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公司文書管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，其主要作用在于規(guī)范各類文書的制作、審批、存檔和使用流程，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和高效性。通過有效的文書管理，可以提升企業(yè)的行政效率，防止信息錯(cuò)漏，保障決策的科學(xué)性和合規(guī)性，同時(shí)也有助于維護(hù)公司的形象和專業(yè)性。
包括哪些方面
公司文書管理制度涵蓋了以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：
1. 文書格式標(biāo)準(zhǔn)：設(shè)定各類公文的統(tǒng)一格式，包括標(biāo)題、正文、簽發(fā)人、日期等要素。
2. 制作流程：規(guī)定文書從起草、審核、審批到發(fā)布的完整流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人員。
3. 存檔管理：制定文檔分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和檢索的規(guī)則，保證文檔的安全和方便查閱。
4. 使用規(guī)定：明確文書的使用權(quán)限，規(guī)定敏感信息的保密措施。
5. 更新與廢棄：規(guī)定文書的更新頻率和廢棄標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的時(shí)效性。
重要性
良好的公司文書管理制度對(duì)企業(yè)運(yùn)營至關(guān)重要：
1. 提升效率：統(tǒng)一的格式和清晰的流程減少誤解和延誤，提高工作效率。
2. 保障合規(guī)：遵循法定程序，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)行為合法合規(guī)。
3. 保護(hù)信息：有效管理敏感信息，防止信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
4. 促進(jìn)溝通：規(guī)范的文書傳遞準(zhǔn)確信息，減少溝通障礙，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
5. 塑造形象：專業(yè)化的文書體現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，提升對(duì)外形象。
方案
為了建立完善的公司文書管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳細(xì)的文書制作指南，包括常用文書類型、格式模板和編寫要求。
2. 設(shè)立專門的文書管理部門，負(fù)責(zé)文書的審批、存檔和檢索工作。
3. 實(shí)施電子化管理，利用文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)線上審批、存儲(chǔ)和檢索，提高效率。
4. 定期培訓(xùn)員工，提升文書制作和管理能力，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。
5. 定期審查和更新文書管理制度，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和外部環(huán)境變化。
在執(zhí)行過程中，應(yīng)注重靈活性和實(shí)用性，確保制度既能滿足規(guī)范需求，又能適應(yīng)實(shí)際情況，為企業(yè)的高效運(yùn)作提供有力支撐。管理層需定期評(píng)估制度效果，及時(shí)調(diào)整和完善，以保持其有效性。
公司文書管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)公司文書管理制度
一、發(fā)文
1、起草:公文文體、格式等使用準(zhǔn)確、符合規(guī)范要求;文字要準(zhǔn)確、精練,條理要清楚,層次要分明,用語要規(guī)范,公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)人起草辦公室審核,總經(jīng)理簽發(fā)。公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核,公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2、審批:據(jù)文件性質(zhì)、范圍、密級(jí)由相應(yīng)權(quán)屬范圍內(nèi)的管理人員審批。
3、發(fā)送:文件簽發(fā)后,送辦公室統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。文件和原稿,由辦公室分類歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
二、收文
1、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
2、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
3、外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
三、文印工作
1、公司的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
2、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門經(jīng)理不在時(shí),可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。
免影響公司的正常工作。
4、文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù)。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
6、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。
7、 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的,給予批評(píng)或處 50 元以上罰款,屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的,處50 元以上罰款直至辭退。
第2篇 投資公司文書檔案管理制度
投資開發(fā)公司文書檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為規(guī)范公司文書檔案管理,維護(hù)檔案材料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性,更好地促進(jìn)公司各項(xiàng)工作,特制訂本制度。
第二條 歸檔的文書檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。
第二章 文書檔案管理職責(zé)
第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門,辦公室派專人負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案的管理工作。
第五條 文書檔案管理崗位職責(zé):負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。
第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍
第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍
1.會(huì)議類
1.1公司召開的職工大會(huì)、年度工作會(huì)議材料;
1.2董事會(huì)、股東會(huì)會(huì)議材料;
1.3總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.4黨支部會(huì)議記錄、紀(jì)要;
1.5各類項(xiàng)目方面的評(píng)審會(huì)、專家論證會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、座談會(huì)及聽證會(huì)等會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議照片、錄音等;
1.6參加上級(jí)及其他單位召開的會(huì)議帶回的會(huì)議材料。
2.上級(jí)單位頒發(fā)的需公司執(zhí)行的文件。
3.上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的指示、講話、題詞、照片等材料。
4.上級(jí)單位發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
5.公司的請(qǐng)示與上級(jí)單位的批復(fù)文件。
6.公司印發(fā)的各類文件與有關(guān)單位來往的文書。
7.公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
8.公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)年報(bào)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
9.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
11.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。
13.反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
14.公司制定的章程、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)管理規(guī)程等文件材料。
第四章 文書檔案歸檔整理
第七條 歸檔文件是應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝盒,使之有序化的過程。
第九條 歸檔文件整理的要求
1.歸檔文件要齊全完整,按年度―組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。
2.對(duì)跨年度文件的處理:年度計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等放在針對(duì)年度;跨年度或多年度的的計(jì)劃,放在針對(duì)的第一年;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年整理;跨年度或多年度的總結(jié),放在針對(duì)的最后一年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年,沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,也可放在會(huì)議執(zhí)行年。
3.歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。
3.1以公司名義發(fā)出的文件,歸入公司機(jī)構(gòu)類。由綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)整理工作;
3.2以業(yè)務(wù)部門名義發(fā)出的文件材料,歸入業(yè)務(wù)部門機(jī)構(gòu)類,由各部門專門人員負(fù)責(zé)整理工作。
4.歸檔文件整理時(shí)所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
5.歸檔文件整理應(yīng)按照文件形成的規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,并按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
6.歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒,與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目順序相一致,保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。
7.不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
8.應(yīng)使用規(guī)范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。
第十條 歸檔文件整理程序
1.將歸檔文件以件為整理單位,進(jìn)行文件級(jí)管理。
1.1每份文件為一件;
1.2文件正文、發(fā)文稿紙與底稿為一件,重要文件須保留歷次修改稿的,其正文與歷次底稿(包括定稿)各為一件;排列順序?yàn)?正文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.3正文與附件為一件,附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí),也可各為一件;排列順序?yàn)?正文、附件、發(fā)文稿紙、底稿;
1.4原件與復(fù)制件為一件;排列順序?yàn)?原件、復(fù)制件;
1.5轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;排列順序?yàn)?轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文、發(fā)文稿紙、底稿;
1.6報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件;
1.7來文與復(fù)文為一件;排列順序?yàn)?復(fù)文、發(fā)文稿紙、來文。
