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包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、有效利用，主要內(nèi)容如下：
1. 檔案分類(lèi)與編碼：定義各類(lèi)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及編碼規(guī)則。
2. 檔案收集與整理：明確檔案的收集范圍、時(shí)限及整理流程。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保護(hù)措施及定期檢查制度。
4. 檔案檢索與利用：設(shè)定檔案的借閱流程、權(quán)限管理和利用規(guī)定。
5. 檔案銷(xiāo)毀與遷移：規(guī)定檔案的銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)、程序及電子化遷移策略。
編制指南
1. 檔案分類(lèi)與編碼：依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目、行政等類(lèi)別，并為每一類(lèi)建立唯一的編碼系統(tǒng)，便于識(shí)別和檢索。
2. 檔案收集與整理：各部門(mén)需指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集，確保文件的完整性。文件整理時(shí)，應(yīng)按照時(shí)間順序和重要程度排列，同時(shí)制作詳細(xì)的目錄。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的環(huán)境中。定期進(jìn)行溫濕度監(jiān)測(cè)，確保檔案的物理安全。采取必要的防盜、防蟲(chóng)、防霉措施。
4. 檔案檢索與利用：建立電子檔案管理系統(tǒng)，提供在線檢索功能。員工借閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可。對(duì)敏感或機(jī)密檔案，應(yīng)限制訪問(wèn)權(quán)限。
5. 檔案銷(xiāo)毀與遷移：過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照法定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。隨著技術(shù)進(jìn)步，適時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版，確保檔案的長(zhǎng)期保存。
復(fù)審規(guī)定
1. 本規(guī)程每年至少?gòu)?fù)審一次，由檔案管理部門(mén)主導(dǎo)，各部門(mén)參與，以確保其與企業(yè)運(yùn)營(yíng)需求的適應(yīng)性。
2. 復(fù)審過(guò)程中，應(yīng)對(duì)已執(zhí)行的規(guī)程進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，并在修訂后進(jìn)行全員培訓(xùn)。
3. 如遇法規(guī)政策變更、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整或業(yè)務(wù)流程變化，應(yīng)及時(shí)對(duì)規(guī)程進(jìn)行臨時(shí)復(fù)審和修訂。
請(qǐng)注意，本規(guī)程的實(shí)施需要全體員工的配合與執(zhí)行，以確保檔案管理工作的高效、有序。在實(shí)際操作中，如有疑問(wèn)或建議，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋，共同維護(hù)企業(yè)檔案管理的良好秩序。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:r
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1 檔案的分類(lèi),按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類(lèi):
(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);
建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;
公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);
供水合同;
供電協(xié)議書(shū)、許可證;
供氣協(xié)議書(shū)、許可證;
有線電視合格證;
通信設(shè)施合格證;
電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類(lèi)各種合同、保險(xiǎn)類(lèi)合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類(lèi)資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;
屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.1
1.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0
第2篇 _管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責(zé)
1、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務(wù)中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點(diǎn)
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。
(7)《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b、業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關(guān)支持文件
《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(5)
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)。
4.1.1公司編號(hào)為:cshy
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)行政部編號(hào)為:_z
b)人力資源部編號(hào)為:rl
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:cw;
c)管理部編號(hào)為:gl;
d)工程維修部編號(hào)為:gc;
e)市場(chǎng)拓展部編號(hào)為:sc
f)品質(zhì)督察部編號(hào)為:pz;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類(lèi)。
4.2.1區(qū)分全宗,按問(wèn)題分類(lèi)法劃分,全宗可分為以下八類(lèi)。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
--《裝修申請(qǐng)表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開(kāi)工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū);全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會(huì)審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書(shū);重要的施工會(huì)議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測(cè)記錄;其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
--其他應(yīng)保存的工程資料。
c)設(shè)備檔案,包括:
--設(shè)備臺(tái)賬;
--設(shè)備出廠合格證;
--設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設(shè)備運(yùn)行記錄;
--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
--設(shè)備更新改造記錄;
--設(shè)備管理制度;
d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:
--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);
--管理處運(yùn)作檔案(各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動(dòng)記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。
e)來(lái)往文書(shū)檔案,包括:,管理公司及管理處日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購(gòu)合同;多種經(jīng)營(yíng)合同;物業(yè)接管類(lèi)各種合同;保險(xiǎn)類(lèi)合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄。
h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類(lèi)資料;會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè);審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績(jī)效考評(píng)檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)。
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。
5.3《檔案銷(xiāo)毀清單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第4篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心行政文員負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時(shí)公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。
4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。
4.1.5《裝修申請(qǐng)表》
4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.7其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準(zhǔn)備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫(xiě)有樓層號(hào)、房號(hào)標(biāo)在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。
4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時(shí)。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第5篇 業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（6）
業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責(zé)
3.1公共事務(wù)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容
4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
4.1.7《裝修申請(qǐng)審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
第6篇 花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點(diǎn)
4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。
4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗(yàn)收單》。
4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗(yàn)房表》。
4.1.7《裝修申請(qǐng)審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū))。
4.1.11其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準(zhǔn)備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫(xiě)有棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),客戶服務(wù)中心隊(duì)管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b)業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務(wù)中心隊(duì)管理員每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天對(duì)業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。
4.7.3對(duì)產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時(shí)為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時(shí)對(duì)原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進(jìn)行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心隊(duì)檔案管理員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第7篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1檔案的分類(lèi),按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類(lèi):
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類(lèi)各種合同、保險(xiǎn)類(lèi)合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類(lèi)資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2檔案資料的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效
考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
