是什么
商街物業(yè)公文處理工作規(guī)程是指一套規(guī)范化的流程和標準，用于指導(dǎo)商業(yè)街區(qū)物業(yè)管理團隊有效管理和處理日常及特殊公文，確保信息傳遞的準確性和時效性。此規(guī)程旨在提高工作效率，保障業(yè)務(wù)運行的順暢，并維護良好的商業(yè)環(huán)境。
模板
1. 公文接收
- 收件人：指定專人負責(zé)公文的接收，確認公文來源、類型和緊急程度。
- 登記：對每一份收到的公文進行詳細記錄，包括收文日期、發(fā)件人、文件編號等信息。
2. 公文分類
- 初步篩選：根據(jù)公文內(nèi)容將其分類為行政、財務(wù)、租賃、設(shè)施管理等類別。
- 分發(fā)：將公文轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門負責(zé)人或指定人員處理。
3. 公文處理
- 閱讀理解：仔細閱讀公文，確保理解其意圖和要求。
- 反饋：對需要回復(fù)的公文，及時準備書面或電子回復(fù)，確保信息準確無誤。
- 執(zhí)行：對于行動要求的公文，制定行動計劃并執(zhí)行。
4. 公文存檔
- 歸檔：所有處理完畢的公文均應(yīng)妥善保存，以便日后查詢。
- 保密：涉及敏感信息的公文需按照保密規(guī)定進行存檔。
5. 公文追蹤
- 跟進：定期檢查未完成任務(wù)的進度，確保公文得到及時處理。
- 報告：定期向管理層報告公文處理情況，以供決策參考。
6. 應(yīng)急處理
- 緊急響應(yīng)：針對緊急公文，啟動快速處理機制，優(yōu)先解決。
- 協(xié)調(diào)溝通：必要時，協(xié)調(diào)相關(guān)部門或外部機構(gòu)共同處理問題。
標準
1. 時效性：公文應(yīng)在收到后24小時內(nèi)進行初步處理，緊急公文需立即處理。
2. 準確性：公文處理過程中，信息傳遞必須準確無誤，避免因誤解導(dǎo)致的工作延誤。
3. 保密性：嚴格遵守公司保密政策，確保敏感信息不泄露。
4. 完整性：公文存檔應(yīng)完整無缺，便于后期查閱和審計。
5. 合規(guī)性：公文處理應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。
6. 溝通效率：通過有效的溝通機制，確保公文處理過程中的信息流通暢通。
本規(guī)程旨在為商街物業(yè)團隊提供清晰的操作指南，通過標準化流程，提升團隊協(xié)作效率，確保商街運營的高效有序。各崗位員工需嚴格遵守，不斷提升公文處理的專業(yè)水平，以實現(xiàn)商街物業(yè)管理的精細化和專業(yè)化。
商街物業(yè)公文處理工作規(guī)程范文
步行街物業(yè)公文處理工作規(guī)程
1目的
使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時、準確、規(guī)范、保密。
2適用范圍
所有外來及本公司文件。
3公文的處理
3.1公文種類:除外來函外,本公司的公文是公司及所屬單位在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是傳達貫徹公司政策、執(zhí)行上級和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實行行政管理措施、請示和答復(fù)問題、報告情況和交流經(jīng)驗,協(xié)調(diào)內(nèi)部和對外交往的重要工具,也是公司行使職能的重要手段和依據(jù)。根據(jù)實際工作需要,按照公文使用范圍和作用主要使用下列文種:
3.1.1決議:凡經(jīng)過會議討論通過,要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項。
3.1.2決定:對某些重要事項或重要問題做出安排或處理。
3.1.3通知:是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)(部門)、同級機關(guān)(部門)和不相隸屬機關(guān)(部門)的公文批轉(zhuǎn)所屬單位,要求屬下單位(部門)辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種。常用會議通知、任免通知等。
3.1.4通報:通報工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓(xùn),表彰先進、批評后進等用通報。
3.1.5報告:向上級機關(guān)(部門)匯報工作,反映情況,提出建議,答復(fù)上級機關(guān)(部門)的詢問等。
3.1.6請示:請求上級機關(guān)(部門)對某些重要工作做出指示、答復(fù)和批準事項時用請示。
3.1.7批復(fù):批準或答復(fù)下屬單位(部門)請示的事項。
