有哪些
監(jiān)理檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：根據(jù)監(jiān)理工作的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為合同文件、設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、驗(yàn)收文件等類別，并為每類文件設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 檔案收集與整理：明確各類文件的收集時間、方式和責(zé)任人，確保文件完整無遺漏。要求文件整理有序，便于檢索和查閱。
3. 檔案保管與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境，如溫度、濕度控制，防止文件損壞。制定檔案借閱和復(fù)制流程，確保檔案安全。
4. 檔案利用與更新：鼓勵合理利用檔案，提高工作效率。定期更新檔案，反映項(xiàng)目最新進(jìn)展。
5. 檔案電子化管理：推動檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)電子存檔和在線查詢，提高檔案管理效率。
實(shí)施細(xì)則
1. 文件收集：所有監(jiān)理活動產(chǎn)生的文件，包括會議記錄、檢驗(yàn)報告、變更通知等，應(yīng)在活動完成后三天內(nèi)由負(fù)責(zé)人提交至檔案管理部門。
2. 檔案編碼：采用“類別-年度-項(xiàng)目編號-順序號”的方式進(jìn)行編碼，例如，“c-2022-p001-001”表示2022年合同文件的第一份。
3. 保管期限：根據(jù)法律法規(guī)和項(xiàng)目特性的不同，檔案的保管期限一般為5至15年，重要文件應(yīng)永久保存。
4. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限不超過一周，逾期未歸還需提前申請續(xù)借。
5. 更新機(jī)制：每季度末，各部門需提交檔案更新清單，包括新產(chǎn)生的文件和需要修訂的舊文件。
6. 電子化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，所有紙質(zhì)文件需掃描上傳，電子文件與紙質(zhì)文件同步更新，保證信息一致性。
上墻內(nèi)容
1. 監(jiān)理檔案管理制度概覽：簡要介紹制度的主要內(nèi)容，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。
2. 檔案分類圖表：直觀展示各類檔案及其編碼規(guī)則，方便員工快速定位所需文件。
3. 檔案借閱流程圖：清晰呈現(xiàn)借閱流程，使員工了解如何正確操作。
4. 保密提示：強(qiáng)調(diào)檔案的機(jī)密性，提醒員工不得泄露檔案信息。
以上監(jiān)理檔案管理制度旨在提升工作效率，保障項(xiàng)目信息的安全與完整。全體員工應(yīng)熟知并嚴(yán)格執(zhí)行，共同維護(hù)良好的檔案管理工作秩序。
監(jiān)理檔案管理制度范文
第1篇 安全監(jiān)理檔案管理制度
1、建筑工程安全監(jiān)理檔案管理應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、科學(xué)、完整。
2、建筑工程安全監(jiān)理檔案是在施工過程全過程中形成的材料,應(yīng)由安全監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制定計(jì)劃、收集、審查、匯總、管理、保存,直至最后按規(guī)定移交。
3、公司的安全監(jiān)理部門、技術(shù)部門負(fù)責(zé)建筑工程安全監(jiān)理檔案的編制審核和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。
4、公司每月、項(xiàng)目監(jiān)理部每半月進(jìn)行一次安全檔案檢查。
5、安全監(jiān)理檔案建立過程中,監(jiān)理人員如有更換時應(yīng)及時制表登記,對更換的時間、原因、完成工作交接手續(xù)等記錄清楚。
6、建筑安全監(jiān)督機(jī)構(gòu)和公司在安全檢查中,下達(dá)的整改通知單和項(xiàng)目部整改后的報告,應(yīng)完整的保存在檔案中。
7、工程竣工后,監(jiān)理單位應(yīng)將建筑工程安全監(jiān)理檔案按規(guī)定立卷歸檔。
第2篇 工程監(jiān)理檔案管理細(xì)則
一、總則
1.為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(gbt/50328-2001)的要求,特制定本規(guī)定。
2.各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé),各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
二、 工程檔案管理規(guī)定
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
2.1.2為了便于各個環(huán)節(jié)的銜接,監(jiān)理項(xiàng)目部配備專職信息管理員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。
三、工程文件的收發(fā)及管理規(guī)定
