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第1篇 商務信函：詢價函
(1)詢價函的概念
詢價，是由買方向賣方就某項商品交易條件提出的詢問。詢價目的是請對方報價．詢價對交易雙方都沒有法律上的約束力。
(2)詢價函的結構及寫作方法
詢價函可以向賣主索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。
詢價函例文1
詢價函
×××先生：
我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購君山毛尖茶。品質：一級。規(guī)格：每包100克。望責廠能就下列條件報價：
l.單價。
2.交貨日期。
3.結算方式。
如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。
希速見復。
××副食品公司
×年×月×日
詢價函例文2
××公司：
請貴方給我方寄來按照所附明細提供零件的報價一式三份。
請按明細單所列各項在報價中注明品名全稱、型號、技術規(guī)格、材質、價格和重量，并請注明可能的交貨期和按立方米計算的總交貨量。
亦請分別注明包裝費和運輸費。
請貴方告知我方寄出報價的盡可能準確的日期。
如貴方因故不能提出報價，請貴方盡快回信告知我方，我方將十分感謝。
預致謝意。
××公司 ×先生
×年×月×日
第2篇 商務信函詢價函
___________先生：
我公司對貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購___________毛尖茶。品質：一級。規(guī)格：每包___________克。望責廠能就下列條件報價：
單價。
交貨日期。
結算方式。
如果貴方報價合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。
希速見復。
___________副食品公司
___________年___________月___________日
第3篇 你真會發(fā)“催款函”嗎？——信函催收18個要點及4類范本！
你真的會發(fā)“催款函”嗎？——信函催收的18個要點及4類范本！
2018-04-29 朱為敏 律師 法妞問答
信函催收是非訴催收的一種重要方式， 非訴催收是指 債權人 依據(jù)法律規(guī)定和合同約定通過非 訴訟 （含仲裁）的手段向 債務人 發(fā)出要求債務人履行義務的請求。非訴清收是相對于訴訟（含仲裁）而言的，相對訴訟催收，非訴催收更加簡便、高效、便捷，不容易傷和氣，運用得當?shù)脑?，能夠取得很好的催收效果?/p>
一般而言， 清收逾期貸款應遵循漸進的原則 ，就追討而言，能通過非訴的手段要回來的錢，盡量不要 打官司 ，但需要啟動訴訟程序的時候不要猶豫，不要無原則的等待就可以了。 非訴催收手段主要包括電話、信函、上門三種，信函催收是非常重要的非訴催收手段， 在實踐中被信貸機構廣泛采用，筆者在給客戶服務的過程中，客戶遇到逾期后，幫助客戶起草催款通知是我們律師的基礎工作。在給客戶服務的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，很多客戶對如何起草催款函？何時發(fā)送催款函？催款函在起草過程中的要點等存在一些認識上的誤區(qū)。
一、信函催收概述
信函催收是指債權人以發(fā)送信函的方式向債務人主張權利并要求債務人償還 債務 ，信函催收是常見的一種非訴訟催收的手段，信函催收比較正式，可以一次性簽發(fā)給大量客戶，比較便宜。設計規(guī)范專業(yè)的信函會給客戶留下良好的信用管理的形象。信函催收運用得當?shù)脑捘苋〉梅浅：玫拇呤招Ч浔锥耸切藕呤沼袝r容易被客戶忽略，威懾力相對不夠，一般情況下信函催收過程中需配合電話跟進和上門催收等方式，這樣才更能引起客戶的重視取得良好的效果。
二、信函催收概述信函的種類
信函大體上可分為到期前的還款提醒函、逾期催收函、 律師函 、短信、微信、電子郵件等幾種，本文對于律師函、短信、電子郵件等就不討論了，重點集中在提醒函和催款函上。
01
到期前提醒函
要想有效減少逾期，信貸機構應當有規(guī)范的提醒客戶還款的機制，一般來說，信貸機構應在每次還款日前通過電話、短信的方式提醒客戶準時還款，必要的時候可以給客戶發(fā)送書面的還款提醒函，在提醒函中，應寫明還款的金額、還款日期、還款方式等內(nèi)容。
02
逾期催款函
逾期催款函為客戶逾期后發(fā)送的信函，也就是我們通常說的逾期催款通知，在逾期催款通知中應包括借款的基本情況、 欠款 數(shù)額、給客戶造成的不良結果、我們的目的（要求還款）等內(nèi)容，在發(fā)送逾期催款函時，在措辭上應當根據(jù)不同的債務主體，進行一定的調(diào)整。
03
催款律師函