3.1.8函:與不相隸屬機關(guān)(部門)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復(fù)問題等用函。
3.1.9會議紀要:記載或傳達會議主要精神和決定事項。
3.2公文格式撰寫公文,應(yīng)遵循慣用的格式;
3.2.1發(fā)文機關(guān)標識:_______有限公司行政管理文件
3.2.2發(fā)文字號:包括發(fā)文年度、發(fā)文機關(guān)代號和發(fā)文順號,按序在發(fā)文機關(guān)標識下方,如__字[____]第___號;
3.2.3公文標題應(yīng)準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標題在發(fā)文機關(guān)標識或發(fā)文字號下方居正文上端中央位置書寫;
3.2.4主送機關(guān)是指收受、辦理或執(zhí)行公文的機關(guān),一般在公文標題左下方正文之前第一行頂格書寫,其他需要了解公文內(nèi)容的上級、同級或不相隸屬機關(guān),應(yīng)在抄送機關(guān)
欄目內(nèi)寫明,標注在主題詞下方;
3.2.5公文署名,分為機關(guān)署名和領(lǐng)導(dǎo)署名,標注在正文或附件說明右下方,印章必須與署名相符,蓋在單位名稱的正中位置,上不壓正文。
3.2.6成文日期,一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過的日期為準,亦可以印發(fā)時間為準,成文日期要完整寫出年、月、日,標注在發(fā)文單位或領(lǐng)導(dǎo)署名下方;
3.2.7凡需聯(lián)系辦理的公文,要在公文末頁下端,標注承辦單位、聯(lián)系人及電話號碼。
3.3公文的起草和審批簽發(fā)
3.3.1公文起草的基本要求是:
1)重點要突出,觀點要鮮明,論理要清楚,文字要精練,用詞要準確,篇幅要簡短,結(jié)構(gòu)要嚴謹,層次要分明;
2)擬搞人必須要按公文的文種格式行文,用鋼筆書寫或打印,不得用圓珠筆或紅筆書寫;
3)文稿在呈送領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)之前,負責(zé)擬稿的人員要對公文進行認真核對。
3.3.2公文的審批簽發(fā)程序為:
行文稿先由行文部門負責(zé)人審核簽名,再送行政人事部核稿,不屬急件,一般不得直接將文稿呈送領(lǐng)導(dǎo);如需會簽的,送會簽部門審稿,然后由行政人事部將符合要求的文稿送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。請示、報告和對外行文由公司總經(jīng)理簽發(fā),一般例行事務(wù)性公文,由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),最后安排打印。
3.4公文辦理
公文辦理主要包括公文的登記、分發(fā)、承辦、印制、傳遞等環(huán)節(jié)。
3.4.1登記公文,應(yīng)將公文的標題、密級、發(fā)文字號、來文機關(guān)、發(fā)往機關(guān)、頁數(shù)、份數(shù)、收發(fā)時間及辦理情況等逐項記載清楚,填寫《外部文件清單》,以便今后核查收回和銷毀。
3.4.2分發(fā)公文
1)一切外來公函,統(tǒng)一由綜合文員簽收、登記并根據(jù)實際需要及時分送(各部門應(yīng)簽收),同時,應(yīng)填寫《文件發(fā)放/領(lǐng)用登記表》;
2)根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容,由行政助理提出處理意見,送領(lǐng)導(dǎo)閱示,如文件涉及公司機密但根據(jù)需要交有關(guān)業(yè)務(wù)部門辦理,則附《文件傳閱單》;
3)凡需業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦的公文,由行政助理負責(zé)催辦,并將落實結(jié)果報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
3.4.3承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復(fù)的公文,以及轉(zhuǎn)發(fā)翻印的公文等。承辦請示的公文,凡屬本公司權(quán)限范圍內(nèi)能批復(fù)的事項,一般先由業(yè)務(wù)部門提出意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議決定后再批復(fù)呈文單位,時限一般不得超過一周,重要
事項和重要問題的請示,可直接送領(lǐng)導(dǎo)審閱后批復(fù),時限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率,及時催辦和跟蹤,避免延誤。
4相關(guān)文件與記錄
4.1《閱讀記錄》
