包括哪些
施工企業(yè)的合同管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，它涵蓋了從合同的起草、審批、簽訂、執(zhí)行到終止的全過程管理。具體來說，主要包括以下幾個方面：
1. 合同起草：規(guī)定合同的基本結(jié)構(gòu)、內(nèi)容要素，以及如何根據(jù)項目需求定制合同條款。
2. 合同審批：設定審批流程，明確各級管理層的審批權(quán)限，確保合同的合規(guī)性。
3. 合同簽訂：規(guī)定合同簽訂的程序、參與人員及所需文件，保證合同的合法性。
4. 合同執(zhí)行：設立監(jiān)控機制，跟蹤合同履行情況，處理合同變更和糾紛。
5. 合同終止與結(jié)算：規(guī)定合同解除的條件、程序和結(jié)算方式，確保雙方權(quán)益不受損害。
體系框架
施工企業(yè)的合同管理制度應當構(gòu)建一個全面、嚴謹、靈活的體系框架，具體如下：
1. 制度總則：明確制度的目的、適用范圍和基本原則。
2. 合同類型與分類：根據(jù)工程性質(zhì)，將合同分為施工合同、采購合同、分包合同等，并設定相應的管理規(guī)則。
3. 合同審批流程：制定詳細的審批流程圖，包括合同草案審查、財務風險評估、法務審核等環(huán)節(jié)。
4. 合同管理職責：明確各部門在合同管理中的角色和責任，如項目經(jīng)理、法務部門、財務部門等。
5. 合同執(zhí)行與監(jiān)控：建立定期報告制度，監(jiān)控合同執(zhí)行進度，處理合同變更和違約情況。
6. 爭議解決機制：設定內(nèi)部調(diào)解、仲裁和訴訟等解決爭議的途徑。
7. 合同檔案管理：規(guī)定合同文件的存儲、檢索和銷毀流程，確保信息的安全和完整。
8. 制度修訂與培訓：定期評估制度的有效性，進行必要的修訂，并對員工進行合同管理知識的培訓。
重要性
施工企業(yè)的合同管理制度對于企業(yè)的運營至關(guān)重要。它確保了企業(yè)行為的合法性，防止因合同漏洞導致的法律風險。通過規(guī)范化的合同管理，企業(yè)可以有效控制成本，減少因合同糾紛帶來的經(jīng)濟損失。良好的合同管理能夠提高項目執(zhí)行效率，確保工程按時、按質(zhì)完成。通過合同管理制度，企業(yè)可以維護良好的商業(yè)信譽，增強合作伙伴的信任，從而拓展更多的業(yè)務機會。
施工企業(yè)的合同管理制度是保障企業(yè)穩(wěn)健運營、規(guī)避風險、提升效益的關(guān)鍵工具。它不僅涉及到企業(yè)的經(jīng)濟利益，也關(guān)乎企業(yè)的聲譽和發(fā)展。因此，建立健全的合同管理制度，是每個施工企業(yè)必須重視并不斷完善的任務。
施工企業(yè)合同管理制度范文
第1篇 施工企業(yè)合同管理制度
1.總則
(1)為規(guī)范公司合同的管理,防范與控制合同風險,做到管理有規(guī)章,簽約有約束,履行有檢查,維護公司的合法權(quán)益,特制定本制度。
(2)本制度適用于公司簽訂和履行的所有建設工程施工合同、勞務分包合同、專業(yè)分包合同、施工內(nèi)部承包合同、材料設備買賣合同等。
2.合同簽訂的基本要求
(1)經(jīng)濟合同是法人之間為實現(xiàn)一定經(jīng)濟目的,明確相互權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。簽訂經(jīng)濟合同必須遵守《中華人民共和國國經(jīng)濟合同法》及其相關(guān)規(guī)定,不搞違法活動。
(2)簽訂合同前,首先審查對方是否具備法人資格及其社會信譽,確認其具有履行合法的能力方可與其簽訂合同。
(3)簽訂經(jīng)濟合同必須堅持平等互利、協(xié)商一致、合法的原則。
(4)簽訂經(jīng)濟合同的依據(jù)為有關(guān)文件、資料、國家及各級政府批準的計劃任務書、設計圖紙及施工圖預算書。
(5)簽訂工程承包合同必須具備以下重要條款:
①工程名稱和地點。
②工程承包的性質(zhì)、范圍及內(nèi)容。
③開、竣工的日期。
④工程造價。
⑤工程價款的支付和竣工結(jié)算的方法。
⑥業(yè)主開工條件、設計圖紙等有關(guān)資料提供的時間。
⑦材料和設備的價格結(jié)算方法。
⑧取費標準。
⑨質(zhì)量承諾標準及保修條件。
⑩互相協(xié)作事宜。
○11 違約責任。
(6)合同條款的內(nèi)容必須用語確切、責任明確、字跡工整。
3.合同簽訂的工作簽訂
1)建設工程施工合同的簽訂
(1)合同洽談前,公司業(yè)務部必須對發(fā)包人的綜合情況進行考察。建設工程施工合同中投標中標的項目,要審查業(yè)主的招標文件、我方的投標書、中標書、紀要、往來函等文書,召集有關(guān)部門認真組織合同洽談準備會,制定談判的原則和方案。
(2)合同洽談過程中,對于涉足擔保、預付款、各類保證金等費用較大的項目,要重新進行評審。合同洽談準備會,制定談判的原則的方案。
(3)合同主要條款商定后,由業(yè)務部負責起草文本,交相關(guān)部門(項目部、合同管理部、財務部等)進行會審后,公司分管副總經(jīng)理(或總經(jīng)濟師、合同主審人員)認為已經(jīng)基本沒有異議的,提交審查意見,報公司法定代表人或委托代理人批準簽字。工程項目經(jīng)理和營銷項目經(jīng)理必須參與合同簽訂活動的全過程。
(4)合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后,按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù),由業(yè)務部負責辦理。按規(guī)定須經(jīng)上級有關(guān)部門批準才能簽訂的合同必須批準后才能簽訂。
2)勞務(專業(yè))分包合同的簽訂
(1)合同洽談前,公司業(yè)務部必須對分包人的綜合情況進行考察,要分包方提供以下證件原件:
