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本合同章使用管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部合同管理流程，確保合同章的合理使用，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提高業(yè)務(wù)效率。
包括哪些方面
1. 合同章的保管與使用
2. 合同審批流程
3. 合同章使用權(quán)限
4. 合同章使用記錄與審計(jì)
5. 違規(guī)處理與責(zé)任追究
重要性
合同章作為公司對(duì)外簽訂合同的法定標(biāo)識(shí)，其使用直接關(guān)乎公司的法律責(zé)任與信譽(yù)。不規(guī)范的使用可能導(dǎo)致合同效力爭(zhēng)議、法律糾紛甚至經(jīng)濟(jì)損失。因此，建立嚴(yán)格的合同章使用管理制度，對(duì)于維護(hù)公司合法權(quán)益，保障業(yè)務(wù)穩(wěn)定運(yùn)行至關(guān)重要。
方案
1. 合同章的保管與使用 - 合同章由公司法務(wù)部門專人負(fù)責(zé)保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 - 使用前，需填寫《合同章使用申請(qǐng)單》，詳細(xì)列明合同基本信息，包括合同名稱、對(duì)方信息、合同金額等。 - 使用合同章時(shí)，需在法務(wù)人員監(jiān)督下進(jìn)行，確保印章清晰無(wú)誤。
2. 合同審批流程 - 所有合同在使用合同章前必須經(jīng)過(guò)法務(wù)部門和相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)、銷售等）的審核。 - 審核內(nèi)容包括但不限于合同條款的合法性、公平性，以及對(duì)公司利益的影響。 - 審核通過(guò)后，由公司高級(jí)管理層授權(quán)使用合同章。
3. 合同章使用權(quán)限 - 只有法務(wù)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)授權(quán)的高級(jí)管理人員有權(quán)批準(zhǔn)使用合同章。 - 其他員工未經(jīng)授權(quán)，不得擅自使用或要求他人使用合同章。
4. 合同章使用記錄與審計(jì) - 每次使用合同章，都應(yīng)在《合同章使用登記簿》上記錄，包括使用時(shí)間、使用人、合同信息等。 - 法務(wù)部門定期進(jìn)行合同章使用情況的審計(jì)，檢查使用記錄是否完整，有無(wú)違規(guī)行為。
5. 違規(guī)處理與責(zé)任追究 - 對(duì)于違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重給予警告、罰款直至解除勞動(dòng)合同等處罰。 - 如因違規(guī)使用合同章導(dǎo)致公司損失，將依法追究相關(guān)責(zé)任人法律責(zé)任。
通過(guò)上述措施，我們期望能建立一個(gè)高效、安全的合同章使用環(huán)境，確保公司的每一項(xiàng)交易都在法律框架內(nèi)進(jìn)行，為公司的穩(wěn)健發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
合同章使用管理制度表范文
第1篇 合同章使用管理制度范例
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合同專用章管理【1】
第一章 總 則
第一條 為了規(guī)避公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司利益,根據(jù)國(guó)家有關(guān)印章使用管理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況特制定本管理辦法,旨在規(guī)范公司合同專用章的管理。
第二條 具備下列條件之一的方可發(fā)放合同專用章:
(一)對(duì)外聯(lián)系購(gòu)銷、加工任務(wù)較多的部門;
(二)取得授權(quán)委托具獨(dú)立經(jīng)營(yíng)資格的企業(yè)非法人分支機(jī)構(gòu)。
第三條 本規(guī)定適用于 集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)公司)及下屬企業(yè)或部室對(duì)合同專用章的管理。
第二章 管理、監(jiān)督機(jī)構(gòu)
第四條 具備本管理規(guī)定第二條條件的部門、分支機(jī)構(gòu)為合同專用章的管理部門,實(shí)行合同專用章專責(zé)人保管制度,由企業(yè)的負(fù)責(zé)人授權(quán)合同專用章專責(zé)人,出具書(shū)面的授權(quán)委托書(shū)。企業(yè)建立《合同專用章管理表》,專人領(lǐng)取和歸還印章情況在表上予以記錄。被授權(quán)人員工作變動(dòng)的應(yīng)辦理用章的交接手續(xù)。
第五條 集團(tuán)公司法律事務(wù)室負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)合同專用章的管理情況進(jìn)行監(jiān)督,定期或不定期檢查合同專用章使用管理情況。企業(yè)應(yīng)積極配合,提供相關(guān)記錄和材料。
第三章 用章的流程及檔案保管
第六條 合同專用章的用章申請(qǐng)審批權(quán)由企業(yè)依據(jù)合同的審批權(quán)限授權(quán)相關(guān)負(fù)責(zé)人員。超越授權(quán)范圍的,將追究負(fù)責(zé)人和使用人的責(zé)任。申請(qǐng)人依據(jù)已獲審批的《用章審批登記表》到用章管理員處辦理用章。
第七條《用章審批登記表》包括用章日期、用章單位、用章內(nèi)容、批準(zhǔn)用章人、經(jīng)手人、蓋章人等內(nèi)容,必須逐項(xiàng)登記字跡要清楚。
合同專用章的管理人應(yīng)對(duì)《用章審批登記表》上記載內(nèi)容予以認(rèn)真核對(duì),確認(rèn)無(wú)誤后方可蓋章,并將用章記錄在《用章登記簿》上登記。
第八條 對(duì)須經(jīng)過(guò)多部門會(huì)簽的合同,憑會(huì)簽表并在《用章登記簿》登記,可使用合同專用章,會(huì)簽表復(fù)印件應(yīng)保存?zhèn)浒浮?/p>
第九條 禁止在空白文本或空白合同書(shū)上預(yù)蓋合同專用章。
第十條 所有用印申請(qǐng)審批流程必須按以上流程嚴(yán)格執(zhí)行,特殊緊急事項(xiàng)需要用章的,如單位領(lǐng)導(dǎo)均外出,用章人可通過(guò)電話或其他方式向有用印審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)口頭請(qǐng)示核準(zhǔn)后,用章管理人方可用章,事后用章人應(yīng)補(bǔ)齊用章審批手續(xù)。
第十一條 合同專用章管理人不在崗時(shí),印章保管部室負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名臨時(shí)用章管理人,臨時(shí)用章管理人除按照用章程序在合同上用章外,應(yīng)于《用章審批登記表》的蓋章經(jīng)手人處簽名備查。
第十二條 蓋章完畢后,印章保管人應(yīng)將《用章審批登記表》、《用章登記簿》或相關(guān)文件審批表復(fù)印件等資料存檔以備檢查。