律師函是指律師接受客戶的委托就有關事實或法律問題進行披露、評價，進而提出要求以達到一定效果而制作、發(fā)送的專業(yè)法律文書。律師函有特定的寫作格式，通過律師對某一事實進行法律評價和風險估計，其目的在于以法律尺度和律師的判斷，對送達對象曉之以法律事實，動之以利弊得失，讓送達對象得出自己的“法律評價”，即“傳法達意”。律師函是以律師事務所和律師的名義發(fā)出的，雖然從法律上不具有任何強制效力，但是由于律師事務所和律師的特殊地位及形象，債務人收到律師函相對于收到一般催款函一般都會比較重視，律師站在法律的角度對問題進行分析，使債務人意識到這個問題已經(jīng)上升到法律層面，并且給人感覺，律師一旦介入那就離打官司不遠了，這樣客戶會更加重視，一定會進行綜合分析考慮，這樣就會有利于義務的履行。
三、發(fā)送逾期催款函需要注意的問題
逾期催款函應當在 訴訟時效 有效期內(nèi)送達，有些信貸機構讓借款客戶在借款時提前簽署催款函，這種做法容易引發(fā)糾紛，實際上借款到期后有兩年的訴訟時效，兩年時間足夠用了，信貸機構需要及時維權，提前讓客戶簽收催款函的做法不建議采用，沒有什么必要。（ 民法總則 實施后普通訴訟時效已經(jīng)改為3年）
逾期催款函應當采用書面形式，書面形式便于留存 證據(jù) 。
3
逾期催款函應當以適當方式送達。根據(jù)《關于審理民事案件適用訴訟時效制度若干問題的規(guī)定》中的規(guī)定，如果直接送達，借款人為法人或者其他組織的，簽收人可以是其法定代表人、主要負責人、負責收發(fā)信件的部門或者被授權主體；借款人為自然人的，簽收人可以是自然人本人、同住的具有完全行為能力的親屬或者被授權主體。一般應堅持讓其本人簽收為主，實踐中門衛(wèi)、收發(fā)室、財務室、鄰居、未成年子女簽收普遍存在，容易發(fā)生爭議。
4
如果采用發(fā)送信件或者數(shù)據(jù)電文的方式送達，應當在合同中的通知和送達條款中對送達地址和郵箱等提前約定好。郵寄送達最好選擇ems（畢竟給人感覺郵政系統(tǒng)相對于別的快遞公司更權威一些），郵寄送達時在快遞單上一定要注明發(fā)送的是某一 借款合同 的催款通知，并通過拍照、錄像等方式把封存催款函的過程保存下來，及時查詢送達情況，如對方簽收，及時電話跟進。
5
對于下落不明的債務人，債權人在國家級或者下落不明的當事人一方住所地的省級有影響的媒體上刊登具有主張權利內(nèi)容的公告，可以起到 訴訟時效中斷 的效果，這也屬于信函催收。
6
符合法律要求的催收通知可以達到訴訟時效中斷的效果。訴訟時效中斷是指已開始的訴訟時效因發(fā)生法定事由不再進行，并使已經(jīng)經(jīng)過的時效期間喪失效力。我國民法通則第140條確認了訴訟時效中斷的情況和事由，“訴訟時效因提起訴訟、當事人一方提出要求或者同意履行義務而中斷。從中斷時起， 訴訟時效期間 重新計算。
7
借款合同有第三方擔保的，必須注意向擔保方催收。
8
從審慎角度分析，如果借款人是分期還款，債權人應當盡量做到每筆到期債務到期前都進行催收。
9
逾期催款函的接收人盡量具體到某一具體職位的某一人員。如果覺得有必要，可以給不同的人發(fā)送多封。
10
逾期催款函中要寫明發(fā)送方的名稱或姓名，并留下具體的聯(lián)系方式，聯(lián)系方式上要寫明聯(lián)系人的職位與職權、回電號碼，以便對方和我們聯(lián)系。
11
催款函的語言要確切、簡明、直接，沒有多余的套話。
12
催款函的長度一般不要多于一頁，一頁就足夠了，但一定要說明貸款的來龍去脈。
13
要求支付的金額要寫在催款通知的突出位置，可通過字體、顏色與其他文字區(qū)別開來，避免埋沒在正文中，文中涉及到金額一定要有中文大寫，可以小寫大寫都有，在計算的基礎上注意核對清楚，金額不要寫錯。
14
措辭應當堅定，必須明確的向債務人傳遞一個信號，我們需要其按照我們的要求及雙方約定及時付款，不用過多的使用謙恭性的語言，信函結束處一定要給對方確定的付款或回復信函的時間，最后告訴對方未履行付款會有什么后果。
15
避免“時間段”的寫法，例如，“收到本函之日起七天之內(nèi)”，這樣容易產(chǎn)生爭議，要寫具體的日期，如“2016年12月25日之前付款”。
16
在催款函中告知客戶你已發(fā)出多少提醒函或催款函，但需要注意的是只能有一封最后通知函，催款函的數(shù)量不要發(fā)送過多，一般控制在三封以內(nèi)比較合適。
17
隨著拖欠時間的延長，催款函的態(tài)度、語氣也應隨之加大力度，實踐中很多機構的催款函千篇一律，那樣的話效果就會變差了。
18
關于回執(zhí)的問題，我們目前的做法是制作專門的回執(zhí)，在回執(zhí)上中對催款函內(nèi)容進行一定重復，為穩(wěn)妥起見，我們還會讓客戶在回執(zhí)上簽字蓋章并在催款通知復印件上讓客戶簽字和蓋章，并將送達回執(zhí)及催款通知復印件合在一起讓客戶加蓋騎縫章或騎縫簽字或摁手印。
