物業(yè)采購管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的物資和服務采購流程，確保高效、經濟、透明的運作。其主要內容包括以下幾個方面：
1. 采購政策與程序：明確采購的目標、原則和流程，為物業(yè)公司的日常采購活動提供指導。
2. 供應商管理：規(guī)定供應商的選擇、評估和維護機制，以保證供應質量和服務水平。
3. 預算與審批：設定采購預算，規(guī)定采購金額的審批權限和流程。
4. 合同管理：規(guī)范合同的簽訂、執(zhí)行和終止過程，保障公司權益。
5. 庫存控制：建立庫存管理制度，防止過度采購和資源浪費。
6. 質量控制：實施質量監(jiān)控，確保采購物品和服務滿足使用需求。
7. 內部審計與監(jiān)督：定期進行內部審計，監(jiān)督采購活動的合規(guī)性。
包括哪些方面
物業(yè)采購管理制度應涵蓋以下關鍵環(huán)節(jié)：
1. 需求分析：明確采購需求，分析成本效益，制定采購計劃。
2. 市場調研：調查市場，收集供應商信息，評估價格、質量、交貨期等因素。
3. 供應商選擇：設定評價標準，進行供應商資格審查，選擇合適的合作伙伴。
4. 采購談判：就價格、付款條件、服務條款等進行談判，達成共識。
5. 合同簽訂：制定合同文本，明確雙方權利義務，確保法律效力。
6. 物資接收與檢驗：收貨后進行質量檢查，確保符合標準。
7. 庫存管理：跟蹤庫存動態(tài)，及時調整采購策略，防止積壓或短缺。
8. 財務結算：按照合同規(guī)定進行支付，記錄財務信息。
9. 后期服務與評價：對供應商的服務進行跟蹤，定期進行績效評估。
重要性
物業(yè)采購管理制度對于物業(yè)公司至關重要，主要體現(xiàn)在：
1. 提高效率：標準化流程能減少無效工作，提高采購工作效率。
2. 控制成本：通過合理采購，降低物料成本，優(yōu)化資源配置。
3. 防范風險：規(guī)范合同管理，防止法律糾紛，保護公司利益。
4. 保障品質：嚴格的質量控制確保提供的服務和產品滿足業(yè)主需求。
5. 透明度：公開透明的采購流程有助于提升公司的公信力，增強與業(yè)主的信任。
方案
制定物業(yè)采購管理制度的方案如下：
1. 成立采購小組，負責制度的起草、執(zhí)行和修訂。
2. 進行內部培訓，確保員工理解并遵守制度。
3. 實施供應商評價體系，定期評估供應商表現(xiàn)。
4. 引入電子采購平臺，提高采購透明度和效率。
5. 定期審計采購活動，對違規(guī)行為進行糾正和處罰。
6. 根據(jù)市場變化和公司需求，適時調整采購策略和制度。
通過以上措施，物業(yè)公司將能夠構建一個高效、公正、透明的采購管理體系，為日常運營提供有力支撐。
物業(yè)采購管理制度范文
第1篇 金地花園物業(yè)采購管理程序
城市花園物業(yè)采購管理程序
1.目的
控制采購過程,保證所采購物資和服務符合質量要求.
2.范圍
適用于公司內各類物資和服務的采購管理.
3.職責
3.1 總經理辦公室后勤主管負責物資采購的實施,行政副主任負責物資采購的管理控制.
3.2 品質管理部負責組織對分供方進行評定和控制.
3.3 各部門質檢員或專業(yè)技術人員負責采購物資和服務的驗收.
4.程序
4.1 根據(jù)采購物資對服務質量的影響程序,將采購物資分為三類:
a類:對服務質量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機電設備等.
b類:對服務質量有直接影響的物資.如:娛樂設施、花草樹木、清潔物品用于客戶水電設施維修使用物資等.
c類:對服務質量無明顯影響的物資.如:辦公文具等
4.2 采購資料
4.2.1 物資使用部門負責提供采購資料,包括:規(guī)格、名稱、價格、技術要求、相關國家、專業(yè)標準等.
