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酒店存貨管理制度是確保酒店運營效率和利潤的關鍵，它涵蓋了從采購、存儲到消耗的所有環(huán)節(jié)。該制度旨在優(yōu)化庫存管理，減少浪費，提高資金周轉(zhuǎn)率，并為客人提供高質(zhì)量的服務。
包括哪些方面
1. 采購管理：規(guī)范采購流程，設定審批權限，確保只購買必需品。
2. 存儲管理：設立庫存記錄，定期盤點，防止物品過期或丟失。
3. 庫存周轉(zhuǎn)：設定安全庫存水平，避免過度庫存或缺貨。
4. 成本控制：通過精確的庫存跟蹤，降低損耗，提高成本效益。
5. 員工培訓：確保員工了解存貨政策，執(zhí)行正確操作。
6. 報表與分析：定期生成庫存報告，用于決策支持。
重要性
酒店存貨管理的重要性不可忽視，它直接影響酒店的運營效率和財務狀況。有效管理可以降低運營成本，提高服務質(zhì)量，增強客戶滿意度，同時也有助于預防欺詐和盜竊，保障酒店資產(chǎn)安全。此外，良好的存貨管理還有助于提升酒店的形象，增加回頭客。
方案
1. 制定采購策略：基于銷售數(shù)據(jù)和預測，制定科學的采購計劃，避免盲目進貨。
2. 實施庫存自動化：采用庫存管理系統(tǒng)，實時更新庫存信息，減少人為錯誤。
3. 設立庫存警報：當庫存低于預設閾值時，自動觸發(fā)補貨提示。
4. 定期盤點：至少每季度進行一次全面盤點，確保賬實相符。
5. 建立退貨和報廢流程：明確處理不合格或過期商品的程序，減少浪費。
6. 培訓與監(jiān)督：定期對員工進行存貨管理培訓，加強日常監(jiān)督，確保制度執(zhí)行到位。
7. 優(yōu)化供應商關系：建立長期合作關系，保證供應穩(wěn)定，爭取更有利的價格條件。
8. 分析庫存數(shù)據(jù)：利用數(shù)據(jù)分析工具，找出庫存管理的瓶頸，持續(xù)優(yōu)化流程。
酒店存貨管理制度應以提高效率、降低成本和提升服務為核心，通過不斷調(diào)整和完善，使之成為酒店競爭力的重要組成部分。
酒店存貨管理制度范文
第1篇 酒店存貨工作管理制度
第一條為了加強酒店的存貨管理,規(guī)范存貨的購進、領用、耗用、節(jié)余庫存保管及存貨各環(huán)節(jié)核算的操作流程和管理行為,現(xiàn)根據(jù)酒店管理公司經(jīng)營管理的需要,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定中的存貨是指酒店在日常經(jīng)營過程中行將消耗的原物料、燃料及經(jīng)營性輔助設備(不包括固定資產(chǎn)部分)。
具體包括:
1、原材料:餐飲業(yè)各種制作的基礎性原材料,如魚、肉、蔬菜以及干貨調(diào)料等;
2、庫存商品:存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、紙巾等出售商品;
3、物料用品:一次性餐具、客用拖鞋等一次性耗材和經(jīng)營性輔助設備(不包括固定資產(chǎn)部分);
4、燃料:指酒店各設備正常運營維護所需的各種燃料等。
第三條 存貨的購進管理
一、存貨的購進采取“采購計劃審批制”:
1、單價在500元以上的各種經(jīng)營性輔助設備(指低值易耗品部分)的購進審批,分管副總簽批;單價在500元以下的各種經(jīng)營性輔助設備、日常經(jīng)營所需的原物料及燃料的購進審批,部門經(jīng)理簽批。
2、對不同存貨,采取不同時期申報計劃:
(1)日計劃:指需購進的各種基礎性原材料食品,由廚部頭一天預測第二天的需要量,據(jù)此擬定需求,填制《廚房訂貨申請表》,報餐飲部經(jīng)理審核簽字后,交采購部辦理正式采購業(yè)務。申報計劃時間為每天下午4:00-5:30。
(2)周計劃:指需購進的凍品、煙等,填制《_____周計劃申購單》
由倉庫申報部門經(jīng)理審批,交采購部辦理采購業(yè)務。申報計劃時間為每周六下午4:00-5:30。
(3)半月計劃:指需購進的干貨、調(diào)料,由倉庫報計劃,填制《_____半月計劃申購單》,由倉庫申報部門經(jīng)理審批,交采購部辦理采購業(yè)務。申報計劃時間為每月5號和20號.
