經(jīng)辦人員應(yīng)密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時(shí)行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務(wù),特別是對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付款須及時(shí)報(bào)批結(jié)算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對(duì)方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批,另行簽
訂合同或補(bǔ)充合同。
4.2.4合同訂立后,對(duì)方當(dāng)事人提出把合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報(bào)批,另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。
4.2.5在合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí),或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí),經(jīng)辦人員須及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)公司相關(guān)部門(mén),由公司相關(guān)部門(mén)協(xié)商并請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當(dāng)事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同。4.2.6.2合同一方當(dāng)事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應(yīng)立即報(bào)部門(mén)經(jīng)理并知會(huì)公司相關(guān)部門(mén),以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應(yīng)遵循下列原則
4.3.1.1及時(shí)歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評(píng)審的相關(guān)記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過(guò)程中的所有書(shū)面材料。
4.3.3合同保管部門(mén)
4.3.3.1公司業(yè)務(wù)部門(mén)在職權(quán)范圍內(nèi),對(duì)以本部門(mén)名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。
4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進(jìn)行款項(xiàng)結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務(wù)部門(mén)以本公司名義對(duì)外簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務(wù)部門(mén)保留一份影印件存檔,其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門(mén)持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報(bào)批部門(mén)數(shù)目確定)。
4.3.3.4財(cái)務(wù)部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門(mén)因業(yè)務(wù)需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)保存有關(guān)合同復(fù)印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經(jīng)辦人員對(duì)合同履行過(guò)程中的各種材料,除款項(xiàng)結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公司其他部門(mén)的材料外,所有材料應(yīng)在合同履行過(guò)程中作為合同附件及時(shí)妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時(shí),按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒(méi)有備份的,經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門(mén)合同管理員負(fù)責(zé)保管應(yīng)由本部門(mén)保存的所有合同,并依照《合同登記表》進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應(yīng)永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門(mén)調(diào)閱、復(fù)印合同須向總經(jīng)理辦公室申請(qǐng),并在《借閱登記表》中進(jìn)行登記。;絕密級(jí)合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時(shí),合同管理員應(yīng)當(dāng)場(chǎng)檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認(rèn);如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應(yīng)及時(shí)登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門(mén)經(jīng)理做出書(shū)面匯報(bào)。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級(jí)以外的合同可在保存文本原件的同時(shí),由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存放,并設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗?jí)。
