公司規(guī)范化管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，它旨在確保組織的運作有序、高效，并為員工提供清晰的行為準則。這種制度通過設定明確的工作流程、職責分配、績效評估標準，以及獎懲機制，有助于提升團隊協(xié)作，降低管理成本，預防風險，增強企業(yè)的競爭力。
包括哪些方面
一套完整的公司規(guī)范化管理制度通常涵蓋以下幾個關(guān)鍵領域：
1. 組織架構(gòu)與職責：定義各個部門和崗位的職責，明確匯報關(guān)系。
2. 工作流程：詳細說明各項業(yè)務的處理步驟，確保工作的標準化執(zhí)行。
3. 員工行為規(guī)范：規(guī)定員工應遵守的職業(yè)道德和行為準則。
4. 人力資源管理：包括招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等政策。
5. 財務管理：制定預算、報銷、審計等財務規(guī)章制度。
6. 客戶服務與市場營銷：設定服務標準，規(guī)范市場推廣活動。
7. 風險管理：識別潛在風險，建立應急響應機制。
8. 法規(guī)遵從：確保企業(yè)行為符合相關(guān)法律法規(guī)。
重要性
規(guī)范化管理制度的重要性在于：
1. 提高效率：清晰的流程和職責劃分能減少工作混亂，提高工作效率。
2. 保障公平：統(tǒng)一的考核標準和獎懲機制能確保公平公正，激發(fā)員工積極性。
3. 防范風險：通過預先設定的風險管理策略，降低企業(yè)可能面臨的法律和經(jīng)營風險。
4. 促進企業(yè)文化：制度化的行為規(guī)范有助于塑造和傳播企業(yè)文化。
5. 提升形象：對外，規(guī)范化管理體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和穩(wěn)定性，有利于吸引客戶和合作伙伴。
方案
1. 制度制定：由各部門負責人參與，結(jié)合企業(yè)實際情況，制定出全面、合理的規(guī)章制度。
2. 培訓與宣導：定期組織員工培訓，確保每個人都了解并理解制度內(nèi)容。
3. 執(zhí)行與監(jiān)督：管理層需嚴格執(zhí)行制度，對違規(guī)行為進行及時糾正。
4. 反饋與修訂：鼓勵員工提出改進建議，定期評估制度的有效性，適時調(diào)整優(yōu)化。
5. 文檔管理：將制度整理成文檔，便于查閱和更新，確保信息一致性。
公司規(guī)范化管理制度的建立與執(zhí)行是一個持續(xù)的過程，需要全體員工的共同參與和努力，以實現(xiàn)企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展。
公司規(guī)范化管理制度范文
第1篇 集團公司規(guī)范化辦公管理工作程序
集團公司規(guī)范化辦公管理程序
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評
審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五) 統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員,并及時處理有關(guān)事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
第2篇 公司規(guī)范化辦公工作程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng),為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員,并及時處理有關(guān)事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
第3篇 公司規(guī)范化辦公程序管理規(guī)定
公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員,并及時處理有關(guān)事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
第4篇 公司規(guī)范化管理辦法
公司規(guī)范化管理實施細則
第一條 規(guī)范化管理概念
我們所稱的規(guī)范化管理,是指根據(jù)本公司的章程的業(yè)務發(fā)展需要,合理地制定公司的組織規(guī)程和基本制度以及各類管理事務的作業(yè)流程(包括各類報表、圖表、公司的ci規(guī)范等等),以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系,通過對該體系的實施和不斷完善,達成公司管理動作的井然有序、協(xié)調(diào)高效之目的。
第二條 規(guī)范化管理意義
(一)逐步將公司的管理工作納入法制管理的軌道,減少工作中的盲目性、隨意性;
(二)明確界定各管理層上下之間、橫向之間的責權(quán)關(guān)系,減少摩擦,提高工作效率;
(三)系統(tǒng)地開發(fā)和建立公司的管理軟件,使公司管理水平的提高和管理經(jīng)驗的積累有一個基本生長點;
(四)為全面實施電腦化管理奠定基礎。
第三條 規(guī)范化管理內(nèi)容
(一)制定各類規(guī)范管理文件,包括:
1.基本制度;
2.作業(yè)程序;
3.圖表報表;
4.ci規(guī)范。
(二)對上述規(guī)范管理文件付諸實施并定期修改完善。
基本制度--是指在公司章程的規(guī)定范圍內(nèi),對公司的基本組織規(guī)程和各業(yè)務領域的管理制度所作的基本規(guī)定,如各機構(gòu)分工規(guī)定、責權(quán)劃分、人事管理制度、行政管理制度財務管理制度、業(yè)務管理制度、信息統(tǒng)計制度等等。
作業(yè)程序--是指在公司各類動態(tài)管理事務的工作流程所作的基本描述和規(guī)定,例如:公司投資立項程序、報關(guān)程序、新進人員試用程序等等。
圖表報表--是指對公司各類圖表、有的格式、內(nèi)容、編號、流向、存檔、審核等進行規(guī)范化處理和運作。
ci規(guī)范--是指對公司外在形象的統(tǒng)一設計和規(guī)定,如信封、便箋、包裝袋、招牌、廣告等等。
第四條 規(guī)范化管理組織
(一)由公司主要高層領導組成規(guī)范化管理委員會,其職責如下:
1.為公司的規(guī)范化管理提出指導性意見,確定基本原則,并確定規(guī)范化管理工作小組的人員的構(gòu)成;
2.定期聽取規(guī)范化工作小組的工作進展匯報,提出指導意見;
3.討論通過各類規(guī)范管理文件,并簽發(fā)實施;
4.負責解釋和仲裁在執(zhí)行規(guī)范管理文件時出現(xiàn)的糾紛沖突;
5.每年組織一次對規(guī)范管理文件的修訂,通過對規(guī)范管理文件的不斷修改補充,使本公司的各項管理工作日趨完善。
規(guī)范化管理委員會由下述人員構(gòu)成:
a主任:由公司董事長兼任。
委員:由總裁、財務總監(jiān)、執(zhí)委主任、副總裁構(gòu)成。
b主任:由公司總經(jīng)理兼任。
委員:由副總經(jīng)理、辦公室主任、各部門經(jīng)理兼任。
c主任:由廠長兼任。
委員:由副廠長各部門負責人兼任。
(二)規(guī)范化管理委員會下設工作小組,具體完成規(guī)范管理文件的擬定、修改和監(jiān)督執(zhí)行,該小組以執(zhí)委會人員為主,吸收職能部門經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務骨干參加人員構(gòu)成如下:
組長由執(zhí)委主任兼任。
組員由執(zhí)委各室骨干、各職能部門經(jīng)理和有關(guān)業(yè)務骨干構(gòu)成。
第五條 規(guī)范化管理文件的實施循環(huán)圖(見圖17.4.1)
所有的規(guī)范管理文件討論通過并付諸實施后并非一成不變,它必須根據(jù)實施效果以及公司的業(yè)務發(fā)展進行pdca的循環(huán)。