第十三條 一般情況下,不得將印章攜帶出單位外使用。如確需在單位外用印時(shí),必須經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),辦理印章出借手續(xù),并由印章管理人員或企業(yè)負(fù)責(zé)人指定的專人到場(chǎng)監(jiān)印。
第四章 附 則
第十四條 用章管理人應(yīng)妥善保管合同專用章,不得擅自出借、攜帶外出。
所有人員都必須嚴(yán)格依照本管理辦法規(guī)定程序使用印章,不得越權(quán)審批,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自使用。違反本管理規(guī)定造成損失的,企業(yè)有權(quán)給予處分,并要求責(zé)任人員賠償造成的損失。
第十五條 合同專用章發(fā)生遺失、損毀、被盜等情況時(shí),用章管理人應(yīng)即日向辦公室書(shū)面報(bào)告,若外出或下班的,應(yīng)先口頭報(bào)告,事后提交書(shū)面報(bào)告,辦公室收到報(bào)告后應(yīng)即時(shí)向企業(yè)負(fù)責(zé)人匯報(bào),并及時(shí)采取補(bǔ)救措施,依法公告作廢,用章管理人有過(guò)錯(cuò)的,企業(yè)有權(quán)給予處分,并要求其承擔(dān)造成企業(yè)損失的賠償責(zé)任。
第十六條 本管理辦法由集團(tuán)公司法律事務(wù)室負(fù)責(zé)解釋,從20 年 月 日起施行。
公司合同管理制度【2】
第一章 總 則
第一條 為了實(shí)現(xiàn)依法治理企業(yè),促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展,規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為,提高經(jīng)濟(jì)效益,防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失,根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定,特制定本管理辦法。
第二條 凡以公司名義對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的,應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。
第三條 訂立經(jīng)濟(jì)合同,必須遵守國(guó)家的法律法規(guī),貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。
第四條 本辦法所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷售、采購(gòu)、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同,不包括勞動(dòng)合同。
第五條 除即時(shí)清結(jié)者外,合同均應(yīng)采用書(shū)面形式,有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條 國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。
第七條 公司由法律顧問(wèn)根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán),全面負(fù)責(zé)合同管理工作,指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。
第二章 合同的訂立
第八條 與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來(lái)意向,經(jīng)協(xié)商一致,應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。
第九條 訂立合同前,必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況,無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。
第十條 除公司法定代表人外,其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同。
第十一條 對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式,法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式,其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。
第十二條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問(wèn)專門管理,需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù),領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書(shū),經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。
第十三條 符合以下情況之一的,應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同:
1. 單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬(wàn)元的;
2. 有保證、抵押或定金等擔(dān)保的;
3. 我方先予以履行合同的;
4. 有封樣要求的;
5. 合同對(duì)方為外地單位的;
第十四條 經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的(指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等),數(shù)量和質(zhì)量,價(jià)款或者酬金,履行的期限、地點(diǎn)、和方式,違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。
第十五條 對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的,應(yīng)當(dāng)封存樣品,有合同雙方共同封存,加蓋公章或合同章,分別保管。
第十六條 合同標(biāo)的額不滿一萬(wàn)元,按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書(shū)面合同的,必須事先填寫非書(shū)面合同代用單,注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款,注明不能訂立書(shū)面合同的理由,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意,否則該業(yè)務(wù)不能成立。
第十七條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對(duì)方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào),如不能一一注明,須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條 合同文本擬定完畢,憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問(wèn)、財(cái)務(wù)部門等職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)后加蓋公章或合同專用章方能生效。
