cca2102:2008成本管理體系要求文件控制標(biāo)準(zhǔn)解釋怎么寫
CCA2102:2008標(biāo)準(zhǔn)是針對企業(yè)成本管理體系的重要指導(dǎo)，其中文件控制是關(guān)鍵一環(huán)。文件控制涉及到企業(yè)的各項記錄、報告和政策，確保其準(zhǔn)確、完整且及時更新，從而有效支撐成本管理的決策制定。以下是對這一標(biāo)準(zhǔn)的深入解析。
1. 文件的創(chuàng)建與審批
- 制定文件時，應(yīng)明確其目的和受眾，內(nèi)容需清晰、準(zhǔn)確。新手可能忽視的一點是，文件語言應(yīng)簡潔易懂，避免專業(yè)術(shù)語過濫，以免造成理解障礙。
- 文件的審批流程至關(guān)重要，確保所有關(guān)鍵部門和責(zé)任人參與，以保證內(nèi)容的全面性和合規(guī)性。
2. 文件的版本控制
- 隨著時間和業(yè)務(wù)變化，文件需要不斷更新。新版本發(fā)布時，舊版應(yīng)被替換，防止混淆。新手可能犯的錯誤是忘記記錄版本信息，導(dǎo)致使用過期文件。
3. 文件存儲與訪問
- 文件應(yīng)妥善保存，防止丟失或損壞。設(shè)置合理的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的修改或查看。新手可能疏忽的是，定期備份文件，以防意外情況。
4. 文件的使用與執(zhí)行
- 文件應(yīng)被正確理解和執(zhí)行。培訓(xùn)員工理解和遵循文件規(guī)定，是保證文件有效性的關(guān)鍵。新手可能會忽略員工的培訓(xùn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致文件執(zhí)行不到位。
5. 文件的修訂與廢棄
- 當(dāng)文件不再適用或存在錯誤時，應(yīng)啟動修訂程序。廢棄的文件應(yīng)有明確的標(biāo)記，防止誤用。新手可能在修訂過程中忘記更新引用，導(dǎo)致信息滯后。
6. 文件的審計與評估
- 定期對文件控制進(jìn)行審計，評估其有效性，以持續(xù)改進(jìn)。新手可能忽視了這一環(huán)節(jié)，導(dǎo)致文件體系的僵化。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
本標(biāo)準(zhǔn)旨在建立一套完善的文件控制流程，確保成本管理信息的準(zhǔn)確、一致和實時。它強調(diào)文件的生命周期管理，從創(chuàng)建、審批、存儲、使用、修訂到廢棄，每個環(huán)節(jié)都需嚴(yán)格把控。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
主要包括文件的創(chuàng)建與審批流程、版本控制、存儲與訪問安全、使用與執(zhí)行、修訂與廢棄管理，以及定期的審計與評估。
注意事項
在實施此標(biāo)準(zhǔn)時，要注意文件的語言易讀性，審批的全面性，版本控制的嚴(yán)謹(jǐn)性，員工培訓(xùn)的必要性，以及定期的審計與評估。避免文件冗余和信息混亂，保持文件體系的靈活性和適應(yīng)性。
書寫格式
管理標(biāo)準(zhǔn)書寫應(yīng)遵循邏輯清晰、內(nèi)容詳實、語言簡練的原則。每個部分應(yīng)有明確的標(biāo)題，內(nèi)容之間過渡自然，邏輯層次分明。注意使用恰當(dāng)?shù)膶I(yè)術(shù)語，但要避免過于復(fù)雜，以便理解和執(zhí)行。書寫格式應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，包括引言、主體、實施要點和結(jié)尾建議等部分，以體現(xiàn)專業(yè)性和權(quán)威性。
cca2102:2008成本管理體系要求文件控制標(biāo)準(zhǔn)解釋范文
cca2102:2008《成本管理體系要求》標(biāo)準(zhǔn)解釋:文件控制
標(biāo)準(zhǔn)條文
組織應(yīng)編制、實施和保持文件化的程序,對成本管理體系所要求的文件予以控制,并確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
c)識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
d)從使用處及時收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時,應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識,并規(guī)定這些文件的保密要求;
