質(zhì)量體系文件管理制度(15篇)

質(zhì)量體系文件管理制度是企業(yè)質(zhì)量管理的核心組成部分，旨在確保產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量始終符合預(yù)定標準。這一制度主要包括以下幾個部分：

1. 文件的分類與編碼：定義各類文件的類型，如質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、記錄等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)。

2. 文件的編制：明確文件編寫的要求，包括內(nèi)容格式、審批流程、更新頻率等。

3. 文件的審批與發(fā)布：規(guī)定文件的審批權(quán)限，確定發(fā)布渠道和方式。

4. 文件的控制：管理文件的版本更新、分發(fā)、回收和銷毀等。

5. 文件的使用與培訓：確保員工理解和正確使用文件，定期進行培訓。

6. 文件的審核與評審：定期對文件進行審核，確保其有效性。

包括哪些方面

質(zhì)量體系文件管理制度涵蓋了從文件的產(chǎn)生到廢棄的全過程，具體包括：

1. 制度建設(shè)：建立文件管理組織架構(gòu)，明確責任部門和人員。

2. 文件生命周期管理：從文件的起草、審查、批準、發(fā)布、更改到廢止的全程管理。

3. 文件存檔與檢索：設(shè)立文件存儲系統(tǒng)，方便快速查找和訪問。

4. 文件的合規(guī)性：確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。

5. 文件的溝通與培訓：確保所有相關(guān)人員對文件的理解一致，提高執(zhí)行效率。

6. 文件改進機制：定期評估文件效果，及時進行修訂和完善。

重要性

質(zhì)量體系文件管理制度的重要性在于：

1. 規(guī)范操作：文件提供了操作指南，確保工作標準化，減少人為錯誤。

2. 質(zhì)量保證：通過文件控制，確保產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的一致性和穩(wěn)定性。

3. 法規(guī)遵從：文件記錄了企業(yè)的質(zhì)量管理過程，有利于應(yīng)對法規(guī)檢查。

4. 溝通協(xié)調(diào)：統(tǒng)一的語言和標準，促進部門間和上下級間的有效溝通。

5. 追溯性：文件記錄為問題發(fā)生時的追溯提供了依據(jù)，便于找出原因，采取糾正措施。

方案

1. 建立文件管理系統(tǒng)：采用數(shù)字化工具，實現(xiàn)文件的電子化管理和在線審批，提高效率。

2. 定期審計：由質(zhì)量管理部門定期進行文件審計，確保文件的有效性和適用性。

3. 培訓與教育：對新入職員工和現(xiàn)有員工進行文件管理的培訓，提高文件意識。

4. 激勵機制：獎勵對文件管理做出貢獻的員工，提高全員參與度。

5. 文件評審會議：定期召開評審會議，討論文件的修訂需求，確保文件與時俱進。

6. 反饋與改進：鼓勵員工提出對文件的改進建議，持續(xù)優(yōu)化文件管理體系。

通過以上方案的實施，企業(yè)可以構(gòu)建一個高效、規(guī)范的質(zhì)量體系文件管理制度，從而提升整體管理水平，確保產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

質(zhì)量體系文件管理制度范文

第1篇 某某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法

某物業(yè)分公司質(zhì)量體系文件管理辦法

1 目的

運用科學有效的管理方法,規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制,從而保證質(zhì)量體系的有效運行。

2 適用范圍

適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

3 職責

3.1 管理部質(zhì)量主管負責所有質(zhì)量體系文件的控制。

3.2 分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導書由相關(guān)人員編制。

3.3 管理者分代表和相關(guān)主管人員負責分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

3.4 分公司經(jīng)理負責分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準。

4 實施程序

4.1 質(zhì)量體系文件的建立

4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放,分公司管理處不得涂改。

4.1.2 管理處作業(yè)指導書

4.1.2.1 管理處作業(yè)指導書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。

4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導書進行會審,分管副總經(jīng)理負責復(fù)審,總經(jīng)理負責審批。

4.1.2.3 質(zhì)量主管對文件進行編號及排版檢查,并辦理《作業(yè)指導書審批單》。

a.編號方法為:

wi-sh(___)-__-___

順序號

文件類別號

上海分公司___管理處代碼

作業(yè)指導書代碼

文件類別號有九類,分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、

社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務(wù)管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。

b.排版格式見總公司《體系文件控制程序》。

4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部,33-02為管理部,33-03為市場部,33-04為工程部,33-05為財務(wù)部,33-06為凱迪克大廈管理處。

4.1.3 物業(yè)管理方案

4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項目管理處負責編寫。

4.1.3.2管理者分代表負責《物業(yè)管理方案》的審核,總經(jīng)理復(fù)審后報總公司主管領(lǐng)導批準。

4.1.3.3質(zhì)量主管對《物業(yè)管理方案》進行編號、排版和打印。

4.2 質(zhì)量體系文件的修改

4.2.1 在質(zhì)量體系文件的建立過程中,對審核和批準不通過的質(zhì)量體系文件要進行修改或重新編寫。

4.2.2 對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批,審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

4.2.3 文件修改時,由提出人填寫《體系文件修改申請單》,經(jīng)原文件審批人員審批后,由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

4.2.4 文件內(nèi)容修改后,對修改某頁要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁》中注明。

4.2.5 當文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時,應(yīng)換版。

4.3 質(zhì)量體系文件的使用

4.3.1 作業(yè)指導書的編制人員負責向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓,并對文件實施的情況進行檢查,質(zhì)量主管負責建立《體系文件目錄》。

4.3.2 所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

4.4 質(zhì)量體系文件的發(fā)放

4.4.1 質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時,質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管,讓其自行選擇本部門需使用的文件,而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。

4.4.2 質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》,由領(lǐng)用人簽名登記。

4.4.3 除外來文件以外,發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。

4.5 質(zhì)量體系文件的借閱

4.5.1除公司領(lǐng)導外,其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的批準,并填寫《文件借閱登記表》。

4.5.2借出和歸還文件時,必須辦理清點手續(xù),由質(zhì)量主管和借閱者當面核對清楚。

4.5.3未經(jīng)批準不得對質(zhì)量體系文件進行復(fù)制。

4.5.4文件如有丟失、損壞,需立即采取相應(yīng)措施,并追究當事者責任。

4.6 質(zhì)量體系文件的保存

4.6.1 管理處作業(yè)指導書保存一份原件,作業(yè)指導書的電子文檔要做備份。

4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導書原件存放于管理部文件架內(nèi),應(yīng)排列整齊,以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存,不得遺失。