2.按歸檔文件質(zhì)量要求對(duì)破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.1歸檔文件材料由于使用不當(dāng),產(chǎn)生文件材料破損、局部殘缺等現(xiàn)象,應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修裱(修補(bǔ)或托裱);
2.2對(duì)字跡模糊或易退變的文件,采用復(fù)印的方式進(jìn)行復(fù)制,如:傳真件字跡耐久性差,須復(fù)制后才能歸檔;
2.3紙張幅面大于a4紙時(shí)需要對(duì)超大紙張加以折疊,如:報(bào)表、圖樣等。
3.去除易銹蝕的裝訂用品(訂書釘、曲別針、大頭針等),以避免對(duì)檔案潛在的危害。
4.將歸檔文件按件裝訂,裝訂方式采用左上角裝訂,應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊;便于翻閱利用。
5.在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章,按分類、排列次序逐件編號(hào),并填寫相關(guān)內(nèi)容。
6.按分類方案和件號(hào)順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
7.填寫備考表,備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后,用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。
8.按件號(hào)順序裝入統(tǒng)一規(guī)定的檔案盒。
9.填寫檔案盒盒脊的項(xiàng)目,包括年度、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)和盒號(hào)。
第十一條 文書檔案整理歸檔工作應(yīng)在每年4月底前完成。
第五章 文書檔案保管
第十二條 檔案要分類,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
第十三條 檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
第十四條 經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
第十五條 嚴(yán)格遵守檔
案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
第十六條 凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第六章 檔案借閱制度
第十七條 檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
第十八條 借閱檔案,必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時(shí)間一律不得超過一周,必要時(shí)可以續(xù)借,但重要文件必須當(dāng)天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合辦公室主任報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第十九條 嚴(yán)格遵守保密工作條例,檔案管理人員和借閱人員均不得泄密,對(duì)密級(jí)高的檔案,要經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可借閱。
第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
第二十一條 借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。
第七章 其他
第二十二條 本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
第3篇 公司文書管理辦法(9)
公司文書管理辦法(九)
第一章 總則
第一條 為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。
第二章 文件流傳細(xì)則
第二條 分類
_須登記的文書范圍:結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求
外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要)、電報(bào)、傳真等等
本部制發(fā)文件:本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件
第三條 收文
1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。
2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第四條 發(fā)文
1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。
2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第五條 分文
1. 外來文件由辦公室登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
2. 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第六條 會(huì)簽
1. 需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上收文處理單。
2. 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。
3. 文件收文后,再依收文處理單內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。
第三章 重要文件的審核、執(zhí)行
第七條 審核、批示
涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。
第八條 執(zhí)行
經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。
第四章 撰寫文書格式
第九條 公司實(shí)行按國家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。
第十條 對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。
第4篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據(jù)
根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結(jié)合本公司實(shí)際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證所經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性、完整性,結(jié)案后須及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經(jīng)辦人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會(huì)議材料,包括:會(huì)議通知、決議、領(lǐng)導(dǎo)人的講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)求、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。
4、本公司與有關(guān)單位簽定的合同、協(xié)議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)組卷、編目,卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
3、案卷封面、應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第5篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司文書檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)_ 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作,實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案在公司經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書檔案,是指公司在經(jīng)營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。
第三條 文書檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證,任何部門與個(gè)人不得擅自處理或長期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文書檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作,并指定專人負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(簡稱職能部門)的文書材料
1、職能部門召開的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;
2、職能部門下發(fā)的涉及經(jīng)營業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;
4、職能部門對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書材料
l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要,專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級(jí)部門的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書;所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
20、公司固定資產(chǎn)的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實(shí)行公司、部門分級(jí)立卷的制度,堅(jiān)持 “誰辦文,誰立卷”的原則,并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。
第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí):綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全,按年代--問題分類法組合立卷。第二層級(jí):綜合管理部對(duì)公司及各部門已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代――組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理,并用編制案卷目錄的方式固定下來。
第九條 歸檔文書的整理要求
(一)綜合管理部一般情況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中,應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開;文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。
批復(fù)、批示在前,請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前,附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前,被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁號(hào)。一個(gè)頁面一個(gè)頁號(hào),
頁號(hào)位置在每頁文件正面的右上角,背面的左上角。
(二)按照要求填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù),一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù),來文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件,按一件計(jì)算。文件材料沒有題名的應(yīng)擬寫題名;文件沒有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的,要查清,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫清楚,字跡工整、清晰,簡明扼要,確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容,一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等,體式一致,保管期限劃分準(zhǔn)確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物,對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊,采用三點(diǎn)一線裝訂法,裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔
第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)
歸檔時(shí)間是指立卷部門將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。
部門歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔),各部門須按時(shí)向綜合管理部移交檔案,同時(shí)填寫案卷移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目
錄清點(diǎn)核對(duì)