4.3.7.2合同密級(jí)一般分為絕密、機(jī)密和保密三級(jí)。絕密級(jí)合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營(yíng)管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機(jī)密級(jí)合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營(yíng)管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級(jí),除為正常開(kāi)展業(yè)務(wù)所需外,不得對(duì)外傳播(集團(tuán)內(nèi)各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對(duì)合同的保密負(fù)責(zé);所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應(yīng)按密級(jí)要求對(duì)合同內(nèi)容予以保密。
4.3.7.4經(jīng)辦部門(mén)須在合同扉頁(yè)上注明本合同的密級(jí)。
4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會(huì)同相關(guān)職能部門(mén)就公司某類(lèi)合同管理制定具體實(shí)施辦法。
5.質(zhì)量記錄表格
__wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
第2篇 z大學(xué)物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學(xué)物業(yè)公司合同檔案管理辦法
為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動(dòng)合同)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統(tǒng)一管理,以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔,并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門(mén)的合同管理工作。
3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部門(mén),為合同承辦部門(mén),承辦部門(mén)應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人,試用期內(nèi)員工不得作承辦人。
三、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以部門(mén)名稱(chēng)結(jié)合簽署日期年月份進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。
2、合同編號(hào)規(guī)則:承辦部門(mén)名稱(chēng)首字母-合同簽署年、月份(六位)-順序號(hào)(三位)。示例:jykfb-202206-001(經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)部2022年6月份第1號(hào)合同)
3、合同管理實(shí)行承辦部門(mén)負(fù)責(zé)制度,承辦部門(mén)對(duì)合同訂立、履行全過(guò)程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人,承辦人為直接責(zé)任人。
4、公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。
5、公司內(nèi)各職能部門(mén)一律不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)出要約,作出承諾,簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書(shū)面文件。
6、合同承辦部門(mén)和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合同臺(tái)賬,實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制,合同履行及原始資料必須由辦公室保管,承辦部門(mén)只留存復(fù)印件。
7、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次,如有遺失、損毀,要查明原因,及時(shí)處理,并追究相關(guān)人員責(zé)任;對(duì)超過(guò)兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議,由辦公室、財(cái)務(wù)部甄別并予以歸案。
8、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作,要以原始記錄為依據(jù),編制合同統(tǒng)計(jì)清單,以有效開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
9、各部門(mén)員工可到辦公室查閱合同文檔,確因工作需要須借出查閱,須進(jìn)行登記,由辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù),以復(fù)印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施,以確保合同文檔的安全。
11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料,違者視情節(jié)予以處罰。
12、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密,任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi),違者視情節(jié)予以處罰。
13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間,并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催、付款。
四、合同文檔的移交