4.6.3 文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

4.6.4 作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部,不得自行銷毀。

4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導書因不適用或因其它原因作廢的,可直接銷毀,

但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀,并建立《作廢文件保存清單》。

5 質(zhì)量要求

所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。

6監(jiān)督檢查

總經(jīng)理負責按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。

7改進分析

本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時修改,以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

8記錄、標識

8.1 《作業(yè)指導書審批單》

8.2 《文件借閱登記表》

8.3 《受控文件發(fā)放記錄表》

8.4 《作廢文件保存清單》

8.5 《文件修改狀態(tài)頁》

8.6 《體系文件目錄》

8.7 《體系文件修改申請單》

第2篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件-出入口管理辦法

物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件

--出入口管理辦法

1.目的

對小區(qū)(大廈)出入口進行有效控制,維護管理服務(wù)區(qū)域的正常秩序。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責

職務(wù)/崗位工作內(nèi)容

部門負責人負責出入口安全管理工作的全面指導、監(jiān)督和檢查。

安全主管/主辦負責出入口安全工作的具體組織、落實、培訓考核。

安全班長負責出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。

安全管理員負責出入口安全工作的具體實施。

4.方法和過程控制

4.1 對普通來訪人員的管理

4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點,在確保管理服務(wù)區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:

a.凡進入封閉或半封閉式管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進入。離開時,封閉式管理服務(wù)區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務(wù)區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。

b.對開放式管理的管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。

4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進入管理服務(wù)區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進入管理服務(wù)區(qū)域。

4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應(yīng)通知相關(guān)崗位核實情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。

4.1.4 管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應(yīng)禁止外來人員使用,避免其損壞公共設(shè)施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。

4.1.5安全員對來訪人員進行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應(yīng)及時通知中心或上級協(xié)調(diào)解決,同時注意保護現(xiàn)場。

4.2 執(zhí)行公務(wù)人員的管理

4.2.1 執(zhí)行公務(wù)的執(zhí)法人員因公進入管理服務(wù)區(qū)域,相應(yīng)崗位的安全員應(yīng)請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負責人,負責人接獲此信息后立即致電對方單位核實身份,同時安排人員陪同前往。

4.2.2 執(zhí)行公務(wù)人員對管理服務(wù)區(qū)域業(yè)主房屋進行搜查應(yīng)請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應(yīng)請其列出清單雙方簽字確認。

4.2.3 外地執(zhí)法人員進入管理服務(wù)區(qū)域,除上述內(nèi)容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應(yīng)部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實后方可放行。

4.2.4 執(zhí)行公務(wù)的其它部門的國家公務(wù)員進入管理服務(wù)區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。

4.2.5執(zhí)行公務(wù)人員因公務(wù)保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當值安全員必須及時聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權(quán)人視具體情況處理。

4.3 物資放行的管理

4.3.1物資搬運時,須到管理處或授權(quán)部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運人在《物資搬運放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負責人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。

4.3.2經(jīng)手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項費用并簽字認可;出納不當班或外出時,應(yīng)將尚未交納費用的住戶及其費用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認可,手續(xù)完善后方可放行。

4.3.3 由安全員核實所搬貨物與申請內(nèi)容是否相符。安全員負責記錄、核對搬運車輛的牌號、司機身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。

4.4 施工人員的管理

4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進出管理服務(wù)區(qū)域。

4.4.2 安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應(yīng)核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。

4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應(yīng)到管理處補辦證件或延期后方可進入施工現(xiàn)場。

4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴格按照《裝修管理責任書》的內(nèi)容進行操作。如有違章,安全員有權(quán)進行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進行。

4.4.5管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)政府配套公共設(shè)備設(shè)施施工,施工人員應(yīng)在管理處辦理相應(yīng)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)專業(yè)人員同意后方可施工。

4.4.6服務(wù)供方人員進入管理服務(wù)區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進入。

4.5 公司內(nèi)部人員的管理

4.5.1 公司員工憑工牌進入管理服務(wù)區(qū)域,應(yīng)自覺服從安全員的治安管理,身份核實后,可不作登記。

4.5.2公司員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)各項活動要嚴格遵守各項規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。

4.6 參觀人員的管理

4.6.1 所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進入,同時管理處須派人陪同。

4.6.2 引導進入管理服務(wù)區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護環(huán)境,愛護公物。

4.6.3 勸止參觀人員在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的高聲談?wù)?引導其自覺遵守公共秩序。

4.6.4 請參觀人員在指定范圍內(nèi)活動,按指定路線行走,未經(jīng)允許應(yīng)阻止攝像和照相。

4.7 特殊來訪人員的管理

4.7.1 認真、細致、全面的做好接待工作。

4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時致軍禮。

4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。

4.8 對推銷、發(fā)廣告人員的管理

4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進入管理服務(wù)區(qū)域必須事先與顧客有約,并進行登記后方可進入。

4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進行糾正或勸其離開管理服務(wù)區(qū)域。

4.8.3 對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進行驗證或向?qū)Ψ絾挝贿M行證實,如沒有合法身份,可交派出所處理。

4.8.4 對每一位外來人員都應(yīng)友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應(yīng)立

即請班長或主管進行協(xié)助調(diào)解,把糾紛控制在可處理范圍。

5.質(zhì)量記錄和表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運放行條》

gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》

gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時出入卡》

第3篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理工作程序

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件管理程序

1.0目的

對質(zhì)量管理體系文件予以控制,確保在使用時可獲得有關(guān)版本的適用體系文

件。

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量管理體系文件的控制。

3.0職責

3.1總經(jīng)理負責對公司質(zhì)量管理體系文件的評審和批準。

3.2管理者代表負責對公司質(zhì)量管理體系文件的總體控制。

3.3辦公室負責組織質(zhì)量管理體系文件的建立、整理、發(fā)放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部門負責管理本部門持有的質(zhì)量管理體系文件,并確保體系文件的有效使用。

4.0 過程識別

5.0 行為準則

a)文件應(yīng)清晰,便于識別,發(fā)布前得到批準;

b)外來文件應(yīng)識別并控制其發(fā)放;

c)使用文件場所都應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本;

d)對作廢文件做出標識或隔離,防止非預(yù)期使用;

e)手冊(含程序)發(fā)布或換版時應(yīng)先評審、批準后發(fā)布;

f)文件現(xiàn)行及更改狀態(tài)確?？勺R別.