第十二條 案卷排列編號(hào)
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序,一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào),.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù),并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種,一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編,即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開始的號(hào)序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄,且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng),即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書本式(簿冊(cè)式),最好加硬質(zhì)封皮。開本尺寸一般采用a4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容:
l、封面和扉頁
主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成,書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引,專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無需設(shè)目次。
3、序言或說明
對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡要說明的文字。
4、案卷目錄表(見附件1)
即案卷目錄的主體部分,用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后,用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后,應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用,其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機(jī)要重地,非經(jīng)同意,嚴(yán)禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫房物品未經(jīng)許可,不得挪作他用。經(jīng)常保持庫內(nèi)清潔衛(wèi)生,防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化,檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁火源,禁放易燃易爆品,配備消防器材,定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作,保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄,建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度,每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查,并作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷,以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況,主動(dòng)了解各部門對(duì)檔案的需求,編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí),必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見附件 2),由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還,并辦理注銷手續(xù),不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長不超過 5 個(gè)工作日,公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長不超過2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管,防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷,如造成檔案資料損壞的,視情況進(jìn)行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作,多渠道、多形式地開展利用工作,做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組,每 5 年 1 次對(duì)文書檔案進(jìn)行檢查鑒定工作,重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見,登記造冊(cè),經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽字。
第二十七條 任何部門和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。
第八章 附則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第6篇 公司文書管理工作制度-5
公司文書管理工作制度5
第一章目的
第一條為使公司的文書處理建立科學(xué)、合理、規(guī)范的程序,使文書處理準(zhǔn)確、及時(shí),提高文書處理的工作效率和文書的質(zhì)量,特制訂本辦法。
第二章組織管理
第二條公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由行政管理部門統(tǒng)一辦理。各分公司(工廠)的文書收發(fā)由其所屬部門辦理,行政部門負(fù)責(zé)文書的收受及發(fā)送。
第三條管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜。
第三章文書的種類
第四條公司的通用文書有以下幾種。
(1)請(qǐng)示:向上級(jí)部門請(qǐng)求、請(qǐng)示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)。
(2)報(bào)告:向上級(jí)部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(3)決定:對(duì)公司重要事項(xiàng)或重大活動(dòng)作出安排。
(4)決議:經(jīng)過會(huì)議討論或議定,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)。
(5)批復(fù):上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(6)通告:在公司范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(7)通知:傳達(dá)、批轉(zhuǎn)上級(jí)、同級(jí)、不相屬部門的公文;傳達(dá)要求下級(jí)部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng);發(fā)布規(guī)章、任免、聘用事項(xiàng)。
(8)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況。
(9)信函:對(duì)同級(jí)或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復(fù)某些問題,請(qǐng)有關(guān)部門批準(zhǔn)。
(10)會(huì)議紀(jì)要:記載和表達(dá)會(huì)議重要精神及議定事項(xiàng),要求與會(huì)單位共同遵守執(zhí)行。
第五條公司的專用文書有備忘錄、意向書、協(xié)議書、合同書、契約、各種報(bào)告、廣告書、說明書、請(qǐng)柬、賀詞、新聞稿、啟事等。
第六條文書的類別。
(1)絕密:指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。
(2)秘密:指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文書。
(3)機(jī)密:指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。
(4)普通:指非機(jī)密文書。如果附有調(diào)查問卷之類的重要東西,則另當(dāng)別論。
(5)傳閱:指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。
第四章文書制作要領(lǐng)
第七條文書內(nèi)容(以公文為例)包括以下幾方面。
(1)發(fā)文號(hào):由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號(hào)組成,位于文頭與界欄線上。
(2)收文機(jī)關(guān):向上級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告,一般只寫一個(gè)主送單位;需同時(shí)報(bào)送另一個(gè)上級(jí)部門的,用“抄報(bào)”;對(duì)同級(jí)或下級(jí)則用“抄送”。
(3)標(biāo)題:對(duì)公文主要內(nèi)容的概括和反映,是公文的眉目。
(4)正文:公文的主體部分。
(5)發(fā)文機(jī)關(guān):制發(fā)文的單位,位于正文的右下側(cè),應(yīng)寫全稱或通用簡稱。
(6)公文日期:包括年、月、日,寫在公文末尾,一般以印制日期為準(zhǔn),重要公文以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(7)公文印章:加印在發(fā)文日期中間。
(8)密級(jí):保密文件注明密級(jí)。
(9)附件:附件位于正文之后、印章之前,注明附件的序號(hào)、標(biāo)題。
第八條用紙格式。
(1)國內(nèi)公文用紙用16k型(26cm×18.4cm),涉外公文用a4型(29.7cm×21.0cm)。
(2)圖文區(qū):國內(nèi)用16k型(23.3cm×14.9cm),國際標(biāo)準(zhǔn)用a4型(27cm×17.5cm)。
第九條印裝格式。
(1)公文均采用橫書橫排。
(2)單面印刷可在上端裝訂,雙面印刷在左面裝訂。
(3)裝訂可用線裝、釘裝、膠粘辦法。
第十條版面格式:首頁采用文頭。
第十一條公文行文原則。
(1)上行文原則。
①逐級(jí)行文,即下一級(jí)行文給直接上級(jí)。
②多級(jí)同時(shí)行文,即下級(jí)向上級(jí)和更高上級(jí)同時(shí)行文。
③越級(jí)行文,遇特殊、緊急情況,或?qū)χ苯由霞?jí)的檢舉、控告。
(2)下行文原則。
①逐級(jí)行文。
②多級(jí)同時(shí)行文。
③直貫到底行文。
(3)平行文原則:相互沒有隸屬關(guān)系的部門之間可以行文。
第十二條文書的署名。
(1)公司內(nèi)文書,如果是一般往來文書,只需主管署名;如果是單純的上報(bào)文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書,只需部門署名;如果是重要文書,按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名,或者署有關(guān)部門的主管姓名與職務(wù)。
(2)對(duì)外文書,如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請(qǐng)書、回執(zhí)、公告等重要文書,一律署總裁職務(wù)與姓名。如果是總裁委托事項(xiàng)可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以外的文書,也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)與姓名。
第十三條文書的蓋章。
(1)在正本上必須加蓋文書署名者的印章,副本可以加蓋署名者或所在部門印章。
(2)如果文書署名者不在,可加蓋職務(wù)或代理者印章,并加蓋具體執(zhí)行者印章代替。但在這種情況下,文書存檔前必須加蓋署名者印章。
(3)以部門或公司名義起草的文書,須在旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。
第十四條文書制作注意事項(xiàng)。
(1)文書必須簡明扼要,一事一議,語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。
(2)起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程,并加以證明,附上相關(guān)資料與文件。
(3)必須明確起草文書的責(zé)任者,并署上請(qǐng)示審批提案者姓名。
(4)對(duì)請(qǐng)示提案文書進(jìn)行修改時(shí),修改者必須認(rèn)真審閱原件,修改者須署名。
(5)可行可不行的堅(jiān)決不行文,減少行文數(shù)量,提高行文權(quán)威性和質(zhì)量。
(6)減少聯(lián)合行文,避免聯(lián)合簽審過程中時(shí)間延誤和扯皮。
(7)行文分清主次,提高行文針對(duì)性,減輕行文對(duì)象單位負(fù)擔(dān)。
(8)不輕易越級(jí)行文。
第五章文書制作流程
第十五條對(duì)外行文操作流程。
(1)擬稿。
①由具體承辦人員起草,并由部門負(fù)責(zé)人審核。
②對(duì)外發(fā)文一般以公司名義發(fā)文。各分公司、子公司有必要發(fā)文時(shí),在公司后加下屬企業(yè)全稱。
③發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范。
(2)核稿。
①擬稿完畢后,填寫發(fā)文擬稿單,一并送各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核。