有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、施工許可證、施工收費標準證書、安全資質(zhì)證書、勞動隊伍資質(zhì)證書、關(guān)于簽訂合同的法定代表人身份證明書或法人授權(quán)委托書。
(2)項目經(jīng)理部在符合分包方條件的企業(yè)中進行招(議)標工作。合同管理部對招標文件、評標辦法及合同條件進行審查,并對招標工作進行監(jiān)督。
(3)勞務(專業(yè))分包隊伍中標后,征得業(yè)主同意,由項目經(jīng)理部(重大分包合同應報公司總經(jīng)理審批)與分包方簽訂分包施工合同。工程所在地地方主管部門有分包合同示范文本的,采用其示范文本;地方主管部門無示范文本的,采用公司制定的示范文本。
(4)項目部在簽訂合同后,應將合同文本報公司合同管理部備案。
3)材料設備采購合同的簽訂
材料設備采購合同由采購部根據(jù)建設工程合同要求與供應方進行洽談,擬訂合同條款,交項目經(jīng)理部、合同管理部會審后,由采購部簽訂,合同管理部加蓋合同專用章。重大買賣合同會審后,由總經(jīng)理批準簽訂。
4)其他經(jīng)濟合同的簽訂
其他經(jīng)濟合同由主辦 與對方當事人商談后擬好合同條款,附合同會審表報部門(項目)經(jīng)理審批或預審,在部門(項目)經(jīng)理權(quán)限范圍內(nèi)的合同由部門(項目)經(jīng)理批準,由部門(項目經(jīng)理部)合同管理員加蓋合同專用章;內(nèi)部承包合同和其他重大經(jīng)濟合同由部門(項目)經(jīng)理簽署意見后由合同管理部進行合法性審查,報總經(jīng)理批準簽訂。
合同正式簽訂后,合同文本除相關(guān)部門自行保管外,應當隨合同評審表交存公司合同管理部一份備案。
5)合同的履行
(1)合同及所屬公司應當按照合同約定全面履行自己的義務,并隨時督促對方當事人及時履行其義務。合同履行中發(fā)生的情況應建立合同縷析執(zhí)行情況臺賬。
(2)有關(guān)合同履行中的書面簽證、來往信函、文本、電報等均為合同的組成部分,合同經(jīng)辦人應及時整理、妥善保管。在合同履行過程中,對公司履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。向?qū)Ψ疆斒氯私桓吨匾Y料、發(fā)票時應由對方當事人出具收條,履行合同付款時應當對方當事人出具收條,公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)帳支票,不允許以現(xiàn)金形式支付。
(3)對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件,合同履行單位、項目經(jīng)理部應及時查明原因,通過取證按照合同約定及時、合理、準確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r(含違約)報告。當公司接到對方的索賠(含違約)報告后應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠,公司員工不得擅自在對方當事人出具索賠報告、對賬單等確認類文書上簽字蓋章,確須確認的,應視具體內(nèi)容經(jīng)公司領(lǐng)導或部門(項目經(jīng)理部)負責人同意。
(4)在履行合同過程中,經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的,應立即中止履行,并及時書面上報公司辦公室處理,公司辦公室應立即向公司法律顧問咨詢,并將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領(lǐng)導。
①經(jīng)營狀況嚴重惡化。
②轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金,以逃避債務。
③喪失商業(yè)信譽。
④有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。
(5)債權(quán)債務的定期確認和發(fā)生重大變動事的確認:
①在重大、復雜合同的履行過程中,經(jīng)辦人員應定期與對方對賬,確認雙方債權(quán)債務。
②在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變動時,應及時對賬,確認合同效力及雙方債權(quán)債務。
4.合同的變更、解除
(1)在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的,須經(jīng)雙方協(xié)商,重新達成書面協(xié)議,新協(xié)議未達成前,原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后,應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的,應依法及時處理。
(2)存在下列情形之一的,本方可以單方解除合同。
①因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的。
②在履行期限屆滿之前,對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務。
③對方遲延履行主要債務,經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行。
④對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的。
⑤法律規(guī)定的其他情形。