6.0 程序

6.1 文件分類

6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術(shù)文件、質(zhì)量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理;

6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發(fā).

6.2 文件編目及標識

6.2.1 為確保文件的唯一性,公司做出規(guī)定:

a)質(zhì)量手冊:鄭州-y_-2002表示:××市××公司質(zhì)量手冊20__年版.每頁a-0表示a版第0次修改.

b)質(zhì)量記錄:jl-8.3-01表示質(zhì)量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.

6.3 文件控制

-編制文件應(yīng)收集企業(yè)背景資料并按iso9000系列標準要求編審;

-所有支持體系過程的文件發(fā)布前得到批準,確保適應(yīng)性;

-文件發(fā)放由主管部門登記編號并用分發(fā)/回收記錄控制發(fā)放;

-文件印制或復(fù)印應(yīng)確保清晰、易于辨別,并注明其版本或修訂狀態(tài);

-手冊管理執(zhí)行質(zhì)量手冊管理規(guī)定;

-主管部門擬列文件總清單,便于檢索和控制文件有效性;

-文件發(fā)放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件,包括圖紙,確保使用場所持有文件的唯一性和有效性;

-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.

6.4 文件更改

6.4.1 質(zhì)量手冊程序修改,由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經(jīng)理批準,手冊修改量大可采取換頁、修改頁數(shù)超過三分之一應(yīng)重新?lián)Q版印發(fā).換版應(yīng)評審后由總經(jīng)理批準.

6.4.2 技術(shù)文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經(jīng)理批準,如需改換文件修改部門,該部門應(yīng)獲得文件編制的原背景資料.

6.5 文件使用與保管

1)文件領(lǐng)用時,領(lǐng)用人應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字;

2)文件分發(fā)范圍由主管領(lǐng)導審批;

3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改,保證文件清晰易于識別;

4)妥善保管文件,放在通風、干燥、安全的地方;

5)文件可以是書面,如有條件也可使用電子媒體,但注意留有備份;

6)文件作廢銷毀應(yīng)有管理者代表批準.

7.0 相關(guān)文件

7.1 記錄控制程序

7.2 管理策劃控制程序

7.3 產(chǎn)品實現(xiàn)策劃(施工組織設(shè)計)管理程序

8.0 記錄

8.1 文件發(fā)放回收記錄

8.2 部門要控文件清單

8.3 文件更修改申請單

第4篇 物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

2.0適用范圍

適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。

3.0職責

品質(zhì)拓展部負責質(zhì)量體系文件和資料的管理。

4.0要點和實施

4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

4.2質(zhì)量體系文件的使用。

4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。

4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。

4.3質(zhì)量體系文件的保管。

4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。

4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。

4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。

4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。

4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動,則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負責審核、批準。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。

4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標識。

4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時,則應(yīng)將換版后的文件送達第三方認證機構(gòu)。

4.4.4問更改的方式。

文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應(yīng)能辨認更改前的內(nèi)容。

4.4.5文件更改的標識和記錄

文件更改后應(yīng)在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。

4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:

(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;

(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時。

4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。

4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。

4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

4.5.3作廢/失效文件在適當?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

4.6外來文件的管理。

4.6.1外來文件包括:

(1)本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;

(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。

4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。

4.6.3對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。

4.7文件的歸檔。

4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。

4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。

4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。

4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

4.8文件的補發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.9質(zhì)量體系文件的借閱。

4.9.1公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一:

(1)是公司的服務(wù)對象;

(2)是公司的主管上級;

(3)是公司的承包方;

(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。

4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機密,但上款第4項的除外。

4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質(zhì)/拓展部負責回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

4.11公開文件的控制。

4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。

4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。

4.11.3負責實施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負責此項工作。

4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

4.12品質(zhì)/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負責保存持有的記錄,保存期為3年。

5.0記錄

5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:

6.0相關(guān)支持文件。

第5篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件：鑰匙管理作業(yè)指導書

(標題應(yīng)和頁眉空一行)

物業(yè)質(zhì)量體系文件范本:鑰匙管理作業(yè)指導書

(標題應(yīng)和正文空一行)

1.0目的(所有阿拉伯數(shù)字加點的編號應(yīng)對齊,且1。0、2。0、3。0等大題目字體應(yīng)加粗)

加強安全防范,防止意外事件的發(fā)生。

2.0適用范圍

物業(yè)管理公司管理或代業(yè)主管理的所有鑰匙

3.0管理內(nèi)容(我們以前習慣把這條寫作制度或作業(yè)程序之類的,現(xiàn)在應(yīng)統(tǒng)一寫作管理內(nèi)容)

3.1鑰匙存放

--所有未交房的住戶鑰匙應(yīng)放在編號的紙袋中,存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。(此類表示無時間關(guān)系或重要順序的以橫線作條目的標記,而不用阿拉伯數(shù)字加點的編號,下面的2.2條亦同;而如果單是對2.1條進行展開說明的則可用阿拉伯數(shù)字加點的編號)

--所有轉(zhuǎn)讓房的鑰匙,應(yīng)貼上標識存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。

--其它鑰匙,應(yīng)標清楚識,指定人員管理。

--接管鑰匙要有《接管鑰匙總清單》記載所管鑰匙的類別數(shù)量等情況。

3.2鑰匙領(lǐng)用與配換

--所有鑰匙的領(lǐng)取、歸還必須到填寫 《鑰匙領(lǐng)用登記表》(lp09.01.13.01)(此處的原9002編號應(yīng)刪去,在有些文件中為了查閱對比的方便而保留,文件定稿時再刪但不要忘記)。

--配電房、消防控制中心、保險柜、監(jiān)控中心、倉庫的鑰匙不得領(lǐng)用(專人保管,不得借用)。

--鑰匙不得帶出公司。

--遺失鑰匙不得私自處理(如換鎖、配制),必須報保安部后由保安部決定,配鑰匙換鎖要在《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)上注明。