催款函的樣本舉例
以下以小貸公司為例列舉幾個催款函范本，供參考！
1 貸款到期前提醒函（以企業(yè)借款人為例）
該函主要用來在客戶到期前提醒客戶還款，一般在還款日前5—10天發(fā)給客戶，從目前本人客戶的情況來看，小額貸款的客戶一般都是通過電話或短信的方式提醒客戶還款，內(nèi)容相對下面的提醒函會進行一定的簡化。
【樣例1】還款提醒函
致：某某有限公司
尊敬的客戶，貴公司于2015 年5月20日與本公司簽訂一份編號為2015052的《某某小額貸款公司借款合同》，貴公司作為借款人向本公司借款人民幣2000000（大寫：貳佰萬）元，借款期限為六個月，從2015年5月21日至2015年11月20日，利率為月息2%，還款方式為每月付息，到期還本付息，付息日為每月20日。本公司已經(jīng)依約履行了借款合同項下的義務，根據(jù)借款合同的約定，貴公司應當在2015年11月20日之前歸還借款本金人民幣2000000（大寫：貳佰萬）元以及最后一月的利息人民幣40000（大寫：肆萬）元，以上共計2040000（大寫：貳佰零肆萬）元，請貴公司備足資金并于還款日18:00之前將相應金額支付至本公司賬戶，以免逾期影響貴公司的信用記錄及在本公司的信用評級。本公司將真誠為貴公司提供信貸服務，與貴公司攜手發(fā)展、共創(chuàng)輝煌、實現(xiàn)雙贏。在保證誠信的情況下，本公司也希望在信貸方面能和貴公司再次合作。
某某小貸公司
2015年8月14日
附聯(lián)系方式（一般為主管客戶經(jīng)理）
2 第一封逾期催款函
該函為逾期后的第一封催款函，基于信貸業(yè)務的特點，我們建議發(fā)送此函的時間在逾期之日起15天之內(nèi)發(fā)送，一般不超15天。該函應直截了當，語氣適中，提醒客戶貸款已經(jīng)逾期并要求其按照我方要求時間及時還款。
【樣例2】催收到期貸款通知書
致：某某有限公司
尊敬的客戶，貴公司于2015 年5月20日與本公司簽訂一份編號為2015052的《某某小額貸款公司借款合同》，貴公司作為借款人向本公司借款人民幣2000000（大寫：貳佰萬）元，借款期限為六個月，從2015年5月21日至2015年11月20日，利率為月息2%，還款方式為每月付息，到期還本付息，付息日為每月20日。本公司已經(jīng)依約履行了借款合同項下的義務，根據(jù)借款合同的約定，貴公司應當在2015年11月20日之前歸還全部借款本金及利息，但貴公司只向本公司償還了前五個月的利息共計200000（大寫：貳拾萬）元，未依約在2015年11月20日之前償還借款本金及最后一期利息，至今已經(jīng)逾期7天。依照借款合同的約定，截至本函出具之日，貴公司尚須向本公司償還本金2000000（大寫：貳佰萬）元、利息40000（大寫：肆萬）元以及支付一定的罰息。請貴公司在收到本函后，盡快查明原因，于2015年12月5日之前及時歸還上述款項。
貴公司的行為已經(jīng)構成違約，需要承擔罰息等 違約責任 ，貴公司是本公司信用良好的客戶，貴公司的行為已經(jīng)影響到貴公司在本公司的信用評級，希望貴公司及時按照本通知的要求履行還款責任，雙方良好的合作關系需要我們共同的努力和相互支持。
某某小貸公司
2015年11月27日
附聯(lián)系人方式（一般為客戶經(jīng)理或業(yè)務部負責人）
3 第二封催款函
基于信貸業(yè)務的特點，該催款函一般在逾期16—30天時發(fā)送，語氣要堅定，要求客戶按照要求付款，否則告知客戶我們要采取相應的法律措施維護我們的權利。
【樣本3】第二次通知
致：某某有限公司
尊敬的客戶，關于貴公司拖欠我方貸款事宜，本公司于2015年11月27日向貴公司發(fā)送催款通知后貴公司承諾在2015年12月5日之前一次性將拖欠的本金及利息、罰息歸還，但截至2015年12月10日，貴公司并未按照承諾時間還款，也沒有就未按時還款做出解釋。貴公司的違約行為已經(jīng)引起本公司領導的重視，并已經(jīng)將此事交由本公司催收部門進行處理。
貴公司的行為違反了借款合同的約定，已經(jīng)嚴重違約，依法應當承擔相應的違約責任，除需要向本公司支付本金和利息外，還需要按照合同約定在逾期后按照每日千分之一向我們支付罰息。另外，按照合同約定，本公司一旦啟動法律程序，貴公司還需承擔 訴訟費 、律師費、差旅費、鑒定費等為實現(xiàn)債權所花費的費用。貴公司的違約行為已經(jīng)影響到貴公司在本公司的信用評級，我們不希望貴公司名字上帶上不講信用的標簽，如貴公司仍不及時付款，本公司只能采取必要的法律措施來維護我們的合法權利了。
請見函后務必于12月20日之前一次性歸還拖欠的本金、利息及罰息，截至2015年12月10日，貴公司需要歸還本金2000000（大寫：貳佰萬）元，利息 ，罰息 。請貴公司重視此事，以免影響到我們雙方的業(yè)務合作。
某某小貸公司
2015年12月10日
