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有哪些
一、檔案管理的主要內(nèi)容
1. 檔案收集：確保所有業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件、報告、合同等原始記錄被妥善保存。
2. 檔案分類：依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和信息價值，將檔案分為不同類別，如行政、財務(wù)、項目等。
3. 檔案整理：對檔案進行編號、裝訂、編目，以便于檢索和保管。
4. 檔案存儲：選擇合適的物理或電子存儲方式，保證檔案的安全和完整。
5. 檔案利用：為內(nèi)部員工和外部相關(guān)方提供檔案查閱服務(wù)。
6. 檔案銷毀：對過期或無保留價值的檔案進行合法合規(guī)的銷毀。
標準
二、檔案管理的標準
1. 法規(guī)遵從：所有檔案管理工作必須符合國家法律法規(guī)，如《檔案法》及相關(guān)實施細則。
2. 安全性：檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，電子檔案需有備份策略。
3. 可追溯性：每份檔案應(yīng)有完整的生命周期記錄，包括創(chuàng)建、修改、審批、存檔等環(huán)節(jié)。
4. 保密性：涉及企業(yè)敏感信息的檔案，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保信息安全。
5. 效率：檔案檢索應(yīng)在合理時間內(nèi)完成，滿足業(yè)務(wù)需求。
6. 持續(xù)改進：定期評估檔案管理效果，不斷優(yōu)化流程和系統(tǒng)。
是什么意思
三、檔案規(guī)程的含義 檔案規(guī)程是指企業(yè)制定的一套關(guān)于檔案管理的規(guī)則和程序，它旨在規(guī)范檔案的全生命周期管理，從產(chǎn)生到銷毀的每一個環(huán)節(jié)。規(guī)程的制定和執(zhí)行旨在確保檔案的有效利用，保護企業(yè)知識資產(chǎn)，同時也是對法規(guī)的遵守和對企業(yè)運營的保障。通過明確的責(zé)任分配、標準化的操作流程和嚴格的監(jiān)控機制，檔案規(guī)程可以提升檔案管理的專業(yè)性和效率，降低風(fēng)險，為企業(yè)決策提供及時、準確的信息支持。規(guī)程也體現(xiàn)了企業(yè)的組織文化，強調(diào)對歷史記錄的尊重和對信息資源的重視。
檔案規(guī)程范文
第1篇 職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理規(guī)程
(一)職業(yè)健康監(jiān)護管理檔案的基本內(nèi)容包括
1、職業(yè)危害申報材料;
2、公司對職業(yè)健康檢查機構(gòu)出具的的委托書;
3、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測檢測結(jié)果、作業(yè)場所職業(yè)病危害評價報告;
4、、從業(yè)人員職業(yè)健康檢查計劃;
5、職業(yè)健康檢查結(jié)果的“評價報告書”;
6、對職業(yè)病(疑似)患者、健康受到損害的從業(yè)人員救治診療資料;
7、對職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌證者處理和安置的記錄;
8、在職業(yè)健康監(jiān)護中提供從業(yè)人員體檢結(jié)果告知的相關(guān)證明材料、需要提供的其他資料和職業(yè)健康檢查機構(gòu)記錄的相關(guān)資料;
9、其他相關(guān)資料。
(二)公司建立接觸職業(yè)危害員工個人職業(yè)健康檔案,做到“一人一檔”,職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括:
1、勞動者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史(見附錄);
2、相應(yīng)工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;
3、職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
4、職業(yè)病診療等健康資料。
第2篇 某寫字樓項目檔案管理規(guī)程
寫字樓項目檔案管理規(guī)程
一、目的:
為了進一步加強部門檔案管理,促進部門規(guī)范化、標準化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。
二、規(guī)程主要內(nèi)容:
(一)部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參與的原則,建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動時,必須進行清點移交手續(xù))。
(二)明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。
1、一級范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。
2、二級范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。
3、三級范圍:日常各項記錄本;點檢表;巡查表;普通函件、文字資料等。
(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。
(四)檔案柜應(yīng)在柜面標明部門科室、編號等分組別類。
(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標明文件內(nèi)容,與目錄對應(yīng)。
(六)檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表,每年進行二次以上的全面清理、整理。
(七)檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、防腐除銹等防護工作。
(八)檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理(或科長)以上及批準方可辦理。
三、本規(guī)程自二0一_年一月一日起實施。
第3篇 某購物中心客戶檔案管理規(guī)程
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心客戶檔案管理規(guī)程
1.目的
為確保資料及租戶檔案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地開展工作,特制訂租戶檔案管理規(guī)程。
2.范圍
適用于各項目租戶檔案建立與管理。
3.職責(zé)
3.1營運部人員負責(zé)收集整理租戶(客戶)存檔資料。
3.2營運部專人管理檔案資料。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1工作日志的存檔工作:工作日志中應(yīng)包含有當(dāng)天工作重點、投訴、工程維修跟進情況、突發(fā)事件報告等相關(guān)內(nèi)容。
4.2對外的發(fā)函、通知應(yīng)根據(jù)年度存檔。
4.3租戶檔案資料管理
4.3.1根據(jù)每一個租戶設(shè)置不同的檔案資料盒,租戶檔案需遵循保密原則,妥善保管,目錄清晰、易查。
4.3.2租戶檔案資料應(yīng)包含以下信息:
a、租戶基本情況記錄表;
b、租戶消防驗收單、租戶簽訂的消防責(zé)任書;
c、租戶裝修資料、裝修竣工驗收記錄等各項裝修資料;
d、非餐飲店鋪每季度巡場記錄表(餐飲店鋪月度巡場記錄表)及整改通知;
e、餐飲租戶油煙管道、四害消殺合同備案及油煙管道清潔實施記錄;
f、租戶的工作聯(lián)系函;
g、其它。
4.4租戶檔案資料由客戶服務(wù)部或相關(guān)業(yè)務(wù)責(zé)任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人應(yīng)在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。
4.5檔案保存
4.5.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺,一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。
4.5.2嚴禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
4.5.3檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
4.6檔案借閱
4.6.1租戶檔案資料由客戶服務(wù)部及相關(guān)責(zé)任部門保存,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,任何人不得借閱、查詢及復(fù)印。經(jīng)理同意借閱的,借閱人需在《借用/借閱記錄表》上注明借閱人、借閱時間、借閱目的。
4.6.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制。不準在檔案上作記號、涂改、污損。確因工作需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負責(zé)人同意方可。