(3)公司任何人員不得擅自以公司名義變更或解除合同。若確須變更或解除時,由合同經(jīng)辦人查明原因,提出意見,經(jīng)批準簽訂的門或領(lǐng)導審核后,認為已出現(xiàn)了上述規(guī)定的情形的,應提出公司法律顧問審查并簽發(fā)解除合同的函;對方?jīng)]有違約,應同對方協(xié)商,達到一致意見,并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更必須由原合同起草部門負責更改,按《合同評審程序》辦理合同變更評審,
并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。
(4)對方提出合同變更的,變更程序也應按規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起的索賠,合同變更必須與索賠同步進行,索賠協(xié)議是合同變更的處理結(jié)果,是變更后合同的一部分。
(5)對于特殊情況下合同履行過程中的合同中止(包括停、緩建),必須及時辦理中止手續(xù),收集因中止合同給本公司帶來經(jīng)濟損失的證據(jù)和資料,及時追究對方責任。中止的合同又恢復繼續(xù)履行時,依相同程序辦理恢復手續(xù)。合同的恢復與中止都必須通知合同審批部門或領(lǐng)導。
(6)合同未履行完畢,但確定不再繼續(xù)履行,合同履行部門應做好終止記錄,收集履行過程中所有與合同有關(guān)的文件,做好經(jīng)濟往來和工程結(jié)算工作,辦理解除合同手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。
5.合同的日常管理
(1)所有合同必須交工程管理部備案存檔。
(2)一般項目合同由各分公司起草,報公司工程部審核并經(jīng)分管領(lǐng)導批準后蓋章。
(3)重大工程合同由公司工程部起草,經(jīng)有關(guān)部門會簽后,分管領(lǐng)導審核并報總經(jīng)理批準,方可蓋章。
(4)嚴格履行合同登記蓋章手續(xù),核對審批程序,對無簽字手續(xù)的有權(quán)拒絕。
(5)合同的簽訂一律使用合同專用章,并由公司法定代表人簽章,任何人不得越權(quán)使用其印章簽訂經(jīng)濟合同,也不得以行政章代替合同專用章。
(6)建立合同檔案,對個單項工程的合同都要有原始記錄的簽證。
(7)對于登記上賬的合同,按月轉(zhuǎn)送統(tǒng)計人員以便按規(guī)定上報各有關(guān)部門。
(8)建筑施工企業(yè)基層單位的合同管理應遵循以下規(guī)定:
①個基層單位合同必須由專人管理,并建立檔案。
②簽訂的工程合同必須執(zhí)行合同的審批手續(xù)后由總公司簽字、蓋章。
③各子公司所洽談的重大工程項目或因資質(zhì)需要的工程項目,必須執(zhí)行合同審批手續(xù)后由總公司簽字蓋章。
④凡到總公司簽訂工程項目合同的,必須同時報送內(nèi)部承包合同,一并審核、簽字蓋章。
⑤嚴格執(zhí)行公司簽訂的內(nèi)部承包合同,對不能完成生產(chǎn)任務指標的,要按相關(guān)合同條款及公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
⑥對于聯(lián)營協(xié)議,在簽訂工程合同時,必須對聯(lián)營單位的信譽、業(yè)績、資信、施工能力等進行調(diào)查,并附有一定的風險抵押,且執(zhí)行合同審批程序方可簽字、蓋章。
6.合同與獎懲
(1)公司、所屬各分公司全體職員應當嚴格遵守本制度,有效訂立、履行合同,切實維護公司的整體利益。公司辦公室負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。
(2)對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題,積極采取補給措施,使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中,避免或挽回重大經(jīng)濟損失的,予以獎勵。
(3)合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司將依法想責任人追償損失:
①未經(jīng)授權(quán)批準或超越職權(quán)簽訂合同。
②為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同、授權(quán)委托書。
③應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同。
(4)合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一,給公司造成損失的,公司酌情向有關(guān)人員追償損失:
①因工作過失致使公司被騙的。
②公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認的。
③遺失重要證據(jù)的。
④發(fā)生糾紛后隱瞞不報、私自了結(jié)或報告避重就輕,從而貽誤時機的。
⑤合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書遺失未及時報告和報案。
⑥未履行規(guī)定手續(xù)擅自在對方出具的確認書、索賠報告上簽字而給公司造成損失的。
⑦其他違反公司相關(guān)制度的行為。
(5)公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法,構(gòu)成犯罪的,將依法移交司法機關(guān)處理。7。合同考查
(1)工程合同必須在開工前簽訂,合同簽訂率達到100%。
(2)內(nèi)部承包合同與工程承包合同簽訂后0天內(nèi),簽約率達100%。
(3)合同條款要真實準確、責任分明,企業(yè)合同章、法人代表章、經(jīng)辦人簽字要齊全有效,不允許出現(xiàn)無效合同和違法合同。
(4)合同履約率達到80%以上。