(4)月計劃:指需購進的客房低值易耗品、印刷用品等,由倉庫以及各部預測該月需要量,并據(jù)此擬定需求,填制《_____月計劃申購單》,由倉庫申報部門經(jīng)理審批分管副總簽字后,交采購部辦理采購業(yè)務。申報計劃時間為每月25號。
3、對印有酒店標識的各種經(jīng)營性材料及物品(如一次性餐具、紙巾、客房洗具、拖鞋、茶具等),以及價值高的干貨等原材料原則上應采取招標的方式選擇相對固定的制作供應商,簽訂定期的供貨合同(除非因產(chǎn)品質(zhì)量、結(jié)算價格及其他合作方面的原因需更換)及價格協(xié)議(按時間段)?！禵____申購單》一式四聯(lián),申購部門留存一聯(lián),其他三聯(lián)經(jīng)審批后一聯(lián)交采購部、一聯(lián)交倉庫、一聯(lián)交財務部。
二、購進存貨的驗收管理:
1、采購部收到批準的月計劃申購單后,應及時與供應商聯(lián)系,確定具體的供貨時間和每批次的供貨量,并及時通知倉庫,以便核對驗收,安排倉位。
2、 到貨時的具體驗收規(guī)定:
(1)購進的各種食品鮮貨部分,采用直進直出的辦法,直接由廚部、餐飲部實物管理責任人(指經(jīng)營場所日常經(jīng)營性貨物的實物管理人)專人驗收,倉庫保管監(jiān)收。
① 廚部、餐飲部所需貨品的驗收,原則上應指定相對固定的貨品驗收區(qū)域(指定的驗收區(qū)域應鄰近貯藏室或倉庫,應保持燈光明亮、清潔衛(wèi)生、安全保險),配備專門的實物數(shù)量驗收工具、必要的質(zhì)量檢驗測試裝置和特殊貨物(如冷凍、保鮮貨物)的貯藏工具及場地;
② 貨品驗收人和監(jiān)收人必須對照申購單上所列品名、單價、數(shù)量和質(zhì)量辦理貨品驗收和監(jiān)收工作;
③ 驗收工作包括貨品數(shù)量驗收和貨品質(zhì)量驗收兩方面內(nèi)容:
a、貨品數(shù)量驗收
a、如果是密封的容器,應逐個檢查是否有啟封的痕跡,并逐個過稱,以防短缺;
b、如果是袋裝貨品,應通過點數(shù)或稱重,檢查袋上印刷的重量是否與實際一致;
c、散裝貨品,應逐個品種稱重,確定實際貨品數(shù)量。
b、貨品質(zhì)量驗收
a、貨品驗收人員應具備貨品質(zhì)量方面的知識和貨品質(zhì)量檢驗水平;
b、驗收中對貨品質(zhì)量把握不準的,應證詢相關技術人員的意見;對海鮮及其他水產(chǎn)品的質(zhì)量驗收工作,原則上應由廚部主管參與進行;
c、必須嚴把貨品保質(zhì)期關,對同一批貨品不同保質(zhì)期的不予驗收,對與合同或訂貨單上規(guī)定的保質(zhì)期不符的不予驗收。
c、貨品驗收過程中,對已點驗過的貨品必須與未點檢的貨物分開存放。
d、驗收的貨品如果與一覽表列貨品、數(shù)量、質(zhì)量等一致時,在一覽表中相應項目旁作上“已到貨”標記;如果不符,則要根據(jù)具體情況報行政總廚、餐飲部負責人或分管總經(jīng)理處理。
e、全部貨品的測試、檢驗、過磅、清點工作,應在送貨人在場時完成;貨物驗收人和監(jiān)收人應始終在現(xiàn)場,不得由其他非相關人員代行驗收和監(jiān)收工作;驗收之后,應盡快將貨品送進貯藏室、水池或倉庫。
④ 填制《××酒店入庫單》〔一式三聯(lián),貨物驗收人一聯(lián),送交貨人或供應單位一聯(lián),財務部一聯(lián)(此聯(lián)由貨物監(jiān)收人送交)。格式見表4〕,驗收單各欄次內(nèi)容字跡必須清楚明了,數(shù)量嚴禁亂涂亂改;各相關責任人必須在驗收單對應欄次對驗收單內(nèi)容簽字確認。
⑤ 驗收工作完成后,將訂貨單、《××酒店入庫單》和發(fā)票訂在一起,及時送交財務部稽核人員。
(2)其他貨物的驗收工作,直接由各對應倉庫庫管進行,由財務部稽核人員監(jiān)收,其具體驗收規(guī)定同上。
第2篇 酒店存貨采購費用報帳管理細則
關于存貨采購及費用報帳管理細則
酒店各部門:
為了提高工作效率,規(guī)范存貨采購及費用報帳的手續(xù),特制定本細則:
一、供應商貨款的結(jié)算:
1.個體戶供應商貨款支付的規(guī)定:凡以個人名義與酒店簽定協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明供應商的姓名,身份證號碼,聯(lián)系電話及地址(一家供應商只能以一個人名義簽定協(xié)議,不得多戶多人)。在支付貨款時,由協(xié)議中的供應商領取現(xiàn)金或支票,出納員必須核對無誤后,方能發(fā)放。
2.以單位名義開記戶的供應商貨款支付的規(guī)定:幾以單位名義與酒店簽定協(xié)議的供應商,在協(xié)議中必須詳細注明單位名稱,開戶銀行,帳號,委托經(jīng)辦人姓名,身份證號碼及貨款的支付方式(支票、匯票等),收款單位必須與合同單位一致。在進行貨款支付時,由協(xié)議中委托經(jīng)辦人領取支票或匯票等。如有變更,需加蓋供貨商單位或財務專用章的負責人簽名的書面變更通知書,出納員方能辦理結(jié)算手續(xù)。
3.所有以供貨商名義辦理入庫和結(jié)算手續(xù)的貨款支付,原則上不得由酒店采購員代為結(jié)算,如有此情況,出納員應拒絕付款。
4.供應商應方式的規(guī)定:個體戶性質(zhì)的供應商以現(xiàn)金(不高于1000元)或支票方式支付,其他供應商原則上以轉(zhuǎn)帳支票,電匯等方式支付。
5.供應商貨款結(jié)算流程及時間規(guī)定:
(1)每月的18日為上月貨款對帳日,供應商將上月的貨物入庫單整理,開具正規(guī)有效的發(fā)票(不得使用復印件),根據(jù)要求填費用報銷單,注明單據(jù)張數(shù),貨品名稱,金額和供應商單位或姓名,由經(jīng)辦采購員簽字,采購部經(jīng)理核準后,到財務部成本會計處對帳,財務部成本會計對貨款結(jié)算金額的真實性,發(fā)票及
報帳單填寫的規(guī)范性,有效性進行認真審核,不合規(guī)定者不予 以辦理。
(2)由成本會計審核報帳單據(jù)后,報財務經(jīng)理及總經(jīng)理批準后付款。
(3)出納會計復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確,支付方式,支付單位是否正確等,復核無誤后方可按支付方式規(guī)定的方式辦理結(jié)算手續(xù)。
二.自行采購報帳具體程序:
1.采購人員采購的物品應于事畢2日內(nèi)必須辦理報帳手續(xù),按要求填寫費用報銷單并附相關原始單據(jù)及相對應的申購單與入庫單,經(jīng)采購部經(jīng)理批準后,交成本會計審核并簽字確認,然后依次經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理的批準后付款。
2.出納復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確等,復核無誤后方可辦理結(jié)算手續(xù)。出納必須做到報帳人有借款的首先沖銷借款。
三.日常費用報銷程序:
酒店各部門日常報銷差旅費,辦公費,汽車費用及水電費,交總經(jīng)理批準后付款,出納復核審批權限,程序是否正確,手續(xù)及相關單據(jù)是否齊全,金額計算是否準確等。復核無誤后方可辦理結(jié)算手續(xù)。如果有借款必須首先沖銷其借款。
四.預付貨款的報帳程序:
對于一些外地供應商及其他特殊的廠家,必須先預付款后發(fā)貨的,采購人員或申請人必須填制《匯票,支票申請單》,注明事由,金額,申請人及對方單位名稱等,在采購部經(jīng)理核準后,依次財務經(jīng)理簽字,總經(jīng)理批準后,方可預付。預付的帳款財務部有權要求采購
人員或申請人及時地到財務沖賬。對于預付帳款的報銷單據(jù)在收貨后或事畢后2日內(nèi)必須填制費用報銷單在經(jīng)手人及采購部經(jīng)理簽字
后,由財務經(jīng)理,總經(jīng)理簽字后才能報銷。
五.借款的管理:
酒店各部門的其他費用支出及因公出差等需借款時,必須由借款人填寫借款單,在所屬部門負責人核準后,經(jīng)財務經(jīng)理審核,總經(jīng)理批準后,方可辦理借款,借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款,逾期不報帳或償還借款,財務部將停發(fā)其工資,直至與財務部清賬完畢。前賬未清而需借款的人員,需經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理批準后方可借款,但在下次報銷中一并報帳。酒店杜絕一切因私個人借款,特殊情況下,必須有擔保人,經(jīng)財務經(jīng)理,總經(jīng)理,董事長批準。
六.關于原始單據(jù)的規(guī)定:
財務審批堅持支出的合理性,單據(jù)的合法可信性。手續(xù)不全者不予報銷。采購人員及其他部門報銷的單據(jù),必須是稅務部門認可的發(fā)票。若采購人員向個體戶購買商品,因急需而賣方又無發(fā)票者,應由賣方定出售貨證明,并簽名蓋章,有一人以上的采購人員證明及驗收人員的驗收證明,經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可給予報銷。
七.違規(guī)處罰規(guī)定:
以上報帳及審核人員,應認真履行職責,嚴格按規(guī)定要求辦理事務。若違反規(guī)定視情節(jié)輕重,處于違規(guī)金額2倍以上5倍以下的罰款外并作除名處理。
八.本規(guī)定于2008年1月1日起執(zhí)行。
綠水雅客生態(tài)酒店
第3篇 某酒店存貨庫存盤點管理制度
酒店存貨庫存盤點管理制度
為了加強公司的存貨管理,規(guī)范存貨的庫存保管及存貨各環(huán)節(jié)的監(jiān)督與核查行為,現(xiàn)根據(jù)酒店管理公司經(jīng)營管理的需要,特制定本制度作為財務管理制度的補充以共同遵守。
存貨具體包括:
1、原材料:餐飲業(yè)各種制作的基礎性原材料,如、魚、肉、燕鮑翅、蔬菜等,以及干貨調(diào)料等;
2、庫存商品:存放于倉庫及水吧的香煙、酒水、飲料等出售商品;
3、物料用品:清潔用品、日用品、客房一次性用品和經(jīng)營性輔助設備(不包括固定資產(chǎn)部分);
4、燃料:指酒店各設備正常運營維護所需的各種燃料等。
一、存貨的領用管理
1、 各部門原則上應指定專門的領料人,部門負責人有權簽字授于領料人對本部門日常所需物質(zhì)進行領用;超出領料范圍且沒有總經(jīng)理或財務主管簽字的,倉庫有權拒絕發(fā)貨。
2、 特殊情況下的急件領用,由部門經(jīng)理口頭或書面授權倉庫保管員,倉庫保管員方可發(fā)貨,但領料單位負責人必須在1日內(nèi)到倉庫辦理簽字手續(xù);若在領貨后的1日內(nèi)沒有辦理簽字手續(xù)的,由當值倉庫保管員向財務上報,對領料人處以至少5元的罰款;若當值倉庫保管員沒有上報,而2日內(nèi)領料單仍沒有簽字的,對當值倉庫保管員處以至少5元的罰款。
二、 存貨的庫存管理
1、 酒店倉庫及各部門實物管理責任人,對各庫存的物品,必須按照《五常法》的要求分類或?qū)ｉT存放,嚴禁將不同屬性和不同存放要求的物品混存。
2、 庫存實物的進庫和發(fā)出,嚴禁無單、無手續(xù)的物品進庫和發(fā)放;辦妥物品進庫和發(fā)放手續(xù)后,登記實物庫存保管賬,電腦輸單操作。并定期進行庫存物品的賬實核對盤點工作,發(fā)現(xiàn)差異,及時查明原因,予以解決,無法解決的,報財務部負責人處理;對超過保質(zhì)期和有質(zhì)量問題的貨品,不得對外發(fā)放,并及時填制《報損單》(一式三聯(lián),一聯(lián)倉庫留存?zhèn)洳?另二聯(lián)經(jīng)財務部簽字后一聯(lián)留存財務部處理。),經(jīng)部門負責人審核簽字,送交財務部稽核人員核實后,報財務部負責人處理。各實物管理責任人當所保管的實物庫存接近或達到最低庫存儲備量時,應及時主動地向部門負責人或相關部門提出采購(領用)申請計劃。
3、 各實物管理責任人在發(fā)放各物品時,必須嚴格按照先進先出的原則發(fā)放實物。先進先出:是指按照物品購進的先后順序和物品保質(zhì)期的短長順序,進行物品的發(fā)放。即先購進和保質(zhì)期短的物品先發(fā)放,后購進和保質(zhì)期長的物品后發(fā)放。