4.6.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容。由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
4.6.4短期使用檔案借閱期不得超過3天,長期使用檔案借閱期不得超過7天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
4.7檔案移交
4.7.1如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)部門負責(zé)人批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
4.7.2員工進行部門間調(diào)動后,由調(diào)入部門文員在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出部門文員取回調(diào)動人員的人事檔案,行政人事部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字,以便查詢。
4.8檔案檢查
4.8.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
4.8.2檢查時間:每月自行檢查一次。
4.9檔案銷毀需經(jīng)部門負責(zé)人批準并做好記錄工作。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第4篇 物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編號。
4.1.1公司編號為:cshy
4.1.2部門編號:
a)行政部編號為:_z
b)人力資源部編號為:rl
b)財務(wù)部編號為:cw;
c)管理部編號為:gl;
d)工程維修部編號為:gc;
e)市場拓展部編號為:sc
f)品質(zhì)督察部編號為:pz;
4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區(qū)分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主入住驗房表》;
--《裝修申請表》、《裝修安全責(zé)任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書);
--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準報告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗收證書;建設(shè)消防驗收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗收合格書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準用證等);
--施工設(shè)計資料(地質(zhì)報告書;全套設(shè)計圖紙;圖紙會審記錄;設(shè)計變更通知單;工程預(yù)決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
--其他應(yīng)保存的工程資料。
c)設(shè)備檔案,包括:
--設(shè)備臺賬;
--設(shè)備出廠合格證;
--設(shè)備使用說明書(要求中文);
--設(shè)備安裝、調(diào)試報告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設(shè)備運行記錄;
--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
--設(shè)備更新改造記錄;
--設(shè)備管理制度;
d)物業(yè)管理運作檔案,包括:
--公司管理運作檔案(物業(yè)接管記錄;對外經(jīng)營記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運作記錄);
--管理處運作檔案(各部門運作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動記錄;達標創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運作記錄)。
e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購合同;多種經(jīng)營合同;物業(yè)接管類各種合同;保險類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄。
h)財務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:cshy-cw-報表;
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級。
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗房表》;
f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書);
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準報告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗收證書;建設(shè)消防驗收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗收合格證書;供水合同;供電協(xié)議書、許可證;供氣協(xié)議書、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準用證等);
c、施工設(shè)計資料(地質(zhì)報告書、全套設(shè)計圖紙、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程預(yù)決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說明書(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺賬;
b、設(shè)備運行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對外經(jīng)營記錄;
f、各部門運作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動記錄,達標創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運作檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
(1)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效
考評檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項目部保管本項目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門負責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:
5.4《外來文件臺賬》文件編碼:
5.5《合同臺賬》文件編碼:
第6篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程
辦公大樓項目檔案管理規(guī)程
目的
規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責(zé)
a.資料檔案管理員負責(zé)檔案的保存、預(yù)立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進行檢查。
c.各部門主管負責(zé)部門內(nèi)歸檔文件的收集、整理。
工作規(guī)程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。
b.時間
各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無空缺,不得使用鉛筆填寫。
-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。
b.接收的案卷,經(jīng)復(fù)查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調(diào)卷查閱者,應(yīng)說明理由、要求及內(nèi)容。
b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開管理處,如有離開管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。
f.閱后及時歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復(fù)印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。
第7篇 電廠會計檔案管理標準規(guī)程
1范圍
本標準規(guī)定了浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司會計檔案管理的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核。
