建筑公司文件管理制度匯編(2篇)

建筑公司文件管理制度是確保企業(yè)運營有序、高效進行的關(guān)鍵工具。它旨在規(guī)范文件的生成、審批、存儲和銷毀流程，提高工作效率，保障信息的安全性，同時為決策提供可靠依據(jù)，防止因文件管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險和業(yè)務(wù)混亂。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如設(shè)計圖紙、合同協(xié)議、工程報告等，并建立統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，便于查找和管理。

2. 文件審批流程：規(guī)定文件從起草到最終批準(zhǔn)的步驟，明確各級審批權(quán)限，保證文件的合規(guī)性。

3. 文件存儲與檢索：設(shè)定物理和電子文檔的存放地點，制定備份策略，確保文件安全，同時建立快速檢索機制。

4. 文件使用與借閱：規(guī)定文件的使用權(quán)限，設(shè)定借閱流程，防止信息泄露。

5. 文件更新與廢棄：明確文件修訂、更新的程序，以及過期或不再需要文件的處理方式。

6. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期對員工進行文件管理培訓(xùn)，強化管理意識，同時設(shè)立監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。

重要性

1. 法律合規(guī)：良好的文件管理能確保公司遵守相關(guān)法規(guī)，避免因文件缺失或不合規(guī)引發(fā)的法律責(zé)任。

2. 業(yè)務(wù)連續(xù)性：文件記錄了公司的業(yè)務(wù)活動，是決策的重要參考，有效管理能保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。

3. 效率提升：清晰的文件流程減少無效溝通，提高工作效率，降低運營成本。

4. 知識產(chǎn)權(quán)保護：保護公司知識產(chǎn)權(quán)，防止核心技術(shù)泄露，維護企業(yè)核心競爭力。

方案

1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的文件管理手冊，涵蓋所有管理環(huán)節(jié)，供全體員工參考。

2. 引入信息技術(shù)：利用電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的數(shù)字化，提高管理和檢索效率。

3. 定期審計：設(shè)置內(nèi)部審計機制，定期檢查文件管理制度的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

4. 激勵與懲罰：建立獎懲機制，對嚴(yán)格執(zhí)行制度的員工給予獎勵，對違規(guī)行為進行糾正和處罰。

5. 不斷優(yōu)化：根據(jù)實際運行情況，定期評估并調(diào)整文件管理制度，使之更符合公司發(fā)展需求。

通過上述方案的實施，建筑公司的文件管理工作將更加規(guī)范、高效，為企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

建筑公司文件管理制度范文

第1篇 _建筑公司文件管理制度（2）

建筑公司文件管理制度

1.目的

對與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

2.適用范圍

適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運行有關(guān)的文件的控制。

3.相關(guān)文件

3.1《記錄控制管理程序》

4.定義

5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負責(zé)本制度實施的監(jiān)督指導(dǎo)。

5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負責(zé)本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。

5.3相關(guān)部門

本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。

5.4執(zhí)行層

本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責(zé)為:負責(zé)本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負責(zé)規(guī)定的文件的編制。

6.工作程序

6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:

6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。

6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。

6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。

6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。

6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。

6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。

6.2文件的編號

6.2.1綜合手冊的編號

md/sc -2010

批準(zhǔn)年號

手冊

明大公司代號

6.2.2綜合管理體系程序文件編號

md/c_-__-2010

批準(zhǔn)年號

程序編號

程序文件

明大公司代號

6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)

md/ gl(gy)-__-____

批準(zhǔn)年號

順序號

工藝技術(shù)文件代號

管理文件代號

明大公司代號

6.2.4記錄編號

見《記錄控制管理程序》

6.2.5部門簡稱

工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。

6.2文件的受控狀態(tài)

6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進行標(biāo)識并標(biāo)明其版序號。如:a/0版、b/0版等。

6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。

6.4文件和資料的編制和審批

6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。

6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。

6.4.4對于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。

6.5文件的發(fā)放

6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發(fā)放。

6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

6.5.3當(dāng)對原文件有新的需求時,可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。

6.6文件的更改

在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準(zhǔn)。

6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時,由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。

6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。

6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。

6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進行銷毀。出于積累知識或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識,由原編制部門登記。

6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。

6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應(yīng)按照文件控制要求進行受控和發(fā)放。

第2篇 建筑公司文件管理員職責(zé)

建筑工程公司文件管理員職責(zé)

1辦公室確定專人負責(zé)文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。

2收到的文件、傳真和其他與公司有關(guān)的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后及時轉(zhuǎn)交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清楚。

3收到應(yīng)上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要及時轉(zhuǎn)交到總經(jīng)理助理處,介紹清楚緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜,然后由總經(jīng)理助理做出審驗簽收。

4收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等,由各部門負責(zé)人審驗簽收,部門負責(zé)人外出時,由其他人代收并做好登記。

5辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。

6收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負責(zé)人或其他相關(guān)人員,并做好備份、存檔、保密工作。

7收到各部門簽發(fā)的文件時,首先要復(fù)印存檔,然后按文件要求的送達地點、送達部門、送達人、送達件數(shù)等及時送達給收件人并做好登記。

8收到文件后須由有關(guān)負責(zé)人簽署分發(fā)意見,若需呈交給多個部門,要做好數(shù)量統(tǒng)計工作,然后再復(fù)印、分發(fā)文件,原件要妥善保管或交付利害關(guān)系人收存,并做好相應(yīng)地登記工作。

9失去存檔意義或保存價值的文件和資料等,經(jīng)過鑒定無誤后交辦公室主任簽字批準(zhǔn)后,由兩人以上銷毀。