②審核有問題時(shí)與有關(guān)當(dāng)事人溝通,統(tǒng)一意見后進(jìn)行修改。
(3)簽發(fā)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā),明確簽署意見、姓名、日期。
(4)編號(hào)。由行政部統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。
(5)繕印、校對(duì)。
①急件應(yīng)先行處理。
②保密件應(yīng)由專人打印。
③打印后的校樣、廢紙等應(yīng)妥善處理。
④應(yīng)專人校對(duì),以原稿為準(zhǔn),重要文件需多人校對(duì)。
⑤打印、校對(duì)責(zé)任人簽名。
(6)在無誤、規(guī)范的文件上統(tǒng)一蓋印章。
(7)填寫登記簿。
(8)封發(fā)。
①發(fā)文工作由行政部門負(fù)責(zé)。
②查驗(yàn)無誤后信件封口,填寫準(zhǔn)確,注明急件、密級(jí)。
第十六條對(duì)內(nèi)行文處理程序。
(1)對(duì)內(nèi)行文一般按對(duì)外行文處理程序參照?qǐng)?zhí)行。
(2)特殊情況下,各級(jí)部門、下屬企業(yè)對(duì)公司行文可不必經(jīng)繕印程序。
(3)對(duì)內(nèi)行文,由各部門、下屬企業(yè)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六章文書的發(fā)送
一些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書,按下列要點(diǎn)進(jìn)行發(fā)送,必要時(shí)還需給文秘室回復(fù)或回執(zhí),調(diào)查報(bào)告不受本條規(guī)定限制。
第十七條文書封面必須明確寫清接收單位名稱、單位地址以及收件人姓名,并且注明快遞、郵寄、面呈或轉(zhuǎn)交等字樣。
第十八條公司內(nèi)部文書原則上不封緘。
第十九條各部門的郵寄文書,必須于發(fā)送前,在“發(fā)信登記本”與“郵資明細(xì)賬”上填寫相關(guān)內(nèi)容。
第七章文書的處理
第二十條普通文書的處理原則。
(1)部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要處理,或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。
(2)如果遇到重要或異常事項(xiàng),必須及時(shí)與上級(jí)主管取得聯(lián)系,按上級(jí)指示辦理。
(3)各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng),必須與各部門商議后方能予以處置。
第二十一條機(jī)密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。
>
第二十二條某文書被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在文書的空白處填寫閱覽后的意見,并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。
第二十三條有必要在各部門傳閱的文書,必須附“傳閱登記簿”,按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫,并最終交還文書主管。
第九章收文操作流程
第二十四條簽收。一切外來信件、電報(bào)、傳真,統(tǒng)一由行政部門簽收,填寫登記在收件登記簿上。寫明公司或行政部門收啟的文書,統(tǒng)一由行政部拆封處理。
第二十五條寫明各部門或個(gè)人收啟的分送各部門或個(gè)人,如系公文,應(yīng)主動(dòng)送行政部登記處理。
第二十六條分發(fā)。
(1)行政部根據(jù)公文性質(zhì)、要求,確定具體化在辦和閱批對(duì)象,填寫公文閱辦單。
(2)分發(fā)去向。
①重要來文,由行政部長提出初步意見(擬辦),再由公司領(lǐng)導(dǎo)批示(批辦)。
②一般文件,直轉(zhuǎn)有關(guān)職能部門處理(承辦)。具體承辦務(wù)求實(shí)效,分清主辦、協(xié)辦、復(fù)文與不復(fù)文。
③參閱性文件,直接組織傳閱。
④范圍不明的文件,送領(lǐng)導(dǎo)審閱。
第二十七條催辦。
分對(duì)內(nèi)催辦與對(duì)外催辦,包括發(fā)函、派專人打電話等方式,要使用工作催辦單,對(duì)來文做到事事有交代、件件有著落,防止漏辦、延誤。
第二十八條結(jié)辦。
文件傳閱完畢,已答復(fù)發(fā)文單位,有處理意見的文件,均視為結(jié)辦。
第十章文書的整理與保存
第二十九條全部完結(jié)的文書,在結(jié)辦后三天內(nèi),交行政主管歸存,按“完整、有序”的原則對(duì)文件整理、檢查,按類別、年代立卷,分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯,并在“文書保存簿”上做好登記,歸檔保存。
第三十條公司個(gè)人不得保存公司公文,凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。
第三十一條分公司或分支機(jī)構(gòu)的文書分為兩類:一類是特別重要的文書,直接交主管保存,另一類是一般的文書,留存各部門保管。
第十一章文書的保存年限
第三十二條永久保存文書包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的合同書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書;股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書;重要的政府許可證件;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。
第三十三條保存10年文書包括請(qǐng)求審批提案文書;人事任命文書;獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書;財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及永久保存以外的重要文書。
第三十四條保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。
第三十五條保存1年文書,指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。
第十二章注意事項(xiàng)
第三十六條重要的機(jī)密文書,一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。
第三十七條保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書,經(jīng)主管決定,填寫銷毀的理由和日期之后銷毀。機(jī)要文書一律以焚燒的方式銷毀。任何個(gè)人不準(zhǔn)擅自銷毀文件,或以廢紙出售。不需立卷的文件材料需逐件登記,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
第三十八條銷毀秘密級(jí)以上文件要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不遺漏。
第三十九條必須做好重要文書的借閱登記工作,并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證。
第十三章附則
第四十條本辦法適用于公司本部及下屬企業(yè)的公文管理。
第7篇 公司文書管理制度范本（9）
公司文書管理制度范本(九)
總則
第一條 為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文書管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本辦法。
第二條 公司文書是傳達(dá)方針、發(fā)布指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題,指導(dǎo)和商洽工作,報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具,
各級(jí)部門必須認(rèn)真做好文書管理工作。
第三條 文書處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、簡便,文書由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。
第四條 文書管理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保公司機(jī)密。
文書主要種類
第五條 公司文書種類主要有:
(一)決定、決議:對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用“決議”。
(二)通告:公布應(yīng)當(dāng)普遍遵守的事項(xiàng),用“通告”。
(三)通知:發(fā)布規(guī)章制度,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí),同級(jí)和不相隸屬部門的文書,批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文,要求下級(jí)部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項(xiàng),用“通知”。
(四)通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況,用“通報(bào)”。
(五)報(bào)告、請(qǐng)示:向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,提出建議,用“報(bào)告”;向上級(jí)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。
(六)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)或?qū)ο录?jí)布署工作,用“批復(fù)”。
(七)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與全單位共同遵守執(zhí)行者,用“會(huì)議紀(jì)要”。
(八)工作志:記錄日、周、月工作情況(包括工作安排,工作進(jìn)度、工作業(yè)績、工作設(shè)想與建議等)者,用“工作志”。
(九)工作計(jì)劃;進(jìn)行本年、季、月、周工作安排者用“工作計(jì)劃”。
文書格式
第六條 文書一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間,抄送機(jī)關(guān),附注等部分組成。
(一)文書標(biāo)題,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括文書的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和文書種類,除批轉(zhuǎn)規(guī)章制度外,
一般不加書名號(hào)。
(二)發(fā)文字號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào),如幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(三)文書一律加蓋印章,上報(bào)的文書,應(yīng)注明簽發(fā)人。
(四)秘密文書應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
(五)緊急文書分別標(biāo)明“特急”、“急”。
(六)請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送部門,如需同時(shí)送其他部門,應(yīng)用抄報(bào)形式。
(七)文書如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。
(八)發(fā)文部門應(yīng)寫全稱和規(guī)范化簡稱,幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文,應(yīng)將主辦部門排列在前。
(九)會(huì)議通過的文件,應(yīng)在標(biāo)題之下,正文之前注明會(huì)議各名稱和通過日期。
(十)文字從左至右橫寫,橫排。
第七條 文書用紙一般用十六開型(包括國際標(biāo)準(zhǔn)大十六開),左側(cè)裝訂,如公司統(tǒng)一格式者,必須使用公司印制的統(tǒng)一式樣?！巴ǜ妗?、“通知”用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
文書辦理
第八條 文書處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞、歸擋、銷毀等程序。
第九條 凡需辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和性質(zhì)送總經(jīng)理,副總經(jīng)理或交有關(guān)部門辦理,并提出辦理時(shí)限。
第十條 已送總經(jīng)理、副總經(jīng)理批示的文書,應(yīng)在兩日內(nèi)批辦,緊急文書應(yīng)當(dāng)日批辦,過期不批辦者自動(dòng)生效,責(zé)任由批示人承擔(dān),交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理的文書,辦公室應(yīng)根據(jù)辦理時(shí)限檢查催辦,防止漏辦和延誤,凡逾期延誤或漏辦者,部門負(fù)責(zé)人負(fù)擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
第十一條 草擬文書必須符合下列要求:
(一)要符合公司的規(guī)章制度及有關(guān)規(guī)定,如提出新的政策規(guī)定,應(yīng)加以說明。
(二)情況要具體,觀點(diǎn)要明確,內(nèi)容要全面,表達(dá)要規(guī)范,條理要清楚,層次要分明,文字要精練,書寫要工整,標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確,篇幅要簡短。
