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人事檔案管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，它旨在規(guī)范員工信息的收集、整理、存儲(chǔ)和使用，確保企業(yè)人力資源管理的高效與合規(guī)。該制度能夠幫助企業(yè)準(zhǔn)確評(píng)估員工的工作表現(xiàn)，為員工的招聘、選拔、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬調(diào)整等提供依據(jù)，同時(shí)也是處理勞動(dòng)爭(zhēng)議、遵守勞動(dòng)法規(guī)的重要工具。
包括哪些方面
1. 檔案建立：明確新入職員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能等資料的收集標(biāo)準(zhǔn)和流程。
2. 檔案更新：規(guī)定在職員工信息變動(dòng)時(shí)，如職務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)記錄、績(jī)效評(píng)價(jià)等信息的及時(shí)更新機(jī)制。
3. 檔案保管：設(shè)定檔案的安全存儲(chǔ)條件，包括物理存儲(chǔ)環(huán)境、電子文檔保護(hù)措施等。
4. 檔案查閱：明確查閱權(quán)限，規(guī)定只有授權(quán)人員才能訪問員工檔案，并需記錄查閱情況。
5. 檔案轉(zhuǎn)移與離職：規(guī)定員工離職時(shí)檔案的處理方式，包括轉(zhuǎn)移至新雇主或存檔的程序。
6. 保密規(guī)定：強(qiáng)調(diào)員工檔案的機(jī)密性，防止信息泄露，對(duì)違規(guī)行為設(shè)定處罰措施。
重要性
人事檔案管理制度的重要性不言而喻。一方面，它保障了企業(yè)的知情權(quán)，使企業(yè)在進(jìn)行人力資源決策時(shí)有充分的信息基礎(chǔ)；另一方面，它保護(hù)了員工的隱私權(quán)，防止個(gè)人信息被濫用。此外，嚴(yán)格的檔案管理制度也是企業(yè)遵守勞動(dòng)法律法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)的關(guān)鍵。
方案
1. 建立標(biāo)準(zhǔn)化流程：制定詳細(xì)的人事檔案操作手冊(cè)，確保所有操作都有章可循。
2. 培訓(xùn)與教育：定期對(duì)人力資源部門進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)。
3. 技術(shù)支持：利用先進(jìn)的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高效率，降低錯(cuò)誤率。
4. 定期審查：設(shè)立年度或季度的檔案管理審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整優(yōu)化。
5. 法規(guī)遵從：關(guān)注勞動(dòng)法規(guī)的最新動(dòng)態(tài)，確保檔案管理制度符合法規(guī)要求。
通過以上方案的實(shí)施，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)安全、高效的人事檔案管理體系，從而更好地服務(wù)于人力資源管理工作，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。
人事檔案管理制度范本
目錄
- 第一篇：人事檔案管理制度
- 第二篇：人事檔案管理制度
- 第三篇：人事檔案管理制度
- 第四篇：人事檔案管理制度
- 第五篇：人事檔案管理制度
人事檔案管理制度
一、總則
本公司人力資源部將對(duì)員工的個(gè)人檔案分兩類情況進(jìn)行管理。
第一，凡是被聘用為百蓮名仕大酒店的正式員工，其人事檔案將被存放至“中國(guó)國(guó)際人才開發(fā)中心”百蓮名仕大酒店集體戶作統(tǒng)一管理，人力資源部將及時(shí)為員工辦理各項(xiàng)檔案管理服務(wù)，如：職稱評(píng)定，檔案工資等。
第二，在公司內(nèi)部建立員工檔案。以下將對(duì)這一情況做具體的規(guī)定。
二、檔案的建立
1、員工入職當(dāng)天，填寫好《員工履歷表》，連同學(xué)歷證書、身份證的原件和一寸近期照片兩張交到人力資源部，人力資源部核
2、核實(shí)無誤后留存相關(guān)證件的復(fù)印件。新員工應(yīng)于入職一周內(nèi)自行去附近醫(yī)院體檢，向公司出具體檢報(bào)告。
3、人力資源部與試用期員工簽定《試用期勞動(dòng)協(xié)議書》，正式員工簽定《勞動(dòng)合同書》，并作為員工的檔案材料不可或缺的部分，以后遇相關(guān)的人事調(diào)動(dòng)、薪資調(diào)整等，其相關(guān)資料一并作為員工個(gè)人檔案管理。
4、對(duì)員工檔案將按照部門、在職或離職分類進(jìn)行管理。檔案資料要人力資源部專門保管，嚴(yán)守員工的個(gè)人秘密。
5、檔案資料要編號(hào)，以利于查詢管理，定期進(jìn)行審查，保證檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。
三、檔案的查詢
1、檔案的查詢要經(jīng)過嚴(yán)格審批，個(gè)人不得查詢他人檔案。
2、檔案的查詢首先要向人事部門提出申請(qǐng)，批準(zhǔn)后到檔案管理人員處由檔案管理人員按要求查詢，并填寫查詢記錄。
四、檔案的轉(zhuǎn)出
1、員工離開本單位，對(duì)于存放在公司內(nèi)部的檔案將不予轉(zhuǎn)出，對(duì)于存放在人才中心的人事檔案，必須有轉(zhuǎn)入單位的調(diào)檔函方可轉(zhuǎn)出。
2、檔案轉(zhuǎn)出的不能讓檔案人自己持有，要經(jīng)過機(jī)要部門投遞檔案。
3、檔案轉(zhuǎn)出后要及時(shí)調(diào)整花名冊(cè)，并通知相關(guān)部門，以保證管理工作的正常進(jìn)行。
第二篇：人事檔案管理制度一、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、管理干部、工人等各類人員的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。
三、檔案的管理
根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。