1、各部門(mén)在正式簽署合同后,須在一周內(nèi)將合同正本原件移交辦公室存檔。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整,必須層次分明,符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更,則合同編號(hào)不予改變。
3、合同文檔移交時(shí),必須編制合同移交清單并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。
五、合同臺(tái)賬管理
1、凡以公司名義簽訂的合同,均應(yīng)由合同經(jīng)辦部門(mén)建立合同臺(tái)賬,并同時(shí)向辦公室備案,涉及到款項(xiàng)收付的還應(yīng)同時(shí)向財(cái)務(wù)部備案。
備案是指合同經(jīng)辦人將合同臺(tái)賬、經(jīng)辦人簽字確認(rèn)無(wú)誤的合同提交相關(guān)部門(mén)。
2、合同經(jīng)辦人員及部門(mén)應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺(tái)賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、合同臺(tái)賬采用表格式,一份合同填寫(xiě)一張表格,建立一份檔案。
4合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:
1)、合同名稱(chēng);
2)、合同主體;
3)、合同內(nèi)容(主要包括合同總價(jià)款、付款方式、付款時(shí)間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對(duì)方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項(xiàng));
4)、合同履行情況(合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時(shí)間);
5)、備注(有無(wú)違約、爭(zhēng)議、訴訟、合同變更、無(wú)效、所附資料等情況)
6)、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。
5、合同臺(tái)賬應(yīng)附以下資料:
1)、合同文本;
2)、對(duì)方加蓋公章的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照等對(duì)方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件;自然人身份證復(fù)印件;
3)、對(duì)方委托代理人授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證明;
4)、補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函電;
5)、其他與合同有關(guān)的重要資料。
6、合同履行過(guò)程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)在合同臺(tái)賬表備注欄中予以注明,并報(bào)辦公室備案。如涉及到合同價(jià)款收付條款變更(包括付款金額、付款時(shí)間、付款條件等情形)的,同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部備案。
7、合同臺(tái)賬管理人員、辦公室合同管理人員、財(cái)務(wù)人員,有權(quán)對(duì)備案合同及所附資料進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問(wèn)題時(shí),應(yīng)及時(shí)要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
第3篇 南油物業(yè)合同管理辦法
瑞海物業(yè)合同管理辦法
為規(guī)范簽訂對(duì)外合同的相關(guān)管理工作,維護(hù)公司的整體利益,現(xiàn)將涉及合同簽訂的相關(guān)工作及程序做如下規(guī)定:
1合同簽訂的程序
1.1、起草合同。由合同涉及的部門(mén)或項(xiàng)目部負(fù)責(zé)起草合同內(nèi)容。
1.2、合同的審核。
1.2.1將起草后的合同文本按公司《合同/協(xié)議流轉(zhuǎn)單》的程序到公司相關(guān)部門(mén)流轉(zhuǎn),由相關(guān)部門(mén)對(duì)合同(外包方要求附有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件并加蓋公章、及相關(guān)資質(zhì)證明復(fù)印件并加蓋公章)簽署意見(jiàn)。然后送交律師審核。
1.2.2根據(jù)律師審核意見(jiàn)和相關(guān)部門(mén)意見(jiàn),擬定正式合同文本。然后將律師審核意見(jiàn)、相關(guān)部門(mén)簽署過(guò)的《合同/協(xié)議流轉(zhuǎn)單》、相關(guān)部門(mén)修改過(guò)的合同底稿及正式合同文本一同報(bào)公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。
1.3、合同的簽署。經(jīng)公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批同意的合同先由乙方公司簽字蓋章,再由公司總經(jīng)理簽字(我方為乙方時(shí),先后順序視情況而定)。
1.4、上述程序完成后,到公司總經(jīng)辦蓋章。
2、簽訂合同的管理
2.1、外包合同:要求提供外包公司有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件并加蓋公章、及相關(guān)資質(zhì)證明復(fù)印件并加蓋公章。
2.2、報(bào)總經(jīng)理審批的正式合同文本中不得有空白項(xiàng)。
2.3、要求對(duì)方公司必須由法人或法人委托人(要求有法人委托書(shū))簽字并有簽字日期。
2.4、總經(jīng)辦應(yīng)檢查合同符合上述要求后,再予以蓋章。
2.5、總經(jīng)辦蓋章后,公司留存兩份正式合同(其中一份轉(zhuǎn)交公司財(cái)務(wù)部)。項(xiàng)目部留存一份,交給對(duì)方公司一份(正式合同的總份數(shù)取決于對(duì)方公司需留存的份數(shù),需在合同文本中注明)。