(三)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確、時(shí)間應(yīng)寫具體的年、月、日。
(四)文書中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào),統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,
一般用漢字書寫,在同一文書中9數(shù)字的使用前后一致。
第十二條 公司對(duì)外發(fā)出的文書由總經(jīng)理簽發(fā),公司對(duì)內(nèi)發(fā)出的文書,由總經(jīng)理授權(quán),副總經(jīng)理簽發(fā),辦公室直
接發(fā)出的文書,辦公家主任簽發(fā),其他部門發(fā)出的文書,由部門負(fù)貴人簽發(fā)。
第十三條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人審批文書要認(rèn)真負(fù)責(zé),文件主批人應(yīng)簽屬自己明確具體的意見,姓名和時(shí)間。
第十四條 草擬和簽批文書,應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或毛筆。
第十五條 行文部門在將文書送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前,應(yīng)認(rèn)真做好審核工作,審核的重點(diǎn)為:是否需要行文,文書內(nèi)
容,文字表達(dá),文種使用,格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。然后上報(bào)總經(jīng)理,主管副總經(jīng)理,簽報(bào)后的文書由辦公室審核。
第十六條 秘密文書不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā),傳遞秘密文書時(shí),必須采取相應(yīng)的保密措施,確保文件安全。
文書立卷和銷毀
第十七條 文書辦完后,應(yīng)及時(shí)將文書定稿,正本和有關(guān)材料整理立卷。
第十八條 文書立卷應(yīng)根據(jù)其特征,相互聯(lián)系和依存價(jià)值分類整理,保證齊全完整,正確反映部門主要工作情況
便于保管、查找、利用。
第十九條 立卷的文書應(yīng)按有關(guān)規(guī)定由力b公室保管,個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的文書。
第二十條 沒有存檔價(jià)值和存查必要的文書經(jīng)過鑒別并報(bào).副總經(jīng)理批準(zhǔn),可定期銷毀,銷毀秘密文書要進(jìn)行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
附 則
第二十一條 本辦法根據(jù)實(shí)際情況可制定規(guī)定,其修改、補(bǔ)充、解釋權(quán)歸公司辦公室。
第二十二條 本辦法從發(fā)布之日起施行。
第8篇 公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理,規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序,特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。
2 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語和定義
文書檔案:是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
4 管理職責(zé)
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé),并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn),同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。
5 管理活動(dòng)、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級(jí)來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé),具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案,要認(rèn)真填寫說明,編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理,時(shí)間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類,單獨(dú)保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí),要認(rèn)真區(qū)分,依照分類進(jìn)行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷,對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查,遇到特殊情況及時(shí)檢查,并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調(diào)閱,需要查閱檔案時(shí),由借閱單位提出借閱申請(qǐng),經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn),方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途,并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史,科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存,并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦,對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí),要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀,并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第9篇 _房地產(chǎn)公司文書管理制度
房地產(chǎn)開發(fā)有限公司文書管理制度
第一章 總則
第一條 為使公司文書管理制度化、規(guī)范化,以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率,特制定本制度。
第二條 范圍
本公司各部門與外界往來文書的收發(fā)均由行政管理部負(fù)責(zé)。
第二章 收文
第三條 簽收文件時(shí),要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。
第四條 簽收文件時(shí),要對(duì)文件的分?jǐn)?shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐分清查核對(duì),如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第五條 簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。
第六條 文件的登記編號(hào):對(duì)收到的文件,要分類逐件在《收文登記簿》上詳細(xì)登記或通過電子掃描建立《電子收文登記簿》。登記項(xiàng)目一般包括收到日期、順序編號(hào)、來文單位、發(fā)文字號(hào)和文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的文件、材料,在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交行政管理部保管,個(gè)人不得存放。
第七條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章 發(fā)文
第八條 公司的文件由行政管理部負(fù)責(zé)起草和審核,由總經(jīng)理簽發(fā);公司文件由各部門負(fù)責(zé)起草的,應(yīng)報(bào)辦公室審核,由總經(jīng)理簽發(fā)。
第九條 以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第十條 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件的形式發(fā)布。
第四章 分文
第十一條 外來文件由行政管理部登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
第十二條 內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第五章 會(huì)簽
第十三條 許多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。
第十四條 各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。
第十五條 文件收文后,再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后見本文件轉(zhuǎn)送行政管理部。
第十六條 重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件,由行政管理部匯總簽署意見,呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示,并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。
第六章 立檔
第十七條 經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理,業(yè)務(wù)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門立檔管理,次年移交檔案室管理。
第十八條 立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷,卷中按規(guī)定編頁碼號(hào),卷首有案卷目錄。
第十九條 文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。
第七章 文書日常管理
第二十條 借閱
1、凡因工作需要借閱文件時(shí),必須履行手續(xù),一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意,重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
2、文件借出室外需登記,借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全,閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
3、翻印(復(fù)印)如需復(fù)印文件,應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。
第二十一條 保管
1、文件應(yīng)妥善保管,防蟲、防霉、防丟失,保證文件的安全。
2、所有文件應(yīng)有專柜存放,枷鎖,定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防潮。
3、機(jī)密文件按密級(jí)保管,不得隨便放置于公共場所,不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>
第二十二條 文件的銷毀
文件的銷毀應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,并建賬登記,經(jīng)兩人以上監(jiān)督銷毀,任何人不得私自銷毀文件。
第八章 附則
第二十三條 本制度報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后頒布實(shí)施,由行政管理部負(fù)責(zé)解釋。
第10篇 物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3.3行政部主管負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核,用印管理。
3.4行政部文員負(fù)責(zé)公司文件收發(fā)及歸檔。
3.5管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)管理處文件審批。
3.6行政部負(fù)責(zé)文件的打印及文號(hào)的管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報(bào);請(qǐng)示;批復(fù);函;會(huì)議紀(jì)要;計(jì)劃;總結(jié)。
b)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引人以下文件類別:
--上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
--下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);
--平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
a)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
b)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號(hào)。簡稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容。
a)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。
b)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
