公司公文制度12篇

體系如何搭建

公司制度的構建是一項基礎而關鍵的任務，它涉及到企業(yè)的日常運營和長遠發(fā)展。搭建制度體系時，應從實際出發(fā)，以公司的核心業(yè)務和管理需求為導向，確保每一項規(guī)章制度都能貼合實際，具備可執(zhí)行性。步驟可包括：1) 分析企業(yè)現(xiàn)狀，明確目標；2) 設計制度架構，涵蓋各個部門和職能；3) 制定詳細規(guī)則，兼顧靈活性和穩(wěn)定性；4) 定期評估和更新，保持制度的適應性。

體系框架

制度體系的框架應清晰且全面，包括但不限于：1) 組織架構與職責制度，定義各部門角色；2) 運營流程制度，規(guī)定業(yè)務運作方式；3) 人力資源管理制度，涵蓋招聘、培訓、考核等方面；4) 財務管理制度，規(guī)范財務行為；5) 風險管理和內(nèi)部控制制度，保障企業(yè)安全。每個部分都應明確責任人，形成相互支撐的制度網(wǎng)絡。

重要性和意義

制度不僅是企業(yè)管理的工具，更是企業(yè)文化的載體。它能規(guī)范員工行為，提高工作效率，降低運營風險，促進公平公正。良好的制度還能塑造積極的企業(yè)形象，吸引優(yōu)秀人才，增強市場競爭力。通過制度的實施，可以不斷優(yōu)化管理實踐，推動企業(yè)持續(xù)改進和發(fā)展。

制度格式

制度的書寫格式需統(tǒng)一且專業(yè)，包括標題、正文、附件等部分。標題應簡潔明了，直指主題；正文應使用簡單直接的語言，避免冗長和復雜的句子結構。條款應明確，無歧義，避免使用模糊或過于絕對的表述。此外，每項制度應包含生效日期、修訂記錄等信息，以便追蹤和管理。在編寫過程中，要注意保持語言的正式和專業(yè)，同時避免過于機械的詞匯和表達，確保制度的可讀性和實用性。

以上所述，公司制度的建立和執(zhí)行是企業(yè)穩(wěn)健運行的基石，需要管理者深入理解并靈活運用。只有這樣，才能構建出一套既符合企業(yè)實際，又能推動企業(yè)發(fā)展的完善制度體系。

公司公文制度范文

第1篇 物業(yè)管理公司公文管理制度格式怎樣的

物業(yè)管理公司公文管理制度

(七)

第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。

為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2. 公文處理必須做到準確、及時、安全。

3. 各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚, 齊備。

4. 一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號,分為編號文和不編號文;3.)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。

介紹信由專人管理。

凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;

如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。

(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;

學術性、知識性資料;

其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文1.實行收、發(fā)文登記管理制度。

需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或對外發(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉發(fā)到各部門、各項目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、 、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。

如有 ,應在正文之后注明 名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;6.字體字號選用:公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;

小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、 說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。

時間應寫具體的 ,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。

在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2. 會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;3.)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;3.行文字號

1)

5.3.1 公司:魯字[200]第號 2)

5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。

以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。

以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4. 執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;3.)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。

急、密件要在信封上加注急、密字樣。

限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。

個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。

會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執(zhí)行。

第2篇 企業(yè)公司公文管理制度

公司公文管理制度

一、目的

為進一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結合公司實際,特制定本制度。

二、適用范圍

《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。

三、管理職責

綜合管理部公司為公文管理部門,負責公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

四、公文分類

公司公文按其內(nèi)容性質分為5類,包括:

1.制度類公文

2.機構設立及人員任免公文

3.內(nèi)部通知、通告類公文

4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文

5.會議紀要、備忘錄類公文

五、權限劃分

1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會討論通過,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

2.機構設立及人員任免公文(限公司部門級機構設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關部門的報送內(nèi)容擬稿,由相關部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

5.會議紀要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。

7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權限實施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。