第十九條 公司經(jīng)理對(duì)合同的訂立具有最終決定權(quán)。
第二十條 流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上,合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。
第二十一條 對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同,嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章,嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章;如有例外需要,須總經(jīng)理特批。
第二十二條 單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條 合同蓋章生效后,應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。
第二十四條 合同文本原則上我方應(yīng)持單份,至少應(yīng)持二份,合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)部、辦公室、法律顧問(wèn)、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存,其中元件由財(cái)務(wù)部門和辦公室留存。
第二十五條 非書(shū)面合同代用單也視作書(shū)面合同,統(tǒng)一予以編號(hào)。
第三章 合同的履行
第二十六條 合同依法訂立后,即具有法律效力,應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行,
第二十七條 業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳,每一合同設(shè)一臺(tái)帳,分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條 有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。
第二十九條 財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作,對(duì)具有下列情形的業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)拒絕付款:
1. 應(yīng)當(dāng)訂立書(shū)面合同而未訂立書(shū)面合同,且未采用非書(shū)面合同代用單的;
2. 收款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的。
第三十條 付款單位與合同對(duì)方當(dāng)事人名稱不一致的,財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條 在合同履行過(guò)程中,合同對(duì)方所開(kāi)具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可,經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后,再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。
第三十二條 合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料,對(duì)工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度,以保證合同的完整性。
第四章 合同的變更和解除
第三十三條 變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律顧問(wèn)等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可。
第三十四條 我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式,并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。
第三十五條 有關(guān)部門收到對(duì)方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問(wèn)。
第三十六條 變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求,掛號(hào)寄發(fā)或由對(duì)方簽收,掛號(hào)或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力,納入本辦法規(guī)定的管理范圍。
第三十八條 合同變更后,合同編號(hào)不予改變。
第五章 其他
第三十九條 合同作為公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證,有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。
第四十條 業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳,按公司的要求,定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況,由法律顧問(wèn)據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況,并向總經(jīng)理匯報(bào)。
第四十一條 各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等)按合同編號(hào)整理,由法律顧問(wèn)確認(rèn)后交檔案管理人員存檔,不得隨意處置、銷毀、遺失。
第四十二條 公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行考核,并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對(duì)員工和部門的工作成績(jī)考核范圍。
第六章 責(zé)任
第四十三條 凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的,追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。
第四十四條 因故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的,移送有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。
第七章 附則
第四十五條 本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。
第四十六條 本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。
第四十七條 本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
