分公司采購管理制度匯編(3篇)

分公司采購管理制度是企業(yè)運營中的關鍵環(huán)節(jié)，它旨在規(guī)范采購行為，確保資源的有效利用，降低運營成本，提高經濟效益。該制度通過設定明確的采購流程、職責分工和監(jiān)督機制，防止貪污腐敗，保障采購的透明度和公正性，同時也有助于維護公司的品牌形象和市場競爭力。

包括哪些方面

1. 采購政策：明確采購的總體原則，如公平競爭、性價比優(yōu)先、合規(guī)合法等。

2. 采購流程：詳細規(guī)定從需求提出到合同簽訂的每個步驟，包括供應商選擇、價格談判、合同審批等。

3. 職責分配：明確采購部門、財務部門、法務部門等在采購過程中的角色和責任。

4. 供應商管理：規(guī)定供應商的資質審核、績效評估和合作關系維護。

5. 質量控制：設立質量標準，確保采購商品或服務滿足公司要求。

6. 風險管理：識別并預防采購過程中可能出現(xiàn)的法律、財務和供應鏈風險。

7. 審計與監(jiān)督：設定內部審計機制，定期檢查采購活動的合規(guī)性。

重要性

1. 合規(guī)經營：采購管理制度能確保所有采購活動符合法律法規(guī)，避免潛在的法律糾紛。

2. 成本控制：通過制度化管理，可以有效控制采購成本，提高資金使用效率。

3. 品質保證：嚴格的采購流程能確保采購物品或服務的質量，進而提升產品或服務的整體質量。

4. 供應鏈穩(wěn)定：良好的供應商管理能建立穩(wěn)定的供應鏈關系，減少供應中斷的風險。

5. 企業(yè)形象：透明公正的采購制度有助于塑造企業(yè)的良好形象，增強市場信任度。

方案

1. 制度制定：由總部主導，結合分公司實際情況，制定符合法規(guī)且適應市場需求的采購管理制度。

2. 培訓執(zhí)行：組織全員培訓，確保員工了解并理解制度，強化合規(guī)意識。

3. 信息化建設：引入采購管理系統(tǒng)，自動化處理采購流程，提高效率，減少人為錯誤。

4. 績效考核：將制度執(zhí)行情況納入員工績效考核，激勵遵守制度的行為。

5. 持續(xù)優(yōu)化：定期評估制度效果，根據(jù)反饋和市場變化適時調整和完善。

通過以上方案，分公司采購管理制度將得以有效實施，為公司的長期發(fā)展提供堅實的基礎。

分公司采購管理制度范文

第1篇 物業(yè)分公司采購管理工作程序

物業(yè)分公司采購管理程序

總經理辦公室負責按《采購管理程序》對本公司的采購活動進行控制,保證所采購的物資或服務符合要求。

1.總經理辦公室為保證所采購用于服務的物資、材料符合要求;應向采購人員明確采購要求,確保采購活動處于受控狀態(tài)。應包括:

a.對所采購的物資、材料指定品牌。

b.明確所采購物資、材料名稱、數(shù)量、型號、價格。

c.如果可行也可以指定那些質量可靠、信譽好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。

以上要求必須文件化。

2.各部門在采購分供方的服務時,首先應對分供方的能力能夠滿足我們要求進行評估,只有確認分供方有能力滿足我們要求時,才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務。

3.采購合格服務活動時,必須向合格方供方明確我們的要求,而且這些要求必須是書面文件化的。

4.采購合同、文件只有經授權人批準后方能生效執(zhí)行。

5.對采購的物資、材料、服務按《采購管理程序》進行驗收。

第2篇 分公司采購管理規(guī)定范例

分公司采購管理規(guī)定

分公司物資的采購,執(zhí)行先申請后執(zhí)行的原則,物資需求部門應事先填寫采購申請單,報送公司分管部門審批后,轉交采購部門采購。

一、商品采購

1、各營業(yè)終端根據(jù)銷售、庫存情況填寫采購申請單,報送分公司領導審批,超過一定金額的采購送總公司總裁審批;

2、采購部門根據(jù)審批后的采購申請單整理、匯總后采購;

3、采購部門聯(lián)系供應商,進行詢價、洽談、簽訂采購合同,上報審批,最后下單采購;

4、采購商品送到營業(yè)終端后,各營業(yè)終端倉管員應及時根據(jù)供應商的隨貨同行單和分公司的發(fā)貨單驗收商品,并簽字。直營店倉管員再根據(jù)隨貨同行單、分公司發(fā)貨單、驗收情況登記庫存商品進銷存表,而后將簽字后的分公司發(fā)貨單每周整理一次寄給采購部,加盟店將簽字確認后的分公司發(fā)貨單傳真給采購部。采購部再根據(jù)直營店或加盟店簽收的情況在供應商的送貨單上簽收,復印一份留存,一份傳真給供應商,而后將原件轉給財務入賬;