--物業(yè)公司文號(hào):
××發(fā)[×××××]××號(hào)
文件序號(hào)
發(fā)文日期,前兩位為年份
公司代號(hào)
如:物發(fā)[000430]15號(hào),是指物業(yè)管理有限公司2000年4月30日所發(fā)的公司第×個(gè)文件;物管發(fā)「001121」92號(hào),是指物業(yè)管理處2000年11月21日所發(fā)的管理處第92號(hào)文件。
c)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
d)公司文號(hào)由行政部統(tǒng)一管理。
e)發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明秘密字樣;
c)急件必須在文件的左上角位置注明急件字樣;
d)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。
4.1.5主送機(jī)關(guān)。是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān):
a)應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用冒號(hào),;
b)主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用頓號(hào)隔開;
c)根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。
4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
a)正文文字一律自左而右橫排;
b)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開頭空兩個(gè)字;
c)正文字體與主送機(jī)關(guān)保持一致。
4.1.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:
a)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明附件:×××字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無附件的,無須注明;
b)要寫明附件的全稱;
c)附件字體與正文相同。
4.1.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
a)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
b)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時(shí),并在其上面加注一行(此頁無正文)字樣;
c)落款字體與正文相同。
4.1.9日期:
a)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
b)會(huì)議通過的文件應(yīng)寫會(huì)議通過的日期;
c)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
d)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
a)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
b)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即騎年蓋月位置。
4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
a)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
b)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
c)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);
d)印刷時(shí)間指開印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
e)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議。
a)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
b)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
--深人領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);
--注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;
--安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
--如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,由公司行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。
a)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿,撰寫時(shí)應(yīng)注意:
--不與國家法律、法規(guī)相違背;
--把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;
--堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。
b)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:
--審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
--所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;
--所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
--主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
--文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
c)行政部主管審核文件以下內(nèi)容:
--文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
--所用文種和名義是否恰當(dāng);
--文件的密級(jí)和緊急程度是否恰當(dāng);
--文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;不符合的退回?cái)M稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的,注明同意發(fā)文字樣后按正常手續(xù)辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
a)蓋章部門管理人員(一般為行政部經(jīng)理/管理處經(jīng)理)依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意印:
--總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
--蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
--須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);
--對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
b)發(fā)放。發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
--發(fā)文登記:由行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
--采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;
--將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
--次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;--重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理。一般包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作
4.3.1收拆。指文書的收進(jìn)和拆封。
a)公司行政部或管理處公共事務(wù)部為收拆工作的主要部門。
b)凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,信部門/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:
--檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;
--取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2登記。
a)凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、期限長的公文,都要登記。
b)以下文件無須進(jìn)行登記:
--各種無機(jī)密性的出版物;
--一般性的簡報(bào)、資料;
--告之性的廣告;
--事務(wù)性的便函等。
c)文書管理人員(一般為行政部文員或公共事務(wù)部相關(guān)人員)將文件登記在《收文登記簿》內(nèi),內(nèi)容包括:總流水號(hào)、收文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等,登記時(shí)應(yīng)注意:
--要將收到的文件編列總流水號(hào),每年編一次;此編號(hào)應(yīng)與《收文登記簿》上的總流水號(hào)相同;
--需要辦復(fù)的文件,還要填寫《公文處理單》,夾在文件前面,一并送有關(guān)人員或部門辦理;
--字跡要清晰整潔;
--及時(shí)登記,不錯(cuò)登、漏登、積壓。
4.3.3擬辦與批辦。
a)擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見,供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門主管審核裁決:
--擬辦工作一般由行政部門主管;如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng),也可以直接由相關(guān)部門主管擬辦;
--擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文,同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況;
--擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng),明確具體,切實(shí)可行,簡明扼要;
--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的擬辦欄內(nèi),并簽署姓名,寫明日期。
b)批辦是總經(jīng)理或管理處經(jīng)理針對(duì)擬辦意見做出的批示意見:
--屬公司文件的,由總經(jīng)理批辦;屬管理處文件的,由管理處經(jīng)理批辦;
--批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定;
--對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全面、不妥當(dāng)?shù)牡胤?應(yīng)加以補(bǔ)充和修改;
--要求幾個(gè)部門合辦的,應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦;
--需要傳閱的,應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍;
--需要傳達(dá)貫徹的,應(yīng)寫出由誰傳達(dá)和傳達(dá)范圍;
--如果擬辦意見有兩種以上方案,批辦時(shí)應(yīng)有所裁決;
--批辦意見應(yīng)寫在《公文處理單》的批辦欄內(nèi),并簽署姓名、日期。
4.3.4承辦和傳閱。
a)承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件;辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容,如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場調(diào)查等:
--承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見,有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理;
--屬本部門獨(dú)立承辦的,要及時(shí)認(rèn)真辦理,不能推諉、拖拉;
--由本部門牽頭主辦的,應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見,主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,整理、綜合協(xié)商意見,報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;
--承辦完畢,把承辦情況填寫在《公文處理單》的處理結(jié)果欄內(nèi),并簽署--姓名及日期。
b)傳閱工作一般由公司行政部辦理:
--安排傳閱應(yīng)先主后次,對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管應(yīng)優(yōu)先安排閱讀;
--傳閱范圍要適當(dāng),不能隨意擴(kuò)大或縮小;