第5篇 z公司規(guī)范化辦公程序若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業(yè)綜合檔案管理工作,規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業(yè)利益,反映企業(yè)的歷史面貌,記錄企業(yè)的業(yè)績,為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關(guān)下發(fā)的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統(tǒng)一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時辦理收文手續(xù)和文件承辦單,確保做到平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關(guān)批示及時轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理,并將承辦結(jié)果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關(guān)領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續(xù),加速公文運轉(zhuǎn),每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規(guī)定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發(fā)生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發(fā)文:
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發(fā)出的正式文件,均按業(yè)務性質(zhì)歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經(jīng)本部室負責人核稿報呈公司領導簽發(fā)。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關(guān)部室會簽,會簽后再報公司領導簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式,使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經(jīng)公司領導簽發(fā)后,由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關(guān)規(guī)定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內(nèi)業(yè)),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術(shù)類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構(gòu)、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經(jīng)濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務范圍(責任分工詳見附件《工程經(jīng)濟檔案內(nèi)容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質(zhì)部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團等材料須經(jīng)上級批復后,10~20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數(shù)據(jù)備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五)統(tǒng)計:詳見附件《檔案的統(tǒng)計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現(xiàn)漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應的批準手續(xù)及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關(guān)的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內(nèi)容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經(jīng)公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經(jīng)理監(jiān)督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養(yǎng),以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數(shù)要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經(jīng)手人要嚴格登記手續(xù),綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節(jié)約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規(guī)定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據(jù)需要,經(jīng)主管領導批準后統(tǒng)一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養(yǎng)。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯(lián)系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規(guī)程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經(jīng)領導批準后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù),由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財務部辦理有關(guān)報銷手續(xù)。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序,在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業(yè)經(jīng)濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa_、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統(tǒng)一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系,接到有關(guān)信息后,應立即作好記錄,將記錄內(nèi)容及時傳達到有關(guān)部門和人員,并及時處理有關(guān)事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
5、公司建立健全呈閱件制度,各部室可采用呈閱件的形式向公司領導匯報工作,提出建議。綜合辦應加強呈閱件的管理,做到件件有落實,事事有回音。