5、各營業(yè)終端若發(fā)現(xiàn)質量問題或供應商隨貨同行單、分公司發(fā)貨單與實際商品不相符的,應及時通知采購部門,得到處理意見后辦理入庫;

6、采購部門根據(jù)采購合同,填寫付款申請單,報部門主管審核后,轉給財務審核,然后報送給有審批權限的公司領導審批;

7、采購部門負責取得供應商發(fā)票,并轉交給財務。

二、其他物資采購

1、分公司購置固定資產(單價在2000以上或it設備單價在1000元以上)的采購申請單,應上報總公司領導審批方可采購。固定資產采購之后,分公司行政人員應驗收、登記,收取保修卡等相關資料,并督促相關人員填寫設備驗收和領用單,附在報銷或付款申請單后。固定資產領用人發(fā)生變更的,行政部門應負責監(jiān)督固定資產移交,并填寫移交單,報送一份給財務部備案;

2、其他零星的采購均需填寫采購申請單,報送審批后方可采購;

3、所有的采購均要有相關人員的驗收,并注明收到商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量、日期等信息,并簽名;

4、采購人員根據(jù)手續(xù)完整的單據(jù),填寫費用報銷單或付款申請單,辦理報銷或付款手續(xù)。

第3篇 某物業(yè)分公司采購與分包管理程序

物業(yè)分公司采購與分包管理程序

1總則

1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務過程中的采購及業(yè)務分包,不僅是保證物業(yè)服務質量、維護ee物業(yè)服務品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務成本,倡導廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務分包活動公開、有序地進行。

1.2根據(jù)管理公司《ee地產經營管理制度》規(guī)定,結合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況,各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務,必須納入招標系統(tǒng)進行控制,包括但不限于:

a)物料、設備采購;

b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);

c)服務分包等。

2相關職責界定

2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施,以及

20萬元以下的招標工作。

2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

2.350萬元(含)以上的招標項目按《au_地產經營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。

2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

3供方管理

3.1供方合格評定準則

3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。

3.1.2產品供方合格評定標準包括(但不限于):

a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經營;

b)有資質證書;

c)固定的營業(yè)地點;

d)充足的供貨資源;

e)提供明確有效的合格產品質量證明憑據(jù);

f)合理的產品價位;

g)以及在合作期間產品使用合格率達到98%以上;

h)供貨及時性達到95%以上;

i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。

3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規(guī)定等亦應進行了解,以便與其配合達到滿足服務的需求。

3.1.4可供選擇的服務(工程)供方,其合格評定標準包括(但不限于):

a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;

b)滿足服務項目的能力;

c)良好的社會信譽;

d)合理的承包價格;

e)優(yōu)質的服務質量,及跟蹤服務的有效性和及時性。

3.2供方合格評定方法

3.2.1業(yè)務經辦部門負責收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評,至少應評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢:

a)質量、性能及其穩(wěn)定性;

b)價格;

c)信譽--履約信譽與社會信譽度;

d)售后服務;

e)付款方式;

f)交貨方式、交貨周期;

g)公共關系;

h)品牌;

i)供方內部運作狀況;

3.2.2業(yè)務經辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結論。品

質部負責復核,并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質證明等進行驗證,其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質證明必須合法有效。

3.2.3經初評合格的供方,在可行時應由業(yè)務經辦部門組織相關部門人員進行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質部派出的人員。

3.2.4現(xiàn)場考察主要內容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等,必要時對其所承包的項目進行考察核實,以確定其承包業(yè)務能力和社會的信譽程度。

3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后,業(yè)務經辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告,并由考察人員會簽。業(yè)務經辦部門負責將現(xiàn)場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經理審批。

3.2.6經審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務經辦部門執(zhí)行。

3.3合格供方的監(jiān)督評估

3.3.1物業(yè)分公司品質部負責建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名稱、注冊地址;

b)評審結果和記錄;

c)供方營業(yè)執(zhí)照復印件;

d)資質等級證書;

e)質量保證書;

f)其他證明材料。

3.3.2物業(yè)分公司品質部負責組織業(yè)務經辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估,根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式,包括:

a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估;

b)對提供長期連續(xù)服務的供方應每季度進行一次綜合評估;

c)對提供一次性服務或一次性工程的供方,應在合同執(zhí)行完后一個月內完成供方監(jiān)督評估。

3.3.3物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與

監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應注意對以下內容的評估:

a)掌握供方內部管理的狀況;

b)供方產品價格的變化;

c)社會信譽的變化;

d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;

e)其他應當跟蹤管理的要素。

3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務經辦部門負責實施,品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。

