公司員工檔案管理制度

有哪些

公司員工檔案管理制度主要包括以下幾個方面：

1. 檔案建立：新入職員工的個人信息、學歷證明、工作經(jīng)歷、健康狀況、合同文件等資料應全面收集并整理成檔。

2. 檔案管理：設立專門的檔案管理部門，負責檔案的日常維護、更新和保密工作。

3. 權(quán)限設定：明確各部門對員工檔案的訪問權(quán)限，確保敏感信息的安全。

4. 檔案更新：員工的職務變動、績效考核、培訓記錄、獎懲情況等應及時錄入檔案。

5. 檔案借閱：制定嚴格的借閱流程，防止檔案丟失或濫用。

6. 檔案銷毀：對于離職員工的檔案，按規(guī)定時間進行安全銷毀。

7. 法規(guī)遵守：確保所有操作符合國家關于員工檔案管理的法律法規(guī)。

實施細則

1. 檔案收集：人力資源部門在員工入職一周內(nèi)完成檔案建立，所有資料需原件掃描存檔，紙質(zhì)版統(tǒng)一存放。

2. 檔案分類：按照員工編號或姓名進行分類，便于查找。

3. 信息更新：每月至少進行一次檔案信息審核，確保信息準確無誤。

4. 訪問權(quán)限：只有人力資源部、直線經(jīng)理及相關部門在業(yè)務需要時，經(jīng)審批后方可查閱檔案。

5. 借閱流程：需填寫借閱申請表，經(jīng)直接上級和人力資源部批準后，由專人陪同查閱，不得私自復制或拍照。

6. 信息安全：檔案存儲區(qū)域應設置門禁，定期進行安全檢查，防止信息泄露。

7. 檔案銷毀：離職員工檔案在離職滿兩年后，由人力資源部提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。

上墻內(nèi)容

1. “尊重員工隱私，檔案管理嚴謹，未經(jīng)授權(quán)嚴禁查閱?！?

2. “檔案更新及時，確保信息準確，助力企業(yè)發(fā)展?！?

3. “檔案安全，人人有責，不得私自復制或泄露?！?

4. “離職檔案，按規(guī)定時間銷毀，保障雙方權(quán)益。”

5. “遵守法規(guī)，規(guī)范操作，打造專業(yè)、公正的檔案管理體系?！?/p>

通過上述制度的實施，我們將建立起一個高效、安全、合規(guī)的員工檔案管理系統(tǒng)，為公司的決策提供有力支持，同時也保障每位員工的合法權(quán)益。

公司員工檔案管理制度范文

第1篇 科技公司員工檔案管理規(guī)定

科技公司員工檔案管理規(guī)定

為規(guī)范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規(guī)定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應按照此規(guī)定執(zhí)行。

1員工檔案的調(diào)入

1.1公司試用期滿并轉(zhuǎn)正的合同制員工,需在轉(zhuǎn)正后一個月內(nèi),將本人檔案調(diào)入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。

1.2公司合同制員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時,由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區(qū)人才服務中心提供原單位出具的《同意調(diào)出函》,再由中國國際人才開發(fā)中心開出《商調(diào)函》,員工持《商調(diào)函》回原單位辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。

1.3員工在辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時,需同時將社會養(yǎng)老保險等材料轉(zhuǎn)到公司人力資源部。

1.4根據(jù)北京市勞動局的有關規(guī)定,公司合同制員工,爭取能在試用期滿后一個月內(nèi),將檔案調(diào)入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。

2員工檔案的調(diào)出

員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內(nèi)將檔案調(diào)離公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶。

2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個月內(nèi)辦清離職手續(xù)的,公司依法將員工檔案自動轉(zhuǎn)出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動科,由此引起的一切爭議由員工本人負責。

2.2員工在辦理完離職手續(xù)后,到人力資源部開具《同意調(diào)出函》,員工所在部門出具員工個人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協(xié)議、集體存檔人員解除勞動合同證明信等,到中國國際人才開發(fā)中心辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù),同時辦理《社會養(yǎng)老保險》的轉(zhuǎn)移手續(xù)。

3.外埠員工檔案及用工管理

3.1根據(jù)北京市勞動局和人事局有關規(guī)定,公司人力資源部負責為符合條件的外埠員工辦理相關《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險、北京市戶籍等相關手續(xù)。

3.2除《暫住證》外,其它各項證件、證明或手續(xù)的原件統(tǒng)一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費用由員工本人負擔。

3.3員工無論何種原因離職,各種證件統(tǒng)一由公司按照國家及北京市相關規(guī)定予以處理。

3.4不符合北京市勞動局和人事局有關規(guī)定的外埠員工,公司不予辦理上述各項手續(xù)(含各項保險),公司也不予任何形式的補償。

4 本規(guī)定解釋權(quán)屬公司人力資源部。