分公司印章管理制度

分公司印章管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它旨在規(guī)范印章的使用、保管和管理，確保公司業(yè)務(wù)的合法性和權(quán)威性。印章不僅是公司對外簽署合同、出具證明等法律文件的法定標(biāo)志，也是內(nèi)部管理中確認(rèn)指令、審批流程的有效工具。通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠≌鹿芾碇贫龋梢苑乐蛊墼p行為，保障公司的合法權(quán)益，維護公司的信譽。

包括哪些方面

1. 印章的制作與備案：規(guī)定印章的制作標(biāo)準(zhǔn)、審批流程，以及向相關(guān)部門進行備案的程序。

2. 印章的使用權(quán)限：明確各部門印章的使用范圍，設(shè)定審批權(quán)限，防止濫用。

3. 印章的保管：確定專人負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)格的保管措施，如存放地點、交接程序等。

4. 印章的使用記錄：建立使用登記制度，記錄每一次印章的使用情況。

5. 印章的停用與銷毀：規(guī)定印章停用的原因和程序，以及銷毀的條件和方法。

重要性

1. 法律效力：印章具有法律效力，錯誤或濫用可能導(dǎo)致公司承擔(dān)法律責(zé)任，良好的印章管理制度能降低法律風(fēng)險。

2. 企業(yè)形象：統(tǒng)一、規(guī)范的印章使用，有助于提升企業(yè)形象，增強合作伙伴和公眾的信任。

3. 內(nèi)部控制：防止內(nèi)部員工的不合規(guī)行為，確保公司決策的正確執(zhí)行。

4. 資源保護：有效管理印章，防止資源被不當(dāng)利用，保護公司的經(jīng)濟利益。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作規(guī)程：明確印章的申請、使用、保管、停用和銷毀等各個環(huán)節(jié)的具體步驟和責(zé)任人。

2. 建立審批流程：所有需蓋章的文件必須經(jīng)過有權(quán)人員審批，防止未經(jīng)授權(quán)的使用。

3. 培訓(xùn)與教育：定期對員工進行印章管理制度的培訓(xùn)，提高他們的法律意識和責(zé)任意識。

4. 監(jiān)控與審計：設(shè)置定期的印章管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

5. 技術(shù)輔助：利用現(xiàn)代技術(shù)，如電子簽章系統(tǒng)，提高印章管理的安全性和效率。

輕微的筆誤示例：印章的制作與備案過程中，需“向相關(guān)部門”進行備案，可能偶爾會因疏忽而漏報，故需強化監(jiān)管機制。

在實際操作中，分公司印章管理制度的實施需要全體員工共同遵守，管理層的重視和監(jiān)督同樣關(guān)鍵。只有這樣，才能確保印章管理制度的有效執(zhí)行，為公司的穩(wěn)健運營保駕護航。

分公司印章管理制度范文

第1篇 油品調(diào)運分公司印章管理規(guī)定

工貿(mào)油品調(diào)運分公司印章管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 印章是zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán),明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具,為維護公司印章的嚴(yán)肅性、權(quán)威性,明確印章使用人與管理人員的責(zé)權(quán),確保印章使用安全,結(jié)合公司實際,特制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所管理的印章主要包括:公章、法定代表人或負(fù)責(zé)人印章、財務(wù)專用章、合同專用章、合同審查專用章、業(yè)務(wù)專用章(職能部門或業(yè)務(wù)部門)等。

第三條 各類印章的管理涉及范疇:刻印、使用、廢止、更換。

第二章 組織機構(gòu)及職責(zé)

第四條 印章管理的歸口部門為綜合辦公室。

第三章 刻印與啟用

第五條 刻制印章要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。公司基本印章(公章、法定代表人印章、財務(wù)專用章、合同專用章)的刻制及更換,應(yīng)向綜合辦公室提出申請,綜合辦公室報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由機要人員持單位介紹信、公司相關(guān)證照及印章式樣到公安機關(guān)備案、審核、辦理刻印證明,并到公安部門指定的刻字單位統(tǒng)一刻制。

第六條 因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請各職能部門及駐站、分公司專用章時,由需求部門提出申請,經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)后由綜合辦公室刻制。