六、公文格式

1.內(nèi)容范式

1)制度類公文

經(jīng)公司××××××會討論通過,并報董事長批準,現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××

年××月××日施行。特此通知

2)任免類公文

經(jīng)公司研究,并報上級批準(如必要),決定設立/撤銷××機構,任命/免去××先生/女士為××職務,以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。

1.文本格式

發(fā)文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

2.公文編號

1)制度類公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

2)內(nèi)部通知、通告類公文和會議紀要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。

七、公文保管

所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負責保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。

綜合管理部定期對各類外部單位收文進行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。

八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負責解釋。

九、附件

第3篇 建設集團公司公文事務性文件管理制度

建設集團公司公文及事務性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;

年份應標全稱,用小括號[]括入;

序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加第字;

編號示例:浙中建[2022]第1號;(即浙江__建設集團有限公司2022年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權限:對外發(fā)文,由總裁負責簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號、文件主題(或文件名稱)和頁碼,以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標識用第 頁 共 頁的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;

4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:

一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

年度編號以4位阿拉伯數(shù)字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用1表示,當有修改第二次發(fā)布時用2表示,版本標識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月財務部發(fā)出的通知,且該通知為財務部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l_d通知tz總結zj日報rb

備忘錄bwl會議紀要hyjy信函_h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。

附件1:表22 對外傳真表

附件2:表23 公司事務性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場營銷人員工作月報表

浙江__建設集團有限公司

二零一五年二月十二日

第4篇 某某廣電物業(yè)公司公文處理制度

綜合辦公室制度匯編

某廣電物業(yè)公司公文處理制度

為了確保__物業(yè)有限公司(以下稱公司)公文處理規(guī)范、辦事程序嚴格,特制定本制度。

一、上級部門下發(fā)的各類公文,公司領導參加區(qū)內(nèi)外各種會議的會議材料,由綜合辦公室統(tǒng)一處理;其他部門收到的公文應及時交綜合辦公室,不得自行傳遞。

二、綜合辦公室對接收的各類公文認真履行登記手續(xù),送綜合辦公室主任提出擬辦意見呈公司領導批示,并將領導批示及時轉相關部門辦理。密級文件、資料要嚴格執(zhí)行傳閱范圍,妥善加以保管,防止失密泄密。

三、承辦部門收到交辦的公文后,應按照公司領導批示和辦結時限及時辦理,不得延誤、推諉。綜合辦公室認真做好公文督辦工作,緊急公文跟蹤督辦,重要公文重點督辦,一般公文定期督辦,切實提高工作效率和質量。

四、各部門傳閱公文由綜合辦公室統(tǒng)一傳遞,每個部門傳閱時間不得超過2天,閱后及時交綜合辦公室送其他閱文單位傳閱。

五、以公司名義制發(fā)的公文,在送公司領導簽發(fā)前須送綜合辦公室對行文規(guī)則、公文格式、文種使用、印發(fā)范圍等進行審核,未經(jīng)綜合辦公室審核的文稿不得直接呈送公司領導簽

六、凡報送總臺、集團公司的請示、報告,經(jīng)公司分管領導審核后由公司總經(jīng)理簽發(fā);以公司名義下發(fā)的政策性強、涉及面廣的工作部署文件,經(jīng)公司分管領導審核后由總經(jīng)理簽發(fā);一般的下發(fā)文件由公司分管領導簽發(fā)。

七、公司報送集團公司的材料,一律交由綜合辦公室統(tǒng)一報送。

八、借閱公文須向綜合辦公室辦理借閱登記手續(xù),妥善保管,用后及時歸還。

九、綜合辦公室做好公文的清退、立卷、歸檔工作,每日查對,每月清點,年終清查,發(fā)現(xiàn)缺少及時查找追回。不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)綜合辦公室主任批準后可以銷毀,銷毀秘密公文應進行登記并到指定場所由二人以上監(jiān)銷。