本標準適用于浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司會計檔案工作的管理,也適用于長興長風(fēng)能源有限責(zé)任公司會計檔案工作的管理。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
財政部、國家檔案局會計檔案管理辦法
原國家電力公司國家電力公司會計基礎(chǔ)工作規(guī)程(試行)
3 管理職能
經(jīng)營工作部(財務(wù))是公司會計檔案管理的歸口部門,具體負責(zé)會計檔案的立卷、歸檔等工作。公司檔案室負責(zé)會計檔案的保管、查閱、登記等工作。
4管理的內(nèi)容與要求
4.1會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù),是企業(yè)的重要檔案之一。會計檔案包括:
4.1.1會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
4.1.2會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿、其他會計賬簿。
4.1.3財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告。
4.1.4其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。
4.2公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)所形成的會計憑證,由財務(wù)按照歸檔的要求定期負責(zé)整理,裝訂成冊,并編好案卷目錄和說明。要求做到:整潔美觀,憑證按編號順序裝訂成冊,加上封皮,并加蓋年度、月份、起訖號碼、月份次序號、裝訂人簽章等。
4.3 會計賬簿每年裝訂一次,統(tǒng)一編號裝訂成冊,印章必須齊全。
4.4 財務(wù)報告每年裝訂一次,按月份順序排列,裝訂成冊,加上封面。
4.5 當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由經(jīng)營工作部(財務(wù))保管一年,期滿之后,由經(jīng)營工作部(財務(wù))編制移交清冊,交公司檔案室統(tǒng)一保管,移交時間于每年3月底前。
4.7 會計檔案必須做到妥善保管,存放有序,查閱方便,同時嚴格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
4.8會計檔案的借閱和利用按公司檔案管理標準執(zhí)行。
4.9會計檔案保管期限見規(guī)范性附錄a。
4.10會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室編制會計檔案銷毀清冊,經(jīng)財務(wù)主管鑒定、總經(jīng)理工作部領(lǐng)導(dǎo)審核,報公司檔案鑒定委員會批準后方可銷毀,銷毀清冊同時應(yīng)報公司董事會備案。
4.11保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.12會計檔案的銷毀,應(yīng)由檔案、財務(wù)、審計共同派員監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
4.13電算化的會計檔案以計算機打印的書面形式按前款的規(guī)定保存。有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)視作為會計檔案管理。
4.14會計檔案保管人員因崗位變動,應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)。
5 檢查與考核
5.1本標準的執(zhí)行情況由公司分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門組織檢查與考核。
5.2按《浙江長興發(fā)電有限責(zé)任公司考核標準》進行檢查與考核。
第8篇 物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3. 3檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:r
(2)財務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護部編碼為:h;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;
(8)經(jīng)營部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1 檔案的分類,按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗房表》;
f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責(zé)任書》、裝修設(shè)計圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書);
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項目開發(fā)批準報告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗收證書;
建設(shè)消防驗收合格證;
公共配套設(shè)施綜合驗收合格證書;
供水合同;
供電協(xié)議書、許可證;
供氣協(xié)議書、許可證;
有線電視合格證;
通信設(shè)施合格證;
電梯準用證等);
c、施工設(shè)計資料(地質(zhì)報告書、全套設(shè)計圖紙、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程預(yù)決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說明書(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺賬;
b、設(shè)備運行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對外經(jīng)營記錄;
f、各部門運作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動記錄,達標創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經(jīng)營合同、物業(yè)接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關(guān)的各類記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財務(wù)文件:固定資產(chǎn)類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※―cw―報表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運作檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:
(1)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績效考評檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項目部保管本項目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業(yè)管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;
屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;
機密檔案由分管該項工作的副總經(jīng)理審批;
普通檔案由部門負責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門經(jīng)理審核無誤后報總經(jīng)理審批。
4.1
1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:
5.4《外來文件臺賬》文件編碼:
5.5《合同臺賬》文件編碼:6.0
第9篇 _管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第10篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程格式怎樣的
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程1目的對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2范圍適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標準作業(yè)要求3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:a)管理文件:各部門在經(jīng)營活動中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書復(fù)印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;
特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。
3. 2檔案的收集整理
3.2.1 質(zhì)量記錄文件3.2.