--換鎖、配制鑰匙應(yīng)由保安部助理指定人員執(zhí)行。

3.3保安員接到借鑰匙開戶門要求應(yīng)做如下處理(下面的表示方法是對本條直接提出要求,不涉及方法,并按時間或重要順序排列)

a)詢問清對方什么部門、什么事。

b)轉(zhuǎn)讓房的鑰匙由業(yè)主授權(quán),保安員可以借鑰匙帶客戶看房。

c)公司工程維修人員在說明原因并經(jīng)業(yè)主同意后保安員可借鑰匙。

d)保安員借鑰匙必須請鑰匙管理員核對,簽字確認后方可領(lǐng)走鑰匙。保安員還鑰匙時也應(yīng)請鑰匙管理員核對后,把鑰匙放回原處,由鑰匙管理員簽字確認,保安員方可離開。

4.0相關(guān)記錄

4.1《鑰匙領(lǐng)用登記表》(lp09.01.13.01)

4.2《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)

編寫:zz 審批:

第6篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：采購控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序

1.0目的

確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。

2.0適用范圍

2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。

2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。

3.0職責

3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計劃。

4.0程序

4.1物資的采購

4.1.1各部門負責人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量并結(jié)合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。

4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。

4.1.3單項金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。

4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應(yīng)商處進行采購。嚴格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。

4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。

4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準后可在其他供應(yīng)商處購買。

4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。

4.2供應(yīng)商的選擇

在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商,在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗執(zhí)行《進貨檢驗程序》。

4.4采購資料的控制

4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。

4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經(jīng)過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。

4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。

4.4.4對服務(wù)項目的分承包方合同須說明各項服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標準等。

4.4.5服務(wù)項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實施。

4.5對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定,并應(yīng)遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《進貨檢驗程序》

5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》

5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》

6.0 相關(guān)記錄

6.1《采購申請單》

6.2《借款單》

6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》

7.0 附錄

7.1《員工手冊》

7.2《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》

編寫: 審批:

第7篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:質(zhì)量記錄控制程序

1.0目的

證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)。

2.0適用范圍

適用于服務(wù)質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。

3.0職責

各部門負責標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質(zhì)量記錄。

4.0工作程序

4.1證實質(zhì)量體系有效運行的所有記錄都要進行標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。

4.1.1分供方提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

4.1.2各部門對接口部門提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。

5.2質(zhì)量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。

5.3各部門要根據(jù)自己的實際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。

5.4所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標識和種類的目錄或存檔方式的說明。

5.5對于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管,封裝時要作出標識。

5.6各部門要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。

5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當有任何更改時應(yīng)隨時更新該總覽表。

5.8質(zhì)量記錄的填寫要求

5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時,不能超過已完成的活動2個小時。

5.8.2不能隨意涂改質(zhì)量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。

5.9各部門各自編制所負責的《質(zhì)量記錄清單》,按《文件和資料的編號規(guī)則》進行標識。

5.10各部門每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄,并編目、存放。

5.11質(zhì)量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質(zhì)和丟失。

5.12質(zhì)量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。

5.13在合同有要求時,質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。

5.14增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。

5.14.1若取消或增加記錄時,應(yīng)向管理者代表提出申請,參照《文件和資料控制程序》。

5.14.2若記錄的格式有改變時,應(yīng)到資料室撤換舊的表格。

5.14.3管理者代表不定期對各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進行抽查,以確?，F(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件和資料的控制程序》

6.1《文件和資料的編號規(guī)則》

7.0相關(guān)記錄

7.1《質(zhì)量記錄清單》

7.2《借閱登記簿》

編寫: 審批:

第8篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：文件和資料控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序

1.0目的

確?，F(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

2.0適用范圍

適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

3.0職責

3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

4.0工作程序

4.1文件和資料的分類

4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

4.1.2外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

4.2文件和資料的編號

按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。

4.3文件和資料的受控狀態(tài)

4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。

4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋受控文件印章。

4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。

4.4文件和資料的編寫、審批

質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

4.5文件和資料的發(fā)布

4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。

4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

4.6文件和資料的更改

4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

4.7文件和資料的管理

4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。

4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。

4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

4.8文件和資料的換版與作廢

4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用正字的筆劃數(shù)表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上作廢印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。

5.0支持性文件

5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》

5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

6.0相關(guān)記錄

6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

6.2《文件和資料更改申請表》

6.3《質(zhì)量文件清單》

6.4《借閱登記簿》

6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

編寫:審批:

第9篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：糾正和預(yù)防措施控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:糾正和預(yù)防措施控制程序

1.0目的

通過分析不合格產(chǎn)生和潛在的原因,制訂并實施糾正和預(yù)防措施,以消除造成實際或潛在不合格的原因。

2.0適用范圍

適用于日常服務(wù)過程中發(fā)生的服務(wù)質(zhì)量不合格、內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審和第三方審核機構(gòu)中提出的不合格的處理。

3.0職責

3.1管理者代表負責組織對重大服務(wù)質(zhì)量問題和管理評審中提出的糾正和預(yù)防措施的跟蹤和驗證。

3.2各部門負責人負責組織本部門對需采取糾正和預(yù)防措施的問題制定方案并監(jiān)督實施,對處理結(jié)果進行跟蹤和驗證。行政部對各部門制定和實施的糾正和預(yù)防措施要進行監(jiān)督和檢查。

4.0工作程序

4.1 糾正和預(yù)防措施的提出

4.1.1針對以下情況應(yīng)考慮采取糾正和預(yù)防措施

4.1.1.1出現(xiàn)重大的服務(wù)不合格見《不合格品/服務(wù)控制程序》;

4.1.1.2日常服務(wù)過程中重復(fù)出現(xiàn)的相似特性的不合格;

4.1.1.3征詢、調(diào)查、檢查中發(fā)現(xiàn)的重復(fù)出現(xiàn)或影響惡劣的服務(wù)過程的不合格;

4.1.1.4用戶提出的不合格見《處理客戶投訴的工作流程》;

4.1.1.5內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審或第三方機構(gòu)審核中提出的不合格;

4.1.1.6任何不符和質(zhì)量文件或gb/t19001-2000:iso9001-2000標準的情況;

4.1.1.7發(fā)現(xiàn)的潛在不合格。

4.1.2各部門人員均可根據(jù)上述情況提出應(yīng)采取糾正和預(yù)防措施的問題。

4.2糾正和預(yù)防措施的應(yīng)用

4.2.1各部門之間依據(jù)4.1.1條款的內(nèi)容隨時都可以書面形式簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》對提出的不合格項,應(yīng)在報告中進行描述。

4.2.2《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》的簽發(fā)