第5篇 某某公司公文管理制度

某公司公文管理制度

為使公文的簽收及發(fā)放及時、準確,確保公文制作規(guī)范,保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質量。特制訂本制度

一、企業(yè)常用公文的構成

企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函件、會議紀要、工作總結、工作計劃、講話稿等。

二、文書收發(fā)管理

1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負責。辦公室主任指定專門人員負責往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時送達,應提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將有密級的文書帶回家、宿舍及公共場所,也不得傳至權限范圍之外的人員。

2、負責人閱讀、批閱公文,當天閱讀完后應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天,閱后應簽名,并作擬辦意見,責成相關部門辦理。如需備查,應按照有關規(guī)定執(zhí)行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任,承辦部門接到公文后應立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。

三、公文的制作

公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以____公司名義發(fā)出的通告、決定、請示、通知、報告、會議紀要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以____的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的,應向辦公室提出發(fā)文申請,并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后,交總經(jīng)理會簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。

四、公文歸檔與保管

1、全部處理完后的文書,按照一定的分類進行整理與編輯,并在文書保存本上做好登記。

2、企業(yè)個人不得保存企業(yè)文書、凡參加會議帶回的文件,應及時交行政部登記保管,調離企業(yè)的員工應將文件記錄本清理移交。

3、如果職務或部門計劃發(fā)生變更或做出調整,則必須在有關登記簿上注明變更與調整的理由,以及變更與調整后的結果。

4、當年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時應列出詳細地文檔明細,一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認簽字以備查詢調閱。

本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

第6篇 某某廣電物業(yè)公司公文處理制度格式怎樣的

綜合辦公室制度匯編某廣電物業(yè)公司公文處理制度為了確保物業(yè)有限公司(以下稱公司)公文處理規(guī)范、辦事程序嚴格,特制定本制度。

一、上級部門下發(fā)的各類公文,公司領導參加區(qū)內(nèi)外各種會議的會議材料,由綜合辦公室統(tǒng)一處理;

其他部門收到的公文應及時交綜合辦公室,不得自行傳遞。

二、綜合辦公室對接收的各類公文認真履行登記手續(xù),送綜合辦公室主任提出擬辦意見呈公司領導批示,并將領導批示及時轉相關部門辦理。

密級文件、資料要嚴格執(zhí)行傳閱范圍,妥善加以保管,防止失密泄密。

三、承辦部門收到交辦的公文后,應按照公司領導批示和辦結時限及時辦理,不得延誤、推諉。

綜合辦公室認真做好公文督辦工作,緊急公文跟蹤督辦,重要公文重點督辦,一般公文定期督辦,切實提高工作效率和質量。

四、各部門傳閱公文由綜合辦公室統(tǒng)一傳遞,每個部門傳閱時間不得超過2天,閱后及時交綜合辦公室送其他閱文單位傳閱。

五、以公司名義制發(fā)的公文,在送公司領導簽發(fā)前須送綜合辦公室對行文規(guī)則、公文格式、文種使用、印發(fā)范圍等進行審核,未經(jīng)綜合辦公室審核的文稿不得直接呈送公司領導簽

六、凡報送總臺、集團公司的請示、報告,經(jīng)公司分管領導審核后由公司總經(jīng)理簽發(fā);

以公司名義下發(fā)的政策性強、涉及面廣的工作部署文件,經(jīng)公司分管領導審核后由總經(jīng)理簽發(fā);

一般的下發(fā)文件由公司分管領導簽發(fā)。

七、公司報送集團公司的材料,一律交由綜合辦公室統(tǒng)一報送。

八、借閱公文須向綜合辦公室辦理借閱登記手續(xù),妥善保管,用后及時歸還。

九、綜合辦公室做好公文的清退、立卷、歸檔工作,每日查對,每月清點,年終清查,發(fā)現(xiàn)缺少及時查找追回。

不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)綜合辦公室主任批準后可以銷毀,銷毀秘密公文應進行登記并到指定場所由二人以上監(jiān)銷。

