秘書(shū)處管理制度旨在確保組織內(nèi)部運(yùn)作的高效性和協(xié)調(diào)性，通過(guò)規(guī)范秘書(shū)處的工作流程、職責(zé)劃分、溝通機(jī)制以及績(jī)效評(píng)估，提升整體工作效率。
包括哪些方面
1. 職責(zé)定義：明確秘書(shū)處各崗位的職責(zé)范圍，包括日常行政管理、會(huì)議籌備、文檔管理、信息協(xié)調(diào)等工作。
2. 工作流程：設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，如文件審批、會(huì)議安排、信息傳遞等，確保工作的順暢進(jìn)行。
3. 溝通規(guī)范：規(guī)定內(nèi)部溝通的方式、頻率和內(nèi)容，以促進(jìn)信息的準(zhǔn)確無(wú)誤傳遞。
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：設(shè)立定期培訓(xùn)計(jì)劃，提升秘書(shū)處人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)。
5. 績(jī)效管理：制定績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)秘書(shū)處的工作成果進(jìn)行量化評(píng)估。
6. 紀(jì)律與行為準(zhǔn)則：設(shè)定行為規(guī)范，確保秘書(shū)處工作人員遵守職業(yè)道德和企業(yè)規(guī)章制度。
重要性
秘書(shū)處在組織中扮演著中樞角色，其管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： - 提升效率：明確的工作流程和職責(zé)劃分能減少工作混亂，提高工作效率。 - 保障信息暢通：有效的溝通機(jī)制有助于防止信息延誤或失真，確保決策的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 - 促進(jìn)團(tuán)隊(duì)建設(shè)：通過(guò)培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃，提升員工能力，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。 - 規(guī)范行為：紀(jì)律和行為準(zhǔn)則能維護(hù)良好的工作環(huán)境，提升組織形象。
方案
1. 設(shè)立職責(zé)清單：詳細(xì)列出各職位的職責(zé)，以便每位員工明確自己的工作內(nèi)容和期望。
2. 制定工作流程圖：可視化的工作流程圖有助于員工理解并遵循規(guī)定，減少誤解。
3. 建立定期溝通機(jī)制：例如周會(huì)、月度報(bào)告，確保信息的及時(shí)分享和問(wèn)題的解決。
4. 實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃：根據(jù)秘書(shū)處的工作需求，定期開(kāi)展技能培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識(shí)講座。
5. 設(shè)計(jì)績(jī)效考核體系：結(jié)合工作性質(zhì)，設(shè)定量化的kpi指標(biāo)，定期進(jìn)行績(jī)效評(píng)估。
6. 制定行為規(guī)范：明確道德準(zhǔn)則和行為規(guī)范，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行明確的處罰措施。
通過(guò)上述方案的實(shí)施，秘書(shū)處管理制度將為組織提供穩(wěn)定、有序的工作環(huán)境，促進(jìn)秘書(shū)處工作的專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化。
秘書(shū)處管理制度范文
第1篇 學(xué)校院秘書(shū)處管理制度
一、部門(mén)性質(zhì)