每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊(cè)全面檢查檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案需查找。
任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。
要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。
四、人事檔案是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。
履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。
自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。
各種鑒定；審計(jì)工作中形成的材料；
各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。
政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，更改或姓名認(rèn)定材料等。
黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。
表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料
執(zhí)紀(jì)執(zhí)法部門形成的涉及個(gè)人的材料。
任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。
健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：
不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關(guān)人員檔案情況，需辦理借閱手續(xù)由檔案管理人員提供。
必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的中共黨員干部到檔案室查閱所需情況。
任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
查閱檔案者，必須填寫對(duì)查閱問題，查閱日期等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。
查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。
查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)盡快送回檔案室處理。
外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。
檔案在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。
六、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：
檔案要通過機(jī)要交通或派專人轉(zhuǎn)遞，不能公開郵寄或本人自帶。
檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。
收到外單位的檔案，要及時(shí)核
對(duì)，核對(duì)無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。七、凡歸檔的材料，均應(yīng)經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺把好"入口關(guān)"；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；
九、保管檔案工作人員守則如下：
嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。
嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。
不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。
熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事
第三篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度
一 、公司管理的人事檔案指公司內(nèi)部人事檔案。公司建立的人事檔案包括以下內(nèi)容：
1. 履歷表
2. 身份證復(fù)印件，戶口本復(fù)印件
3. 學(xué)歷證明復(fù)印件，職稱證書復(fù)印件
4. 外地戶口提供所在單位當(dāng)?shù)貢鹤∽C
5. 員工入職審批表
6. 員工轉(zhuǎn)正審批表
7. 公司考核材料
8. 公司對(duì)員工本人的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、任免情況材料
9. 公司認(rèn)為需存檔的其它材料。
二、正式員工應(yīng)將個(gè)人國(guó)家公職檔案存入公司所立集體存檔戶。員工國(guó)家公職檔案存入公司集體存檔戶時(shí)應(yīng)提供以下資料：
1. 行政關(guān)系介紹信
2. 工資轉(zhuǎn)移介紹信
3. 履歷表須填至調(diào)出之年月
4. 鑒定材料
5. 已婚，請(qǐng)?zhí)峁┗橐鲎C明
6. 轉(zhuǎn)正、定級(jí)審批表
7. 職稱審批表
8. 干部錄用表
9. 招工審批表
10. 外地戶口提供單位所在地暫住證
三 、 檔案管理方式
1. 公司內(nèi)部人事檔案由公司人事部專人保管；
2. 檔案管理人員保證所建檔案的完整、清潔，對(duì)所建檔案及時(shí)編號(hào)，保護(hù)檔案安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀，并不斷研究和改進(jìn)管理方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化；
3. 檔案管理人員要嚴(yán)守保密制度，不得向他人泄露檔案內(nèi)容；
4. 查閱人事檔案須經(jīng)公司人事部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
四、 員工如有個(gè)人資料發(fā)生變更，包括其地址、婚姻狀況、出生子女情況及銀行帳戶名稱，應(yīng)于5個(gè)工作日內(nèi)以書面形式通知公司人事部進(jìn)行變更。