第7篇 a房地產(chǎn)公司公文處理制度

e房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關鍵在于跟蹤文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應有的功能,起到完成行政管理的作用。

2.0公司文件處理必須經(jīng)過下列程序:

2.1收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關。

2.1.2.1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符。

2.1.2.2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2.3清點,即對投遞清單上的件數(shù)與實收件數(shù)是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經(jīng)理負責。

2.2.1收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質、內(nèi)容、密級、閱讀對象、來文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內(nèi)。

2.2.2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2.3送閱(批)后的文件,應注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。

屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4.1承辦有兩種情況:

2.4.1.1閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行。

2.4.1.2須具文回復來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務后,應迅速根據(jù)批辦意見,考慮執(zhí)行的方案和計劃(方案和計劃需經(jīng)領導批準同意的,要待批復后再辦)。

2.4.1.3凡屬幾個部門聯(lián)合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協(xié)商工作,爭取協(xié)辦部門的積極配合,對于一段時間內(nèi)的多項批辦的事項,要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項。

2.5傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件。

2.5.1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應“橫傳”。

2.5.2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區(qū)分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5.3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應及時補辦。

2.6催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩個方面。

2.6.1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復的發(fā)文,與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

2.6.2催辦的重點應放在對內(nèi)催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6.3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發(fā)函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復。

2.7.2對所需辦復的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復或面復的,還須注明當事人、時間、情況和答復意見,以便核查。

2.7.3辦復之后,有關文字材料即可歸卷保管。

3.0歸卷程序

3.1編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2進行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯(lián)系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續(xù)。

第8篇 某廣州地產(chǎn)公司公文管理制度

1、公文管理

1.1收文

a、政府部門及有關單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。

b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。

f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

g、公司領導及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

1.2發(fā)文

a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進行登記,統(tǒng)一編號后打印。

c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。

d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發(fā)出。

1.3發(fā)文注意事項

a、以公司名義發(fā)文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

c、復印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發(fā)有關部門,節(jié)約開支。

1.4公文種類

a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

c、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

e、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。

f、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。

g、批復:適用于答復下級單位請求事項。

h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。

i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

1.5公文格式

公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。

b、公文秘密等級分為絕密、機密、秘密,其中:絕密、機密公文應標明份數(shù)、序號。

c、緊急文件分別標明特急、急件。

d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

g、公文的成文時間,經(jīng)領導人簽發(fā)的日期為準。

h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

1.6行文規(guī)則

a、各單位的行文關系,應根據(jù)相互間的隸屬關系和職權范圍確定。

b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

c、請示應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。

d、報告中不得夾帶請示事項。

e、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準確。用公文應先引標題,后引發(fā)文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書

寫。

f、公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結構次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。

g、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。

1.7公文辦理

a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。

c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

d、公文送領導簽發(fā)之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規(guī),是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

1.8公文立卷、歸檔及銷毀

a、公文辦完后,應當根據(jù)有關規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。

b、公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

第9篇 物業(yè)管理公司公文管理制度（7）

物業(yè)管理公司公文管理制度(七)

第一條 總則

1.山東__物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2.公文處理必須做到準確、及時、安全。

3.各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚,附件齊備。

4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類

1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;

2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

3)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;

2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;

2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;

3.內(nèi)部出版物

內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。(如:山東__物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)

4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;

2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;

3)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;學術性、知識性資料;其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文

1.實行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;

2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或對外發(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉發(fā)到各部門、各項目的傳真;

2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;

3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式

1.凡以山東__物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;

2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;

3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;

4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;

6.字體字號選用:

公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理

1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;

2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。時間應寫具體的年月,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;

3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2.會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);

2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;

3)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;

3.行文字號

1)5.3.1公司:魯__字[200_]第___號

2)5.3.2直屬部門:魯___字[200_]第___號

_為直屬部門代字,具體如下:

辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)

簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4.執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);

2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;

3)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔

1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;

3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;

4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任

1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;

2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;

3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;