4.2.2.1管理評審中提出的不合格由管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。

4.2.2.2內(nèi)部質(zhì)量審核中的不合格由內(nèi)審員簽發(fā)《內(nèi)審不合格報告》。

4.2.2.3服務(wù)過程中的不合格或用戶提出的不合格屬部門行政權(quán)限范圍以內(nèi)能解決的,由責任部門主管或分管領(lǐng)導簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,超越責任部門權(quán)限以外或涉及到其他部門的,應(yīng)提交管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。

4.2.2.4第三方機構(gòu)審核中提出的不合格由該機構(gòu)審核員簽發(fā)《不合格報告》。

4.2.2.5征詢、調(diào)查和檢查活動中發(fā)現(xiàn)的不合格,由該項活動的負責人簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。

4.2.3糾正措施

4.2.3.1實施的責任部門,應(yīng)對報告中提出質(zhì)量問題進行分析,查明發(fā)生不合格的原因,提出防止問題再發(fā)生具體措施和完成期限,填寫在《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》的相關(guān)欄目。

4.2.3.2由部門主管提出的糾正措施方案或重大的質(zhì)量問題和管理評審中提出的不合格制定的糾正措施方案應(yīng)報經(jīng)理審批后實施。

4.2.4預(yù)防措施

4.2.4.1各部門根據(jù)公司內(nèi)部或外部的消息,如對服務(wù)過程有影響的信息及反饋信息(如審核結(jié)果、服務(wù)報告、用戶意見調(diào)查、投訴記錄等)分析潛在不合格的原因,并制定相應(yīng)的預(yù)防措施,組織人員填寫《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,報公司分管領(lǐng)導批準。

4.2.4.2管理者代表負責組織對預(yù)防措施的監(jiān)督實施和驗證,具體監(jiān)督驗證工作由行政部實施。如預(yù)防措施實施有效,應(yīng)納入質(zhì)量體系文件。

4.2.5在規(guī)定的時間期限內(nèi),《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》簽發(fā)人負責對糾正和預(yù)防措施的實施進行驗證,以確定其是否執(zhí)行和有效。當有客觀證據(jù)證實糾正或預(yù)防措施已經(jīng)完成并且是有效的,《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》即予以關(guān)閉;若糾正和預(yù)防措施尚未完成或沒有實際效果,簽發(fā)人應(yīng)組織有關(guān)人員進一步深入分析原因,重新制定措施,確定完成日期。

4.3《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》由發(fā)出部門和行政部各保存一份。必要時管理者代表可保留一份。

4.4當糾正和預(yù)防措施引起質(zhì)量體系文件更改時,則由各相關(guān)部門將更改內(nèi)容納入相應(yīng)的體系文件中,按《文件和資料控制程序》要求審批后實施。

5.0相關(guān)文件

5.1 《不合格品/服務(wù)控制程序》

5.2 《文件和資料的控制程序》

5.3 《處理客戶投訴的工作流程》

6.0相關(guān)記錄

6.1 《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》

6.2 《內(nèi)審不合格報告》

編寫:審批:

第10篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：內(nèi)部質(zhì)量審核程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:內(nèi)部質(zhì)量審核程序

1.0目的

通過內(nèi)部質(zhì)量審核,驗證質(zhì)量體系文件的實施效果以及各項質(zhì)量活動是否符合質(zhì)量體系要求,確保質(zhì)量體系的有效性。

2.0適用范圍

適用于對本公司的內(nèi)部質(zhì)量體系審核。

3.0職責

3.1管理者代表負責內(nèi)部質(zhì)量體系審核工作的組織,任命內(nèi)審組長和審核員組成的審核組,批準《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》、《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》。

3.2內(nèi)審組長負責《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》的編制和審核工作的領(lǐng)導,及與受審核部門關(guān)系的協(xié)調(diào),編寫《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》。

3.3審核員負責編制《內(nèi)審檢查表》,進行現(xiàn)場審核,簽發(fā)《內(nèi)審不合格報告》。

3.4行政部負責內(nèi)部質(zhì)量審核的具體實施。

4.0工作程序

4.1審核的頻次

內(nèi)部質(zhì)量審核每年至少進行一次。需要時,可隨時安排局部或全局的審核。

4.2審核的準備

4.2.1審核前,管理者代表負責任命內(nèi)審組長,確定審核組成員。內(nèi)審員應(yīng)具備資格證書,并與被審核的部門無直接的責任關(guān)系。

4.2.2制定內(nèi)審實施計劃

內(nèi)審組長制定《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》,經(jīng)管理者代表批準后執(zhí)行,其內(nèi)容包括:

a)審核的目的和范圍,

b)審核的依據(jù),

c)審核組成員名單,

d)審核的日程安排。

4.2.3審核組預(yù)備會議

內(nèi)審組長召集審核員召開審核組的預(yù)備會,向?qū)徍藛T明確審核的目的和范圍,簡要介紹受審核部門情況后,研究和商定審核的策略、落實分工、確定審核的日程安排,并規(guī)定審核紀律和內(nèi)審員應(yīng)注意的事項。

4.2.4發(fā)放內(nèi)審計劃

審核組應(yīng)以書面的形式提前5天將內(nèi)審計劃發(fā)放到受審核部門、人員。

4.2.5準備并收閱工作文件

審核員進行審核工作前,應(yīng)事先備齊下列表格、文件和資料:

a)審核日程安排表和任務(wù)分配表,

b)《內(nèi)審檢查表》、《內(nèi)審不合格報告》,

c)質(zhì)量手冊和與受審核部門的質(zhì)量活動有關(guān)的程序文件、工作規(guī)程、上一次內(nèi)審發(fā)出的《內(nèi)審不合格報告》等。

