是什么
酒店會議室會議服務工作規(guī)程是指一套詳細的操作指南，旨在確保酒店為客戶提供高效、專業(yè)且無誤的會議服務。它涵蓋了從預訂管理、設施準備到現(xiàn)場服務的全過程，旨在提升客戶滿意度，樹立酒店的專業(yè)形象，并優(yōu)化內(nèi)部工作流程。
模板
1. 預訂管理
- 接收請求：接到會議預訂需求后，詳細了解會議規(guī)模、時間、主題及特殊需求。
- 確認可用性：檢查會議室的可用性，避免沖突。
- 提供報價：根據(jù)客戶需求提供詳細的服務報價，包括場地費、設備費、餐飲費等。
- 簽訂合同：與客戶簽訂書面協(xié)議，明確雙方責任和權(quán)益。
2. 設施準備
- 布置場地：根據(jù)會議類型和客戶要求進行桌椅布局、裝飾及視聽設備設置。
- 技術(shù)測試：預先測試所有設備，確保音響、投影、網(wǎng)絡等正常運行。
- 衛(wèi)生檢查：確保會議室清潔，提供必要的衛(wèi)生用品。
3. 會議服務
- 簽到接待：設立簽到臺，協(xié)助參會人員簽到，提供歡迎飲料。
- 現(xiàn)場協(xié)調(diào)：全程監(jiān)督會議進程，及時解決突發(fā)問題。
- 餐飲服務：按照預定菜單提供茶點、餐食，確保食品安全和口味。
4. 后期跟進
- 客戶反饋：會議結(jié)束后收集客戶反饋，了解服務效果。
- 清理歸位：整理場地，恢復原狀，準備下一次使用。
- 費用結(jié)算：根據(jù)合同結(jié)算會議費用，提供發(fā)票。
標準
- 專業(yè)素養(yǎng)：所有工作人員需具備良好的溝通技巧和服務意識，確保專業(yè)、禮貌的服務態(tài)度。 - 準確性：預訂信息、設備配置、餐飲安排等必須準確無誤，避免因疏漏導致的不便。 - 靈活性：應對臨時更改需求，如調(diào)整座位布局、增加設備等，保持服務的靈活性。 - 效率：從預訂到服務結(jié)束，每個環(huán)節(jié)都應高效執(zhí)行，確保會議順利進行。 - 保密性：尊重客戶隱私，保護會議內(nèi)容不外泄。 - 持續(xù)改進：定期評估服務流程，根據(jù)客戶反饋和行業(yè)最佳實踐持續(xù)優(yōu)化。
通過嚴格執(zhí)行上述規(guī)程，酒店能夠提供一流的會議服務體驗，滿足不同客戶的需求，提升酒店的市場競爭力。
酒店會議室會議服務工作規(guī)程范文
酒店會議室管理及會議服務工作規(guī)程
1目的
規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。
2適用范圍
適用于會議室控制管理及對內(nèi)、對外會議服務工作的管理工作。
3職責
3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。
3.3設備部負責會議室照明、空調(diào)、音響等設備、設施的運行、維護工作。
3.4業(yè)務部負責會議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。
3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。
4工作程序
4.1會議室管理
4.1.1使用會議室業(yè)務受理
a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。
b根據(jù)《會議申報單》內(nèi)容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。
c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經(jīng)辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內(nèi)容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。
d業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內(nèi)容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。
e設備部針對《會議受理服務單》的內(nèi)容在會議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準備工作。
4.1.2會場布置及安排
a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。
b辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會議室服務工作
4.2.1會議服務
大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。
4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運行。
4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。
4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經(jīng)理室通報。
4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。
5相關(guān)文件及記錄
5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)
5.2《zz公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)