第七條 公司印章刻制后,綜合辦公室下發(fā)文件予以正式啟用后,方可使用。

第三章 保管與使用

第八條 公司公章由綜合辦公室專人保管。各部門的合同、重要文件、一般性文件等需要蓋章,經(jīng)辦人須在《印章使用登記薄》簽字,并由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可蓋章。綜合辦公室負(fù)責(zé)《印章使用登記薄》的保管、留存。

第九條 企業(yè)法定代表人或負(fù)責(zé)人印章,分別由財務(wù)資產(chǎn)部、綜合辦公室專人保管。財務(wù)資產(chǎn)部保管的法定代表人或負(fù)責(zé)人印章主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù),憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章;綜合辦公室保管的法定代表人或負(fù)責(zé)人印章主要用于干部職工職稱聘任、勞動合同簽署、工資發(fā)放等業(yè)務(wù),經(jīng)得法定代表人或負(fù)責(zé)人同意后方可蓋章。

第十條 財務(wù)專用章由財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人(或?qū)Ｈ?保管。主要在銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。

第十一條 合同專用章由綜合辦公室負(fù)責(zé)人(或?qū)Ｈ?保管。主要適用于公司與他人(企業(yè)或單位)簽訂的生產(chǎn)經(jīng)營、商務(wù)等業(yè)務(wù)方面的經(jīng)濟合同審批、簽署。合同專用章使用時,必須審核相關(guān)審批手續(xù)的完備性。

第十二條 各部門專用章的使用。主要適用于各部門內(nèi)部使用,需由部門負(fù)責(zé)人(或?qū)Ｈ?進行保管并參照公司印章使用規(guī)定嚴(yán)格控制印章的使用。

第四章 廢止與更換

第十三條 廢止印章,根據(jù)相關(guān)文件直接辦理廢止手續(xù)。

第十四條 更換印章應(yīng)由印章使用部門向綜合辦公室提出更換申請,并呈主管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)理核準(zhǔn)后交由綜合辦公室統(tǒng)一封存或銷毀,并做好登記。

第十五條 遺失印章時應(yīng)由印章保管人員填寫印章廢止申請,并呈公司經(jīng)理簽批遺失處理及處罰辦法,經(jīng)核準(zhǔn)后,交由綜合辦公室按批示處理,同時必須登報申明。

第五章 保管人權(quán)利和責(zé)任

第十六條 印章保管人的責(zé)權(quán)范疇:對于公司主要印章管理,采取分散管理相互監(jiān)督的辦法。具體劃分如下:

(一)部門印章保管人對印章具有獨立使用權(quán)力,同時對印章的使用負(fù)全部責(zé)任。

(二)公章、合同專用章、財務(wù)專用章的保管人無獨立使用權(quán)力,但具有監(jiān)督權(quán)力。經(jīng)辦審核中經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理、經(jīng)手人則負(fù)相應(yīng)責(zé)任。對于未經(jīng)經(jīng)理簽批的公章使用,保管人、經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任。

(三)法定代表人或負(fù)責(zé)人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其無獨立使用權(quán)力,需依據(jù)財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請、取匯款憑證或法定代表人、負(fù)責(zé)人的授權(quán)方可使用,否則負(fù)全部責(zé)任。

(四)各類印章因工作需要獨立帶離公司使用的,需經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可帶離。

(五)如遇個人需開具相關(guān)證明,需由部門負(fù)責(zé)人以上擔(dān)保簽批后方能使用,若涉及到個人經(jīng)濟擔(dān)保與證明時,原則上一律不予證明。

(六)蓋印要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,端正、清晰、美觀、便于識別,印章文字不能蓋歪或顛倒。加蓋印章位置應(yīng)上距正文l行之內(nèi),端正、居中下壓成文時間,印章用紅色。

(七)所有印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用管理制度,做好申請和使用登記。公司印章只適用于公司相關(guān)業(yè)務(wù),不得從事有損公司利益的活動。

(八)印章管理部門要妥善保管印章,公章、法定代表人或負(fù)責(zé)人印章、財務(wù)專用章、合同專用章等必須放入保險柜存放,防止被盜。

(九)印章使用申請人及管理負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照上述規(guī)定申請使用印章,如出現(xiàn)問題,后果自負(fù)。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責(zé)任。

第六章 附則

第十七條 本規(guī)定由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第十八條 本規(guī)定未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。

第十九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。