--各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與行政部或公共事務(wù)部聯(lián)系,切不可在閱讀人之間傳遞和交接;
--閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
4.3.5催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況:
a)催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等;
b)催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式,講究禮貌,表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。
4.3.6歸檔:
文件辦理完畢后,由行政部文員或公共事務(wù)部文員將文件報(bào)檔案室按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理歸檔工作。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第11篇 某物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定
物業(yè)管理公司文書工作管理規(guī)定
為了使公司的文書管理工作更加制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規(guī)定。
一、主題內(nèi)容與適用范圍:
1、本規(guī)定明確了文書的收發(fā)、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。
2、本規(guī)定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。
二、收文:
1、凡屬公司種類收文,統(tǒng)一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時(shí)、準(zhǔn)確做好收文登記。凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收的公文,公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將來文編號(hào)及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。
2、收文登記時(shí),必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯(lián)與來文聯(lián)在一起,第二聯(lián)作簽收及行政人事部留底。
3、凡收文登記的文件,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示方可發(fā)閱。做到當(dāng)天收文當(dāng)天登記,當(dāng)天送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示處理。
4、凡屬急件必須及時(shí)送主管領(lǐng)導(dǎo)批閱,并按批示迅速處理。
5、凡外出開會(huì)或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續(xù)后方可閱辦。
7、文件辦妥后,應(yīng)按部門案卷檔。
三、發(fā)文:
1、凡以公司名義發(fā)出的正式文件(內(nèi)部或外發(fā)),必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并分別按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經(jīng)登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
2、凡公司報(bào)送上級(jí)的報(bào)告、匯報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等文件,必須到行政人事部辦理發(fā)文手,并按照公司發(fā)文文本的格式打印(文本格式見附件三),經(jīng)統(tǒng)一登記、編號(hào)后方可發(fā)出,底稿與發(fā)文副本放在一起檔。
3、文件擬稿要按發(fā)文稿(見附件五)的擬制程序進(jìn)行:一般應(yīng)由主要經(jīng)辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負(fù)責(zé)人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。需經(jīng)幾個(gè)部門協(xié)辦或認(rèn)可的文稿,在主辦部門負(fù)責(zé)人簽字后,應(yīng)由主辦部門送協(xié)辦部門會(huì)簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、凡以一般函發(fā)文,須經(jīng)發(fā)文部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán),并按照公司標(biāo)準(zhǔn)函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號(hào)后發(fā)出。函文必須留底備查,留底稿上應(yīng)有發(fā)文部門負(fù)責(zé)人的簽字。
5、對(duì)來信、來函應(yīng)作好登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)閱批后轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門辦理。復(fù)信、復(fù)函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。
6、凡以公司名義張貼、通告通知、規(guī)章制度等均需擬稿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意或簽發(fā)后方可張貼,并作好登記、編號(hào),底稿與張貼件放在一起檔。
7、凡在公司內(nèi)部印發(fā)資料,必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(qǐng)(見附件七),辦理文印委托手,經(jīng)核準(zhǔn)后方可印發(fā),并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。
8、一切應(yīng)屬檔的文件,文稿若是書寫件,應(yīng)用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)準(zhǔn)確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對(duì)和檔。
四、用印:
1、凡公司發(fā)文用印,必須與原稿核對(duì),如有錯(cuò)漏,需更正后方可蓋章。
2、凡屬業(yè)務(wù)常規(guī)報(bào)表之外的上報(bào)材料、報(bào)表等需蓋部門公章或公司公章時(shí),必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或(分管)公司領(lǐng)導(dǎo)的同意后,方可蓋章。
3、公司行政介紹信由行政人事部統(tǒng)一簽發(fā),介紹信及印章由專人保管、開具、監(jiān)印。簽發(fā)介紹信應(yīng)符合國家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,并在職權(quán)范圍內(nèi)。
4、開具介紹信須經(jīng)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項(xiàng),不得以“聯(lián)系工作”、“購物”等含糊籠統(tǒng)的字名表示。
5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。
6、介紹信有效期市內(nèi)一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標(biāo)明簽發(fā)人。介紹信存根由行政人事部檔備查。
7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意,并在申請(qǐng)證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關(guān)政策及規(guī)定予以證明。證明的內(nèi)容由行政人事部用公司標(biāo)準(zhǔn)函文本簽發(fā),原稿留底備查。如要求證明的內(nèi)容不符合國家有關(guān)政策及上級(jí)有關(guān)規(guī)定,或本公司無法證明的,行政人事部有權(quán)拒絕證明或蓋章。
8、公司各級(jí)公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領(lǐng)用新章、還舊章,一律由使用部門負(fù)責(zé)人親自到行政人事部辦理。部門應(yīng)將印章保管人名報(bào)行政人事部備案,辦理保管人簽字手續(xù);保管人若有變動(dòng)應(yīng)向行政人事部辦理移交簽字手。
9、刻制公司各級(jí)公章統(tǒng)一由行政人事部指定專人辦理,未經(jīng)行政人事部負(fù)責(zé)人簽字,不予報(bào)銷刻制費(fèi)用,并追究擅自外發(fā)刻制責(zé)任。
五、文書的傳遞:
1、凡公司內(nèi)部印發(fā)的文件資料,應(yīng)由行政人事部指定文書員統(tǒng)一編號(hào)、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。
2、凡上級(jí)下達(dá)的機(jī)要文件,按指定范圍閱讀,一律不準(zhǔn)帶回家或帶到公共場所,不準(zhǔn)私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。
3、上級(jí)或公司的文件,凡屬絕密或注明不準(zhǔn)翻印的一律不得復(fù)制。其他文件如確需復(fù)制,必須經(jīng)行政人事部主任或地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理室簽字批準(zhǔn),并在行政人事部辦理登記手續(xù)后,由行政人事部指定復(fù)制;其中有密級(jí)的,復(fù)制件應(yīng)編號(hào),在密級(jí)可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規(guī)定的期限內(nèi),由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊(cè)上作注銷和銷毀證明簽字。
4、凡只需公司領(lǐng)導(dǎo)閱辦的上級(jí)文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉(zhuǎn)由幾個(gè)部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應(yīng)退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時(shí)另定。
5、行政人事部指定文書員應(yīng)在收文的留底聯(lián)(見附件二)上寫明傳閱路線及實(shí)際傳到日期,以按留文期及時(shí)回收、傳遞或催辦。
六、文書的催辦:
1、行政人事部指定文書員每月清對(duì)一次收發(fā)文情況,對(duì)超過留文期限的或公司需調(diào)回的文件,開具催文通知(見附件八)。
2、收到催文通知的部門或,個(gè)人,應(yīng)即將文件退還行政人事部,如確實(shí)遺失應(yīng)報(bào)告行政人事部備案查失。
七、文書的立卷和歸檔:
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2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負(fù)責(zé)公司和部門文件的收發(fā)、保管。根據(jù)檔要求,認(rèn)真做好有保存價(jià)值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。
3、根據(jù)平時(shí)立卷和年終組卷相結(jié)合的要求,文書員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)文件和資料檔,應(yīng)根據(jù)文件或資料的內(nèi)容,及時(shí)收入有關(guān)案卷夾內(nèi);按平時(shí)成的一項(xiàng)工作或一次會(huì)議,及時(shí)清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規(guī)定,分個(gè)度、分級(jí)別、分問題分別立卷。
4、立卷時(shí)應(yīng)按要求分裝訂,寫明案卷標(biāo)題,卷內(nèi)文件以時(shí)間順序排列,卷內(nèi)目錄一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個(gè)人不得繼保存。部門或個(gè)人需要繼使用的材料,應(yīng)先檔后借閱。
6、公司受上級(jí)部門獎(jiǎng)懲的資料,包括獎(jiǎng)狀、證書、通知等,收到材料的部門或個(gè)人,應(yīng)在收到資料的三天內(nèi)即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應(yīng)辦理借用手并有期限。
7、名部門收到未經(jīng)登記的文件資料時(shí),應(yīng)及時(shí)向行政人事部補(bǔ)辦登記手。辦完的文件資料要有系統(tǒng)、完整,來文和復(fù)文要放在一起檔。
8、各部門互送文件、材料時(shí),由文件、材料制作部門立卷檔。幾個(gè)部門會(huì)辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發(fā)的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。