4.2.6編制《內(nèi)審檢查表》

審核員根據(jù)收集到的文件和資料編寫《內(nèi)審檢查表》。

4.3審核實施

4.3.1首次會議

內(nèi)審組長召開首次會議,審核組成員和受審核部門負責人及主要陪同人員參加。

4.3.2現(xiàn)場審核

a)內(nèi)審員按照內(nèi)審計劃和編好的《內(nèi)審檢查表》到現(xiàn)場通過觀察、詢問、查閱文件和有關(guān)記錄等方式收集證據(jù),

b)對發(fā)現(xiàn)的不合格項,經(jīng)受審核部門、人員確認后,填寫《內(nèi)審不合格報告》,

c)內(nèi)審組長負責對審核的全過程進行控制。

4.3.3匯總、整理《內(nèi)審不合格報告》

內(nèi)審組長組織討論審核結(jié)果,確定不合格項,并與被審核部門交換意見后,填寫《質(zhì)量體系內(nèi)審不合格項目分布表》。

4.3.4未次會議

審核工作完成后,內(nèi)審組長主持召開未次會議,向管理者代表和受審核部門宣布審核結(jié)果,同時接受和回答受審部門提出的問題。

4.3.5《內(nèi)審不合格報告》由審核員簽發(fā),受審部門負責人簽名確認。

4.3.6編寫審核報告

《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》由內(nèi)審組長編寫,保證其具有正確性和完整性,并交管理者代表審批。

4.4責任部門根據(jù)《內(nèi)審不合格報告》要求制定和實施糾正和預(yù)防措施限期糾正,內(nèi)審組長負責按《糾正和預(yù)防措施控制程序》實施。

4.5《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》由行政部發(fā)給各個受審核部門、人員。內(nèi)部質(zhì)量審核工作中形成的記錄和報告由行政部歸檔保存,保存期為3年。

5.0相關(guān)文件

5.1《糾正和預(yù)防措施控制程序》

6.0相關(guān)記錄

6.1《內(nèi)審檢查表》

6.2《質(zhì)量體系內(nèi)審不合格項目分布表》

6.3《內(nèi)審不合格報告》

7.0附錄

7.1《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》

7.2《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》

編寫: 審批:

第11篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：進貨檢驗程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:進貨檢驗程序

1.0目的

通過對進貨檢驗的控制,防止未經(jīng)驗證及不合格的物資投入使用,以確保公司提供服務(wù)的質(zhì)量。

2.0適用范圍

對所采購物資的入庫驗證。

3.0職責

由提出申請的部門主管負責驗收,或由行政部人員驗收,行政部主管負責監(jiān)督。

4.0工作程序

4.1依據(jù)審批后的《采購申請單》或《采購計劃》對所采購回的物資進行入庫檢驗。

4.2批量采購回的物品數(shù)量少于10個全檢,11-50抽檢10個,51-100抽15個,101-200抽20個,200個以上抽檢10%,500件以上抽檢5%。

4.3驗證根據(jù)情況可采用核對數(shù)量、外觀檢查、樣板核對和合格證檢查等方式進行。對涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水暖器材、消防用具類、化工原料必須要有合格證;對小五金類、絕緣材料類、標準件類和其他雜項類應(yīng)核對規(guī)格、型號和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等。

4.4驗證合格由驗證人在《材料入庫驗收單》上進行記錄,對驗收中發(fā)現(xiàn)的不合格品按《不合格品/服務(wù)的控制程序》執(zhí)行。

4.5對急需使用的來不及檢驗的物品,由行政部主管或管理處主任或其授權(quán)人員簽名后,可予以緊急放行。放行部分要由庫管員注明數(shù)量、批號,并要有明確標識,以便一但發(fā)現(xiàn)問題時可以返回。沒有放行的部分按常規(guī)進行檢驗。

4.1對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品要經(jīng)過檢驗合格后方使用,并將檢驗結(jié)果作出記錄。

4.2對外購設(shè)備在投入使用前應(yīng)根據(jù)使用條件及要求進行檢驗,并作出記錄,對4.6、4.7條款,產(chǎn)品的驗收是以相關(guān)的要求進行(如制作圖樣、書面要求、說明書、采購協(xié)等)

4.3對分供方提供服務(wù)項目、工程項目的初始驗證。

4.3.1當分供方提供服務(wù)時,根據(jù)雙方協(xié)議內(nèi)容及對其提供的條件及資料進行驗證(如配備設(shè)備、人員素質(zhì)、工程材料等),此驗證是指服務(wù)/工程項目開始前進場的條件的驗證。

4.3.2若分供方提供的服務(wù)項目有階段性時,則對每一階段開始前進行驗證,以確保各階段的有效銜接。

4.3.3若對驗證符合要求時,才能通知對方開始服務(wù)/工程項目。

4.3.4若對驗證方不合要求時,應(yīng)通知對方不能開工,直至滿足條件為止。

4.4對所有以上的檢驗作出記錄并保存。

5.0相關(guān)文件

5.1 《不合格品/服務(wù)的控制程序》

6.0相關(guān)記錄

6.1 《采購申請單》

6.2 《材料入庫驗收單》

6.3 《采購計劃》

6.4 《材料入庫驗收單》

編寫: 審批:

第12篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：不合格品、服務(wù)的控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:不合格品、服務(wù)的控制程序

1.0目的

確保服務(wù)過程中的不合格產(chǎn)品及體系運作和服務(wù)過程中的不合格項(不合格服務(wù))得到及時有效的控制。

2.0適用范圍

對公司各部門提供服務(wù)過程中的不合格產(chǎn)品和不合格項的控制。

3.0職責

3.1各部門主管(管理處主任)或庫管員對不合格產(chǎn)品進行評審、標識和處置。

3.2各部門負責人對本管轄區(qū)提供服務(wù)活動過程中出現(xiàn)的不合格進行確認、處理。

4.0工作程序

4.1不合格產(chǎn)品的控制

4.1.1部門主管或管理處主任對服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格產(chǎn)品評審后,進行記錄和處置;庫管員對采購物資驗證出的不合格產(chǎn)品評審后,進行記錄、標識、隔離,由采購人員確認后進行退貨或更換,或按4.1.2進行處理。

4.1.2對使用過程中或采購回的不合格產(chǎn)品的處置應(yīng)由使用部門先填寫《不合格品處理報告》,然后經(jīng)部門主管或管理處主任批準后作出以下處理:

4.1.2.1降級使用于對服務(wù)影響無關(guān)部分;

4.1.2.2退貨;

4.1.2.3報廢。

4.2不合格服務(wù)的控制

4.2.1對服務(wù)過程質(zhì)量影響不大或用戶感覺不明顯的不合格服務(wù),各相關(guān)部門應(yīng)在當日內(nèi)作出處理并做好記錄。

4.2.2根據(jù)服務(wù)工作的檢查記錄,若有不符合要求或不合格的地方,主管部門應(yīng)提出處理意見,可填報《不合格項整改通知》,由相關(guān)的人員執(zhí)行,并在規(guī)定的期限內(nèi)對該服務(wù)工作進行復(fù)檢。