4招標工作程序

4.1招標項目立項

4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務經辦部門根據(jù)年度工作計劃提出,計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業(yè)務經辦部門擬定招標計劃,必須按上述第2條規(guī)定的權限履行報批手續(xù)。

4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于):招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。

4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務經辦部門負責擬訂招標文件,招標文件的內容應包括(但不限于):

a)招標人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;

b)招標項目簡介,包括項目內容、項目要求等;

c)對投標人及投標書的要求,包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等;

d)評標標準及方法;

e)評標活動方案,包括招標組織機構,開標時間及地點等;

f)其他事項的說明。

4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《au_地產經營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標

小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

4.2成立招標小組

4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組,負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。

4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務經辦部門經理、財務部經理、品質部經理及相關專業(yè)技術人員應為招標小組成員,全過程參與招標工作。

4.2.3在整個招標過程中,每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總人數(shù)的2/3。

4.3投標單位確定

4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式,由業(yè)務經辦部門負責收集相關供方信息,由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規(guī)定:

a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格;

b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應按上述第3條的規(guī)定經評定合格后才能作為擬邀請的投標單位;

c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內不得參與投標。

4.4發(fā)標

4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。

4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄,其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。

4.5開標、評標、定標

4.5.1招標小組主持開標工作,現(xiàn)場拆封,該過程應形成書面記錄,參加開標的全體人員簽字確認。

4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析,以便進一步的評標定標工作。

4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作,招標小組全體人員參加,實際人數(shù)

不少于3人。

4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《au_地產經營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行,經招標小組評標,并將評標結果按規(guī)定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。

4.5.5確定中標單位后3日內,招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書,并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

4.6合同簽訂及招標文檔管理

4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務經辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內部的合同評審過程,并與中標單位進行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。

4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務經辦部門負責整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

5物料采購

5.1物料定額標準

5.1.1各物業(yè)分公司應根據(jù)物業(yè)服務實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量,包括工程設備維護所需的備品備件,建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準,編制《物業(yè)采購分類明細表》,經本公司總經理審批后執(zhí)行。

5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新,并報本公司總經理審批。

5.2年度采購計劃

5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經理審批。

5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據(jù)之一,在年度采購計劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時,必須相應調整公司年度收支預算計劃,并報項目所在公司審批。

5.3月度采購計劃

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)

流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補充計劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經本公司財務部經理審核、總經理審批后,于每月25日前報行政人事部。

5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

5.4計劃采購實施

5.4.1經總經理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經批準的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經評定合格后方可選擇。

5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。

5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時,一般應通知合格供應商送貨上門。

5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

5.5零星、應急物料的申購

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。

5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:

a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經理(管

理處主任)審核;

b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經理及總經理審批;

c)經審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。

5.6物料采購時效

5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成,特殊情況報行政人事部經理(管理處主任)同意后另行處理。

6物料保管

6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。

6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收,確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標識明確,防止物料損壞、變質或丟失。其中,有毒有害化學物資必須隔離存放,并做好防護措施。

6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應經驗收合格,出庫物料應辦理領用審批和簽收手續(xù)。

6.4各類物料應按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進、出明細,并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。

6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領用的物料,在班組內的領用也應建立相應的記錄,并由領用人簽收。

7服務(工程)分包

7.1物業(yè)分公司的服務分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經項目所在公司總經理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權限,2萬元(含)以下的由本公司總經理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經理審批。

7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務應明確質量要求,包括服務范圍、作業(yè)方式與內容、服務過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。

7.3物業(yè)分公司應根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估,并針對不同類型的分包服務采用適當?shù)目刂品椒?包括(不限于):

a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(如清潔、綠化等),應根據(jù)分包合同要求制定相應的管理規(guī)定,對供方服務質量進行連續(xù)監(jiān)控;

b)針對周期性的分包業(yè)務(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理,并要求服務供方提供每次業(yè)務執(zhí)行報告,監(jiān)管人員跟蹤確認;

c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程,根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

7.4物業(yè)分公司所有分包服務監(jiān)視和評估均應形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應及時要求服務供方進行整改,相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。

8相關文件與記錄

8.1管理公司《ee地產經營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》

8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表

8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄

8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評估表

8.5wdwy-fr-mm6204招標工作計劃

8.6wdwy-fr-mm6205招標文件審批表

8.7wdwy-fr-mm6206評標、定標審批表

8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