秘書(shū)處是院團(tuán)委的“窗口“和“門(mén)戶”,是院團(tuán)委匯集信息的中心,是聯(lián)系各方面的橋梁和紐帶,負(fù)責(zé)召集院團(tuán)委全體成員會(huì)議并做好會(huì)議紀(jì)錄;協(xié)調(diào)和監(jiān)督各部門(mén)開(kāi)展工作,落實(shí)例會(huì)決定。負(fù)責(zé)院團(tuán)委內(nèi)部成員考核,協(xié)助院團(tuán)委各部辦好活動(dòng)。通過(guò)各項(xiàng)活動(dòng)激發(fā)團(tuán)員青年關(guān)心同學(xué)的積極性,鼓勵(lì)團(tuán)員青年奉獻(xiàn)愛(ài)心,建立愛(ài)心基金,并妥善利用基金。指導(dǎo)院團(tuán)委組織發(fā)揮自身作用,自我管理、自我服務(wù)的工作,開(kāi)展各類(lèi)學(xué)生建設(shè)、志愿服務(wù)的活動(dòng)。幫助院團(tuán)委副書(shū)記進(jìn)行各部的謀劃以及決策,協(xié)助院團(tuán)委老師完成各項(xiàng)工作。
二、日常工作
1、院團(tuán)委秘書(shū)處負(fù)責(zé)社團(tuán)全體成員的檔案管理。每學(xué)期秘書(shū)處應(yīng)及時(shí)整理社團(tuán)成員檔案,為新加入的成員建檔。在社團(tuán)的各項(xiàng)工作中應(yīng)合作好人員的分配調(diào)用工作。
2、院團(tuán)委秘書(shū)處負(fù)責(zé)社團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)及各部門(mén)例會(huì)的考勤簽到工作,還負(fù)責(zé)抽查各部門(mén)的例會(huì)情況,如發(fā)現(xiàn)無(wú)故不參加例會(huì)者,秘書(shū)處將記錄備案,缺席三次者,將通報(bào)其部長(zhǎng)撤消其職務(wù)。
3、院團(tuán)委秘書(shū)處負(fù)責(zé)愛(ài)心基金的管理以及使用。
4、院團(tuán)委秘書(shū)處負(fù)責(zé)部長(zhǎng)級(jí)會(huì)議的簽到及會(huì)議記錄工作。
5、在秘書(shū)處的日常工作中,應(yīng)堅(jiān)持民主集中制原則,逐級(jí)匯報(bào),逐級(jí)審核;上級(jí)對(duì)下級(jí)負(fù)責(zé);無(wú)極特殊情況不得越級(jí)反映情況。
三、成員守則
1、院團(tuán)委秘書(shū)處成員要嚴(yán)于律己,遵守院團(tuán)委成員的管理制度,互助共勉,樹(shù)立秘書(shū)處良好的形象和聲譽(yù)。
2、院團(tuán)委秘書(shū)處成員不得以權(quán)謀私,不得以秘書(shū)處的名義有越權(quán)行為,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),視情節(jié)輕重,分別處以批評(píng),警告、直至辭退。
3、院團(tuán)委秘書(shū)處成員在執(zhí)行任務(wù)中,出現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)追究該組負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人的責(zé)任。
4、院團(tuán)委秘書(shū)處成員如察覺(jué)自己無(wú)法勝任秘書(shū)處工作,可以向秘書(shū)長(zhǎng)或副秘書(shū)長(zhǎng)提出辭職,并上交辭職報(bào)告,老師、秘書(shū)長(zhǎng)和副秘書(shū)長(zhǎng)根據(jù)實(shí)際情況討論后,當(dāng)工作移交完整后方可離開(kāi)秘書(shū)處。
5、秘書(shū)長(zhǎng)有布置任何任務(wù)和下達(dá)任何命令,秘書(shū)處的成員要互相轉(zhuǎn)告,使消息讓整個(gè)部門(mén)的人都知道,這樣才能做到互幫互助,使任務(wù)完成的更好。
6、院團(tuán)委秘書(shū)處成員確保相關(guān)信息材料的保密性及準(zhǔn)確性。
四、納新制度
1、有強(qiáng)烈的集體意識(shí),較強(qiáng)的統(tǒng)籌意識(shí)和全局觀念,熟知院團(tuán)委的整體運(yùn)轉(zhuǎn)及院團(tuán)委各部門(mén)的職能和聯(lián)系
2、有強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作熱忱,具有不斷完善自我的意識(shí),工作細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),并有一定創(chuàng)新思維,能在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的基礎(chǔ)上尋求解決辦法;
3、有一定的社會(huì)政治洞察力,做好院團(tuán)委的思想文化建設(shè);
4、有一定的組織、策劃能力,財(cái)務(wù)管理能力,文件整理和書(shū)寫(xiě)能力;
5、綜合能力較高者優(yōu)先錄取。
五、例會(huì)制度