五、 凡需要公司開具的有關(guān)人事證明（工作證明、收入證明等），員工必須到公司人事部審批，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可辦理。公司有權(quán)決定是否出具證明。
吉林省和遠(yuǎn)科技有限公司年月日
第四篇：人事檔案管理制度新勞動(dòng)法辭退員工
不簽合同代價(jià)高昂
將不簽訂書面勞動(dòng)合同的后果明確寫進(jìn)立法，體現(xiàn)了立法者落實(shí)“書面合同”的決心。新法實(shí)施后，違反這一規(guī)定的用人單位將付出高昂的代價(jià)。
利刃3：詳細(xì)規(guī)定試用期長(zhǎng)短
在很多情況下，試用期過長(zhǎng)一直被用人單位無償占有其勞動(dòng)成果的勞動(dòng)者詬病，勞動(dòng)者和雇主簽訂勞動(dòng)合同時(shí)對(duì)此爭(zhēng)議最多。而這一現(xiàn)象，將在《勞動(dòng)合同法》中以更為詳盡和明晰的規(guī)定予以遏制。新法規(guī)定，勞動(dòng)合同期限3個(gè)月以上不滿1年的，試用期不得超過1個(gè)月；勞動(dòng)合同期限1年以上不滿3年的，試用期不得超過兩個(gè)月；3年以上固定期限和無固定期限的勞動(dòng)合同，試用期不得超過六個(gè)月。此外，同一用人單位與同一勞動(dòng)者只能約定一次試用期。
而在試用期領(lǐng)不到工資，或者按比例領(lǐng)取工資的不公平待遇，新法則提出了試用期最低工資的參考標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其予以糾正：勞動(dòng)者在試用期的工資不得低于本單位相同崗位最低檔工資或者勞動(dòng)合同約定工資的80%，并不得低于用人單位所在地的最低工資標(biāo)準(zhǔn)。因此，在試用期方面，《勞動(dòng)合同法》更加具體化和更具可操作性。
利刃4：合同自然終止也要補(bǔ)償
照舊法的規(guī)定，只有在用人單位單方面解除或主動(dòng)提出解除未到期的勞動(dòng)合同時(shí)，無過錯(cuò)的勞動(dòng)者才會(huì)獲得補(bǔ)償；如果是合同到期終止，一般情況下勞動(dòng)者不會(huì)得到任何補(bǔ)償。而在新法中，這一被執(zhí)行了12年的規(guī)定將被顛覆?！秳趧?dòng)合同法》中規(guī)定，除勞動(dòng)者原因不能續(xù)約的外，勞動(dòng)合同終止用人單位也要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，其標(biāo)準(zhǔn)與解除長(zhǎng)期勞動(dòng)合同的標(biāo)準(zhǔn)完全一樣，這在第四十四條和四十六條中得以體現(xiàn)。
新法的這一規(guī)定屬國(guó)際通行做法，是對(duì)誠(chéng)信履行勞動(dòng)合同員工的一種鼓勵(lì)，也體現(xiàn)了員工離職后使其生活有所保障的一種人文關(guān)懷。而對(duì)于補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)是否過高的問題，有專家認(rèn)為，這依賴于企業(yè)內(nèi)部制度和經(jīng)營(yíng)管理水平是否也在同步提高。只要是守法的企業(yè)，成本應(yīng)該不會(huì)大增。
針對(duì)新法會(huì)增加企業(yè)成本、影響用工穩(wěn)定和用工質(zhì)量的諸多企業(yè)家們的焦慮，有專家認(rèn)為：《勞動(dòng)合同法》的出臺(tái)，在短時(shí)期內(nèi)對(duì)企業(yè)的管理會(huì)帶來一定的影響，但也應(yīng)該注意到，《勞動(dòng)合同法》的制定宗旨是“完善勞動(dòng)合同，構(gòu)建和發(fā)展和諧穩(wěn)定的勞動(dòng)關(guān)系，保護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益”。從本質(zhì)上出發(fā)，這是一部保護(hù)勞資關(guān)系的法律，它的出現(xiàn)體現(xiàn)了共享價(jià)值
和均衡思想的勝利。對(duì)于企業(yè)來說，在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造和諧的、具有發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力的勞資關(guān)系，才是鞏固和維護(hù)自身利益的根本。
新勞動(dòng)法將于2014年1月1日起施行，這可以說是我們的福音。目前很多用人單位還在延用舊勞動(dòng)法的用工條款，許多同學(xué)對(duì)新勞動(dòng)法的規(guī)定還不太清楚。為避免不必要的勞動(dòng)爭(zhēng)議，依法維護(hù)自己的合法權(quán)益，我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)新勞動(dòng)法，慎重簽訂勞動(dòng)合同。（請(qǐng)注意試用期的新規(guī)定）
一、用工不能再不簽書面勞動(dòng)合同
《勞動(dòng)合同法》第10條規(guī)定，建立勞動(dòng)關(guān)系，應(yīng)當(dāng)訂立書面勞動(dòng)合同。這一規(guī)定重申了《勞動(dòng)法》的規(guī)定，即在我國(guó)建立勞動(dòng)關(guān)系需要訂立書面的勞動(dòng)合同。但是，在實(shí)踐中，大多數(shù)企業(yè)至今仍有一個(gè)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為簽訂勞動(dòng)合同就是將自己套牢，沒有合同就與職工沒有勞動(dòng)關(guān)系，可以規(guī)避法律的規(guī)定自由處置員工的錄用與辭退，而且還可以不繳、少繳稅款和社會(huì)保險(xiǎn)，即使員工去告，也會(huì)因缺乏證據(jù)而不了了之。其實(shí)不然，勞動(dòng)和社會(huì)保障部在2014年專門發(fā)布的《關(guān)于確立勞動(dòng)關(guān)系有關(guān)事項(xiàng)的通知》中早已明確，在用人單位未與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同，認(rèn)定雙方存在勞動(dòng)關(guān)系時(shí)可參照的憑證，包括（1）工資支付憑證或記錄（職工工資發(fā)放花名冊(cè)）、繳納各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的記錄；（2）用人單位向勞動(dòng)者發(fā)放的“工作證”、“服務(wù)證”等能夠證明身份的證件；（3）勞動(dòng)者填寫的用人單位招工招聘“登記表”、“報(bào)名表”等招用記錄；（4）考勤記錄；（5）其他勞動(dòng)者的證言等。其中，（1）、（3）、