4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則

第10篇 某某集團公司公文管理制度

某集團公司公文管理制度

第一條發(fā)文

1、公司各部門擬發(fā)稿(文)件,均須填制文件簽發(fā)單,報總經(jīng)理簽發(fā)。

2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制,及時準確按要求發(fā)送至相關單位、部門,并認真作好文件簽收工作。

3、外送文件,經(jīng)辦人須用公司標準信封封存,并送(郵)至相關單位或上級部門,力求準確、無誤。

第二條打印

1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負責。

3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(人員)負責。

4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。

第三條收文

1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件,任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部,不得無故截留文件。

2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作,并根據(jù)文件精神或要求,認真填寫公文處理傳閱單,經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關部門負責人處予以辦理。

第四條傳閱

1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關部門負責人處。

2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應及時收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

3、文件閱示人須認真閱文,并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關人員執(zhí)行文件所要求事項,并在文件傳閱單上簽閱意見。

4、人事行政部根據(jù)領導批閱意見及文件精神,對執(zhí)行未果的部門應督辦,直至將公司領導意見及指示落到實處,并將執(zhí)行情況報公司領導。

第三條附則

本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

收 文 記 錄

序號文件名稱文號收文日期收文人

第11篇 物業(yè)管理公司公文管理制度

物業(yè)管理公司公文管理制度

(七)

第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。

為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。

2. 公文處理必須做到準確、及時、安全。

3. 各類文稿均應符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚, 齊備。

4. 一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱全稱。

第二條 公文分類1.行文分類要求

1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號,分為編號文和不編號文;3.)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;

4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

絕密:公司董事長簽發(fā)的相關文件;

機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關文件;

秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信

1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。

介紹信由專人管理。

凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領導批準;2)開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;

如確有必要,須征得公司領導授權人同意;

4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

5)因情況變化,介紹信領用人沒有使用介紹信,應即退還;

6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領用人應立即向部門經(jīng)理或辦公室報告,及時采取相應措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。

(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號文的范圍

1)有關公司內(nèi)部日常事務的文書:如例行會議和活動的一般性通知;2)由個人署名(注明所任公司職務)或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對外發(fā)出的下列文書材料:為有關部門和機構及其負責人代擬的文稿;

學術性、知識性資料;

其他非正式材料;

4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結和業(yè)務規(guī)劃等;

5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條 收(發(fā))文1.實行收、發(fā)文登記管理制度。

需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:

1)收文類:限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務信函、以公司名義下發(fā)或對外發(fā)出的商務傳真以及需由辦公室轉發(fā)到各部門、各項目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡單;3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告,采用統(tǒng)一印制的呈報批示單;4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、 、印章、發(fā)文時間、抄送(報)單位等部分組成。

如有 ,應在正文之后注明 名稱和順序;

5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;6.字體字號選用:公文版頭為小初號加黑宋體字;

公文大標題選用二號(小二號)宋體字;

小標題選用三號宋體字;

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、 說明等均采用四號宋體字;

密級采用三號黑體字。

第五條 公文辦理1.草擬公文

1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準確。

時間應寫具體的 ,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數(shù)碼者外,一般用漢字書寫。

在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。

2. 會簽

1)會簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關領導進行審閱,在文件會簽單提出意見,反饋文件起草部門進行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領導會簽;3.)凡對外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務時,應由涉及的專業(yè)部門負責人會簽;3.行文字號

1)

5.3.1 公司:魯字[200]第號 2)

5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責人簽發(fā)。

以各部門名義行文的公文,由各部門負責人簽發(fā)。

以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

4. 執(zhí)行

1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的公文復印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對無誤,份數(shù)準確;3.)對于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;

4)封發(fā)公文時要對公文進行檢查,防止差錯。

急、密件要在信封上加注急、密字樣。

限時送到的公文和親啟公文要注明要求;

5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件,收文部門必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

第六條 公文歸檔1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時,可暫時借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報準監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負責歸檔、保管復印件。