3.1 工程文件接收
3.1.1各單位提供給監(jiān)理項(xiàng)目部的工程文件(工程技術(shù)文件、圖紙資料)由監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員統(tǒng)一接收;統(tǒng)一接收國網(wǎng)項(xiàng)目部、集團(tuán)項(xiàng)目部、電監(jiān)辦以及監(jiān)理項(xiàng)目部等下發(fā)的各項(xiàng)文件,做好接收記錄。
3.1.4信息管理員對接收的工程文件資料,必須進(jìn)行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。
3.1.5信息管理員應(yīng)及時建立工程文件收發(fā)文記錄,并能利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類文件的查詢檢索。
3.1.6對接收的密級文件資料,要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存,并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī)定。
3.1.7信息管理員僅對歸檔的工程文件資料實(shí)施整編作業(yè),并建立檔案總登記帳和分類登記帳;
3.2 工程文件資料發(fā)放
3.2.1上級下發(fā)文件、監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、通知及會議紀(jì)要,由信息管理員按所指定的單位及時傳遞并建立發(fā)放記錄。
四、監(jiān)理項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)
1、負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。
2、歸檔范圍:
1)負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
2)監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
3)對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件,監(jiān)理項(xiàng)目部有權(quán)退回,相關(guān)單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改,直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。
3、工程檔案的鑒定和銷毀
1)對歸檔和發(fā)放后多余的工程文件和各部門使用后回收的圖紙資料,先由申請銷毀的部門登記造冊,再由檔案部門提出銷毀意見,報項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。
2)對各單位修改替代后的檔案,檔案部門應(yīng)列出銷毀檔案清冊,提出銷毀報告,經(jīng)項(xiàng)目部總工及經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施,并對被銷毀檔案目錄進(jìn)行清除。
3)檔案銷毀必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由保安部門確定銷毀地點(diǎn)。銷毀檔案時,檔案部門、保安部門均應(yīng)指派專人監(jiān)銷,監(jiān)銷人必須在銷毀清冊一簽字,檔案銷毀清冊應(yīng)存檔。
4)在鑒定銷毀檔案時,處于兩種保管期限之間的檔案,一律從長處理。
4、其它
(1)工程檔案的分類、編目、按國家電網(wǎng)辦[2010]250號《關(guān)于印發(fā)<國家電網(wǎng)項(xiàng)目部電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法（試行）的通知>》規(guī)定執(zhí)行。
(2)檔案、資料、圖書的提供利用,按本工程檔案、資料、圖書借閱規(guī)定執(zhí)行。
(3)工程聲像檔案的整理編目按本工程聲像檔案管理辦法執(zhí)行。
五、聲像檔案管理辦法
5.1建設(shè)工程聲像檔案主要是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的,具有保存價值的照片、底片(包括反轉(zhuǎn)片)、影片、錄像帶、光盤及磁性載體,以聲像為主,輔以文字說明的歷史記錄。
5.2照片檔案應(yīng)符合以下要求:
(1)主體明確、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁;
(2)能體現(xiàn)工程竣工后的外觀、設(shè)計(jì)特色、地理位置;
(3)以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片(照片);
(4)使用數(shù)碼相機(jī)拍攝,其影像不能進(jìn)行后期加工,光學(xué)分辨率不得小于500萬有效像素(不允許插值);
(5)符合國家電網(wǎng)項(xiàng)目部《關(guān)于利用數(shù)碼照片資料加強(qiáng)輸變電工程安全質(zhì)量過程控制的通知》基建安全[2007]25號及《關(guān)于強(qiáng)化輸變電工程施工過程質(zhì)量控制數(shù)碼照片采集與管理與管理的工作要求》國家電網(wǎng)基建質(zhì)量[2010]322號要求。