附聯(lián)系方式（可留催收部門電話）
4 最后通知
本函是最后的催款通知，所以在催款函的開頭要提到客戶的消極反應，措辭一定要嚴厲，并指明客戶違約給其帶來的嚴重后果以及我們可能采取的措施。
【樣本4】最后通知
致：某某有限公司
關于貴公司拖欠我方貸款事宜，本公司已經(jīng)多次提醒貴公司及時償還借款，貴公司雖然承諾還款但一直未履行承諾，鑒于貴公司的不誠信行為，本公司只好正式的通知貴公司，本公司將馬上向貴公司采取嚴厲的追討行動，這意味著本公司將采取一切可能的手段，包括但不限于委托專業(yè)的催收公司或律師進行催收。
我想這一結果是我們雙方都不想看到的，因為這意味著貴公司不僅將支付全部的借款本金及利息，一旦啟動法律程序，貴公司還需要負擔律師費、訴訟費等費用，貴公司的社會聲譽也會因貴公司的不誠信行為而降低，一旦留下不良的信用記錄，本公司和其他信貸機構將會拒絕再給貴公司授信，這些勢必會對貴公司的日常經(jīng)營產(chǎn)生影響。
如貴公司不愿引起這些麻煩，請于12月30日之前一次性向本公司歸還拖欠的本金、利息及罰息，截至12月20日，共計 。如貴公司未按期支付，本公司將采取一切可能的手段進行追討，這些方式包括但不限于向法院提起訴訟、向媒體、社會、征信機構公布貴公司不履行義務信息、向政府有關部門舉報等。另外，經(jīng)本公司審查，貴公司在向本公司提供的 貸款申請 資料中提供了虛假資料并進行了不實陳述，涉嫌騙取本公司貸款，已經(jīng)涉嫌 刑事犯罪 ，本公司正整理資料及貴公司的違法行為向公安部門舉報，依法追究貴公司的相應刑事責任。
某某小貸公司
2015年12月22日
總結：催款函的力度應依次遞進，逐漸加大對客戶的壓力，在催收的過程中，催款函是我們單方的行為，對方不見得一定會回應，應結合其他的催收方式一并使用，這樣效果會更好一些。
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朱為敏 律師
廣東- 深圳 廣東耀恒律師事務所
擅長： 婚姻家庭 勞動 工傷 刑事辯護 公司法 務
長按圖片識別二維碼， 向我提問
第4篇 英語商務信函寫作構思工具及范例分析
[摘要] 隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語商務信函日益增多。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務活動的成功進行。本文提出一個英語商務信函構思工具來輔助寫信者對信函進行構思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結合范例進行分析。
[關鍵詞] 商務信函 構思 訂貨 確認訂購
一、引言
英語作為國際通用的商務語言，對其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質的前沿準繩。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商務信函會給您的同事、供應商和客戶留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟一體化進程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時商務信函就成了取代親自拜會的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力?！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥枴た夏岬戏椒ǎ和其N信創(chuàng)造的奇跡》）
二、英語商務信函構思工具
在書寫信函之前，列出一份清單或者劃出一個提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務英語信函。先設想一下你的讀者對你寫的內(nèi)容有何反應，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個英語商務信函構思工具來構思寫信者的文章。該構思工具包括以下7點：
1.what do you know about the reader (his or her background) 你對讀者了解多少（她或他的背景）
2.how many times have you already discussed this topic with the reader 這個話題你已經(jīng)和讀者討論過多少次了
a.never從未 b.once一次 c.more than once多次
3.what does the reader want to know 讀者希望了解什么
4.what do you want the reader to know 你希望讀者了解什么