f)外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。
目的和意圖
成本管理體系文件的控制重點是讓所有執(zhí)行文件的部門和人員都能確保使用現(xiàn)行有效版本的成本管理體系文件,以防止誤用作廢和/或失效的文件。本要素條款規(guī)定了對成本管理體系文件進(jìn)行重點管理和控制的要求。
理解要點
●文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、更新、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程的管理和控制。文件控制的目的就是為了防止文件的非預(yù)期使用。因為,文件是成本管理體系活動的依據(jù),如果管理者在從事成本管理工作或開展成本管理活動的過程中用錯了文件(依據(jù)錯了),那么這些工作或活動就一定錯了。所以,組織必須對成本管理體系文件進(jìn)行控制。
●記錄是一種特殊類型的文件,這種特殊性表現(xiàn)在當(dāng)空白的記錄表格未填寫時,表格欄是填寫表格的依據(jù),是一般的文件;當(dāng)記錄表格被填寫后,作為證明活動過程或結(jié)果的證據(jù)時,是記錄的范疇。作為記錄應(yīng)按4.3.4記錄控制的要求予以控制。
●按本標(biāo)準(zhǔn)的要求,組織應(yīng)編制、實施和保持《文件控制程序》,對成本管理體系文件予以控制。《文件控制程序》的基本內(nèi)容通常包括:文件控制的目的、文件控制的范圍、文件控制的職責(zé)和權(quán)限、文件的標(biāo)識、編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、復(fù)制、歸檔、借閱等要求以及文件的修改或更新、文件的作廢與換版、文件的日常管理、外來文件的控制等(需要時)。(不限于此)
●對成本管理體系所要求的文件的控制,組織應(yīng)確保:
a)文件在發(fā)布前得到評審和批準(zhǔn),并確認(rèn)其適宜性、可行性和充分性;
――為什么文件在發(fā)布前要得到評審對成本管理體系文件進(jìn)行評審的目的就是集思廣益找問題、堵漏洞,使文件更充分、更適合于組織的實際情況,為領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布文件提供條件。通過對文件的評審,可以使參加評審的人員加深對文件的理解,達(dá)成共識,便于文件的貫徹執(zhí)行。
――文件評審的方式可分為:會議評審、會簽評審、起草人自審三種情況。
――為什么文件在發(fā)布前要得到批準(zhǔn)組織采用批準(zhǔn)的形式使成本管理體系文件生效(有效)。因此,文件批準(zhǔn)的目的就是使文件生效,未經(jīng)批準(zhǔn)的文件屬于無效文件。授權(quán)人員在批準(zhǔn)文件過程中可以對該文件進(jìn)行發(fā)布前的最后審查把關(guān),并以批準(zhǔn)的形式確保文件的適宜性和充分性。文件被批準(zhǔn)是權(quán)威性的具體體現(xiàn),可以強制文件的貫徹執(zhí)行,用批準(zhǔn)的形式還可以分清和追溯發(fā)布文件的責(zé)任人。確認(rèn)文件得到批準(zhǔn)的形式按照國際慣例就是授權(quán)人員的親筆簽字。如果在文件中看不到授權(quán)人員的親筆簽字,就可以認(rèn)為該文件未被批準(zhǔn),屬無效文件。而在我國的組織中文件經(jīng)常是以蓋公章的形式進(jìn)行批準(zhǔn)(如“紅頭”文件),往往看不到授權(quán)人員的親筆簽字,這樣就需要追溯和確認(rèn)其文件的底稿,驗證其是否經(jīng)過了授權(quán)人員的親筆簽字,如果追溯不到授權(quán)人員的親筆簽字,就應(yīng)視為其文件未被批準(zhǔn)。
――文件批準(zhǔn)的方式是授權(quán)人員手簽。
――文件評審和批準(zhǔn)的重要性是確保其充分性(完整、全面、系統(tǒng)、不遺漏)與適宜性(適合于組織的實際情況,并具有可操作性和易操作性)。
b)對文件進(jìn)行定期評審,必要時予以更新,并再次得到批準(zhǔn);
――文件在使用過程中可能存在不充分或不適宜等問題,通過定期評審的方式以發(fā)現(xiàn)并消除這些問題。
――必要時(如果文件存在的問題較多或不適用時,也就是說不對文件進(jìn)行修改或更新就會影響成本管理體系的有效性時)應(yīng)修改或更新文件。
――對已修改或更新的文件應(yīng)再次得到批準(zhǔn)(持續(xù)使文件有效)。
――對文件的修改應(yīng)由原審批部門或批準(zhǔn)人進(jìn)行審批。若改變原審批部門或批準(zhǔn)人時,必須獲得原審批的背景資料。
