項(xiàng)目部檔案管理制度

有哪些

項(xiàng)目部檔案管理制度旨在確保項(xiàng)目資料的安全、完整、有效管理，以便于日常運(yùn)營及后期查閱。主要包含以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)，設(shè)立科學(xué)的分類體系，對各類文件進(jìn)行編號，便于檢索。

2. 收集與整理：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，明確各部門職責(zé)，保證文件的及時收集與整理。

3. 存儲與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境與保護(hù)措施，防止文件損壞或遺失。

4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的使用規(guī)則，確保信息的安全，同時方便員工查閱。

5. 更新與銷毀：定期更新過期文件，對不再需要的檔案進(jìn)行安全銷毀。

6. 監(jiān)督與檢查：建立內(nèi)部審計機(jī)制，定期檢查檔案管理的執(zhí)行情況。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類與編碼： - 根據(jù)項(xiàng)目階段（如策劃、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等）和文件類型（如報告、合同、圖紙等）劃分大類。 - 設(shè)計獨(dú)特的編碼系統(tǒng)，如“p01-des-001”代表項(xiàng)目一的設(shè)計文件第一號。 - 每個文件夾內(nèi)應(yīng)包含目錄清單，便于快速定位文件。

2. 收集與整理： - 文件產(chǎn)生后，由產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人在一周內(nèi)完成歸檔工作，提交至檔案管理部門。 - 對于電子文件，需進(jìn)行加密處理，并同步備份至云端和本地服務(wù)器。 - 紙質(zhì)文件需裝訂整齊，附上文件封面，注明基本信息。

3. 存儲與保護(hù)： - 檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，防火、防潮、防蟲。 - 定期進(jìn)行檔案盤點(diǎn)，確保無遺漏。 - 對重要文件，采用雙備份策略，存放在不同地點(diǎn)。

4. 利用與借閱： - 員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。 - 借閱期限一般不超過一周，到期未歸還者，將影響其后續(xù)借閱資格。 - 借閱期間，檔案不得涂改、損壞，否則借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

5. 更新與銷毀： - 每年進(jìn)行一次全面的檔案清理，更新過期或已無參考價值的文件。 - 銷毀檔案前，需經(jīng)過檔案管理部門和相關(guān)部門的共同確認(rèn)，確保無誤后，方可執(zhí)行。

6. 監(jiān)督與檢查： - 每季度進(jìn)行一次檔案管理檢查，發(fā)現(xiàn)問題立即整改。 - 對于違反規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處罰。

上墻內(nèi)容

1. 項(xiàng)目部檔案管理原則：安全第一，便于查閱，定期更新。

2. 檔案分類圖示：清晰展示各類檔案的分類結(jié)構(gòu)。

3. 借閱流程圖：簡化版的借閱流程，方便員工理解和操作。

4. 檔案管理責(zé)任人：公布檔案管理部門的聯(lián)系人及其職責(zé)。

5. 檔案管理規(guī)定摘要：列出關(guān)鍵的管理規(guī)定，如借閱期限、文件保護(hù)等。

以上制度的實(shí)施，旨在提高項(xiàng)目部的工作效率，保障信息的安全，同時提升團(tuán)隊協(xié)作的順暢性。各成員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)良好的檔案管理秩序。

項(xiàng)目部檔案管理制度范文

第1篇 房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

房地產(chǎn)新項(xiàng)目部檔案管理制度

為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實(shí)際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

一、歸檔范圍

主要為工程和設(shè)備檔案資料

1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補(bǔ)充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

2、設(shè)備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗(yàn)收階段的裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢

3、驗(yàn)單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護(hù)手冊、說明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗(yàn)記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗(yàn)記錄、安裝驗(yàn)收單、存在問題及處理意見;運(yùn)行及維護(hù)修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機(jī)工具清單、設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

二、檔案保密制度

1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度。

2、凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

三、檔案工作人員崗位職責(zé)

1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識。

2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項(xiàng)工作服務(wù)。

3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

四、檔案管理制度

1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

2、檔案柜內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

3、做好檔案柜內(nèi)六防(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

4、對檔案柜所藏檔案要進(jìn)行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機(jī)使用。

6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。

五、檔案安全制度

1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進(jìn)出檔案清點(diǎn)制度,檔案柜實(shí)行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

2、每次長假前應(yīng)對檔案進(jìn)行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實(shí)消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進(jìn)行。

3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。

4、查閱檔案時,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)。

七、檔案的收集

1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。

2、工程檔案資料按項(xiàng)目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機(jī)聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

5、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

6、項(xiàng)目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

7、本公司購置的設(shè)備儀器的隨機(jī)全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。