監(jiān)理文件管理制度是對(duì)監(jiān)理工作中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行有效管理和控制的體系，它涵蓋了從文件的編制、審批、發(fā)放、使用、存儲(chǔ)到銷毀的全過程。主要內(nèi)容包括：
1. 文件分類與編碼：明確各類監(jiān)理文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 文件編制與審批：規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求，以及各級(jí)別的審批流程。
3. 文件發(fā)放與使用：確定文件的發(fā)放范圍，規(guī)定文件的使用權(quán)限和方式。
4. 文件變更管理：設(shè)立文件修訂、替換和廢止的程序。
5. 文件存儲(chǔ)與檢索：規(guī)定文件的存儲(chǔ)條件、期限，以及檢索方法。
6. 文件保密與安全：設(shè)定文件的保密級(jí)別，制定相應(yīng)的保護(hù)措施。
7. 文件歸檔與銷毀：明確文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序。
包括哪些方面
1. 法規(guī)依據(jù)：確保所有管理制度符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
2. 內(nèi)部流程：定義內(nèi)部文件處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，如起草、審查、簽發(fā)、執(zhí)行、反饋等。
3. 責(zé)任分工：明確各部門和人員在文件管理中的職責(zé)和權(quán)限。
4. 文件質(zhì)量：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，符合項(xiàng)目需求。
5. 技術(shù)支持：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件電子化、自動(dòng)化管理。
6. 培訓(xùn)與考核：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理知識(shí)的培訓(xùn)和考核。
7. 監(jiān)督檢查：定期進(jìn)行文件管理的審計(jì)，確保制度執(zhí)行的有效性。
重要性
監(jiān)理文件管理制度對(duì)于項(xiàng)目的順利實(shí)施至關(guān)重要，它：
1. 保證信息的準(zhǔn)確傳遞：避免因文件管理混亂導(dǎo)致的信息錯(cuò)漏和延誤。
2. 提升工作效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，提高文件處理的速度和效率。
3. 保障項(xiàng)目質(zhì)量：確保監(jiān)理工作依據(jù)準(zhǔn)確無誤的文件進(jìn)行，防止質(zhì)量問題。
4. 防范風(fēng)險(xiǎn)：良好的文件管理能減少法律糾紛，保護(hù)公司利益。
5. 促進(jìn)知識(shí)積累：通過有序的文件歸檔，積累項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：提供具體的操作步驟和示例，以便員工參照?qǐng)?zhí)行。
2. 實(shí)施系統(tǒng)化管理：引入文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的在線編輯、審批和共享。
3. 定期評(píng)估和修訂：根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，定期評(píng)估制度的有效性，適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
4. 強(qiáng)化培訓(xùn)：對(duì)新員工進(jìn)行文件管理制度的培訓(xùn)，確保全員理解并遵守。
5. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)文件管理的檢查和督促。
6. 激勵(lì)與獎(jiǎng)懲：將文件管理納入績(jī)效考核，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處罰。
通過上述方案，監(jiān)理文件管理制度將更加完善，為監(jiān)理工作的高效、有序開展提供有力保障。
監(jiān)理文件管理制度范文
第1篇 監(jiān)理文件資料日常管理實(shí)施細(xì)則
監(jiān)理工作文件及資料日常管理實(shí)施細(xì)則
為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作,使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,系統(tǒng)化的軌道,結(jié)合本工程項(xiàng)目實(shí)際情況,公司制定了施工階段資料管理制度期,要求監(jiān)理部按本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行:
(一)監(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類,質(zhì)檢資料類,進(jìn)度控制文件類,計(jì)量支付類,施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。
(二)綜合文件類按照竣工驗(yàn)收文件、月報(bào)及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計(jì)文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、交工驗(yàn)收申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件。
2、月報(bào)及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報(bào)表,監(jiān)理月報(bào),年中、終及最終工程總結(jié)報(bào)告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補(bǔ)充協(xié)議書。
4、變更設(shè)計(jì)文件類包括變更會(huì)議紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)申請(qǐng)表、變更令,應(yīng)分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文,監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令,監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要,監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時(shí)間分類歸檔,監(jiān)理部下發(fā)通知、上報(bào)文件按成文時(shí)間單獨(dú)歸檔;會(huì)議紀(jì)要及工作指令分合同按時(shí)間順序分別歸檔;監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則單獨(dú)歸檔。
(三)圖紙類包括設(shè)計(jì)及施工圖紙、變更設(shè)計(jì)圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計(jì)圖順序分別歸檔,其中變更設(shè)計(jì)圖按下發(fā)的時(shí)間順序排列。
(四)質(zhì)檢資料類按試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、測(cè)量資料、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔:
