小公司采購管理制度

小公司采購管理制度是企業(yè)運營中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它旨在規(guī)范公司的采購行為，確保資源的有效利用，降低成本，提高效率，防止浪費和舞弊，同時保障供應(yīng)鏈的穩(wěn)定性和產(chǎn)品質(zhì)量。通過明確的規(guī)章制度，公司能夠更好地控制采購流程，優(yōu)化供應(yīng)商管理，提升企業(yè)的競爭力。

包括哪些方面

小公司的采購管理制度通常涵蓋以下幾個核心方面：

1. 采購政策：定義采購的目標、原則和策略，如優(yōu)先選擇本地供應(yīng)商，或強調(diào)質(zhì)量而非價格。

2. 采購流程：詳細規(guī)定從需求識別到合同簽訂的步驟，包括審批權(quán)限、詢價比價、合同審查等。

3. 供應(yīng)商管理：包括供應(yīng)商的選擇、評估、考核和關(guān)系維護，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和信譽。

4. 預(yù)算與成本控制：設(shè)定采購預(yù)算，監(jiān)控采購成本，防止超支。

5. 風(fēng)險管理：識別和應(yīng)對采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險，如供應(yīng)中斷、價格波動等。

6. 審計與合規(guī)：設(shè)立內(nèi)部審計機制，確保采購活動符合法律法規(guī)及公司政策。

重要性

小公司的采購管理制度至關(guān)重要，因為：

1. 成本控制：良好的制度能有效降低采購成本，增強公司的盈利能力。

2. 風(fēng)險防范：通過規(guī)范流程，減少因采購不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險和商業(yè)風(fēng)險。

3. 質(zhì)量保證：確保采購的產(chǎn)品或服務(wù)滿足公司的質(zhì)量和性能要求。

4. 透明度：提高采購的透明度，減少潛在的腐敗和不公。

5. 效率提升：標準化的流程可以提高采購效率，減少時間和人力浪費。

方案

1. 制定詳細的采購流程手冊：明確每個步驟的操作指南和責(zé)任人，確保所有人都了解并遵守。

2. 建立供應(yīng)商評估體系：定期評估供應(yīng)商的績效，確保其持續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3. 設(shè)置審批權(quán)限：根據(jù)采購金額設(shè)置不同的審批層級，避免單一人員濫用權(quán)力。

4. 實施電子化采購系統(tǒng)：利用現(xiàn)代技術(shù)提高采購效率，減少人為錯誤。

5. 定期審計：由內(nèi)部或外部審計團隊對采購活動進行定期檢查，確保合規(guī)性。

6. 培訓(xùn)與溝通：定期培訓(xùn)員工，強化采購制度的理解和執(zhí)行，保持與供應(yīng)商的良好溝通。

通過上述措施，小公司能夠建立起一套有效的采購管理制度，為公司的健康發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。在實踐中，需要不斷調(diào)整和完善，以適應(yīng)市場變化和公司發(fā)展需求。

小公司采購管理制度范文

第1篇 小公司采購管理制度

一、目的:

為加強采購計劃管理,規(guī)范采購工作,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。

二、適用范圍本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購(以下統(tǒng)稱為采購物品)。

三、職責(zé)權(quán)限

1、總經(jīng)理負責(zé)采購管理制度的審批;

2、分管副總、財務(wù)總監(jiān)負責(zé)采購管理制度的審核;

3、人力資源行政部負責(zé)采購管理制度的制定。

4、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)的采購由企管部負責(zé);非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源行政部負責(zé)。

四、采購原則

1、詢價比價原則物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估,并與供應(yīng)商進一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。

2、一致性原則:采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的5―10%。

3、低價搜索原則:采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。

4、廉潔原則:

(1)自覺維護企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。

(2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。

(3)嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。

(4)加強學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。

(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

5、招標采購原則:凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價或招標的形式,由企管、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標間隔時限外,還應(yīng)隨時掌握市場行情,調(diào)整采購價格。

6、審計監(jiān)督原則:采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責(zé)任。

五、采購流程

1、采購申請:物品(物資)需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要,由企管部負責(zé)采購物品每月25日前、由人力資源行政部負責(zé)采購物品每季度最后一個月25日前提出采購申請,填寫《請購單》,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術(shù)指標的,須注明相關(guān)參數(shù)、指標要求。按采購申請流程,由各相關(guān)部門審批,經(jīng)總經(jīng)理批準后交采購部門采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者,應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。

2、詢價比價議價:

(1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應(yīng)商進行報價。

(2)采購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫《詢價記錄表》,按低價原則進行采購。

(3)屬下列情況者,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。

3、樣品提供和確認:

(1)若須進行樣品提供和確認的,須確定送樣周期,由采購人員負責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認,必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認。

(2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。

4、供應(yīng)商選擇:

(1)具有合法經(jīng)營主體者。

(2)品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。

(3)信譽良好者。

(4)客戶認可的供應(yīng)商。采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。

5、合同簽定:

(1)供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

(2)交易發(fā)生爭執(zhí)時,依據(jù)合同的核定條款進行處理。

6、進度跟催

(1)為確保準時交貨,采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催,以確保物品(物資)能適時供應(yīng)。

(2)若采購物品(物資)無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會需求部門。

7、驗收入庫:采購物品(物資)到公司后,屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收,辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后,庫管開具《入庫單》,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知采購部門,2日內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。

8、對帳付款:采購物品(物資)辦理入庫后,由采購員憑《入庫單》按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。

9、采購流程圖:(附后)

六、考核:凡違反本制度的人員,依照公司相關(guān)管理制度進行處罰。

七、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部,自公布之日起執(zhí)行。

八、本制度附件:

1、《_____請購單》

2、《_____詢價記錄表》