2.6、項(xiàng)目部對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同一律蓋公司章。特殊情況,需事先報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后蓋項(xiàng)目部章。項(xiàng)目部章的使用管理程序同公司公章的使用管理。
2.7、對(duì)于有自動(dòng)順延約定的合同,公司默認(rèn)為順延,如解除合同,須由項(xiàng)目部書(shū)面通知公司。
2.8、要求項(xiàng)目部對(duì)外出租房屋的合同,必須收取押金、有律師審核意見(jiàn),并寫(xiě)明日期、費(fèi)用。同時(shí),與乙方簽訂消防安全責(zé)任書(shū)作為合同附件。
2.9、連續(xù)性合同要提前做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作,保證在時(shí)間上連續(xù)且不重疊。
2.10、各項(xiàng)目部需設(shè)專(zhuān)人妥善管理合同。
本規(guī)定適用于公司各部門(mén)、項(xiàng)目部,從即日起執(zhí)行。
第4篇 物業(yè)合同協(xié)議管理程序文件
物業(yè)程序文件:合同(協(xié)議)管理程序
1.目的
規(guī)范和指引公司各部門(mén)、管理處對(duì)各種合同(協(xié)議)的訂立、變更、解除及保管,資金/采購(gòu)的制定、審批流程。
2.范圍
適用于公司各部門(mén)、管理處。
3.定義
公司合同分為a、b、c兩類(lèi):
a類(lèi)合同:是指為明確轄區(qū)物業(yè)管理責(zé)權(quán)力關(guān)系,與開(kāi)發(fā)商、業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)達(dá)成的書(shū)面約定。如業(yè)主公約、物業(yè)管理服務(wù)合同
b類(lèi)合同:是指為獲取資源,與供方達(dá)成的業(yè)務(wù)書(shū)面約定及房產(chǎn)銷(xiāo)售租賃業(yè)務(wù)的書(shū)面約定。如清潔服務(wù)合同、工程合同、物品采購(gòu)合同、銷(xiāo)售租賃合同。
c類(lèi)合同:除a、b類(lèi)以外的合同,包括公司、部門(mén)、管理處與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責(zé)任書(shū)、與政府相關(guān)部門(mén),與職員簽訂的勞動(dòng)用工合同等。
4.職責(zé)
部門(mén)/崗位工作職責(zé)
責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)合同的草擬、初審及履行
品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)從品質(zhì)保證進(jìn)行審核
財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)資金管理角度進(jìn)行審核
辦公室負(fù)責(zé)從法律風(fēng)險(xiǎn)角度、后勤資源保障角度、人力資源管理角度進(jìn)行評(píng)審及公司合同的保管
總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)權(quán)限范圍的合同審批
5.方法和過(guò)程控制
5.1 合同的訂立
5.1.1合同的訂立應(yīng)遵循事先簽訂的原則,所有合同須按此程序規(guī)定通過(guò)評(píng)審、簽訂生效后方可履行。
5.1.2公司所有格式化合同須在發(fā)布生效前進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審時(shí)填寫(xiě)相應(yīng)的合同(協(xié)議)審批表,在公司內(nèi)部網(wǎng)公布。
5.1.3 單項(xiàng)采購(gòu)/服務(wù)費(fèi)用在2000元以上(含2000元)需與供方簽訂合同。
5.1.4下列合同簽訂前不需評(píng)審:
a.各部門(mén)與內(nèi)部班組簽訂的各種管理責(zé)任書(shū)。
b.勞動(dòng)用工合同
c.與政府相關(guān)部門(mén)簽訂的格式化合同
d.公司做為中介方的各類(lèi)房屋委托、代理、租售合同。此類(lèi)合同按相關(guān)租售業(yè)務(wù)管理規(guī)定訂立。
5.1.3 a類(lèi)合同的訂立
5.1.3.1未成立業(yè)主委員會(huì)之前
5.1.3.1.1 《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》和《業(yè)主公約》(臨時(shí))在項(xiàng)目確定物業(yè)管理招投標(biāo)之前,應(yīng)充分與地產(chǎn)公司進(jìn)行溝通,并收集相關(guān)資料,在確定完全領(lǐng)會(huì)開(kāi)發(fā)商需求后,由公司法務(wù)人員草擬合同(參照國(guó)家、天津、集團(tuán)示范文本)
5.1.3.1.2 在項(xiàng)目招投標(biāo)后,在中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出后2工作日日內(nèi)公司法務(wù)人員完成《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》擬定。之后2工作日內(nèi)組織召開(kāi)物業(yè)公司合同評(píng)審會(huì),根據(jù)會(huì)議討論意見(jiàn)或建議進(jìn)行修改,報(bào)物業(yè)公司內(nèi)部匯簽,一般情況下3工作日內(nèi)完成匯簽工作。
5.1.3.1.3 物業(yè)公司內(nèi)部匯簽后,1工作日內(nèi)上報(bào)地產(chǎn)公司,一周內(nèi)完成地產(chǎn)公司內(nèi)部匯簽。如有修改意見(jiàn),于2工作日內(nèi)完成修改。
5.1.3.1.4 在完成物業(yè)公司、地產(chǎn)公司匯簽、修改后,立即上報(bào)集團(tuán)物業(yè)管理部備案。
5.1.3.1.5《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》和《業(yè)主公約》(臨時(shí))整個(gè)擬定、審核、簽訂工作需約30個(gè)工作日。