個人不得保存應存檔的公文。

第七條 責任1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔領導責任。

會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔專業(yè)技術責任;2.辦文部門負責人應對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;3.擬稿人應全面領會辦文要求,并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力,對公文內(nèi)容承擔直接責任;4.校對人以原稿為根據(jù),應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現(xiàn)的校對錯誤承擔直接責任。

第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應行文辦法,并上報批準后執(zhí)行。

第12篇 房地產(chǎn)公司公文處理制度

e房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度

1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關鍵在于跟蹤文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應有的功能,起到完成行政管理的作用。

2. 0公司文件處理必須經(jīng)過下列程序:

2.1 收文收文是指公文的收進,登記與傳閱。

2.1.1 文件入門,無論是郵寄件還是送達件,都必須專人仔細清點,接收。

2.1.2 對于專人遞送的機要、掛號及各種函件,要注意把住外查、驗戶、清點三關。

2.1.2 .1外查,即對機要件、函件的信封信套進行外部檢查,查看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符。

2.1.2 .2驗戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。

2.1.2 .3清點,即對投遞清單上的件數(shù)與實收件數(shù)是否一致。簽收時,一般都須注明收件的日期,分清責任。

2.2 擬辦擬辦是指對來文進行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經(jīng)理負責。

2.2.1 收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質、內(nèi)容、密級、閱讀對象、來文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領導的分工,各部門的職能和其他實際情況,簡明扼要地擬出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內(nèi)。

2.2 .2擬辦意見應明確批閱對象、部門和閱讀范圍等。

2.2 .3送閱(批)后的文件,應注意急件先處理。對特急的送批件,可提出處理時限,需送外單位的,應在信封上注明“急件”字樣,限時送達或通知來取。

2.3 批辦批辦是指按照職權范圍與分工有權處理與文件相關事項的領導,在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關事項提出意見。屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個部門共同完成的,須明確牽頭或為主者。對已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補充或修正意見。

2.4 承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項。

2.4 .1承辦有兩種情況:

2.4 .

1.1 閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行。

2.4 .

1.2 須具文回復來文,或者形成文件以及指導具體工作,在接受承辦任務后,應迅速根據(jù)批辦意見,考慮執(zhí)行的方案和計劃(方案和計劃需經(jīng)領導批準同意的,要待批復后再辦)。

2.4 .

1.3 凡屬幾個部門聯(lián)合承辦的事項,由牽頭部門主動做好協(xié)商工作,爭取協(xié)辦部門的積極配合,對于一段時間內(nèi)的多項批辦的事項,要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項。

2.5 傳閱傳閱是指組織有關人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件。

2.5 .1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應“橫傳”。

2.5 .2傳閱文件須建立嚴格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設置專用的卷宗或文件夾,屬于機密、緊急的文件應在文件夾上加以區(qū)分,以鮮明的標記提醒閱件人。

2.5 .3文件傳閱過程中要進行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應及時補辦。

2.6 催辦催辦是指對文件承辦工作的督促和檢查,包括對內(nèi)催辦和對外催辦兩個方面。

2.6 .1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復的發(fā)文,與外單位合辦的文件和送交領導審批的公文。

2.6 .2催辦的重點應放在對內(nèi)催辦和對急件、要件的催辦上。

2.6 .3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發(fā)函問詢等方法;或采取檢查、匯報、指導等辦法。

2.7

2.7 .1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復工作是否及時。凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個人作一一答復。

2.7 .2對所需辦復的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復或面復的,還須注明當事人、時間、情況和答復意見,以便核查。

2.7 .3辦復之后,有關文字材料即可歸卷保管。

3．0歸卷程序

3.1 編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷條目。

3.2 進行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號。

3.3 將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對案卷按照一定順序進行排列和編號,使卷與卷之間形成一定的聯(lián)系,清晰地反映出公司的工作情況。

3.4 案卷排列編號后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認真仔細清點、核對無誤后,再辦理簽收手續(xù)。