1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時限,每月5號前由各部門負責(zé)人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;3.2.
1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專員歸檔保存;3.2.
1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2 其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3. 3檔案保存
3.3.1 須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;
一旦出現(xiàn)險情,須立即向部門經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。
3.3.2 嚴禁無關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3 檔案發(fā)生損毀、丟失時,根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4 離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3. 4檔案借閱
3.4.1 外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);
使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;
使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2 任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;
不準在檔案上作記號、涂改、污損;
確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門的負責(zé)人同意方可。
3.4.3 借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;
由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4 短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3. 5檔案移交
3.5.1 如檔案需向其他部門移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2 員工進行公司間調(diào)動后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場簽字,以便查詢。
3. 6檔案檢查
3.6.1 檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2 檢查時間:每月自行檢查一次。
3. 7檔案銷毀檔案銷毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》
第11篇 某某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
某物業(yè)管理公司用戶檔案管理規(guī)程
1.用戶檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負責(zé)。
2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶資料、往來文件按房號整理歸檔。
3.大廈用戶資料按房號一戶一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶資料文件柜內(nèi)。
4.用戶檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。
5.每個用戶檔案的排列順序為:按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶來函、復(fù)函
b.非辦公時間加班申請
c.公司水牌制作申請
d.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機租用申請表等)
e.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門的通知;用戶室內(nèi)物品放行協(xié)議書;大門封板申請;破鎖申請等)
f.租戶資料(業(yè)主授權(quán)書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復(fù)印件;營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書;關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內(nèi)設(shè)施檢驗記錄表)
g.裝修資料(用戶室內(nèi)裝修申請;大門密碼鎖安裝批準書;用戶室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶室內(nèi)裝修整改通知書;用戶室內(nèi)裝修竣工驗收申請;貨梯使用申請表;臨時出入證辦證表等)
h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶檔案內(nèi)。收樓證明書;業(yè)主身份證復(fù)印件或營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)
i.用戶遷出(用戶變動通知;用戶遷出的通知;業(yè)主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調(diào)查問卷等)
j.其他資料
6.用戶檔案的標簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶的公司名稱吻合。
7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時更新檔案內(nèi)用戶資料。
第12篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心行政文員負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。
4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.7其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第13篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫
。
4.1.5檔案編號舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號:※※※-※※-※※※-※※※檔案序號類別編號部門編號物業(yè)管理公司編號b)管理處編號:※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構(gòu)--問題分類法,如:收文類發(fā)文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務(wù)部 帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發(fā)文類業(yè)主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務(wù)與多種經(jīng)營類計劃總結(jié)類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門:a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密 為三級:絕密、機密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負責(zé)人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;
機密檔案由綜合部負責(zé)人審批;
普通檔案由部門負責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號文件編號文件標題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第14篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。
3職責(zé)
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責(zé)檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業(yè)管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業(yè)管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務(wù)部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: _m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業(yè)管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業(yè)管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務(wù)類;
c)物業(yè)管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構(gòu)--問題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務(wù)部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營類
計劃總結(jié)類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財務(wù)部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門:
a)財務(wù)部保管財務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對內(nèi)、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營記錄及計劃、總結(jié)及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(財務(wù)類除外)的檔案,由部門負責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務(wù)類的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機密檔案由綜合部負責(zé)人審批;普通檔案由部門負責(zé)人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復(fù)制登記表
序
號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務(wù)
借檔文件名
借檔理由
是否復(fù)制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標題頁
數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第15篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2
業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責(zé)每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