5.what will the reader’s reaction be to the points 讀者對這些問題會作出什么反應
a.good news好消息b.mildly interested略感興趣
c.indifferent 無動于衷 d.bad news壞消息
6.based on thereader’s reaction, what type of letter will you send 根據(jù)讀者的反應，你會寄出什么樣的信函
a.information信息 b.bad news壞消息 c.persuasion勸說
7.what do you want the reader to do after he or she is finished reading你希望讀者讀完信后做些什么
根據(jù)以上7個方面，仔細考慮寫信的目的和寫這份信件應該符合的注意事項和要求。然后，列出逐個考慮后應對的方案和措施內(nèi)容。接著，針對所列出的要求尋找到答案或者對象，確認自己是否有足夠的條件和能力來達成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模棱兩可，可能導致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個構思工具可以視為一份引導性的提綱，輔助其書寫商務信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。
三、范例分析
下面筆者以英語商務信函中最常見的訂貨信及其相應的回復為例，來進行范例分析。
范例1：訂貨信an order letter
假設a公司看過b公司的樣品后，很滿意，打算訂購一批b公司生產(chǎn)的商品。這封訂購信的構思如下：
1.先表述感激之意后再訂購。
2.看了對方樣品之后認為皮鞋的質量和工藝都符合要求，因此樂于訂購。
3.確認訂購之后對數(shù)量、規(guī)格、價錢等都要有詳細說明。
4.向供貨商索取促銷資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當?shù)厥袌鏊煜r。
5.要求對方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見票后30天付款。并告知對方若首批訂購令人滿意，可望繼續(xù)訂貨。
根據(jù)構思，寫出如下的訂貨信：
dear sirs,
thank you for your speedy quotation for women’s leather shoes，and also for the samples of october 5．
having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once：
400 pairs of women’s leather shoes in black color
size：no.28 each pair at us$1 0 cif jakarta
300 pairs of women’s leather shoes in red color
size：no.30 each pair at us$12 cif jakarta
as your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which will certainly assist our sales．
our order is subject to your acceptance of our usual terms of payment days after sight．if this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you．
yours faithfully,
(signature)
jack smith
范例2:訂貨確認函 an acknowledgement letter
作為賣方，能收到對方的訂貨信，心情是十分喜悅。如果賣方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認為能夠履行其中的各項條款，則可向買方發(fā)出一封書面的訂貨確認函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認函的構思如下：
1.這是上封訂貨信的復信，通知對方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡單的一句話具體敘述了對方訂購的時間及內(nèi)容。
2.如果對方能如期開出信用證，同意發(fā)貨，并保證對貨物進行妥善包裝。
3.說明已收到許多訂單，免去買方對貨品銷售的擔心，并答應寄出有關促銷資料。
4.同意對方所要求的付款條件，表明及時處理訂單。