1、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告包括各種原材料試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿配合比試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告、壓實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告、穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、水泥劑量試驗(yàn)報(bào)告、油石比試驗(yàn)報(bào)告、篩分試驗(yàn)報(bào)告、其他各種試驗(yàn)報(bào)告、外購(gòu)材料(產(chǎn)品)合格證書。試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測(cè)量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測(cè)成果表、施工測(cè)量放樣單、各項(xiàng)工程高程測(cè)量結(jié)果、線路測(cè)量結(jié)果、測(cè)量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測(cè)成果表單獨(dú)成冊(cè),施工測(cè)量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)檢資料包括分項(xiàng)開工報(bào)告、檢驗(yàn)申請(qǐng)單、質(zhì)檢表及檢測(cè)結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項(xiàng)開工、檢驗(yàn)申請(qǐng)、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報(bào)告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。
5、試驗(yàn)資料類由試驗(yàn)專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,測(cè)量資料類由測(cè)量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)檢資料由各合同組長(zhǎng)統(tǒng)一收集整理歸檔,質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
(五)進(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖(表)、計(jì)劃、批準(zhǔn)文件,分期進(jìn)度圖(表)、(月、季、年)計(jì)劃、批準(zhǔn)文件,開工令,開工報(bào)告,施工組織設(shè)計(jì),有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時(shí)間順序分類歸檔。
(六)計(jì)量支付類包括中期計(jì)量支付證書、計(jì)量支付報(bào)表、中間計(jì)量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料,分合同依時(shí)間先后順序分類歸檔。
(七)施工原始記錄類包括監(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄,分合同段分類歸檔,其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理員填寫。
(八)所有監(jiān)理文件及資料除試驗(yàn)、測(cè)量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
(九)所有往來文件必須由綜合組做好收發(fā)文記錄。
(十)所有文件盒必須建立文件清單目錄,后附備考表。
(十一)所有保存文件必須清晰,原則上保存原件。
(十二)建立文件閱辦制度及登記請(qǐng)單。
(十三)所有文檔由綜合組在微機(jī)上做好文件索引并保存。
(十四)年終由綜合組對(duì)本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。
(十五)工程結(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對(duì)監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報(bào)。
第2篇 監(jiān)理文件資料管理辦法
1 范圍
本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。
本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。
2 引用文件和術(shù)語(yǔ)
q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定
3 職責(zé)
3.1 總監(jiān)理工程師
3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。
3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3 組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。
3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師
負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3 信息管理員
根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。
4 控制程序
4.1 明確監(jiān)理信息流程
根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。
4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定
工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。
4.3 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放
在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。
4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。
4.3.2 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:
a) 監(jiān)理合同;
b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;
c) 監(jiān)理指令;
d) 監(jiān)理工作日志;
e) 監(jiān)理周(月)報(bào);
f) 會(huì)議紀(jì)要;
g) 審核簽認(rèn)文件;
h) 工程質(zhì)量認(rèn)證文件;
i) 危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;
j) 工程款支付證明;
k) 工程驗(yàn)收記錄;
l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;
m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;
n) 工程施工文件資料;
o) 工程收函;
p) 勘察、設(shè)計(jì)文件;
q) 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;
r) 顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;
s) 涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。
4.3.3 工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。
4.4 建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。
4.5 工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。
4.6 對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。
4.7 對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。