――對文件的修改或更新,應(yīng)明確其原因、方式、步驟、內(nèi)容和性質(zhì),并保持記錄。
c)識別、獲得和使用現(xiàn)行文件的最新版本;
――所有使用文件的場所或工作人員必須得到文件(將文件發(fā)放至使用處或向文件主管部門索取)。
――必須得到文件的現(xiàn)行有效版本。
――文件的版號和修改號是識別文件的現(xiàn)行版本和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識,我們可以采用這種標(biāo)識方式(如“a/0”為a版第0次修改)對文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)進(jìn)行識別,以確保獲得文件的現(xiàn)行版本。文件的版號和修改號標(biāo)識應(yīng)得到控制,在對文件進(jìn)行更改或更新時應(yīng)相應(yīng)改變其原有的版號和修改號,以體現(xiàn)文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài),否則標(biāo)識將失去意義,無法識別。
――可采用《現(xiàn)行受控文件清單》的方式對文件的現(xiàn)行版本進(jìn)行控制。組織為確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,除了正確地制定《文件編號規(guī)則》和實施唯一性標(biāo)識外,還應(yīng)編制和定期公布《現(xiàn)行受控文件清單》,并在清單中標(biāo)明現(xiàn)行修訂狀態(tài)(有效版本的修改號),以便文件使用人能及時識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)和確保使用清單中所規(guī)定的文件,達(dá)到防止誤用文件的目的。
――要求現(xiàn)行版本的目的是防止使用失效版本的文件,使活動的依據(jù)產(chǎn)生錯誤。
――保持文件發(fā)放或文件領(lǐng)用的記錄,記錄中應(yīng)體現(xiàn)文件名稱、文件編號、版號/修改號、分發(fā)號、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放時間等信息。
d)從使用處及時收回作廢和/或失效的文件,防止這些文件的非預(yù)期使用,需要保留這些文件時,應(yīng)對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;
――按文件的發(fā)放記錄或文件使用記錄第一時間收回作廢文件。
――確保文件持有人使用唯一(分發(fā)號)的有效文件,防止作廢文件的非預(yù)期使用。
――當(dāng)作廢文件需要保留時,應(yīng)采用加蓋“作廢保留文件”印章的形式進(jìn)行標(biāo)識,防止作廢文件的非預(yù)期使用。對作廢保留文件只能用于追溯歷史情況和在研究、策劃和制定有關(guān)文件時的參考,不得用于指導(dǎo)成本管理與控制活動和成本水平的實現(xiàn)
e)對需要保密的成本水平文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識,并規(guī)定這些文件
的保密要求;
――由于競爭的需要,組織的許多成本管理體系文件需要保密,通常情況下這些需要保密的文件都是與成本水平有關(guān)的文件,如成本目標(biāo)、成本動量標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)成本、成本計劃等。
――組織應(yīng)對需要保密的文件提出保密的要求,作出規(guī)定,并按規(guī)定對這些文件進(jìn)行保密的標(biāo)識和管理,以防止保密信息的泄露。
f)外來文件得到識別并分發(fā)到使用處。
――外來文件是指組織應(yīng)執(zhí)行或參照執(zhí)行的來自組織外部的文件。如與成本有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)(國際、國家、行業(yè)、協(xié)會和地方標(biāo)準(zhǔn)等)、政府有關(guān)部門的行政文件、行業(yè)協(xié)會的管理文件、上級主管部門的管理文件、顧客提供的規(guī)范性文件、供方提供的相關(guān)文件以及其他相關(guān)方提供的文件等。
――組織應(yīng)對這些外來文件進(jìn)行識別,控制其分發(fā)范圍,跟蹤修訂狀態(tài),并確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。
與其他要素條款間的相互關(guān)系
