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印章行政管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范印章的使用、保管和監(jiān)督，確保企業(yè)業(yè)務(wù)的合法性和有效性。它涵蓋了印章的申請(qǐng)、制作、啟用、使用、保管、注銷等全過程，旨在防止印章濫用、偽造和遺失，保障企業(yè)的合法權(quán)益。
包括哪些方面
1. 印章類別管理：明確企業(yè)各類印章的用途和權(quán)限，如公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。
2. 印章制作審批：規(guī)定印章制作的流程和審批權(quán)限，確保印章制作符合法律法規(guī)要求。
3. 印章啟用與登記：設(shè)立啟用手續(xù)，對(duì)印章進(jìn)行統(tǒng)一登記，以便追溯。
4. 印章使用規(guī)定：明確印章使用的審批流程、使用范圍和責(zé)任人。
5. 印章保管制度：規(guī)定印章的保管環(huán)境和責(zé)任人，防止印章丟失或被濫用。
6. 印章使用記錄：建立印章使用記錄，便于審計(jì)和追蹤。
7. 印章注銷與銷毀：明確印章廢止和銷毀的程序，防止廢棄印章再次流入市場(chǎng)。
重要性
印章行政管理制度的重要性不言而喻。一方面，它是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能有效防止內(nèi)部欺詐和外部詐騙，維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)安全。另一方面，印章代表企業(yè)的法律行為，規(guī)范的印章管理制度可以確保企業(yè)對(duì)外簽訂的合同和其他文件的有效性，避免因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛，降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
方案
1. 設(shè)立印章管理部門：由專人負(fù)責(zé)印章的日常管理，確保制度執(zhí)行到位。
2. 制定詳細(xì)的操作規(guī)程：涵蓋印章申請(qǐng)、制作、使用、保管、注銷等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確責(zé)任人和流程。
3. 培訓(xùn)與教育：定期對(duì)員工進(jìn)行印章管理培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。
4. 強(qiáng)化監(jiān)督與審計(jì)：定期檢查印章使用情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5. 利用技術(shù)手段：考慮引入電子印章系統(tǒng)，提高印章管理的安全性和效率。
6. 定期評(píng)估與修訂：根據(jù)實(shí)際情況和法規(guī)變化，適時(shí)調(diào)整和完善印章管理制度。
通過以上方案，我們可以構(gòu)建一個(gè)健全的印章行政管理制度，確保印章管理的規(guī)范性和安全性，為企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)提供有力保障。
印章行政管理制度范文
第1篇 物業(yè)行政管理處印章使用管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:管理處印章使用管理規(guī)定
7管理處印章使用管理規(guī)定
7.1目的:
規(guī)范管理處印章使用管理,確保公司利益不受損害。
7.2使用范圍:
zz物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。
7.3職責(zé):
7.3.1管理處主任為印章的第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批,并在休息時(shí)以面授權(quán)形式,將印章指定專人(人事行政)保管、使用審批。
7.3.2管理處行政人員按《印章申請(qǐng)使用流程》辦理蓋章手續(xù)。
7.4工作程序:見《印章申請(qǐng)使用流程》
7.5使用規(guī)定:
7.5.1管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來;不得用于發(fā)往外部單位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文,及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。
7.5.2使用印章應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)單》,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后再加蓋公章。
7.5.3加蓋的印章應(yīng)端正、清晰,加印位置應(yīng)齊年蓋月。
7.5.4不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。
7.5.5行政助理要嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定,嚴(yán)格核對(duì)《印章使用申請(qǐng)單》上注明的文件內(nèi)容、份數(shù),對(duì)不符合管理處印章使用范圍的要予以指正。
第2篇 公司行政管理制度印章使用管理規(guī)定
公司行政管理制度:印章使用管理規(guī)定
一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要,公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害,杜絕失誤發(fā)生,特規(guī)定如下印章使用辦法。
二、 印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng),公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù),填寫《印章管理登記表》(附表1) ,備案并留好印章樣圖。
三、 總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門(專業(yè))印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章,指定專人保管。各部門在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。