4.2.2 總經理辦公室后勤人員及時收集采購資料,不斷按《分供方評估管理程序》調整《合格分供方名單》,并保存采購資料.
4.3 采購計劃審批
4.3.1 各物資使用部門每月于25日前根據(jù)工作計劃,填寫《物資申請單》由部門經理簽字后交總經理辦公室后勤主管匯總后報總經理審批.
4.3.2 《物資申請單》包括:物資名稱、規(guī)格、型號、等級、數(shù)量、價格、交貨期、技術要求、檢驗方法等內容,必要時注明分供方名稱.
4.3.3 計劃審批后后勤主管安排倉管員根據(jù)庫存情況制作全公司采購計劃填寫《物資申請單》.
4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請單》,并將各部門《物資申請單》于26日前同時報總經理或其授權人審批.
4.3.5 審批工作在每月28日前完成.
4.3.6 采購員根據(jù)審批后的安排《物資申請單》及《合格分供方名單》實施采購.大批量集中采購于月底前完成.
4.3.7 后勤主管及時將各部門《物資申請單》中未列入全公司采購計劃項目反饋到各部門.
4.3.8 應急物資的采購由部門經理、總經理助理審核后報總經理批準.
4.3.9 固定資產和高額物資采購需加專項報告.
4.3.10 各級管理采購物資審批權,按財務規(guī)定執(zhí)行.
4.3.11 需要采購服務的部門提出服務采購申請,經部門經理、總經理助理審核后報總經理審批.
4.3.12 按《分供方評估管理程序》或《設備(服務)合格分供方名單》選擇合格分供方.
4.3.13 按《合同審批程序》實施簽訂合約,合約必須明確我方要求,及雙方承擔的責任.
4.3.14 嚴格履約.
4.4 采購物資的驗證
4.4.1 物資購進后,采購員應及時通知質檢員辦理入庫報檢手續(xù);庫管員根據(jù)《物資申請單》項目進行檢驗及入庫登記,填寫《入庫單》,做好臺帳記錄.
4.4.2 質檢員對物資進行驗收時,若發(fā)現(xiàn)物資有標識破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣,必須打開包裝進行檢驗或向經理報告,填寫《物資驗收單》.
4.4.3 如果采購物資需在分供方供貨處進行檢驗時,由后勤主管負責組織相關部門質檢員與分供方聯(lián)系,實施現(xiàn)場驗證,認真填寫《物資驗收單》.
4.4.4 如果客戶提出對我公司分供方驗證時,由后勤組負責雙方聯(lián)系,公司可以參考其意見,但客戶的驗證結果不能代替公司對采購物資的檢驗.
4.4.5 機電設備等技術性較強的物資驗收由物資申請部門組織或指定專人驗收其技術性能等.
4.4.6 使用部門(人)在使用物資前應進行驗收,以確保其質量符合要求.
4.4.7 服務質量驗收由服務申請部門負責.
4.4.8 當出現(xiàn)不合格物資時,由質檢員填寫《不合格物資處理單》,并呈請部門經理審批,由采購員按審批意見處理執(zhí)行.
4.4.9 對小批量采購的a、b類物及首次承接的分供方可采取全部檢驗的方法.
4.4.10 采購完成后采購的有關文件由使用部門及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?
4.4.11 對采購服務不合格項由服務采購部門負責人根據(jù)合同等,要求分供方賠償或返工.
4.5 物資的保管按《倉庫管理程序》執(zhí)行.
5.監(jiān)督執(zhí)行
由總經理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.
6.支持性和相關性文件
bvpqs4.6-01-01 《a、b、c類物資合格供應商名單》
bvpqs4.15-01 《倉庫管理程序》
bvpqs4.6-01-02 《設備(服務)合格分供方名單》
7.質量記錄及表格
bvpqs4.6-01-f1-01《物資申請單》
bvpqs4.6-01-f2-01《入庫單》
bvpqs4.6-01-f3-01《物資驗收單》
bvpqs4.6-01-f4-01《不合格物資處理單》