（4）項(xiàng)的有關(guān)憑證的舉證責(zé)任在用人單位。而且這一《通知》還規(guī)定了用人單位終止事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系的也需要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。因此，我國(guó)的勞動(dòng)法律法規(guī)和政策明確杜絕了勞動(dòng)者因沒有勞動(dòng)合同而在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議后求助無門的情況，企業(yè)逃避責(zé)任的空間更加狹小。更為重要的是，《勞動(dòng)合同法》還規(guī)定，用人單位自用工之日起不與勞動(dòng)者訂立書面勞動(dòng)合同的，將面臨許多懲罰措施。
1、用人單位自用工之日起超過1個(gè)月但不滿1年未與勞動(dòng)者訂立書面勞動(dòng)合同的，應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者每月支付2倍的工資。
2、用人單位自用工之日起1年不與勞動(dòng)者訂立書面勞動(dòng)合同的，視為用人單位與勞動(dòng)者已訂立無固定期限勞動(dòng)合同。一旦訂立無固定期限的勞動(dòng)合同，沒有法律規(guī)定的可以解除勞動(dòng)合同的情形，用人單位無法辭退勞動(dòng)者，否則，違法辭退要支付2倍的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。由此可見，新法實(shí)施后用人單位不簽訂書面勞動(dòng)合同的，將面臨風(fēng)大的法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，用人單位必須轉(zhuǎn)變以前的觀念，牢固樹立起“用人就要簽訂書面合同”的觀念。
第五篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度
1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國(guó)不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。
2、干部、工人退職、時(shí)必須獎(jiǎng)其檔案交給省人才交流中心管理。3、干部、工人在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)。5、檔案的管理根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。對(duì)所管理的人事檔案必須逐人登記注冊(cè)。每季度核對(duì)一次檔案的分類、編目、序
號(hào)，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置糾正；每裝卸要按登記冊(cè)全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。
任何人不得私自保存他人的檔案材料，對(duì)私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。6、管理干部、工人必須建立檔案正本。1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。履歷表及其他簡(jiǎn)歷材料等。自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。各種鑒定。各類考核、評(píng)價(jià)材料及畢業(yè)成績(jī)單、學(xué)歷證明等。政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。參加中國(guó)**黨和共青團(tuán)的材料。各種獎(jiǎng)勵(lì)及縣團(tuán)
級(jí)以上機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。
任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等。其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時(shí)，支部書記和組織委員查閱。任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項(xiàng)進(jìn)行登記。查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級(jí)以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：檔案要通過機(jī)要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。收到外單位的檔案，要及時(shí)核對(duì)，核對(duì)無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。4、凡歸檔的材料，均應(yīng) 經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動(dòng)局（1981）63號(hào)文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。6、保管檔案工作人員守則如下：認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴(yán)格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個(gè)代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。熱愛本
職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條 按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》會(huì)計(jì)檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時(shí)、存入有序、專人保管。
第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍
1、會(huì)計(jì)憑證：包括原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制，用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù)，是重要的會(huì)計(jì)核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類，確定會(huì)計(jì)分錄，并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬薄的憑證。其他會(huì)計(jì)憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會(huì)計(jì)賬簿是指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)地記錄一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，對(duì)大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理，逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍。它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)帳簿：包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告指用來反映會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書面文件，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表以及財(cái)務(wù)情況說明書等。會(huì)計(jì)報(bào)表包括月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及附注。
4、其他類會(huì)計(jì)檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料是指與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會(huì)計(jì)檔案的立卷和保管
1、會(huì)計(jì)檔案的分類和編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案可分為四類：會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它類，根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級(jí)編號(hào)管理。
2、財(cái)務(wù)部門按照上述歸類和編號(hào)負(fù)責(zé)整理立卷。會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒（或卷皮）進(jìn)行包裝。
3、會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門保管一年，以備隨時(shí)查閱，滿一年后，有單獨(dú)檔案部門的，同財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)移交檔案部門保管。
4、檔案部門對(duì)所保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”由會(huì)計(jì)檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會(huì)計(jì)檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號(hào)分類順序存放。存放地點(diǎn)應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會(huì)計(jì)檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次，檢查檔案完整、借閱情況及安排情況，以及保管期滿應(yīng)處理的檔案，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，要經(jīng)主管會(huì)計(jì)同意；外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案要有正式介紹信，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；會(huì)計(jì)檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案須填寫會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿，需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記，查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場(chǎng)。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹，不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒
定，嚴(yán)格審查，對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷，保管到確無保存價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷毀。
2、對(duì)按規(guī)定可以銷毀的檔案，應(yīng)編造“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀，檔案銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)會(huì)部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，銷毀清冊(cè)一式三份，分別由檔案、財(cái)會(huì)、上級(jí)主管單位保留。
公司檔案管理制度
檔案管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
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