合同管理標準作業(yè)工作程序怎么寫
在日常的商業(yè)活動中，合同管理是至關重要的一個環(huán)節(jié)，它涉及到企業(yè)的法律風險控制、資源優(yōu)化配置等多個層面。然而，對于新手而言，制定一份清晰、有效的合同管理標準作業(yè)工作程序可能會顯得有些棘手。以下將詳細闡述如何進行這一過程，同時也會分享一些可能遇到的問題和解決策略。
一、理解合同管理的基礎知識
1.1 合同的定義與類型：合同是雙方或多方關于權利義務的約定，包括但不限于銷售合同、服務合同、租賃合同等。
1.2 法律法規(guī)依據(jù)：熟悉相關法律法規(guī)，如《合同法》、《民法典》等，確保合同內容的合法性。
二、合同管理流程
2.1 合同起草：明確合同條款，包括價格、交付日期、服務內容等，并確保條款清晰、完整。
2.2 審核：由法律部門或專業(yè)律師進行法律審查，檢查合同的合規(guī)性。
2.3 簽署：經過審核無誤后，由授權人員簽署合同。
2.4 執(zhí)行與監(jiān)控：跟蹤合同執(zhí)行情況，確保雙方履行約定。
2.5 存檔：妥善保存合同原件，便于日后查閱。
三、可能出現(xiàn)的問題及對策
3.1 語言表述模糊：新手可能在撰寫合同時用詞不當，導致條款含糊。建議多參考模板，或者請教專業(yè)人士。
3.2 忽視法律更新：法律環(huán)境會變化，定期更新合同管理知識，避免過時信息。
四、管理標準規(guī)范
明確責任人和職責分工
設定詳細的合同審批流程
建立合同檔案管理系統(tǒng)
制定異常處理機制
定期進行合同管理培訓
五、管理標準有哪些
合同起草標準
審核標準
簽署標準
執(zhí)行監(jiān)控標準
存檔管理標準
六、注意事項
1. 確保合同內容的全面性和準確性。
2. 注意保密條款，保護企業(yè)敏感信息。
3. 保持與對方的良好溝通，及時解決合同執(zhí)行中的問題。
七、書寫格式
標題簡潔明了，反映主題
正文段落分明，邏輯清晰
使用專業(yè)術語，但避免過于復雜
每個步驟應有具體的操作指導
結構靈活，避免機械的總分總模式
制定合同管理標準作業(yè)工作程序是一項細致而嚴謹?shù)墓ぷ鳎枰Y合理論知識與實踐經驗，不斷學習和調整，以適應不斷變化的商業(yè)環(huán)境。只有這樣，才能確保合同管理的有效性和安全性，為企業(yè)的運營保駕護航。
合同管理標準作業(yè)工作程序范文
一、目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部所有合同的管理工作。
三、職責
1、總經理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
2、行政部負責公司所有合同的審核、監(jiān)管及歸檔(員工勞動合同除外)。
3、人事部負責公司員工勞動合同的審核、監(jiān)管及歸檔。
四、程序要點
1、合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
(1)對外提供服務的合同,包括以下幾類:
①開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
②投標書;
③對外租賃合同;
④公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
⑤顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
⑥公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
⑦其他對外提供服務的合同。
(2)對外委托服務的合同,包括以下幾類:
①采購合同;
②招標合同;
③勞動合同;
④公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
⑤其他須進行對外委托服務的合同。
2、合同的形式包括以下幾種形式
(1)書面的和非書面的。
(2)協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求。
(3)規(guī)范合同和格式合同。
(4)口頭承諾。
(5)招、投標書。
3、合同的制定
(1)一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內容包括以下條款:
①標的;
②數(shù)量和質量(或工作內容);
③價款或酬金;
④履約期限、地點方式及其他履約條件;
⑤合同終止條件;
⑥違約責任;
⑦專用合同約定的其他必要條款。
(2)各種合同若有合同范本,可依照全同范本填寫或修改各項條款。
4、合同的評審
(1)評審權限:
①標的在10萬元以下的合同,由總經理委托分管副總經理組織合同執(zhí)行部門及及行政部經理進行評審;
②標的在10~50萬元的合同,由總經理組織有關人員進行評審;
③標的50萬元以上的合同,由董事會進行評審。
(2)評審內容:
①對外提供服務合同的評審內容:
――公司的履約能力;
――顧客提供的價格;
――合同的風險;
――合同的條款是否明確;
――合同是否合法;
――合同的社會效益;
――其他需要評審的內容。
②對外委托服務合同的評審內容:
――分供方的履約能力;
――分供方提供的價格;
――分供方的信譽;
――分供方提供服務的售后服務;
――合同的條款是否明確;
――合同是否違法;
――合同的風險;
――合同履約監(jiān)控能力;
――其他需要評審的內容。
5、合同的簽署與生效
(1)合同經評審合格,由總經理簽署。非書面的合同除外。
(2)經總經理簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)程序》辦理蓋章審批手續(xù)。
(3)所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)一頁以上的必須加蓋騎縫章。
(4)經簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,需公證的合同,經公證后生效。
(5)公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條塊的限制。
(6)生效的合同原則上一式肆份,公司與顧客各兩份,需進行公證的報公證機關一份備案。
6、合同的編號與歸檔
(1)書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(2)一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經總經理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理。
(3)行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)程序》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同反還行政部歸檔。
(4)合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
7、合同的履約
(1)對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。
(2)對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經理或行政部監(jiān)督履約。
(3)合同執(zhí)行部門需將合同履約階段性情況向總經理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
(4)行政部監(jiān)控所有書面合同(員工勞動合同除外)的履約進度,對違反合同進度的及時向總經理匯報。
(5)合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
8、合同的變更與廢止
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中需變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向行政部提出合同變更申請,行政部按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經理直接組織變更條款或廢止合同。
9、合同的續(xù)約
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知行政部,由行政部經理按合同評審程序跟進評審,重要合同由總經理直接組織合同評審。
10、合同的統(tǒng)計
每年12月31日前,由行政部對書面合同進行清查統(tǒng)計,寫出專題報告。專題報告內容包括:合同清單,履約完成情況,存在或需跟進的問題等報總
經理審閱?？偨浝斫o出批示意見,由行政部按總經理批示意見辦理。
11、記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
五、記錄
1、《合同評審記錄》
2、《合同更改通知單》
六、相關支持文件
1、《檔案管理標準作業(yè)程序》
2、《對外委托服務標準作業(yè)程序》
3、《有償便民服務標準作業(yè)程序》
4、《對外投資管理標準作業(yè)程序》