例會(huì)是秘書(shū)處商討工作、加強(qiáng)交流的重要形式,每位秘書(shū)處成員必須按時(shí)參加例會(huì),對(duì)于三次不到者,視為自動(dòng)退出。
六、獎(jiǎng)懲制度
1.對(duì)于本部門(mén)表現(xiàn)優(yōu)秀成員,給予口頭或書(shū)面形式的表?yè)P(yáng)并作好記錄。
2.對(duì)屢次無(wú)辜缺席,并未能講明原因者,公開(kāi)提出批評(píng)。
3.其他方面按照院團(tuán)委成員考核制度嚴(yán)格執(zhí)行。
第2篇 學(xué)生會(huì)秘書(shū)處管理制度
秘書(shū)處作為保證學(xué)生會(huì)內(nèi)部溝通組織的部門(mén),且擔(dān)任著學(xué)生會(huì)與各個(gè)班級(jí)之間信息傳遞的特殊功能。所以保證秘書(shū)處工作的通暢性,時(shí)效性,和可靠性是十分重要的。為了實(shí)現(xiàn)以上各項(xiàng)特點(diǎn)的完整。特此設(shè)置學(xué)生會(huì)秘書(shū)處工作規(guī)章制度,用以更好的完成本部門(mén)工作。也請(qǐng)借此制度,使外界有監(jiān)督,指導(dǎo)本部的依據(jù)。
一:例會(huì)項(xiàng)目
1:如無(wú)放假或特殊情況,秘書(shū)處應(yīng)每周組織學(xué)生會(huì)和各班班長(zhǎng)展開(kāi)例會(huì)。且秘書(shū)處具有確定會(huì)議地點(diǎn),通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)的義務(wù)。且不得私自更改會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)。
2:舉行會(huì)議期間,秘書(shū)處應(yīng)有組織會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,點(diǎn)名等責(zé)任。
3:如有突發(fā)情況需要臨時(shí)通知緊急會(huì)議的,應(yīng)由秘書(shū)處通知參會(huì)人員且安排會(huì)議大項(xiàng)。
二:班級(jí)評(píng)比
1:秘書(shū)處應(yīng)在每周一,中午之前計(jì)算出財(cái)經(jīng)系各個(gè)班級(jí)的班級(jí)量化考核評(píng)比。應(yīng)發(fā)布到財(cái)經(jīng)系官方博客上并予以備份。除特殊情況外遲發(fā)文件屬于秘書(shū)處違規(guī)。
2:秘書(shū)處應(yīng)溝通學(xué)生會(huì)各個(gè)部門(mén),在周日晚班會(huì)結(jié)束之前,把各個(gè)部門(mén)的檢查結(jié)果采集完整。進(jìn)行計(jì)算。
3:在每周一班級(jí)評(píng)比公示以后,應(yīng)給與各班兩天時(shí)間檢查結(jié)果。公示應(yīng)在周三晚結(jié)束。如有疑問(wèn)的秘書(shū)處應(yīng)給予調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的應(yīng)及時(shí)修改并給予當(dāng)事人道歉。公示兩日后封單。任何數(shù)據(jù)將不予修改。
三:學(xué)生會(huì)內(nèi)部工作
1:應(yīng)做好構(gòu)建學(xué)生會(huì)內(nèi)部管理。溝通聯(lián)誼各個(gè)部門(mén)。做好維護(hù)學(xué)生會(huì)團(tuán)結(jié)的工作。
2:應(yīng)在每月開(kāi)頭,和次月結(jié)束,向?qū)W生會(huì)各個(gè)部分收取每月工作計(jì)劃和每月工作總結(jié)。且學(xué)期結(jié)束的時(shí)候收取各部的學(xué)期工作總結(jié)。
3:應(yīng)積極配合其他學(xué)生會(huì)部門(mén)的工作。在其人員不足和工作有沖突的時(shí)候給予義不容辭的支持和幫助。
4:應(yīng)該做到從學(xué)管辦傳遞信息到學(xué)生會(huì)和從學(xué)生會(huì)傳遞給各班信息的義務(wù)。且應(yīng)保證時(shí)效性。
以上是學(xué)生會(huì)秘書(shū)處的工作制度。如有更新。應(yīng)以最新制度為準(zhǔn)。此制度從指定公示之日起實(shí)行。如和學(xué)生會(huì)總條例有沖突,應(yīng)以學(xué)生會(huì)總條例為準(zhǔn)。本制度僅具有約束秘書(shū)處的效能。不對(duì)其他部分實(shí)施影響。