四、 公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表:序號(hào) 印章名稱 使用范圍 保管部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注1公章 公司對(duì)外所有正式文件,對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權(quán)人2財(cái)務(wù)專用章公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理財(cái)務(wù)報(bào)表使用時(shí),由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批,除支票用印按照《財(cái)務(wù)管理制度》相關(guān)規(guī)定外,其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)3合同專用章公司各類合同總經(jīng)辦參見<<合同管理規(guī)定>>參見《合同管理規(guī)定》財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn)4法定代表人印(支票)支票財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定5法定代表人印(除支票外)公司正式的合同,財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權(quán)人《合同管理規(guī)定》6行政部章公司物品進(jìn)出證明行政管理部行政部經(jīng)理7人力資源部章_公司人事證明_員工聘用、解聘等各類通知_工資發(fā)放,調(diào)整通知_對(duì)口單位函件往來人力資源部人力資源部經(jīng)理重大事項(xiàng)與外單位人員出具證明,需總經(jīng)理審批8工程專用印章_工程施工告示_工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來工程建設(shè)維護(hù)中心工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人9客服中心印章_用戶通知、告示_客戶申述處理的回復(fù)客服中心客服中心經(jīng)理
五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用,所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。
六、 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù),填寫印章管理登記表。
七、 印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》(附表2) ,并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi),審批通過后通知印章保管人員后,方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出,如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請(qǐng),并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走,借用時(shí)須填寫《印章借用申請(qǐng)表》(見附表3) ,并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù),在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還,不得延誤。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。
3、 員工如需要公司出具有關(guān)證明,本人應(yīng)先提出書面申請(qǐng),部門負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。
八、 責(zé)任
1、 印章使用責(zé)任人(簽字人)對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章,印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章,一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。
2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失,則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任,給予嚴(yán)厲的處分,并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。
第3篇 行政印章管理使用制度
為了規(guī)范機(jī)關(guān)印章管理和使用行為,保證全系統(tǒng)各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn),制定本制度。
一、印章刻制
單位印章一般由其上級(jí)單位或組織刻制下發(fā)。如情況特殊,經(jīng)上級(jí)授權(quán),下級(jí)單位或組織也可按照上級(jí)要求和有關(guān)規(guī)定,持批準(zhǔn)制印的證明文件到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)核準(zhǔn)登記的制印單位刻制。單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的印章由本單位辦公室統(tǒng)一刻制。機(jī)關(guān)各種業(yè)務(wù)專用印(章)由使用印(章)的部門按有關(guān)規(guī)定報(bào)批后刻制。任何單位和部門都不得擅自刻制印(章)或變更印(章)名稱、規(guī)格和字號(hào)。
二、印章管理
(一)單位行政印章(含鋼印)由本級(jí)辦公室保管;黨組印章由本級(jí)人教科保管;紀(jì)檢組印章由本級(jí)機(jī)關(guān)紀(jì)檢監(jiān)察部門保管;機(jī)關(guān)各部門印章(含各類業(yè)務(wù)專用章)由該部門保管;基層單位印章由本單位保管;掛靠社團(tuán)的印章自行保管。
(二)印章實(shí)行入柜存放和專管員制度。印章管理員遇事出差時(shí),其所在部門領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)指定代理人。印章管理員調(diào)整時(shí),要及時(shí)辦理移交手續(xù),并更換印章保險(xiǎn)柜密碼。
(三)印章管理員不得將印章隨身攜帶,如遇特殊情況需要將印章帶離辦公區(qū)使用,須報(bào)經(jīng)本部門主要領(lǐng)導(dǎo)或局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在當(dāng)日內(nèi)回歸原處。
三、印章使用
(一)使用單位印章實(shí)行登記制度,《印章使用登記薄》必須載明用印單位、日期和用印原因、經(jīng)手人及審批人等內(nèi)容,以便備查。
(二)本單位與其他單位聯(lián)合發(fā)文時(shí),印章管理員應(yīng)仔細(xì)審閱會(huì)簽文原稿和成文公文,凡會(huì)簽文原稿未經(jīng)本機(jī)關(guān)有關(guān)部門審核和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見或會(huì)簽文原稿與成文公文內(nèi)容不一致的,不得在成文公文上加蓋本單位印章。