三、各部門具體規(guī)定:
1、各營業(yè)部門吧臺:吧員及實物庫管員于每月應對實有庫存進行實物盤點,與對應的實物保管賬期末結(jié)存實物數(shù)量進行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時查清解決;同時,依據(jù)當月《領料單》,匯總填制《本月部門物品領、用、存報告表》,經(jīng)部門負責人審核簽字后,報送財務部。期間隨時無條件的接受財務的定期及不定期抽查盤點。
2、酒店倉庫:倉庫庫管員于每月應對實有庫存進行實物盤點,做到日清月結(jié),與對應的實物保管賬結(jié)存實物數(shù)量進行核對,發(fā)現(xiàn)問題,及時查清解決。
3、財務部:
(1) 財務部稽核人員應定期不定期抽查酒店各倉庫的實物庫存是否與其實際賬存數(shù)量相符;各項庫存實物的管理是否符合相關規(guī)定,發(fā)放實物是否嚴格按照先進先出的原則執(zhí)行;
(2) 每月末,財務部稽核人員應參與各倉庫庫存的實物盤點工作,一方面,核實庫存實物的賬實情況;另一方面,核查庫存實物的質(zhì)量(有無質(zhì)變、過期產(chǎn)品)和各品種庫存是否合理;同時,對各部門填制的《本月部門物品領、用、存報告表》列數(shù)據(jù)進行核實(依據(jù)平時收到的各進、出、領用物品憑證進行核對)和確認;發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因,界定責任,報財務部負責人處理。
(3) 財務部負責人收到各種報告時,應及時依據(jù)酒店的相關規(guī)定進行處理,或會同各部門負責人協(xié)商后,報酒店總經(jīng)理處理。
四、 庫存管理責任:
1、 對庫存實物發(fā)生的質(zhì)量問題,屬驗收把關不當造成的,能要求供應商退換的,應盡量要求供應商退換,同時,追究驗收責任人的工作責任;不能退換造成的損失,由驗收責任人負責賠償;屬保管不當造成的,直接追究保管責任人的責任,并由其承擔全額的損失。
2、 對庫存實物發(fā)生短損、霉變、變質(zhì)的,屬定額內(nèi)(其實物定額根據(jù)各物品的性質(zhì),參照同行業(yè)的平均標準進行確定)的,直接計入當月成本(此部分應嚴禁套用定額數(shù)而自用);定額外的部分,直接追究保管責任人的責任,并由其承擔全額的損失,物品被盜原價賠償。
3、 財務部稽核人員稽核工作不到位,對應稽核、監(jiān)控的方面不予稽核、監(jiān)控,應發(fā)現(xiàn)
的問題未予發(fā)現(xiàn),或?qū)Πl(fā)現(xiàn)的問題不予上報,事后被查出的,直接追究稽核人員的責任,并嚴肅處理。
4、庫貨屬于公司資產(chǎn),任何人不得借出、或出庫給他人,
5、 特殊情況,報酒店總經(jīng)理處理;非常情況,可直接上報酒店管理公司研究處理。
五、罰則:
在盤點過程中如發(fā)現(xiàn)物品與賬實不符,多余部份調(diào)增物品庫存,短少部份按價賠償具體如下:
1、賬實不符品種在1-5個之間的。每個品種給于10元罰款。
2、賬實不符品種在5-10個之間,每個品種給于15元罰款
3、賬實不符品種在10個以上的除每個品種給于20元罰款外,保管員自動離職。
庫貨屬于公司資產(chǎn),任何人不得借出、或出庫給他人,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)公司總經(jīng)理書面同意授權外保管人擅自借出或出庫給他人。除保管人如數(shù)賠償外還將給予乙類過失處理。
六、附則:
1、在財務主管盤點結(jié)果抽查過程中如發(fā)現(xiàn)物品賬實不符,未及時發(fā)現(xiàn)的處理的。除對當事人以上處罰外,還將對于材料會計及倉庫主管20元罰款過失處理。
2、在總經(jīng)理盤點結(jié)果抽查過程中如發(fā)現(xiàn)物品賬實不符,未及時發(fā)現(xiàn)的處理的。除對當事人以上處罰外,還將對于財務主管20元罰款過失及材料會計及倉庫主管20元罰款過失雙倍處理。
本規(guī)定自頒發(fā)之日起實行。