4.2.3因質(zhì)量體系運作或因工作失誤造成的使用戶嚴重不滿的服務(wù),由部門負責人或與機關(guān)部門評審確認后,填寫《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,并負責組織人員采取有效的糾正措施,在規(guī)定時限內(nèi)給予處理,若在近期內(nèi)無法解決的,則要制定糾正計劃。

4.2.4因客觀環(huán)境條件(如天氣、交通、市政等)的影響和制約所造成的不能滿足用戶要求的可事先與用戶協(xié)調(diào),經(jīng)用戶同意后,再約定時間進行處理。

4.2.5返工或返修后的服務(wù)項目應(yīng)按相應(yīng)的檢驗程序重新驗證并做記錄。

5.0 相關(guān)文件

5.1《糾正和預(yù)防措施控制程序》

6.0相關(guān)記錄

6.1《不合格品處理報告》

6.2《不合格/糾正預(yù)防措施報告》

6.3《不合格項整改通知》

第13篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：分供方管理程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:分供方管理程序

1.0目的

確保物業(yè)公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務(wù)。

2.0適用范圍

適用于相關(guān)部門采購物資時,對物資供應(yīng)商(即分供方)和物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方的選擇。

3.0職責

3.1行政部組織對分供方和物業(yè)管理服務(wù)項目分承包方進行資格審查、質(zhì)量審查和檔案的建立及管理。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責批準確定合格分供方與分承包方名單,并由經(jīng)理或其指定人員簽署采購或分包合同。

4.0工作程序

4.1物資供應(yīng)商的選擇和評審

4.1.1供應(yīng)商的資格要求:

a)必須有合格的營業(yè)執(zhí)照,

b)供應(yīng)商提供商品的價格,

c)供應(yīng)的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量要求等。

4.1.2各部門(管理處)應(yīng)擬出符合上述要求的若干家供應(yīng)商,對其評審等從以下幾方面進行:

a)供應(yīng)商的資質(zhì),信譽情況,

b)供應(yīng)商的品牌,

c)產(chǎn)品樣品的評審,

d)對比類似產(chǎn)品使用的歷史情況,

e)對比類似產(chǎn)品的試驗結(jié)果,

f)供應(yīng)商售后服務(wù)狀況等。

4.1.1行政部對評審結(jié)果進行記錄,并將兩個以上入選的供應(yīng)商評審記錄報物業(yè)管理公司經(jīng)理確認批準,形成《分供方評審表》。

4.1物業(yè)管理服務(wù)項目(包括外協(xié)加工及制作)分承包方的選擇和評審

4.2.1分承包方的資格要求

a)有合格的營業(yè)執(zhí)照,

b)提供的服務(wù)能滿足本公司管理和質(zhì)量要求,

c)在達到質(zhì)量要求的前提下,價格適宜。

4.2.2行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會同相關(guān)部門或人員對其進行初審,內(nèi)容包括:

a)分承包方的資質(zhì),信譽情況,

b)分承包方的質(zhì)量保證體系資料(如有),

c)分承包方的技術(shù)力量、人員素質(zhì)。

d)價格,

e)有無服務(wù)方面的承諾等。

4.2.3行政部對評審結(jié)果進行記錄,入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認以后,報物業(yè)管理公司經(jīng)理批準。

4.2.4所有經(jīng)評估合格的供應(yīng)方都應(yīng)列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業(yè)管理公司經(jīng)理批準。

4.2.5工程發(fā)包由物業(yè)管理公司經(jīng)理負責,應(yīng)注意:

a)工程發(fā)包應(yīng)嚴格按照投標或定向議標程序和相關(guān)規(guī)定進行,

b)對方提供的業(yè)績及榮譽資料必須進行驗證考查作出評審,

c)建安工程合同除應(yīng)有明確的工程范圍、工期、質(zhì)量標準、竣工時間外,還必須明確取費等級、材料設(shè)備供應(yīng)責任、工程造價核定及撥款結(jié)算的規(guī)定等。

a)由相關(guān)部門起草合同的文本,按《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》核準。

4.1對分供方的詢價控制參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》

4.2合格分供方的年度復(fù)審

4.4.1物業(yè)管理公司經(jīng)理每年12月組織對合格供應(yīng)商和合同期在1年以上的合格分承包方進行一次年度復(fù)審,審核內(nèi)容包括:

a)過去一年分供方的業(yè)績,

b)過去一年供應(yīng)的物資質(zhì)量狀況/分承包服務(wù)的質(zhì)量管理狀況,

c)各部門對相關(guān)分供方工作的檢查和評定記錄,

d)本公司于其在以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過嚴重質(zhì)量問題糾紛。

(注:提供一次性服務(wù)的分供方無需進行該項目復(fù)審)

4.4.2凡在評審中確定沒有達到合同要求的分承包方,經(jīng)物業(yè)管理公司經(jīng)理批準,以下列方式處理:

a)取消其合格分供方資格,

b)要求其限期整改,對未能在限期內(nèi)改進的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。

4.4.3行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發(fā)放到管理者代表和相關(guān)部門。合格分供方檔案主要包括以下內(nèi)容:

a)分供方提供初審時的資料,

b)供應(yīng)商的產(chǎn)品介紹或說明/分承包方年度復(fù)審記錄,

c)分供方提供的其他資料。

1.0相關(guān)文件

5.1《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》

5.1《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》

1.0相關(guān)記錄

6.1《分供方評審表》

6.2《合格分供方一覽表》

第14篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：培訓控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:培訓控制程序

1.0目的

通過對公司所有員工實施必要的培訓,使其掌握相應(yīng)崗位的操作技能和服務(wù)質(zhì)量意識,確保員工素質(zhì)滿足公司的要求。

2.0適用范圍

適用于公司所有培訓工作。

3.0職責

3.1管理者代表負責物業(yè)管理公司年度培訓計劃的制定和監(jiān)督實施工作,年度培訓計劃應(yīng)在年終總結(jié)結(jié)束后10個工作日內(nèi)提出,并由物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核、批準。

3.2行政部負責組織對各類員工培訓效果進行考核和鑒定;并負責保存由公司組織進行培訓的記錄。

3.3各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓計劃的要求,制定本部門相應(yīng)的培訓計劃見《員工培訓計劃表》,并負責組織實施,培訓記錄由各部門和管理處負責歸檔保管,有必要時,相關(guān)部門制訂部門培訓制度,參見《保安人員培訓制度》。