5.1.3.2成立業(yè)主委員會(huì)之后
5.1.3.2.1《物業(yè)管理服務(wù)合同》在業(yè)主會(huì)成立后或原服務(wù)合同到期前,由該管理處指定人員,充分與業(yè)主委員會(huì)人員進(jìn)行溝通,在完全領(lǐng)會(huì)業(yè)主需求后,擬定合同(參照國(guó)家、天津、集團(tuán)示范文本)。
5.1.3.2.2合同上報(bào)審批流程參考5.1.3.1.3、5.1.3.1.4和5.1.3.1.5
5.1.3.3 a類(lèi)合同擬制、審核、批準(zhǔn)權(quán)限
合同名稱(chēng)擬制更改審核批準(zhǔn)
《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》法務(wù)人員法務(wù)人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理 /分管負(fù)責(zé)人/財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人
地產(chǎn)總辦/銷(xiāo)售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)公司總經(jīng)理
《業(yè)主公約》
(臨時(shí))法務(wù)人員法務(wù)人員辦公室主任/品質(zhì)管理部經(jīng)理/分管負(fù)責(zé)人
地產(chǎn)總辦/銷(xiāo)售部/地產(chǎn)分管副總物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)公司總經(jīng)理
《物業(yè)管理服務(wù)合同》管理處指定人員/業(yè)主委員會(huì)管理處指定人員/業(yè)主委員會(huì)管理處經(jīng)理/辦公室/品質(zhì)管理部/財(cái)務(wù)管理部/分管領(lǐng)導(dǎo)/財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人
地產(chǎn)總辦物業(yè)公司總經(jīng)理
地產(chǎn)分管副總
《業(yè)主公約》管理處指定人員/業(yè)主委員會(huì)管理處指定人員/業(yè)主委員會(huì)管理處經(jīng)理/品質(zhì)管理部/辦公室/分管領(lǐng)導(dǎo)物業(yè)公司總經(jīng)理
5.1.4b類(lèi)合同的訂立
5.1.4.1簽訂b類(lèi)合同前,須對(duì)供方的主體資格、履約能力、資信、價(jià)格、風(fēng)險(xiǎn)控制及合同條款等進(jìn)行評(píng)估,進(jìn)行合同評(píng)審時(shí),由經(jīng)辦人所在部門(mén)、管理處填寫(xiě)相應(yīng)的合同(協(xié)議)審批表,后附合同草案,按審批權(quán)限報(bào)相關(guān)部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)審核/審批。
5.1.4.2審批權(quán)限如下:
權(quán)限
合同總金額主管經(jīng)理相關(guān)職能部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理
2000元以下申請(qǐng)審批////
2000-10000元申請(qǐng)審核審核審核審批/
10000元以上申請(qǐng)審核審核審核審核審批
備注1.公司做為中介方的各類(lèi)房屋委托、代理、租售合同不按照此原則審批
2.采購(gòu)物品合同遵循以上審批原則,但應(yīng)以公司公布的合格供應(yīng)商為采購(gòu)方,專(zhuān)業(yè)性極強(qiáng)物資(如電子電腦配件等)采購(gòu),應(yīng)事先征得相關(guān)職能部門(mén)同意
3.資產(chǎn)類(lèi)采購(gòu)從于固定資產(chǎn)審批方式。
5.1.4.3審批對(duì)應(yīng)明細(xì):
合同類(lèi)型職能部門(mén)審批過(guò)程審批期限審批表備注
工程合同品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門(mén)審核不超過(guò)2個(gè)工作日/部門(mén)《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》包括工程外包、設(shè)備維修保養(yǎng)、工程改造等合同
非標(biāo)準(zhǔn)管理合同服務(wù)類(lèi)品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門(mén)審核不超過(guò)2個(gè)工作日/部門(mén)《非標(biāo)準(zhǔn)管理合同(協(xié)議)審批表》包括清潔合同(外包、清掏、拓荒 等)、綠化養(yǎng)護(hù)合同
物品采購(gòu)類(lèi)辦公室/品質(zhì)管理部-辦公室相關(guān)職能部門(mén)審核不超過(guò)2個(gè)工作日/部門(mén)《非標(biāo)準(zhǔn)管理合同(協(xié)議)審批表》資金、物品采購(gòu)計(jì)劃外耗材采購(gòu)、電子辦公設(shè)備、固定資產(chǎn)類(lèi)采購(gòu)由辦公室、財(cái)務(wù)管理部審核
物業(yè)管理專(zhuān)業(yè)設(shè)備、ci標(biāo)識(shí)采購(gòu)由品質(zhì)
管理部、財(cái)務(wù)管理部審核
經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售合同銷(xiāo)售類(lèi)合同按地產(chǎn)公司批準(zhǔn)價(jià)以上出售,由經(jīng)營(yíng)管理部批準(zhǔn),并抄報(bào)分管負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理。租賃類(lèi)合同由經(jīng)營(yíng)管理部審核,報(bào)分管負(fù)責(zé)人審批,抄送總經(jīng)理。每口審核不超過(guò)2個(gè)工作日《經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售合同(協(xié)議)審批表》
5.1.4.3審批過(guò)程傳遞要求:
5.1.4.3.1管理處/部門(mén)經(jīng)理在權(quán)限內(nèi)決定操作的事項(xiàng),要按業(yè)務(wù)類(lèi)別抄送職能專(zhuān)業(yè)部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部和承辦部門(mén)的分管負(fù)責(zé)人。
