- 目錄
包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范鑰匙的委托管理工作，確保公司財產(chǎn)安全及日常運營順暢。主要包括以下幾個方面：
1. 鑰匙的分類與標識
2. 鑰匙的領(lǐng)取與歸還流程
3. 鑰匙的授權(quán)與權(quán)限管理
4. 鑰匙丟失與損壞的處理
5. 鑰匙的定期盤點與審計
6. 鑰匙委托管理的責任與處罰
編制指南
1. 鑰匙分類與標識：所有鑰匙應(yīng)根據(jù)其對應(yīng)區(qū)域進行分類，如辦公區(qū)、倉庫、機房等，并貼上明確標簽，標明鑰匙用途和位置。
2. 領(lǐng)取與歸還流程：員工需填寫《鑰匙領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，由物業(yè)管理人員發(fā)放。歸還時，同樣需要填寫歸還記錄，確保鑰匙無損。
3. 授權(quán)與權(quán)限管理：鑰匙使用權(quán)應(yīng)根據(jù)員工職責分配，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自使用他人鑰匙。權(quán)限變更時，應(yīng)及時更新記錄。
4. 丟失與損壞處理：一旦發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，應(yīng)立即報告并啟動應(yīng)急程序，必要時更換鎖具。損壞的鑰匙也需及時上報，不得私自修理。
5. 定期盤點與審計：每月進行一次鑰匙盤點，核對數(shù)量與使用狀態(tài)，確保與記錄相符。年度審計時，檢查鑰匙管理流程執(zhí)行情況。
6. 責任與處罰：違反鑰匙管理規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款甚至解雇等處罰。管理人員應(yīng)監(jiān)督執(zhí)行，確保制度落實。
復(fù)審規(guī)定
本規(guī)程每年進行一次全面復(fù)審，由物業(yè)管理部主導(dǎo)，各部門參與，確保規(guī)程的適用性和有效性。復(fù)審時，應(yīng)考慮以下因素：
1. 公司組織架構(gòu)或業(yè)務(wù)變動
2. 新增或取消的鑰匙使用區(qū)域
3. 員工反饋與建議
4. 安全風險評估結(jié)果
復(fù)審后，根據(jù)實際情況調(diào)整規(guī)程內(nèi)容，并在全員范圍內(nèi)進行通知和培訓(xùn)，確保每位員工了解并遵守新規(guī)定。
以上規(guī)程旨在維護公司的正常運行秩序，保障資產(chǎn)安全，望全體員工共同遵守，共同維護良好的工作環(huán)境。
鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程范例-4范文
第1篇 鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程范例-4
鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程范例4
1.0目的
為了規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙,特制定本規(guī)程。
2.0適用范圍
本規(guī)程適用于__物業(yè)公司所管轄區(qū)內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理。
3.0職責
3.1客服主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2檔案資料員負責依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1物業(yè)管理中心鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理中心工作帶來額外事端的情況。
4.1.3未售出房屋。
4.2客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.4業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
4.4.1業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目。
4.4.2管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理中心不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的業(yè)主簽名欄簽名確認。
4.5托管鑰匙的管理
4.5.1物業(yè)管理中心有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認。
4.5.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。
4.5.3客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.5.4當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中。
4.6所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
5.0相關(guān)記錄
《業(yè)主留鑰匙登記表》
《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》
第2篇 物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責
3.1客戶服務(wù)中心主任/主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時留在客戶服務(wù)中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。
4.4.3客戶服務(wù)中心主任/主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經(jīng)過并報告客戶服務(wù)中心主任/主管;客戶服務(wù)中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認,并標注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客戶服務(wù)中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》
第3篇 鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程3
鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程(三)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責
3.1公共事務(wù)部主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2公共事務(wù)部管理員負責依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主特管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確實有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,詳見《物業(yè)接管驗收標準作業(yè)規(guī)程》。
4.2.2接管過來的鑰匙由公共事務(wù)部管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。
4.3.2管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的“業(yè)主簽名”欄簽名確認。
4.3.3管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)業(yè)主保管。
4.3.4管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由公共事務(wù)管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:
借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認。
4.4.3公共事務(wù)部主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者。應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報告公共事務(wù)部主管;公共事務(wù)部主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全。管理員將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索鑰匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙移交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄由部門歸檔保存兩年
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙委托書》
5.2《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.3《借用鑰匙登記表》
5.4《鑰匙管理備忘錄》
1.0相關(guān)支持文件
6.1《物業(yè)接管驗收標準作業(yè)規(guī)范》
6.2《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》