4.0工作程序

4.1入職培訓

4.1.1所有新入職本公司的員工都應(yīng)接受該項培訓及考核。

4.1.2對新員工的培訓主要包括以下內(nèi)容:

a)公司的基本情況、組織架構(gòu),

b)公司的質(zhì)量方針、目標、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識,

c)《員工手冊》、職業(yè)道德及質(zhì)量意識教育,

d)對員工的期望及要求。

4.1.3該項培訓由行政部或行政部指定人員組織實施并保存記錄。

4.2上崗培訓

4.2.1員工入職培訓合格后或轉(zhuǎn)換工種前均需經(jīng)上崗培訓,培訓時間根據(jù)工作崗位的要 求而定。

4.2.2上崗培訓主要內(nèi)容包括

a)應(yīng)知部分:如崗位的基本情況(崗位職責、人員配置及設(shè)備、設(shè)施的分布等),

b)應(yīng)會部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時的特殊處理程序等。

4.2.3上崗培訓由各用人部門負責組織,并指定專人進行?！杜嘤栍涗洝酚筛鞑块T保存,《員工培訓登記表》保存于員工檔案中。

4.3在職培訓

4.4員工參加外部培訓按公司有關(guān)行政制度執(zhí)行。

4.5除了以質(zhì)量手冊、流程文件以及作業(yè)指導書等工作文件作為員工的培訓教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實際編制培訓教材,如編制教材應(yīng)由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對培訓教材的評審。

5.0相關(guān)文件

5.1《保安人員培訓制度》

5.2《保潔部員工培訓考核流程》

5.3《工程部新入職員工培訓流程》

6.0相關(guān)記錄

6.1《培訓記錄》

6.2《員工培訓登記表》

6.3《員工培訓計劃表》

第15篇 某物業(yè)管理質(zhì)量體系文件編寫導則

1.0目的

1.1本指導書規(guī)定了編寫質(zhì)量體系文件的程序、格式和內(nèi)容,確保其規(guī)范性和協(xié)調(diào)性。

2.0適用范圍

2.1本指導書適用于指導本公司質(zhì)量體系文件的編寫。

3.0職責

3.1管理者代表負責總體組織、協(xié)調(diào)質(zhì)量體系文件的編寫工作。

3.2各職能部門、管理處負責組織本部門有關(guān)人員進行編寫工作。

4.0工作程序

4.1編寫要求

4.1.1質(zhì)量體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理制度、規(guī)定相協(xié)調(diào),各級體系文件之間也要互相協(xié)調(diào)。

4.1.2質(zhì)量體系文件編寫時力求“表達流程清晰、表達準確、涵蓋全面、簡單扼要、可操作性強”,實現(xiàn)唯一理解,不能針對某一事項有相互矛盾的不同文件同時出現(xiàn)和使用。

4.1.3遵循“現(xiàn)場、現(xiàn)實、現(xiàn)物”的原則編寫各類文件。所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到,一旦發(fā)現(xiàn)文件不適用(合),應(yīng)立即報擬制部門或人員按規(guī)定程序修改。

4.2文件編寫程序和格式

4.2.1文件編寫流程圖

4.2.2文件內(nèi)容與格式

4.2.2.1版面一般統(tǒng)一采用a4紙版面,便于保管和使用。

4.2.2.2文件頁面

a) 質(zhì)量手冊

b)程序文件

c)作業(yè)指導書

4.2.2.3內(nèi)頁

a)質(zhì)量手冊(頁眉)

b)程序文件(頁眉)

c) 作業(yè)指導書(頁眉)

4.2.2.4章節(jié)編號

a)文件章節(jié)編寫采用阿拉伯數(shù)字編排,如:1.;1.1;1.1.1……依次表示第一章;第一章第一節(jié);第一章第一節(jié)第一條……。

b)章節(jié)以下內(nèi)容是并列關(guān)系時,可采用英文的小寫加半括號編排,如a);b);c)……表示。

c)在a);b);c)……中如仍然需要分段敘述,則用“――”;①、②、③……表示。

4.2.2.5文件架構(gòu)和內(nèi)容

a)質(zhì)量手冊:按gb/t19001―2000idtiso9001:2000標準描述質(zhì)量體系。

b) 程序文件:標題應(yīng)說明開展活動的內(nèi)容及其特點,一般由管理對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。程序文件具體形式可參照下例:

1.目的

一般簡要說明為什么要開展這項活動(即描述為什么要制定此程序)。

2.適用范圍

本程序適用于那些范圍的活動,指出開展此項活動所涉及的有關(guān)部門、相關(guān)人員、產(chǎn)品等,必要時說明禁止事項。

3.術(shù)語和定義

一般是指本公司專用的或特殊(行業(yè))的術(shù)語或?qū)δ承┮装l(fā)生歧義的詞語等的特別定義。

4.職責

規(guī)定負責實施該項程序的部門或人員的責任和權(quán)限(包括哪個部門協(xié)調(diào)配合)。

5.工作程序

按活動開展的順序一步一步地列出開展活動的具體步驟,明確5w1h:

why:要達到什么效果;

what:做什么;

who:由誰來執(zhí)行;

when :在什么時候做;

where:在什么地方做;

how:具體怎樣做;

應(yīng)采用的材料、設(shè)備、文件等;

如何進行控制;

應(yīng)保留的記錄;

應(yīng)該注意的例外情況(必要時輔以流程圖等)。

6.引用文件和記錄表格

開展此項活動應(yīng)形成的報告,必須應(yīng)用的記錄、表格等,注明其編號和名稱,并附上表樣。

c) 作業(yè)指導書(工作手冊):是對程序文件的支持補充,編寫時應(yīng)堅持“最實際、最有效”的原則,使其具有良好的可操作性,內(nèi)容上應(yīng)滿足5wih原則,實現(xiàn)“唯一理解”,表達出:

where:在那里適用此份文件;

who:什么樣的人使用該文件;

what:此項工作的名稱是什么;

why:此項工作的目的是什么;

when:什么時候執(zhí)行;

how:如何按步驟完成作業(yè)。

4.3符號說明:

編寫程序和作業(yè)指導書可采用下列含義的符號。

5.0引用文件和記錄表格