(三)未經(jīng)本單位或本部門領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),機(jī)關(guān)各部門印章管理員不得使用本單位或本部門印章對(duì)外出具各種證明文件。
(四)印章管理員未經(jīng)請(qǐng)示所在部門或本單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得在本單位的空白介紹信、單位信箋或其他書寫紙張上加蓋本部門或本單位各類印章。否則,造成一切不良后果全由印章管理人員負(fù)責(zé)。
(五)掛靠社團(tuán)的印章和機(jī)關(guān)各部門的業(yè)務(wù)專用章也要規(guī)范使用,防止失控。
第4篇 公司行政管理制度-印章使用管理規(guī)定
公司行政管理制度:印章使用管理規(guī)定
一、根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要,公司印章有不同的使用范圍。為保證公司的合法權(quán)益不受損害,杜絕失誤發(fā)生,特規(guī)定如下印章使用辦法。
二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng),公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。印章刻好后由總經(jīng)辦辦理印章登記手續(xù),填寫《印章管理登記表》(附表1),備案并留好印章樣圖。
三、總經(jīng)理通過授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門(專業(yè))印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章,指定專人保管。
各部門在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。
四、公司印章使用范圍、保管人、使用印章審批人等規(guī)定見下表:
序號(hào) 印章名稱 使用范圍 保管部門 使用審批人 使用規(guī)定 備注
1公章 公司對(duì)外所有正式文件,對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦總經(jīng)理
或授權(quán)人
2財(cái)務(wù)
專用章公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等財(cái)務(wù)
會(huì)計(jì)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理財(cái)務(wù)報(bào)表使用時(shí),由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批,除支票用印按照《財(cái)務(wù)管理制度》相關(guān)規(guī)定外,其余均由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)
3合同
專用章公司各類合同總經(jīng)辦參見<<合同管理規(guī)定>>參見《合同管理規(guī)定》財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn)
4法定代表人印(支票)支票財(cái)務(wù)
會(huì)計(jì)部見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定見《財(cái)務(wù)制度》有關(guān)規(guī)定
5法定代表人印(除支票外)公司正式的合同,財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù)總經(jīng)辦總經(jīng)理或授權(quán)人《合同管理規(guī)定》
6行政部章公司物品進(jìn)出證明行政
管理部行政部經(jīng)理
7人力資源部章_公司人事證明
_員工聘用、解聘等各類通知
_工資發(fā)放,調(diào)整通知
_對(duì)口單位函件往來人力
資源部人力資源部經(jīng)理重大事項(xiàng)與外單位人員出具證明,需總經(jīng)理審批
8工程專用印章_工程施工告示
_工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來工程建設(shè)維護(hù)中心工程建設(shè)維護(hù)中心負(fù)責(zé)人
9客服中心印章_用戶通知、告示
_客戶申述處理的回復(fù)客服
中心客服中心
經(jīng)理
五、印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用,所引起的經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。
六、當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù),填寫印章管理登記表。
七、印章的使用
1、 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》(附表2),并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi),審批通過后通知印章保管人員后,方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。
2、 公司印章原則不允許攜帶外出,如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請(qǐng),并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走,借用時(shí)須填寫《印章借用申請(qǐng)表》(見附表3),并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù),在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還,不得延誤。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。
3、 員工如需要公司出具有關(guān)證明,本人應(yīng)先提出書面申請(qǐng),部門負(fù)責(zé)人審核,總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。
八、責(zé)任
1、 印章使用責(zé)任人(簽字人)對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章,印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印章,一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。
2、 若印章在使用、保管過程中不慎遺失,則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任,給予嚴(yán)厲的處分,并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。