9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準(zhǔn)以復(fù)印件檔。
八、文書檔案的查閱:
1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意方可查閱。
2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經(jīng)行政人事部主任批準(zhǔn)方可查閱。屬密級(jí)檔案材料,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
3、查閱文書檔案一般應(yīng)在行政人事部內(nèi)進(jìn)行;如確需借出行政人事部,應(yīng)經(jīng)行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應(yīng)在一周內(nèi)還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經(jīng)行政人事部主任或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時(shí),必須持介紹信,根據(jù)材料性質(zhì)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或行政人事部主任批準(zhǔn),到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續(xù)后,方可查閱。
5、查閱或借閱文書檔案者應(yīng)注意對(duì)文書檔案的保密和保護(hù),不得私自轉(zhuǎn)借、復(fù)印,不得向無關(guān)人員擴(kuò)散文書檔案的內(nèi)容,不得遺失、抽換、涂改、圈點(diǎn)、拆散,閱后應(yīng)及時(shí)還;行政人事部指定文書員必須按頁核對(duì),發(fā)現(xiàn)有上述情況,查閱或借閱者應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。
九、文書檔案的交接、統(tǒng)計(jì)、保管:
1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調(diào)動(dòng),均需辦移交手。
2、行政人事部指定文書員應(yīng)做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作,包括檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、結(jié)存、整理、保管、鑒定、利用等內(nèi)容。
3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護(hù)檔案的完整無損,延長檔案的使用壽命。
十、附則:
第12篇 物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（4）
物業(yè)公司文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項(xiàng)目、部門的文書管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號(hào)管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報(bào);請(qǐng)示;批復(fù);函;會(huì)議紀(jì)要;計(jì)劃;總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引入以下文件類別:
上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);
平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號(hào):簡稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。
(2)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號(hào):如:昌達(dá)物發(fā)[2000]15號(hào),是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個(gè)文件。
(3)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號(hào)由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門發(fā)文部門需到人事行政部登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。
4.1.5主送機(jī)關(guān):是指用來處理或答復(fù)公文中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號(hào)”;
4.1.7主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號(hào)”隔開;
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開頭空兩個(gè)字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明
(1)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無附件的無須注明;
(2)要寫明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁,落款必須放在另頁空白紙上時(shí),并在其上面加注一行“(此頁無正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
(2)會(huì)議通過的文件應(yīng)寫會(huì)議通過的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁面部分,位于末頁下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫抄送機(jī)關(guān);
(4)印刷時(shí)間指開印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
深入領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);
注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫文稿,撰寫時(shí)應(yīng)注意:
不與國家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書的特點(diǎn)、規(guī)律和寫作方法;
堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:
審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;不符合的退回?cái)M稿部門。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見加印:
總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);
對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門)填寫《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。
(2)凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫明為具體部門或具體人收啟的信,由收信部門/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:
檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;
取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門經(jīng)理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請(qǐng)單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關(guān)支持性文件
第13篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內(nèi)容
3.1 文件和資料的分類
--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊(cè)、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級(jí)機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號(hào)、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應(yīng)登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要?dú)w檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個(gè)人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時(shí)在行政部進(jìn)行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時(shí)間原則上不得超過七天,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)使用人應(yīng)及時(shí)歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報(bào)刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報(bào)刊剪報(bào)工作,由公司文員負(fù)責(zé),每月完成上月報(bào)刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負(fù)責(zé)及時(shí)安排借閱,限定歸還日期后按時(shí)收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對(duì)口專業(yè)員工進(jìn)行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊(cè),要求在兩個(gè)月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理,并通知員工應(yīng)歸還的日期,員工應(yīng)積極配合清理,以便文員及時(shí)掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價(jià)值。
--所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時(shí)歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價(jià)的二倍予以罰款。無定價(jià)的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設(shè)專柜存放、取用,有必要時(shí)應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
編寫:zz審批:zz
第14篇 某公司文書管理辦法
l公司文書管理辦法
第一章總則
第一條為制度化,規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。
第二章文件流傳細(xì)則
第二條分類
_須登記的文書范圍:結(jié)合《檔案管理規(guī)定》的要求
外來文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要)、電報(bào)、傳真等等
本部制發(fā)文件:本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件
第三條收文
1.本公司與外界往來的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。
2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。
第四條發(fā)文
1.以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。
2.以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。
第五條分文
1.外來文件由辦公室登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。
2.內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。
第六條會(huì)簽
1.需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上收文處理單。
2.各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。
3.文件收文后,再依收文處理單內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。
第三章重要文件的審核、執(zhí)行
第七條審核、批示
涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。
第八條執(zhí)行
經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。
第四章撰寫文書格式
第九條公司實(shí)行按國家標(biāo)準(zhǔn)和公司標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文書規(guī)范格式。
第十條對(duì)已經(jīng)統(tǒng)一的文書類(以附件形式下發(fā)),要求各部門及員工嚴(yán)格按公司規(guī)范格式操作。