5.1.4.3.2需財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批的事項(xiàng),應(yīng)從發(fā)起開(kāi)始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時(shí),抄送該審批流程涉及的所有人員、財(cái)務(wù)管理部及總經(jīng)理。
5.1.4.3.3需總經(jīng)理審批的事項(xiàng),應(yīng)從發(fā)起開(kāi)始,在主送下一審批環(huán)節(jié)的同時(shí),抄送該審批流程涉及的所有人員及財(cái)務(wù)管理部。同時(shí)抄送總經(jīng)理秘書(shū)。
5.1.4.3.4對(duì)于緊急事件的處理:可采用先行告知、獲準(zhǔn)后實(shí)施,后期按流程補(bǔ)報(bào)的方式。
5.1.4.3.5財(cái)務(wù)管理部對(duì)全程進(jìn)行監(jiān)控,對(duì)于超出月度計(jì)劃范圍的事項(xiàng)要及時(shí)提出反饋意見(jiàn)。
5.1.4.3.6對(duì)未按上述流程操作或未經(jīng)審批先執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進(jìn)行處理。
5.1.4.4審批過(guò)程時(shí)間要求:
5.1.4.4.1正常業(yè)務(wù)的審批:各審批環(huán)節(jié)應(yīng)在收到郵件的2個(gè)工作日內(nèi)完成批復(fù)。有疑義的事項(xiàng)直接回復(fù)發(fā)起人,抄送要求按5.1.4.3內(nèi)容執(zhí)行。
5.1.4.4.2對(duì)于以下幾種情況時(shí)間另行約定:
5.1.4.4.3需要履行招投標(biāo)程序的事項(xiàng):在10個(gè)工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要市場(chǎng)調(diào)研、現(xiàn)場(chǎng)查勘核對(duì)及價(jià)格比對(duì)的事項(xiàng):應(yīng)在4個(gè)工作日內(nèi)完成該環(huán)節(jié)的審批;需要報(bào)地產(chǎn)審批的事項(xiàng):應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)完成該流程的審批。
5.1.4.4.4對(duì)于未按上述要求執(zhí)行的情況,將采用扣減管理積分3分/次的方式進(jìn)行處理。
5.2 合同的履行
5.2.1合同訂立后,經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行跟蹤;財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)對(duì)合同的收、付款內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督;其他相關(guān)部門(mén)給予必要協(xié)助。
5.2.2工程類(lèi)合同在工程竣工后,必須實(shí)施驗(yàn)收,申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《工程驗(yàn)收表》,工程完工后由施工單位向管理處報(bào)驗(yàn)收申請(qǐng),管理處先組織相關(guān)人員進(jìn)行自驗(yàn),而后上報(bào)品質(zhì)管理部,品質(zhì)管理部在接到申請(qǐng)3工作日內(nèi),與施工單位、管理處完成驗(yàn)收工作,驗(yàn)收合格后方可報(bào)財(cái)務(wù)管理部付款。
5.2.3根據(jù)合同需要分批付款的如清潔、綠化、電梯維保等,由經(jīng)辦人所在部門(mén)、管理處填寫(xiě)《供方服務(wù)付款評(píng)估表》,按流程審批后,報(bào)財(cái)務(wù)管理部付款。
5.2.4當(dāng)合同當(dāng)事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時(shí),或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭(zhēng)議時(shí),經(jīng)辦人員須及時(shí)向管理處/部門(mén)經(jīng)理報(bào)告并知會(huì)公司相關(guān)部門(mén)。
5.2.5當(dāng)合同須變更、中止、續(xù)簽時(shí),責(zé)任部門(mén)應(yīng)參照合同訂立程序報(bào)審,另行簽訂合同或補(bǔ)充合同,或按審批意見(jiàn)執(zhí)行。
5.3 合同的管理
5.3.1各管理處應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同及合同相關(guān)資料的保管,并登記在《合同登記表》上;公司合同由辦公室負(fù)責(zé)保管。
5.3.2保密合同的合同經(jīng)辦人員、合同管理人員及所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員須對(duì)合同的保密負(fù)責(zé);保密合同的查閱、復(fù)印須經(jīng)保管部門(mén)第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并予以記錄。相關(guān)部門(mén)因業(yè)務(wù)需要經(jīng)辦公室主任同意后,可保存合同復(fù)印件;財(cái)務(wù)管理部保存非格式化經(jīng)營(yíng)類(lèi)合同的復(fù)印件。
6.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.2.2-z01-f1《工程合同(協(xié)議)審批及履行情況表》
tjzzwy7.2.2-z01-f2《非標(biāo)準(zhǔn)管理合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f3《經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售合同(協(xié)議)審批表》
tjzzwy7.2.2-z01-f4《工程驗(yàn)收表》
tjzzwy7.2.2-z01-f5《供方付款評(píng)估表》
